Restrictions des entités pour les utilisateurs

Dans une société multi-entités partagée, les utilisateurs se connectent au niveau général de la société. Les utilisateurs peuvent basculer vers n’importe quelle entité à laquelle ils ont accès.

Si vous disposez de privilèges administrateur, vous pouvez :

• Créer et modifier des utilisateurs au niveau général de la société.
• Contrôle les entités auxquelles un utilisateur peut accéder.

Types de restrictions d’entité

L’accès aux entités peut être restreint par utilisateur. La restriction d’un utilisateur par entité permet de s’assurer que seuls les utilisateurs autorisés peuvent saisir des transactions et apporter des modifications. Par exemple, un spécialiste CF peut travailler avec une entité particulière uniquement.

• Illimité. Les utilisateurs qui ne sont pas limités à des entités particulières peuvent se connecter au niveau général et accéder à n’importe quelle entité.
• Restreint à 2 entités ou plus. Les utilisateurs restreints à 2 entités ou plus peuvent se connecter au niveau général et accéder à un sous-ensemble d’entités. Ils ne peuvent pas passer à des entités restreintes et ne verront pas ces entités dans les listes.
• Restreint à une seule entité sans accès de niveau général. Les utilisateurs ne peuvent pas passer à d’autres entités. Pour faciliter la navigation, la connexion permet à l’utilisateur d’accéder directement à cette entité.
• Restreint à une seule entité avec un accès de niveau général. Si le Activer l’accès au niveau général Cette case est cochée pour un utilisateur qui peut accéder au niveau général même s’il est restreint à une seule entité. La connexion permet à l’utilisateur d’accéder directement au niveau général.

Les actions qu’un utilisateur peut effectuer au sein des entités et au niveau général d’une société sont en outre contrôlées par les permissions de l’utilisateur.

Effets des restrictions sur les enregistrements

Si un utilisateur restreint à des entités spécifiques modifie une fiche impliquant des entités en dehors de sa vue restreinte, seules les parties de la fiche auxquelles l’utilisateur restreint peut accéder sont enregistrées. Toute tentative d’enregistrement d’une partie de la modification en dehors des restrictions d’utilisateur peut produire une erreur.

Par exemple, supposons qu’un approbateur d’écriture de journal soit autorisé à approuver une transaction particulière, mais qu’il ne puisse pas accéder à une entité ou à un établissement utilisé pour la transaction. L’utilisateur nouvellement restreint ne peut plus approuver l’écriture de journal, car il ne peut pas voir l’intégralité de la transaction. Un utilisateur disposant d’un accès illimité à l’écriture de journal devrait approuver l’écriture de journal à la place.

Limiter un utilisateur à une ou plusieurs entités

Vous pouvez autoriser l’accès des utilisateurs à n’importe quel ensemble d’entités, y compris les entités d’élimination. Les entités d’élimination sont utilisées avec les consolidations globales et domestiques. Pour tous les rapports du Grand livre qui incluent des livres de consolidation, les utilisateurs doivent avoir accès à toutes les entités incluses dans le livre.

Les utilisateurs limités à deux entités ou plus se connectent au niveau général de la société.

1. Assurez-vous de travailler au niveau général de votre société Intacct en sélectionnant Niveau général au-dessus de la barre d’application.
2. Atteindre > de la société Admin > Utilisateurs, rôles et groupes > Utilisateurs.
3. Localisez l’utilisateur et cliquez sur Éditer.
4. Sélectionnez l’icône Entités de l’utilisateur onglet.
5. Sélectionnez la liste déroulante et sélectionnez une entité à laquelle restreindre un utilisateur.
6. Choisir Sauvegarder, puis saisissez votre mot de passe pour vérifier votre identité.
7. Si vous limitez un utilisateur à une seule entité, vous devez Activer l’accès au niveau général pour cet utilisateur.

Activer l’accès des utilisateurs au niveau général

Les utilisateurs qui sont limités à une seule entité dans une société multi-entités ne peuvent pas se connecter au niveau général, car ils sont limités à une seule entité.

Toutefois, les administrateurs peuvent sélectionner Activer l’accès au niveau général Pour les utilisateurs qui sont limités à une seule entité dans une société multi-entités. Accorder l’accès au niveau général permet aux utilisateurs limités à une seule entité de se connecter au niveau général par défaut lorsqu’ils se connectent à une société.

Il est recommandé aux administrateurs d’autoriser l’accès au niveau général pour tous les utilisateurs qui sont limités à une seule entité dans une société multi-entités partagée.

Les utilisateurs ayant accès à plus d’une entité peuvent toujours accéder au niveau général.

1. Assurez-vous de travailler au niveau général de votre société Intacct en sélectionnant Niveau général au-dessus de la barre d’application.
2. Atteindre > de la société Admin > Utilisateurs, rôles et groupes > Utilisateurs.
3. Localisez l’utilisateur et cliquez sur Éditer.
4. Choisir Entités de l’utilisateur.
5. Choisir Activer l’accès au niveau général.
6. Choisir Sauvegarder, puis saisissez votre mot de passe pour vérifier votre identité.

Accorder l’accès des utilisateurs à toutes les entités

Si un utilisateur doit pouvoir accéder à toutes les entités, vérifiez que le tableau Entité de l’onglet Entités de l’utilisateur est vide.

1. Assurez-vous de travailler au niveau général de votre société Intacct en sélectionnant Niveau général au-dessus de la barre d’application.
2. Atteindre > de la société Admin > Utilisateurs, rôles et groupes > Utilisateurs.
3. Localisez l’utilisateur et cliquez sur Éditer.
4. Sélectionnez l’icône Entités de l’utilisateur onglet.
5. Choisir Supprimer (Corbeille) pour chaque entité.
6. Choisir Sauvegarder, puis saisissez votre mot de passe.