Fermer les livres

Utilisez la page Fermer les livres pour sélectionner la période de fin pour laquelle vous souhaitez fermer les livres. Après la clôture des livres, vous ne pouvez plus comptabiliser de transactions dans aucune application pour une date antérieure à la fin de la période sélectionnée.

Dans le Grand livre, tous les livres ouverts sont automatiquement fermés lorsque vous fermez les livres pour une période ultérieure. Par exemple, vous avez fermé des livres pour T1, mais pas pour T2. Si vous fermez les livres pour T3, les livres pour T2 sont fermés automatiquement.

La clôture des livres doit faire partie intégrante de votre processus de fin de période. Il empêche les utilisateurs de comptabiliser des transactions dans la mauvaise période et vous permet de finaliser vos données financières.

1. Accédez à Grand livre > Tous > Livres > Fermer.

   La page Clôturer les livres s’affiche.

2. Dans le champ Jusqu’à la fin de la période, sélectionnez la période que vous souhaitez clôturer.

   La clôture d’un livre a toujours lieu à la fin du mois au cours duquel la période de rapport se termine. Si vous utilisez des périodes personnalisées, votre sélection Jusqu’à la fin de la période pourrait ne pas clôturer les livres le dernier jour de la période de référence.

   Même si vous pouvez sélectionner n’importe quelle période de rapport personnalisée, la clôture d’un livre est toujours effectuée à la fin du mois. La période de rapport sélectionnée détermine le mois au cours duquel la clôture aura lieu. Par exemple, si vous sélectionnez une période de rapport personnalisée qui se termine le 26 novembre, les livres seront clôturés le 30 novembre.

   Si la période de rapport n’est pas répertoriée, vous pouvez l’ajouter sur la page Période de référence. Pour plus de détails, voir Créer des périodes de référence.
3. Si vous êtes au niveau général (dans une société multi-entités partagée), vous pouvez clôturer des périodes pour une Entité ou un groupe d’entités spécifique.

   Si vous ne spécifiez rien dans le champ Entité ou groupe d’entités, les périodes sont clôturées pour toutes les entités.

   Si vous clôturez une période au niveau général, elle l’est également au niveau de l’entité, de sorte que vous ne pouvez pas comptabiliser de transactions pour la période clôturée à partir d’aucun des deux niveaux. Si vous clôturez la période pour une entité spécifique, elle est clôturée uniquement pour cette entité. Par exemple, vous sélectionnez une période à clôturer et vous sélectionnez une entité. La période est clôturée à la fois au niveau général et au niveau de l’entité, mais uniquement pour l’entité sélectionnée.
4. Sélectionnez Fermer les livres.

Fermez vos livres pour toute période de fin pour laquelle vous souhaitez empêcher quiconque d’effectuer d’autres modifications ou écritures de transaction. Vous pouvez également rouvrir les livres s’ils ont été fermés involontairement.

Pour effectuer une régularisation après avoir fermé les livres, utilisez le journal de régularisation. (Grand livre >  Tout > Configurer > Régularisation). Pour plus de détails, consultez Régulariser des livres clôturés : écritures de journal de régularisation.

Si une période est verrouillée, vous pouvez l’ouvrir sans la déverrouiller en premier. Vous ne pouvez pas non plus ajuster les périodes verrouillées.

Pour restreindre l’accès aux livres ouverts à votre responsable comptable, contrôleur ou directeur financier, vous pouvez lui définir des permissions d’accès dans l’application Société.

Ouvrez les livres pour accéder à tout moment aux détails d’une période clôturée. Si votre société l’a inclus, vous pouvez également utiliser le résumé des clôtures sur un tableau de bord pour voir quand les livres ont été fermés.

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