Flux de travail des ventilations dynamiques

À mesure que votre activité se développe, un outil de ventilation a posteriori peut vous faire gagner du temps et de l’énergie en générant dynamiquement et régulièrement des ventilations. La ventilation des revenus et des coûts permet à une organisation de mieux analyser les performances de ses services, projets et autres. Sage Intacct offre une solution de ventilation native qui vous permet d’automatiser les tâches de calcul des ventilations pour transférer les coûts ou partager les revenus sur une base régulière.

Les ventilations dynamiques (de compte) sont conçues pour extraire automatiquement les soldes source et les répartir entre les différentes dimensions, selon la méthode de calcul définie comme base. Ce type de ventilation comprend la mise en place d’un modèle de ventilation afin de pouvoir générer régulièrement des allocations sans avoir à redéfinir les calculs à chaque fois. Cette fonction aide les sociétés qui ont besoin de plus que les ventilations de transactions de base et celles qui ont besoin de ventilations périodiques ou complexes.

Par exemple, supposons que vous ayez une dimension appelée Programme, contenant 4 programmes : A, B, C et D. Si vous utilisez une base (méthode de calcul) qui alloue 10 % au programme A, 20 % au programme B, 30 % au programme C et 40 % au programme D, un solde source de 100 000 est réparti comme suit :

• 10 000 au programme A
• 20 000 au programme B
• 30 000 au programme C
• 40 000 au programme D

Le résultat est que les coûts alloués reflètent la performance réelle.

Les ventilations dynamiques sont faciles à mettre en place, tant au niveau des paramètres que de la méthodologie de ventilation, du traitement de routine et de l’historique qui permet de voir facilement comment les ventilations ont été calculées et appliquées.

• Capacité à répartir les revenus et les dépenses, même entre les entités
• Équilibrage dynamique de la source
• Calcul de base dynamique

Les auditeurs analysent les ventilations afin de s’assurer qu’une méthodologie cohérente et raisonnable a été utilisée pour produire les écritures de ventilation. Intacct capture les paramètres de ventilation au moment du traitement et joint un instantané de la configuration et des résultats à l’écriture comptabilisée pour une piste d’audit solide pour chaque ventilation. Pour une visibilité complète sur la manière dont les calculs ont été effectués, vous pouvez consulter les montants source et de base qu’Intacct a trouvés dans la ventilation.

Le processus de ventilation dynamique

Les ventilations dynamiques rationalisent le processus de ventilation périodique des recettes et des dépenses en s’appuyant sur les facteurs opérationnels.

1. Abonnez-vous à la fonctionnalité Ventilations dynamiques.
   Vous devez être abonné à la fonctionnalité Ventilations dynamiques pour utiliser les ventilations de compte.
2. Configurez une définition de ventilation de compte.
   Une fois abonné, vous pouvez définir des modèles de ventilation.
3. Générez la ventilation de compte.
   Vous êtes alerté par e-mail du début et de la fin d’une ventilation de compte.
4. Vérifiez la ventilation de compte.
   Après avoir généré une ventilation de compte, vous pouvez vérifier les calculs utilisés pour atteindre les chiffres de répartition. Explorez les écritures de journal et vérifiez d’où proviennent les paramètres et montants sources, de base et cibles.

S’abonner à la fonctionnalité Ventilations dynamiques

1. Accédez à Société > Admin > Abonnements > Ventilations dynamiques > S’abonner.
2. Sélectionnez Enregistrer.
   

Attribuez des permissions aux utilisateurs pour l’option de ventilation de compte, qui apparaît dans le menu Grand livre.

Configurer une définition de ventilation

La définition de ventilation de compte est le modèle sur lequel reposent vos ventilations. Une fois qu’elle est créée, vous pouvez générer la ventilation aussi souvent que nécessaire en utilisant la même définition afin de rationaliser le processus global de ventilation.

Pour configurer une ventilation de compte :

1. Accédez à Grand livre > Configurer et sélectionnez Ajouter (cercle) en regard de Définitions des ventilations des comptes.
2. Attribuez un ID à votre définition de ventilation et ajoutez des informations à la section Justification.
3. Sélectionnez la façon dont les dimensions seront prises en compte dans vos calculs de ventilations dans la section Traitement des dimensions.
4. Définissez la source du montant à ventiler dans la section Compte source.
5. Définissez la manière de répartir la ventilation dans la section Base.
6. Sélectionnez l’emplacement d’enregistrement des montants affectés et de l’extourne dans la section Écriture cible.
7. Sélectionnez Enregistrer.

Générer une ventilation

Lorsque vous générez une ventilation de compte, Intacct collecte dynamiquement les montants sources et applique le calcul de base pour créer une écriture de journal.

1. Accédez à Grand livre > Tous > Ventilations de compte > Générer une ventilation.
2. Saisissez les informations sur la page Générer des ventilations.

Une fois votre ventilation de compte générée, vous pouvez consulter son statut ainsi que celui des autres ventilations sur la page du journal des ventilations.