Suivi et facturation des subventions

En fonction des besoins de votre organisation, vous pouvez suivre les subventions de deux manières différentes :

• Suivez en utilisant uniquement la dimension du projet.

• Utilisez les fonctionnalités de facturation projet incluses dans le application Projets.

  En utilisant Projets, vous pouvez étendre le suivi pour inclure la génération de remboursement et statut.

Si vous commencez le suivi des attributions à l’aide de la seule dimension Projets, vous pouvez changer la fonctionnalité étendue dans Projets en vous abonnant au application lorsque Vos besoins en matière de suivi des subventions augmentent.

Si vous ne parvenez pas à déterminer la méthode qui vous convient le mieux, contactez votre responsable de compte pour discuter des besoins et des options de votre organisation.

Suivre les attributions avec la dimension uniquement

Vous pouvez suivre les subventions en utilisant uniquement la dimension du projet. Bien que cette méthode réponde aux exigences de base en matière de suivi des subventions et soit facile à utiliser, le processus de collecte de vos subventions et de décision de celles qui sont facturables est plus manuel et repose sur des contrôles de processus métier appliqués en externe. De plus, il fournit un sentier moins détaillé à des fins historiques.

Lorsque vous utilisez cette méthode de suivi, ajoutez la dimension du projet au niveau des lignes sur les transactions liées à votre subvention. Lorsque vous souhaitez obtenir un remboursement, exécutez le rapport du grand livre et filtrez le rapport selon les éléments suivants :

• Le Subvention Pour laquelle vous souhaitez obtenir des détails d’assistance

• Le Période pour lesquels vous souhaitez rassembler les montants

Ce rapport génère une liste des transactions remboursables pour la période spécifiée, qui fournit à la fois les détails de la sauvegarde et les montants nécessaires pour une demande de remboursement.

En savoir plus sur Dimensions et comment ils peuvent être utilisés dans vos rapports à des fins de suivi.

Suivre les attributions avec l’application Projets

Contrairement à ce qui précède, vous pouvez automatiser le suivi de vos attributions et la génération de demandes de remboursement avec une abonnement au application Projets, ce qui étend la fonctionnalité attachée à la dimension de projet pour plus de précision et de contrôle du système. Plus important encore, cette méthode vous permet de déterminer quelles dépenses sont admissibles à remboursement (facturables) et d’optimiser votre remboursement en rassemblant dynamiquement tous les montants qui n’ont pas été facturés précédemment.

Avec cette méthode, configurez la Application Projets Pour inclure toutes les transactions qui pourraient contenir des montants de remboursement dans la Facturable . Les transactions possibles incluent :

• Factures fournisseurs
• Bons de commande
• Écritures de journal du grand livre
• Dépenses des collaborateurs
• Entrées de feuille de temps

Vous pouvez ensuite créer une valeur dimension pour chaque subvention et affirmer qu’elle est éligible à la remboursement ou à la facturation dans la Facturation de l’onglet Informations supplémentaires de la projet et accorder des fiche. Ensuite, lorsque vous créez des transactions, vous pouvez inclure la Identifiant de projet et d’attribution et sélectionnez l’icône Facturable Case à cocher sur chaque élément applicable pour marquer cet article pour facturation afin d’indiquer que la dépense est éligible à un remboursement.

En outre, lorsque vous devez rassembler les dépenses admissibles pour votre demande de remboursement ou votre facture, toutes les transactions que vous avez marquées comme facturables mais que vous n’avez pas encore facturées sont rassemblées dynamiquement.

En outre, avec un abonnement à l’application Projets, vous pouvez suivre Tâches associés à la livraison du projet ou de l’attribution et aux étapes pour Reconnaissance des revenus des subventions. L’application Projets offre également de nombreuses autres fonctionnalités qui étendent votre capacité à suivre et à détailler vos subventions.

Dépenses de personnel

Vous pouvez également travailler en coordination avec l’application Temps pour faire valoir les heures facturables via feuilles de temps Si vous facture fournisseur le bailleur de fonds en utilisant les taux indiqués dans l’attribution de la subvention au contrat au lieu des montants réels de la masse salariale. Si vous utilisez les montants réels des salaires pour les heures facturables, vous marquez généralement ces heures comme facturables dans le journal du grand livre où la paie est enregistrée.

Pourquoi utiliser l’application Projets ?

En général, les organisations envisagent d’utiliser le application de Projets complet lorsqu’elles ont un numéro important de subventions à gérer ou lorsque les subventions sont devenues une partie importante de leurs sources de revenus. Cependant, chaque organisation à but non lucratif peut avoir des exigences uniques. En cas de doute, contactez votre responsable de compte pour discuter plus en détail de vos besoins et de vos options.

En savoir plus sur à l’aide de l’application Projets.