Créer une définition de ventilation

Il s’agit du nom de la ventilation qui apparaît dans la liste des définitions de ventilation de compte. Intacct recommande de vérifier les meilleures pratiques en matière de nom et d’ID avant de créer une définition de ventilation de compte.

Une fois que vous avez enregistré la définition de ventilation de compte, vous ne pouvez pas modifier cet ID. Si vous voulez la même définition de ventilation avec un ID différent, dupliquez la définition existante et enregistrez-la avec un nouvel ID. Une fois la nouvelle définition enregistrée, supprimez la définition de ventilation précédente si elle n’est plus nécessaire.

L’ID de ventilation est limité à 20 caractères.

Saisissez une brève description de la définition de ventilation de compte.

Sélectionnez un statut pour la définition de ventilation de compte.

• Active : la définition de ventilation peut être générée.
• Inactive : la définition de ventilation ne peut pas être générée.

Utilisez ce champ pour joindre des documents qui expliquent le raisonnement et la méthodologie de la ventilation.

Utilisez ce champ pour expliquer le raisonnement qui sous-tend la configuration de la définition de ventilation. Soyez précis dans votre explication de la raison pour laquelle la ventilation a été configurée telle quelle.

Il n’y a pas de limite de caractères dans ce champ.

• Activer l’option Entre plusieurs entités, disponible uniquement lorsqu’une société a plusieurs entités.

• Nécessite un filtre d’entité.
• Génère des écritures à l’aide de la devise de tenue de compte de l’entité source comme devise de transaction, sauf lorsque la source est un compte statistique.

L’entité source utilisée pour générer le journal inter-entités est basée sur l’entité/l’emplacement source indiqué dans le compte source de la définition de ventilation. Par exemple, si vous avez saisi un emplacement comme entité/emplacement source, l’entité source inter-entités sera automatiquement extraite de la hiérarchie des entités/emplacements.

• Si la ventilation utilise la méthode « Solde du compte relatif financier » : assurez-vous que la base est filtrée pour les entités de même devise.
• Si la ventilation utilise la méthode « Solde du compte relatif statistique » : il n’existe aucune exigence en matière de filtre d’entité.

Pour effectuer des ventilations inter-entités, assurez-vous d’abord que l’option Activer les transactions inter-entités est activée dans Gestion multi-entités.

• Incluez le type de taux de change.

Sélectionnez la source de votre ventilation.

Le groupe de comptes que vous sélectionnez détermine l’entité source. L’entité source est l’entité associée au groupe de comptes.

Seuls les comptes sélectionnés dans le groupe de comptes sont pris en compte par l’affectation. Si vous avez besoin d’ajouter des filtres de dimension aux comptes sélectionnés, ils doivent être définis de façon explicite dans la section Filtres de dimensions ci-dessous.

Vous pouvez choisir un groupe de comptes, un groupe statistique ou un groupe de comptes de groupes. Les groupes de calcul ne sont pas pris en charge.

Pour attribuer un compte unique, créez un groupe de comptes qui n’a qu’un seul compte dans le groupe. Cela vous permettra de sélectionner un seul compte, c’est-à-dire essentiellement un groupe ne contenant qu’un compte.

Si le groupe de comptes est un groupe statistique, les autres livres ne sont pas utilisés.

Cette valeur correspond au pourcentage du compte source à ventiler et sera appliquée au montant source lors du calcul.

Intacct prend en charge jusqu’à douze décimales dans ce champ et toute valeur positive jusqu’à 999.999999999999 %. Par exemple : 50,009%

Ce champ affiche la devise de tenue de compte utilisée dans l’entité où la ventilation est traitée et en lecture seule.

Si vous préférez utiliser uniquement le Livre de rapports, laissez ce champ vide.

Vous pouvez sélectionner les éléments de PCGR, de taxes, mais aussi les livres définis par l’utilisateur. Vous pouvez sélectionner plusieurs livres à utiliser ici.

1. Sélectionnez Sélectionner.
2. Sélectionnez d’autres livres à utiliser et sélectionnez la flèche pour déplacer le livre des Éléments disponibles vers les Éléments sélectionnés.
3. Sélectionnez Terminé.

L’utilisation du Livre de rapports et de tout autre livre vous permet de prendre en compte les ventilations précédentes dans les ventilations futures sans avoir à déplacer celles générées précédemment dans le Livre de rapports. Par exemple, vous pouvez enregistrer les ventilations dans un registre de ventilations spécifique de façon continue tout en tenant compte de l’impact sur les ventilations futures en utilisant la superposition de registres avec un livre de rapports de comptabilité d’exercice. Cela vous permet de gagner du temps lors du processus de ventilation.

Les autres livres ne sont pas utilisés pour les comptes statistiques.

Sélectionnez l’origine des montants.

• Livre de rapports principal et autres livres : Tous les autres livres sélectionnés et le livre de rapports sont utilisés pour le calcul de base.
• Autres livres uniquement : Seuls les autres livres sélectionnés sont utilisés pour le calcul de base.

La période du compte source est l’intervalle de temps par défaut pour la ventilation que vous allez générer. Lorsque vous générez la ventilation, le champ Date d’effet recherche la période du compte source pour déterminer les dates réelles de l’activité source de ventilation.

Par exemple, supposons que vous ayez défini la période du compte source pour le mois précédent et que, lors de la génération de la ventilation, vous avez défini la date d’effet sur 1er septembre 2020. Dans ce cas, les calculs de ventilation seront basés sur l’activité du compte source en août 2020.

Toutes les périodes standard et personnalisées peuvent être sélectionnées, à l’exception de ce qui suit :

• Création à ce jour :
  Cette période est uniquement disponible lorsque la dimension du projet est définie sur Priorité d’affectation et que la période de référence est activée.
• Création au mois en cours :
  Cette période est uniquement disponible lorsque la dimension du projet est définie sur Priorité d’affectation et que la période de référence est activée.

Vous pouvez également générer des ventilations qui nécessitent des périodes plus courtes que celles fournies ici. Pour obtenir des exemples de cette procédure, consultez la section Ventilations avec des périodes plus courtes.

• Delta d’activité : Lorsque cette option est sélectionnée, le delta d’activité inclut une autre couche de validation pour la ventilation. Par exemple, vous créez une ventilation qui doit être exécutée plusieurs fois par période (paie, par exemple). L’activation du delta Activité indique à Intacct de valider que la configuration de votre compte est conçue pour effacer les montants sources à chaque génération de ventilation.

  Pour ce faire, procédez comme suit :

  • En vous assurant que les comptes sélectionnés pour votre compte source sont utilisés comme sélection du compte source d’extourne.

  • Si un autre compte spécifique est utilisé pour l’extourne, il est inclus dans le groupe de comptes du compte source afin de supprimer toute activité de ventilation précédente.

  Les écritures ventilées doivent être répercutées dans les livres sources afin d’évaluer correctement l’impact de la ventilation précédente.

• Extourne automatique avant comptabilisation : Lorsque cette option est sélectionnée, Intacct vérifie une ventilation précédemment générée dans la même période source. Si une ventilation précédemment générée est trouvée, elle est extournée en premier lieu lors de la génération de la nouvelle ventilation.

  Cette extourne se produit à la même date de comptabilisation que la nouvelle ventilation. L’extourne réinitialise le montant de la nouvelle ventilation afin de considérer les montants sources comme si la ventilation précédente n’avait pas eu lieu. Le résultat est une nouvelle ventilation plus précise qui utilise les informations de base les plus récentes afin de ventiler l’ensemble de la période. Pour en savoir plus, consultez la section Extourne automatique avant comptabilisation ci-dessous.

Vous ne pouvez pas modifier votre sélection de régularisation de définition de ventilation pour qu’elle soit automatiquement extournée avant la comptabilisation si vous avez déjà généré des ventilations avec cette définition. Vous devez effectuer cette sélection au début de la ventilation.

• Aucun : Lorsque cette option est sélectionnée, aucune action de régularisation n’est effectuée.

Les filtres des dimensions fonctionnent de façon similaire aux filtres de rapport. Vous pouvez réduire l’étendue de la ventilation aux détails de dimension que vous souhaitez afficher en particulier.

Dans la section Traitement des dimensions, vous avez indiqué à Intacct comment vous souhaitez que des dimensions spécifiques soient traitées pendant le calcul. Dans les filtres de dimension du compte source, vous demandez à Intacct de prendre en compte toutes les valeurs ou d’utiliser des valeurs spécifiques lors de l’extraction dynamique des montants sources à ventiler.

Si vous souhaitez utiliser une dimension qui inclut ses fiches enfants, créez un groupe de dimensions et sélectionnez-le ici.

Par exemple, dans les sociétés multi-entités, si l’entité A contient les emplacements 1 et 2, lorsque vous sélectionnez l’entité A comme dimension ici, la ventilation de compte extrait uniquement le contenu de l’entité A. Elle n’extrait pas l’entité A et les établissements 1 et 2. Si vous voulez à la fois l’entité A et les emplacements 1 et 2, créez un groupe de dimensions qui inclut les trois fiches. Pour en savoir plus, consultez les sections suivantes.

La méthode de ventilation détermine la manière de distribuer le compte source dans l’écriture affectée.

• Dynamique - compte financier relatif
  Calcule dynamiquement le pourcentage de fractionnement appliqué en analysant la proportion des dimensions ciblées par la ventilation au sein du groupe de comptes de base après l’application éventuelle de filtres de dimension de base.
• Dynamique - compte statistique relatif
  Permet d’utiliser les proportions des montants définis dans le compte statistique afin de calculer les pourcentages de ventilation.
  Les comptes statistiques sont utilisés pour suivre les données non financières, telles que les heures de travail, le nombre de membres ou même la superficie. Le suivi des indicateurs clés dans ce type de compte vous permet de fractionner la ventilation en fonction des informations d’un compte statistique. Par exemple, vous pouvez suivre les heures de travail dans un compte statistique. Vous pouvez ensuite créer une ventilation pour une dépense annexe en fonction des heures travaillées suivies dans le compte statistique. Ensuite, demandez à la base de la ventilation d’utiliser les heures de travail par projet comme base pour le fractionnement de la ventilation.

Les dimensions définies sur Priorité de ventilation sont les seules dimensions prises en compte lors du calcul de la partie de base de la distribution de la ventilation. Lorsque la ventilation est générée, la sélection du compte relatif fournit une analyse du solde en examinant la période de base avec la date d’effet. Cette opération est similaire à l’exécution d’un rapport pour rechercher des montants. Les valeurs résultantes renvoient une ligne pour chaque combinaison de dimension unique trouvée. Les valeurs sont ensuite utilisées pour calculer les pourcentages fractionnés.

Sélectionnez le groupe de comptes qui servira de base pour le fractionnement de la ventilation.

Seuls les comptes sélectionnés dans le groupe de comptes sont pris en compte par l’affectation. Si vous avez besoin d’ajouter des filtres de dimension aux comptes sélectionnés, ils doivent être définis de façon explicite dans la section Filtres de dimensions ci-dessous.

Vous pouvez choisir un groupe de comptes, un groupe statistique ou un groupe de comptes de groupes. Les groupes de calcul ne sont pas pris en charge.

Pour attribuer un compte unique, créez un groupe de comptes qui n’a qu’un seul compte dans le groupe. Cela vous permettra de sélectionner un seul compte, c’est-à-dire essentiellement un groupe ne contenant qu’un compte.

Si le groupe de comptes est un groupe statistique, les autres livres ne sont pas utilisés.

Ce champ détermine comment les montants des comptes de base sont interprétés afin de calculer les montants pour le fractionnement de la ventilation. Sélectionnez l’une des options suivantes :

• Activité
• Solde de clôture

Pour les comptes de bilan, vous pouvez sélectionner Activité ou Soldes de clôture.

Exemples de solde de clôture :

• Pour la méthode de ventilation Compte financier relatif, vous pouvez effectuer des ventilations en fonction des soldes répercutés dans les parts de la propriété d’actifs telles que les investissements.
• Pour la méthode de ventilation Compte statistique relatif, si l’effectif est configuré avec le type de rapport Solde cumulé, vous pouvez désormais effectuer des ventilations à l’aide des données relatives aux effectifs du solde de clôture.

Si vous n’utilisez pas les consolidations globales, cette sélection est effectuée automatiquement pour vous, en fonction de la méthode comptable choisie lors de la configuration du grand livre. La méthode comptable de votre livre de rapport sera soit celle de la comptabilité d’exercice, soit celle de la comptabilité de trésorerie.

Si vous préférez utiliser uniquement le Livre de rapports, laissez ce champ vide.

Vous pouvez sélectionner les éléments de PCGR, de taxes, mais aussi les livres définis par l’utilisateur. Vous pouvez sélectionner plusieurs livres à utiliser ici.

1. Sélectionnez Sélectionner.
2. Sélectionnez d’autres livres à utiliser et sélectionnez la flèche pour déplacer le livre des Éléments disponibles vers les Éléments sélectionnés.
3. Sélectionnez Terminé.

L’utilisation du Livre de rapports et de tout autre livre vous permet de prendre en compte les ventilations précédentes dans les ventilations futures sans avoir à déplacer celles générées précédemment dans le Livre de rapports. Par exemple, vous pouvez enregistrer les ventilations dans un registre de ventilations spécifique de façon continue tout en tenant compte de l’impact sur les ventilations futures en utilisant la superposition de registres avec un livre de rapports de comptabilité d’exercice. Cela vous permet de gagner du temps lors du processus de ventilation.

Les autres livres ne sont pas utilisés pour les comptes statistiques.

Sélectionnez l’origine des montants.

• Livre de rapports principal et autres livres : Tous les autres livres sélectionnés et le livre de rapports sont utilisés pour le calcul de base.
• Autres livres uniquement : Seuls les autres livres sélectionnés sont utilisés pour le calcul de base.

Vous pouvez utiliser la même période que celle du compte source ou sélectionner une autre période pour votre base. Ce champ détermine la période utilisée pour obtenir les informations de base. Tout comme l’exécution d’un rapport afin d’obtenir des informations, ce champ détermine les informations de base récupérées en utilisant le temps comme facteur déterminant.

Toutes les périodes standard et personnalisées peuvent être sélectionnées, à l’exception de ce qui suit :

• Création à ce jour :
  Cette période est uniquement disponible lorsque la dimension du projet est définie sur Priorité d’affectation et que la période de référence est activée.
• Création au mois en cours :
  Cette période est uniquement disponible lorsque la dimension du projet est définie sur Priorité d’affectation et que la période de référence est activée.

Lorsque cette option est sélectionnée, le solde régulier des comptes du groupe de comptes sélectionné est révisé et les soldes négatifs ne sont pas pris en compte dans le calcul de base.

Si rien n’est fait, un solde négatif dans le groupe de comptes sélectionné peut entraîner des montants « retirés » plutôt que « donnés » lors de la ventilation.

Dans les filtres de dimension de base, vous demandez à Intacct de prendre en compte toutes les valeurs ou d’utiliser des valeurs spécifiques afin d’extraire dynamiquement les montants de base à prendre en compte lors du calcul des fractionnements de base.

Les filtres des dimensions fonctionnent de façon similaire aux filtres de rapport. Vous pouvez réduire l’étendue de la ventilation aux détails de dimension que vous souhaitez afficher en particulier.

Dans la section Traitement des dimensions ci-dessus, vous avez indiqué à Intacct comment vous souhaitez que des dimensions spécifiques soient gérées pendant l’étape de calcul de la ventilation. Lorsqu’une dimension est définie sur Non prise en compte, cela signifie qu’elle ne fait pas partie des calculs du fractionnement de base. Toutefois, elle peut encore être utilisée pour restreindre la portée des montants de base utilisés pour calculer le fractionnement.

Par exemple :

• Vous définissez la dimension Service sur Priorité d’affectation et la dimension Projets sur Non pris en compte dans le traitement des dimensions.

• Vous pouvez toujours utiliser la dimension Projet pour limiter la priorité des montants de base utilisés dans le calcul du fractionnement.

Par exemple, dans la base, vous pouvez filtrer le projet X afin de limiter la portée de la base uniquement aux services qui ont des transactions associées au projet X.

Si vous souhaitez utiliser une dimension qui inclut ses fiches enfants, créez un groupe de dimensions et sélectionnez-le ici.

Par exemple, dans les sociétés multi-entités, si l’entité A contient les emplacements 1 et 2, lorsque vous sélectionnez l’entité A comme dimension ici, la ventilation de compte extrait uniquement le contenu de l’entité A. Elle n’extrait pas l’entité A et les établissements 1 et 2. Si vous voulez à la fois l’entité A et les emplacements 1 et 2, créez un groupe de dimensions qui inclut les trois fiches. Pour en savoir plus, consultez les sections suivantes.

Si vous n’utilisez pas les consolidations globales, cette sélection est effectuée automatiquement pour vous, en fonction de la méthode comptable choisie lors de la configuration du grand livre. La méthode comptable de votre livre de rapport sera soit celle de la comptabilité d’exercice, soit celle de la comptabilité de trésorerie.

Sélectionnez le livre dans lequel l’écriture ventilée sera générée.

La sélection d’un autre livre détermine les options disponibles pour la sélection dans ce champ.

Sélectionnez le journal dans lequel vous souhaitez que votre ventilation soit enregistrée lorsqu’elle est générée.

• Si le journal sélectionné n’a pas besoin d’être approuvé, la génération de ventilation comptabilise l’écriture.
• Si le journal sélectionné doit être approuvé, il est possible d’effectuer une révision avant la comptabilisation. En raison de la taille des ventilations, il est souvent plus facile de vérifier les résultats en examinant l’impact sur un état financier plutôt que sur les transactions.

L’écriture de destination de ventilation utilise les valeurs de dimension calculées dans le fractionnement de base. Il s’agit d’une combinaison des montants de base avec les montants des dimensions définies sur les Valeurs conservées imbriquées proportionnellement.

Les dimensions traitées comme non prises en compte ne contiennent pas de valeur dans l’écriture de destination de ventilation, sauf si un remplacement des dimensions est utilisé pour fournir une valeur unique à toutes les lignes.

Il s’agit du compte cible pour l’écriture ventilée.

S’affiche uniquement pour les sociétés ayant plusieurs entités et si la ventilation est inter-entités. Les informations relatives au change sont obligatoires. Intacct utilise la date de comptabilisation dans le Grand livre pour déterminer le taux de change approprié pour la transaction, à condition que la « date d’effet » soit antérieure ou égale à la date actuelle.

Bien que la même devise de transaction soit utilisée pour toutes les lignes de la transaction, les lignes peuvent avoir des devises de tenue de compte différentes. La devise de tenue de compte est définie par entité. La devise de tenue de compte de l’entité source détermine la transaction.

Vous pouvez appliquer des valeurs de dimension à toutes les lignes de votre écriture de ventilation. Pour ce faire, ajoutez une dimension avec une valeur sélectionnée dans le tableau des Remplacements de dimension. Lorsque vous ajoutez une dimension ici, toutes les lignes de la partie extournée de l’écriture générée incluent la valeur de dimension que vous avez sélectionnée (comme une transaction par défaut).

Les remplacements de dimension peuvent être appliqués indépendamment à la cible (la partie ventilée de l’écriture) et à l’écriture du compte source d’extourne.

Les remplacements peuvent être appliqués dans la cible à n’importe quelle dimension de la section Extourner, que ce soit dans le cadre de la Priorité d’affectation ou de Préserver. La valeur de remplacement peut être appliquée dans la cible si l’option Préserver est utilisée. Cela permet d’appliquer une valeur spécifiée ciblée à une dimension de priorité d’affectation alors que l’extourne se continue de se produire à partir de la source.

Par exemple, si vous souhaitez que toutes les lignes de la partie extourne de l’écriture incluent l’emplacement QG et que vous définissez l’emplacement sur Non pris en compte dans la section de traitement de la dimension. Vous devez ensuite saisir le remplacement du compte source d’extourne la dimension Emplacement dans la cible et définir la valeur sur QG. Une fois l’affectation générée, l’emplacement de toutes les lignes résultantes de la partie extourne de l’écriture inclura HQ.

Lorsque la facturation du projet est activée dans Configurer les projets pour le Grand livre et dans le journal que vous utilisez pour enregistrer la ventilation, vous pouvez marquer les lignes de l’objectif de ventilation comme facturables.

Lorsque la facturation du projet est activée dans la page de configuration des projets du Grand livre et dans le journal que vous utilisez pour enregistrer la ventilation, vous pouvez marquer les lignes de l’objectif de ventilation comme facturables.

Cela vous permet de facturer les montants ventilés, tels que les frais généraux, aux clients lorsque vous générez des factures.

L’écriture du compte source d’extourne utilise les valeurs de dimension d’origine sur les soldes sources pour toutes les dimensions traitées avec les options Priorité de ventilation et Préserver les valeurs.

Les dimensions traitées comme non prises en compte ne contiennent pas de valeur dans l’écriture du compte source d’extourne, sauf si une modification de dimension est utilisée pour fournir une valeur unique à toutes les lignes.

Lorsque cette option est cochée, le compte source d’extourne utilise les mêmes comptes que le groupe de comptes du compte source que vous avez sélectionné. Lorsque vous sélectionnez l’option Utiliser le compte source, seuls les comptes dont les dimensions sont définies sur Priorité de ventilation, sur Préserver les valeurs ou sur les deux sont extournés. Les dimensions définies dans la section Traitement des dimensions sur Non prises en compte sont ignorées par les calculs sources et de base, ainsi que par toutes les actions d’extourne qui ont lieu dans l’écriture cible.

Si cette option n’est pas cochée, vous pouvez sélectionner un compte source d’extourne.

Il s’agit du compte source d’extourne cible que vous souhaitez qu’Intacct utilise pour la partie d’extourne de l’écriture cible.

Vous pouvez appliquer des valeurs de dimension à toutes les lignes de votre écriture de ventilation. Pour ce faire, ajoutez une dimension avec une valeur sélectionnée dans le tableau des Remplacements de dimension. Lorsque vous ajoutez une dimension ici, toutes les lignes de la partie extournée de l’écriture générée incluent la valeur de dimension que vous avez sélectionnée (comme une transaction par défaut).

Les remplacements de dimension peuvent être appliqués indépendamment à la cible (la partie ventilée de l’écriture) et à l’écriture du compte source d’extourne.

Les remplacements peuvent être appliqués dans la cible à n’importe quelle dimension de la section Extourner, que ce soit dans le cadre de la Priorité d’affectation ou de Préserver. La valeur de remplacement peut être appliquée dans la cible si l’option Préserver est utilisée. Cela permet d’appliquer une valeur spécifiée ciblée à une dimension de priorité d’affectation alors que l’extourne se continue de se produire à partir de la source.

Par exemple, si vous souhaitez que toutes les lignes de la partie extourne de l’écriture incluent l’emplacement QG et que vous définissez l’emplacement sur Non pris en compte dans la section de traitement de la dimension. Vous devez ensuite saisir le remplacement du compte source d’extourne la dimension Emplacement dans la cible et définir la valeur sur QG. Une fois l’affectation générée, l’emplacement de toutes les lignes résultantes de la partie extourne de l’écriture inclura HQ.