Vous avez créé quelques enregistrements dans Intacct : un client, un contact, une facture, voire un fournisseur et une facture fournisseur. Dans les deux cas, vous l’avez fait et vous en êtes satisfait. Mais après un ou deux jours, vous vous retrouvez à devoir mettre à jour l’un de ces enregistrements. Ou peut-être que vous commencez seulement à vous habituer à Intacct et devez localiser un document saisi par quelqu’un d’autre par le passé. Où peut-il bien être ? Comment le retrouver ? Comment savoir où regarder ?

Heureusement, trouver des informations est plus facile qu’il n’y paraît. Tout d’abord, il peut être utile de lire ou au moins de parcourir Passer d’une application à une autre afin de comprendre l’organisation d’Intacct et où se trouvent les fiches. Une fois que vous avez une petite idée des interactions entre listes et fiches, posez-vous deux questions au moment de rechercher une fiche dans Intacct :

• Qu’est-ce que je recherche ? S’agit-il d’une facture fournisseur, d’une écriture de journal, d’un fournisseur, d’un contact, d’un client, d’une facture de vente ? En d’autres termes, quel type d’enregistrement recherchez-vous ?
• Que sais-je de la fiche ? Quels sont les détails en votre possession qui vous aideront à le trouver ? Connaissez-vous une partie du nom du fournisseur ? Savez-vous quand la facture fournisseur a été comptabilisée et connaissez-vous son montant ? Voyez cette information comme une donnée d’identification que vous pourrez utiliser par la suite.

La première question vous aidera à trouver la liste de l’enregistrement que vous recherchez. Après tout, les listes sont l’emplacement où sont conservés tous les enregistrements. Chaque fois que vous recherchez un enregistrement spécifique, accédez toujours à sa liste pour le trouver.

La deuxième question vous aidera à trier et filtrer cette liste afin de trouver l’enregistrement spécifique désiré. Tant que vous connaissez au moins un détail permettant d’identifier l’enregistrement, tel que l’ID, le nom, la date, le montant, etc., vous pouvez probablement trouver l’enregistrement que vous recherchez.

Trouver la liste

Une fois de plus, les listes contiennent tous les enregistrements qui sont créés dans Intacct. Toutes les factures fournisseurs atterrissent dans la liste Factures fournisseurs, tous les fournisseurs dans la liste Fournisseurs. Chaque fois que vous recherchez un enregistrement, vous devez d’abord savoir ce que vous recherchez afin de pouvoir trouver la liste appropriée.

Exemple : Imaginez que vous ayez créé une facture fournisseur il y a deux jours et que vous découvriez seulement que l’adresse du fournisseur et les coordonnées associées à cette facture fournisseur doivent être mises à jour. Toutefois, vous ne retrouvez plus ni le fournisseur, ni la facture fournisseur. La seule chose dont vous vous souvenez, c’est que le nom du fournisseur se terminait par « Goods ».

Que recherchez-vous donc ? Dans l’exemple ci-dessus, vous souhaitez mettre à jour les coordonnées d’un fournisseur. Vous recherchez donc un fournisseur, et non une facture fournisseur. Vous devez alors accéder à la liste des fournisseurs (Comptes fournisseurs > Tous  > Fournisseurs).

Filtrer et trier selon un détail

Vous êtes désormais arrivé à la liste Fournisseurs, mais il y a pas mal de tri à faire. Comment vous y prendre ?

Demandez-vous : « Que sais-je de ce fournisseur ? » Vous ne connaissez pas son ID, son CEDEX ou son code postal, mais vous savez que son nom se termine par « Goods ». Vous pouvez utiliser cette donnée d’identification à votre avantage. Mais comment ?

Trier par colonne

Vous pouvez trier une liste selon n’importe quelle colonne, simplement en sélectionnant l’en-tête de colonne.

Par exemple, sélectionner Nom du fournisseur trie la liste par ordre alphabétique.

Le problème, c’est que le nom du fournisseur ne commence pas, il se termine par Goods. Cette option ne fonctionnera donc pas cette fois-ci. Cela aurait peut-être fonctionné si le nom du fournisseur avait commencé par « Goods », ou si vous aviez plutôt recherché une facture fournisseur selon sa date.

Rechercher l’enregistrement

Vous pouvez rechercher un enregistrement en saisissant une valeur dans la zone de recherche située en haut de la colonne Liste. Le type de recherche le plus simple consiste à effectuer une recherche selon ce par quoi commence la valeur.

Vous pourriez saisir Goods dans la colonne Nom du fournisseur, puis appuyer sur Entrée pour lancer une recherche de filtre pour le fournisseur.

Cependant, votre liste renvoie simplement tous les fournisseurs qui commencent par « Goods », ce qui ne correspond toujours pas à ce que vous voulez. Tout comme avec la dernière option, cela aurait fonctionné si le nom du fournisseur avait plutôt commencé par « Goods ».

Utiliser un caractère générique dans votre recherche

Vous pouvez également associer un caractère générique (%) à votre terme de recherche, afin de rechercher votre terme n’importe où dans la valeur de la colonne.

Dans ce cas, saisissez %Goods dans la colonne du nom du fournisseur, puis appuyez sur Entrée.

Ça y est, le voilà ! « Lisa’s Supplies and Goods », juste le fournisseur que vous recherchiez.

Filtrer par détails multiples

Outre ces options de tri et de recherche, Intacct propose également un certain nombre d’options de filtrage disponibles dans la section Filtres avancés de n’importe quelle liste. Lorsque vous filtrez une liste, seuls les enregistrements correspondant aux filtres que vous avez saisis s’affichent. Vous pouvez utiliser un ou plusieurs filtres, selon ce que vous devez trouver.

Par exemple, vous pouvez filtrer la liste des factures fournisseurs par date et montant afin de trouver une facture fournisseur spécifique.

En savoir plus sur le tri et le filtrage dans Intacct.

Conseils supplémentaires

Si vous cherchez à tirer le meilleur parti d’Intacct, il existe d’autres moyens de rendre la recherche d’enregistrements encore plus facile que dans les deux questions ci-dessus :

• Affecter des signets aux fiches
• Utiliser et créer des vues

Affecter des signets aux fiches

Intacct vous permet d’affecter des signets à n’importe quelle page, mais surtout, à des enregistrements spécifiques. Cela peut être extrêmement utile, dans la mesure où vous pouvez ajouter vos tâches, listes et rapports les plus utilisés à votre menu Favoris, mais pas des enregistrements spécifiques. Profitez donc de la fonctionnalité unique qu’offrent les signets en en affectant à l’avance à des enregistrements spécifiques pour ne pas avoir à les rechercher par la suite.

Prenons le même exemple que précédemment, à savoir que votre supérieur vous a averti qu’il allait falloir mettre à jour les coordonnées d’un fournisseur spécifique, mais sans vous donner les nouvelles informations. Au lieu de faire toutes les manipulations que nous avons vues précédemment, vous n’avez qu’à afficher la fiche du fournisseur, sélectionner l’icône de signet située à l’extrémité droite de votre barre de navigation, et sélectionner Affecter un signet à cette page. Quand vous aurez par la suite les nouvelles coordonnées, il vous suffira de sélectionner une nouvelle fois l’icône de signet et d’accéder directement à la fiche, sans avoir à naviguer nulle part ni à filtrer ou trier aucune liste.

Pour une utilisation optimale de cette fonctionnalité, n’oubliez pas d’affecter des signets aux enregistrements spécifiques qui ne sont pas terminés, qui pourraient nécessiter une mise à jour prochaine ou à ceux sur lesquels vous revenez régulièrement. Listes, tâches et rapports favoris que vous utilisez souvent.

Utiliser et créer des vues

La manière dont une liste est organisée, filtrée et triée est appelée une vue. Intacct fournit des vues standard ainsi que des vues qui filtrent les éléments de liste selon s’ils ont été récemment consultés ou modifiés. Cependant, vous pouvez également créer vos propres vues personnalisées qui seront plus adaptées à vos flux de travail personnels que les vues standard. Par exemple, si vous souhaitez voir toutes les écritures de journal qui sont au statut brouillon, vous pouvez créer une vue qui filtre la liste de façon à afficher uniquement ces écritures.

• Regarder une démonstration expliquant comment créer et modifier des vues personnalisées.

• En savoir plus sur les Vues personnalisées.