Fermer les livres

Utilisez la page Fermer les livres pour sélectionner la période de fin pour laquelle vous souhaitez fermer les livres. Après la clôture des livres, vous ne pouvez plus comptabiliser de transactions dans aucune application pour une date antérieure à la fin de la période sélectionnée.

Dans le Grand livre, tous les livres ouverts sont automatiquement fermés lorsque vous fermez les livres pour une période ultérieure. Par exemple, vous avez fermé des livres pour T1, mais pas pour T2. Si vous fermez les livres pour T3, les livres pour T2 sont fermés automatiquement.

La clôture des livres doit faire partie intégrante de votre processus de fin de période. Il empêche les utilisateurs de comptabiliser des transactions dans la mauvaise période et vous permet de finaliser vos données financières.

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Permissions Grand livre : Fermer les livres
  1. Accédez à Grand livre > Tous > Livres > Fermer.

    La page Clôturer les livres s’affiche.

  2. Dans le champ Jusqu’à la fin de la période, sélectionnez la période que vous souhaitez clôturer.

    Si vous utilisez des périodes comptables personnalisées, la période de référence que vous sélectionnez dans le champ Jusqu’à la fin de la période pourrait ne pas clôturer les livres le dernier jour de la période de référence.

    Lorsque vous clôturez un livre, la date de clôture est le dernier jour de la période comptable au cours de laquelle la période de référence se termine. L’exception est lorsque le dernier jour de la période comptable est une date ultérieure. Par exemple :

    • Vos périodes comptables sont basées sur un calendrier mensuel, elles comprennent donc les périodes suivantes :

      • Du 1er mars au 31 mars

      • Du 1er avril au 30 avril.

    • Vous utilisez des périodes de référence hebdomadaires.

    • Le 25 avril, vous sélectionnez la période de référence qui se termine le 19 avril lorsque vous clôturez un livre.

    • La date de fin, le 19 avril, se situe dans la période comptable qui se termine le 30 avril. Mais comme le 30 avril est encore à venir, la date de clôture du livre sera le dernier jour de la période comptable précédente, qui est le 31 mars.

    Si la période de rapport n’est pas répertoriée, vous pouvez l’ajouter sur la page Période de référence. Pour plus de détails, voir Créer des périodes de référence.
  3. Si vous êtes au niveau général (dans une société multi-entités partagée), vous pouvez clôturer des périodes pour une Entité ou un groupe d’entités spécifique.

    Si vous ne spécifiez rien dans le champ Entité ou groupe d’entités, les périodes sont clôturées pour toutes les entités.

    Si vous clôturez une période au niveau général, elle l’est également au niveau de l’entité, de sorte que vous ne pouvez pas comptabiliser de transactions pour la période clôturée à partir d’aucun des deux niveaux. Si vous clôturez la période pour une entité spécifique, elle est clôturée uniquement pour cette entité. Par exemple, vous sélectionnez une période à clôturer et vous sélectionnez une entité. La période est clôturée à la fois au niveau général et au niveau de l’entité, mais uniquement pour l’entité sélectionnée.
  4. Sélectionnez Fermer les livres.

Fermez vos livres pour toute période de fin pour laquelle vous souhaitez empêcher quiconque d’effectuer d’autres modifications ou écritures de transaction. Vous pouvez également rouvrir les livres s’ils ont été fermés involontairement.

Pour effectuer une régularisation après avoir fermé les livres, utilisez le journal de régularisation. (Grand livre >  Tout > Configurer > Régularisation). Pour plus de détails, consultez Régulariser des livres clôturés : écritures de journal de régularisation.

Si une période est verrouillée, vous pouvez l’ouvrir sans la déverrouiller en premier. Vous ne pouvez pas non plus ajuster les périodes verrouillées.

Pour restreindre l’accès aux livres ouverts à votre responsable comptable, contrôleur ou directeur financier, vous pouvez lui définir des permissions d’accès dans l’application Société.

À propos des bénéfices non répartis :

Étant donné que la clôture virtuelle à la fin d’une période définie par l’utilisateur met à jour votre solde de bénéfices non répartis, la fonction Fermer les livres n’entraîne pas de cumul des bénéfices non répartis.

Elle ne met pas non plus à zéro les comptes de revenus et de dépenses pour la période clôturée. Par conséquent, vous pouvez établir un rapport sur n’importe quelle période et consulter les soldes des revenus et des dépenses en fonction de la configuration du rapport, sur la durée ou dans le compte des bénéfices non répartis.

Ouvrez les livres pour accéder à tout moment aux détails d’une période clôturée. Si votre société l’a inclus, vous pouvez également utiliser le résumé des clôtures sur un tableau de bord pour voir quand les livres ont été fermés.

Résolution des problèmes

Vous ne pouvez pas ouvrir ou clôturer un Grand livre ou un livre auxiliaire sans la période de référence qui convient. Si vous n’avez jamais clôturé, vous ne pouvez pas rouvrir une période.

Si la période de référence requise n’apparaît pas dans le menu déroulant, il se peut qu’elle n’existe pas et que vous deviez la créer. Intacct fournit des périodes de référence génériques, mais vous devez créer des périodes de référence pour des périodes spécifiques, comme Janvier 2021, Exercice terminé 2020, Premier trimestre 2021. Vous devez également disposer des permissions qui conviennent pour créer une période de référence.

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Permissions Grand livre : Ouvrir des livres, Fermer des livres, Périodes de référence

  1. Accédez à Grand livre > Configurer > Plus et sélectionnez Ajouter (cercle) en regard de Périodes de référence.

  2. Sur la page Informations sur la période de référence, saisissez les informations requises.

  3. Sélectionnez Enregistrer.

  4. Répétez cette opération pour toutes les autres périodes de référence nécessaires.

Une fois les périodes de référence créées, elles apparaissent dans le menu déroulant lors de l’ouverture ou de la fermeture du grand livre ou de l’un des livres auxiliaires.

Si vous devez déterminer quels sont les mois ou périodes clôturés, ouvrez la plage Fermer les livres. Comme la clôture d’une période ferme toutes les périodes précédentes, il ne peut y avoir de livres non fermés avant la dernière date de clôture. Le champ Fermer les livres de la société depuis indique la date de la dernière clôture des livres de la société.

Si votre société l’a inclus, vous pouvez également utiliser le résumé des clôtures sur un tableau de bord pour voir quand les livres ont été fermés.

Pour les sociétés à entités multiples, sélectionnez l’entité qui vous intéresse pour afficher la dernière date de clôture.

Le tableau suivant montre comment les bénéfices non répartis sont calculés en raison d’une fermeture virtuelle, en fonction de la période de référence utilisée pour le rapport financier.

Afin de garantir la meilleure approche possible pour le rapprochement de votre compte de résultat avec les bénéfices non répartis, n’enregistrez pas d’écritures manuelles dans votre compte de bénéfices non répartis.

Calcul des bénéfices non répartis pour une période donnée
Période de référence Ce qui est calculé

Exemple basé sur une date actuelle du 15 novembre 2025
Mois en cours Le solde d’ouverture plus la somme de tous les comptes de résultat depuis la création jusqu’au dernier mois complet Du 1er janvier 2025 au 31 octobre 2025
Trimestre en cours Le solde d’ouverture plus la somme de tous les comptes de résultat depuis la création jusqu’au dernier trimestre complet Du 1er janvier 2025 au 30 septembre 2025
Exercice en cours Le solde d’ouverture plus la somme de tous les comptes de résultat depuis la création jusqu’à la dernière année complète Du 1er janvier 2024 au 31 décembre 2024