Clients et fournisseurs dans une société multi-entités partagée

Dans un environnement multi-entités partagé, il est typique d’avoir des clients et des fournisseurs communs à plusieurs entités. Ces clients et fournisseurs peuvent être configurés une seule fois, au niveau général de la société, puis utilisés par toutes les entités ou restreints par entité ou service.

Certains clients ou fournisseurs sont-ils uniques à une entité particulière ? Vous pouvez également le configurer en les créant au niveau de l’entité.

Aperçu

• Partagé Les données sont visibles par les utilisateurs ayant accès à toutes les entités. Par défaut, les articles créés au niveau général sont partagés au niveau général et par toutes les entités. Les clients, fournisseurs et comptes bancaires partagés apparaissent dans les listes de toutes les entités.
• Restreint Les données ne sont visibles que par les utilisateurs ayant accès aux entités auxquelles les données sont restreintes. Si l’utilisation d’un client, d’un fournisseur ou d’un compte bancaire doit être limitée, vous pouvez le restreindre à un sous-ensemble d’emplacements ou de services, ou le restreindre au niveau général uniquement. Par exemple, un fournisseur au Royaume-Uni peut être limité aux seules entités britanniques afin que les autres entités ne voient pas le fournisseur dans les listes.
• Privé Les données ne sont visibles que par les utilisateurs qui peuvent accéder à l’entité où les données privées ont été créées. Les clients, fournisseurs et comptes bancaires créés au niveau de l’entité sont privés et ne peuvent être utilisés que par cette entité.

Tant qu’ils disposent des autorisations appropriées, les utilisateurs travaillant au niveau général peuvent accéder à toutes les données : partagées, restreintes et privées.

Clients et fournisseurs partagés

Les clients et les fournisseurs créés au niveau général sont partagés par toutes les entités. Cela signifie qu’ils apparaissent dans les listes à tous les niveaux d’une société multi-entités et peuvent être utilisés n’importe où dans les transactions, y compris les factures et factures fournisseurs saisies par des entités particulières.

1. Accédez au niveau général de la société.
2. Créez ou modifiez le client ou le fournisseur.

Restreindre par entité ou service

Assurez-vous toujours d’être au niveau général lorsque vous activez et affichez les restrictions.

Activer des restrictions

La possibilité de restreindre les clients et les fournisseurs est une option de configuration que votre administrateur peut activer.

1. AtteindreSociété > Admin > Abonnements.

   La page Abonnements s’affiche.

2. Choisir Gestion multi-entités, puis sélectionnez Configurer.
3. Dans le Restrictions des entités Sélectionnez l’un des éléments suivants pour les restreindre à une entité :
   • Clientèle
   • Fournisseurs
   • Comptes courants
   • Comptes d’épargne

Après avoir enregistré vos modifications, un Restrictions s’affiche sur la page Informations pour les types de données que vous avez décidé de restreindre.

Restreindre les clients ou les fournisseurs

Vous pouvez restreindre les clients et les fournisseurs à un site ou à un service, ou au niveau général uniquement.

1. Au niveau général de la société, modifiez le client ou le fournisseur.
2. Sur la page d’informations sur le client ou le fournisseur, sélectionnez l’icône Restrictions onglet.
   • Illimité (Valeur par défaut) signifie que le client ou le fournisseur peut être utilisé dans n’importe quelle transaction, par n’importe quel établissement ou service.
   • Pour restreindre par emplacement ou service, sélectionnez Client restreint ou Fournisseur avec restrictions, puis sélectionnez des établissements et des services particuliers.
   • Limité au niveau supérieur uniquement signifie que le client ou le fournisseur ne peut être utilisé que par des transactions saisies au niveau général.

Clients ou fournisseurs (privés) spécifiques à une entité

Pour rendre un client ou un fournisseur privé, changez d’abord d’entité, puis créez-la.

Un client ou un fournisseur privé ne peut pas être utilisé dans des transactions pour d’autres entités. Par exemple, un fournisseur de fournitures de bureau créé pour une entité de l’Arizona n’apparaîtra pas dans la liste des fournisseurs d’autres entités.

Que signifie « Non détenu » ?

Dans une société multi-entités, les fiches partagées telles que les clients, les fournisseurs et autres articles ne peuvent être modifiées qu’au niveau général d’une société. Certaines transactions de journal, par exemple, les écritures de journal récurrentes créées au niveau général, appartiennent également au niveau général et ne peuvent pas être modifiées à partir d’une entité.

Si vous affichez la liste des fiches partagées (client, fournisseur ou écriture) au sein d’une entité, vous pouvez voir les fiches partagées dans la liste. Toutefois, il sera indiqué qu’elles n’appartiennent pas à l’entité et le Éditer l’option n’apparaîtra pas. Passez au niveau général, qui est propriétaire de la fiche, pour apporter des modifications.