Données privées et restreintes dans des sociétés multi-entités

Dans une société multi-entités partagée, les administrateurs peuvent restreindre des données telles que les comptes. Les administrateurs peuvent rendre les données privées ou restreintes, de sorte que seuls des utilisateurs particuliers puissent accéder aux données.

Restreindre les données ou les rendre privées garantit que seuls les utilisateurs disposant des autorisations appropriées peuvent effectuer des transactions avec des clients ou des fournisseurs restreints. Restreindre les comptes courants à une entité particulière, par exemple, garantit que ces comptes ne sont utilisés que pour les transactions pour cette entité.

Bien que les emplacements soient des entités privées, les services sont partagés entre les entités. Vous pouvez limiter l’accès à un service en définissant des permissions utilisateur individuelles.

Intacct classe l’accès aux données comme suit :

  • Partagé Les données sont visibles par les utilisateurs ayant accès à toutes les entités. Par défaut, les articles créés au niveau général sont partagés au niveau général et par toutes les entités. Les clients, fournisseurs et comptes bancaires partagés apparaissent dans les listes de toutes les entités.
  • Restreint Les données ne sont visibles que par les utilisateurs ayant accès aux entités auxquelles les données sont restreintes. Si l’utilisation d’un client, d’un fournisseur ou d’un compte bancaire doit être limitée, vous pouvez le restreindre à un sous-ensemble d’emplacements ou de services, ou le restreindre au niveau général uniquement. Par exemple, un fournisseur au Royaume-Uni peut être limité aux seules entités britanniques afin que les autres entités ne voient pas le fournisseur dans les listes.
  • Privé Les données ne sont visibles que par les utilisateurs qui peuvent accéder à l’entité où les données privées ont été créées. Les clients, fournisseurs et comptes bancaires créés au niveau de l’entité sont privés et ne peuvent être utilisés que par cette entité.

Tant qu’ils disposent des autorisations appropriées, les utilisateurs travaillant au niveau général peuvent accéder à toutes les données : partagées, restreintes et privées.

Données privées

Lorsque vous créez un objet à partir d’une entité, cet objet est privé. Cela signifie que l’objet est visible par les utilisateurs qui peuvent accéder à l’entité où il a été créé. Un élément privé apparaît dans la liste de l’entité qui en est propriétaire. Un élément privé est visible au niveau général si Inclure privé est sélectionné dans la liste.

Un client ou un fournisseur privé ne peut être utilisé que dans les transactions qui ont lieu au sein de l’entité où le client ou le fournisseur privé a été défini. Par exemple, un fournisseur de fournitures de bureau créé pour une entité commerciale en Arizona n’apparaîtra pas dans la liste des fournisseurs d’autres entités.

Les éléments suivants sont privés lorsque vous les créez au niveau de l’entité :

  • Compte du GL
  • Comptes bancaires
  • Clients
  • Fournisseurs
  • Articles
  • Conditions de paiement des CC/CF
  • Collaborateurs
  • Utilisateurs
  • Site
  • Projets
  • Classes
  • Dimensions définies par l’utilisateur

Activer les restrictions de visibilité des données

Par défaut, tous les types de données sont visibles. Vous pouvez définir des restrictions de visibilité des données par type de données. Par exemple, vous pouvez restreindre des types de données particuliers tout en laissant d’autres types de données non restreints et visibles par tous.

Les fiches qui utilisent un type de données avec une restriction de visibilité disposent d’un onglet supplémentaire pour la gestion des restrictions. Vous pouvez gérer les restrictions pour chaque enregistrement effectué avec un type de données restreint.

Vous pouvez restreindre :

  • Fournisseurs
  • Clients
  • Comptes courants et comptes d’épargne

Vous pouvez définir des restrictions après avoir activé les restrictions d’entité dans Gestion multi-entités au niveau général.

Vous ne pouvez activer les restrictions d’entité qu’au niveau général.
  1. AtteindreSociété > Admin > Abonnements.

    La page Abonnements s’affiche.

  2. Choisir Gestion multi-entités, puis sélectionnez Configurer.
  3. Dans le Restrictions des entités Sélectionnez l’un des éléments suivants pour les restreindre à une entité :
    • Clientèle
    • Fournisseurs
    • Comptes courants
    • Comptes d’épargne

Après avoir enregistré vos modifications, un Restrictions s’affiche sur la page Informations pour les types de données que vous avez décidé de restreindre.

Afficher et modifier les restrictions de clients, de fournisseurs ou de comptes bancaires

Lorsque la restriction est activée pour les clients et les fournisseurs, le système ajoute un élément de menu au niveau général pour fournir une liste de tous les clients ou fournisseurs ayant une visibilité sur les restrictions.

Pour les clients, les fournisseurs et les comptes bancaires, le système ajoute un onglet sur les informations individuelles du fournisseur, du client, du compte courant ou du compte d’épargne.

Afficher les restrictions des clients

Accédez à la page Clients pour afficher les restrictions des clients.

  1. Depuis le niveau général, accédez à Comptes clients > Tout > clients.
  2. Choisir Visibilité.

    La page Visibilité du client s’affiche.

  3. Choisir Éditer en regard d’un client pour modifier les restrictions.

Afficher les restrictions de fournisseur

Accédez à la page Fournisseurs pour afficher les restrictions relatives aux fournisseurs.

  1. Atteindre Comptes fournisseurs > Tout > fournisseurs.
  2. Choisir Visibilité.

    La page Visibilité des fournisseurs s’affiche.

  3. Choisir Éditer en regard d’un fournisseur pour modifier les restrictions correspondant à ce fournisseur.

Afficher les restrictions de compte courant

Accédez à la page Comptes pour afficher les restrictions de compte courant.

  1. Atteindre Gestion de la trésorerie > Coup monté > comptes.
  2. Choisir Vérification ou Épargne.
  3. Choisir Éditer en regard du compte dont vous souhaitez modifier les restrictions.
  4. Choisir Restrictions pour afficher ou modifier les restrictions du compte.
  5. Enregistrez toutes les modifications que vous apportez.

Que signifie « Non détenu » ?

Dans une société multi-entités, les fiches partagées telles que les clients, les fournisseurs et autres articles ne peuvent être modifiées qu’au niveau général d’une société. Certaines transactions de journal, par exemple, les écritures de journal récurrentes créées au niveau général, appartiennent également au niveau général et ne peuvent pas être modifiées à partir d’une entité.

Si vous affichez la liste des fiches partagées (client, fournisseur ou écriture) au sein d’une entité, vous pouvez voir les fiches partagées dans la liste. Toutefois, il sera indiqué qu’elles n’appartiennent pas à l’entité et le Éditer l’option n’apparaîtra pas. Passez au niveau général, qui est propriétaire de la fiche, pour apporter des modifications.