Visualiser une facture de projet

Utilisez l’option Aperçu de la page Générer des factures pour examiner et générer des factures pour un client ou un projet particulier.

À propos de la prévisualisation d’une facture de projet

Vous pouvez effectuer les opérations suivantes lorsque vous prévisualisez une facture de projet :

• Affichez les transactions qui ont été payées ou approuvées. Par exemple, vous pouvez désormais voir le statut paiement pour les dépenses collaborateur et les factures fournisseurs Comptes fournisseurs avant de générer une facture de projet pour ces transactions.
• Vérifiez les articles et les montants facturables, et désélectionnez les articles que vous ne souhaitez pas facture maintenant.
• Consultez la ventilation des articles facturables en transactions de carte de crédit, écritures de feuille de temps, dépenses des collaborateurs, dépenses des Comptes fournisseurs, transactions d’Achats et transactions de Ventes.
• Modifiez les paramètres de la facture, tels que la date de transaction, la date d’échéance et d’autres options.
• Créer une facture provisoire.
• Examinez le document source et ses pièces jointes pour chaque ligne facturable.
• Créer une facture.

Comment prévisualiser une facture de projet

1. Accédez à l’aperçu d’une facture de projet de l’une des manières suivantes :
   • Utilisateurs professionnels : Aller à Projets > Tous > factures > générer des factures, puis sélectionnez Aperçu en haut de la page.
   • Chefs de projet : Aller à Projets > Tous > Aperçu > factures.
   Si l’option Générer des factures ou Rapport de pré-facturation ne s’affiche pas dans le menu Projets, demandez à votre administrateur de l’ajouter à votre application. Si vous utilisez une société de consolidation globale (IGC), sélectionnez une entité de votre société pour afficher le Générer les factures Option de menu.
2. Sur le Options de facturation , sélectionnez un modèle de facture (définition de transaction) et, si nécessaire, une devise. Les contrats de projet n’utilisent pas de modèles de facturation pour calculer automatiquement le montant de facturation en fonction des jalons ou des pour cent effectués à partir de la projet ou de la tâche projet.
3. Pour les contrats de projet, sélectionnez le modèle de facture et la date de fin de facturation pour la ligne de contrat de projet afin d’inclure uniquement les écritures de coûts jusqu’à cette date dans la facturation.
4. Indiquez le Client ou Projet que vous facturez.
5. Vous pouvez également inclure les filtres des Filtres Tab.
6. En option, l’option Options d’affichage L’onglet sert uniquement pour l’Aperçu. Vous pouvez utiliser ces options pour choisir les transactions facturables à afficher, ainsi que des champs de transaction tels que Date, Identifiant de projet et Total, par exemple.
7. Sélectionnez Aperçu.

Vous pouvez régulariser la facture de plusieurs façons. Par exemple, pour les lignes de contrat de projet, vous pouvez effectuer les opérations suivantes :

• Ajoutez un montant de matériaux stockés.
• Ajustez les détails de retenue de garantie, tels que les pour cent et retenue de garantie montant.
• Saisissez le numéro d’application de facturation actuel requis

Les frais engagés pour cette client ou projet apparaître, jusqu’à la maximum numéro de lignes indiquée dans la Options d’affichage Tab. Les options que vous pouvez utiliser pour ajuster le montant facturable s’affichent également, telles que les informations sur le taux de change

Ajuster l’aperçu de la facture

1. Pour les lignes de progression facture fournisseur contrat de projet de construction prix fixe, saisissez le pour cent terminé à ce jour ou un montant à facture fournisseur.
2. Excluez tous les frais si et selon vos besoins, en décochant leurs cases respectives. Pour les lignes de contrat de projet de construction de facturation basées sur les coûts, sélectionnez les transactions de coûts à facture fournisseur et acceptez ou ajustez les montants de facturation.
   Si vous facturez un contrat de projet, affectez une ligne de contrat de projet à chaque transaction de coût. Vous ne pouvez générer qu’un seul projet facture contrat à la fois.
3. Sélectionnez Créer une facture.
   La facture est enregistrée en tant que transaction de Ventes que vous pouvez ensuite envoyer au client.
4. Saisir un Date de facture et Date de comptabilisation dans le grand livre. Vous pouvez saisir la date d’aujourd’hui pour chacun d’entre eux ou une date différente pour le Date Comptabilisation dans le grand livre si vous devez comptabiliser à une période de facturation précédente. La date par défaut est celle d’aujourd’hui.
   Vous ne pouvez pas saisir ces dates séparément ? Aller à Comptes clients > Mise en place Configuration >et Activer le remplacement de la date de comptabilisation GL lors de l’écriture.
5. Choisir de facture par Client ou Projet.
6. Sélectionner une Client ou Projet pour prévisualiser.
7. Vérifiez vos options de facturation et effectuez les modifications nécessaires.
   Par exemple, si vous êtes un société multi-devise, vous pouvez déterminer le devise de facturation à partir du projet ou du client, ou en sélectionnant manuellement un devise de facturation.
8. Vous pouvez également utiliser la commande Filtres pour réduire la portée de votre facture préliminaire.
   Par exemple, vous pouvez filtrer par type de projet, chef de projet, plage de dates, établissement, service, etc.
9. Vous pouvez également utiliser la commande Options d’affichage Appuyez sur l’onglet pour effectuer les opérations suivantes :
   • Réorganisez ou supprimez les colonnes qui apparaissent dans les sections Feuille de temps, Dépenses ou Carte de crédit de la page Aperçu. Vous pouvez également définir le numéro maximum des lignes d’écritures affichées par chaque section
   • Affichez les pièces jointes du document source disponibles pour lier à la facture.

Modifier les paramètres de la facture

Si les informations de la page d’aperçu ne correspondent pas exactement à ce que vous souhaitez, vous pouvez modifier presque tous les paramètres de cette page, puis créer la facture.

1. Dans le En-tête et Options de facturation , modifiez les informations dans n’importe quelle case.

   Les modifications que vous apportez mettent automatiquement à jour la liste des articles facturables. Par exemple, la saisie d’une service par défaut limite les articles facturables appartenant à ce service.

   Pour en savoir plus sur les options, consultez la Options d’en-tête et de facturation sections.

2. Ajustez les dépenses répertoriées, si nécessaire. Dans chaque section de transaction ou de dépense, vous pouvez supprimer certaines transactions de la facture, modifier la quantité ou le prix de certaines transactions, ou suivre certains liens pour obtenir plus de détails sur chaque transaction individuelle.
   • Pour supprimer un transaction de la facture, compenser coché la case en regard du transaction que vous souhaitez supprimer.
   • Pour inclure toutes les transactions dans la facture, cochez la case Sélectionnez case à cocher ; Pour supprimer toutes les transactions de la facture, compensez la Sélectionnez case à cocher.
   • Pour modifier la quantité ou le prix d’une transaction, recherchez la transaction que vous souhaitez modifier, puis dans la QTÉ ou PRIX , supprimez l’écriture existante et saisissez votre nouvelle écriture.
   • Le Prix colonne est obligatoire. Assurez-vous de ne pas le laisser vide.
   • Si vous appliquez un autre tarif, cliquez sur Réinitialiser les valeurs par défaut pour recalculer les totaux de la facture.
3. Pour en savoir plus sur une transaction donnée, consultez la rubrique Doc no. colonne correspondant à la transaction sur laquelle vous souhaitez en savoir plus. Accédez à la page de liste de transaction appropriée où vous pouvez effectuer une recherche par numéro de document pour trouver le transaction.
4. Pour modifier ou ajouter des informations de conditions de paiement pour une transaction particulière, cliquez sur l’icône Durée Lien correspondant à la transaction que vous souhaitez examiner. Cela ouvre la fenêtre Détails du terme boîte. Saisissez les informations souhaitées, puis cliquez sur Terminé.
5. Pour créer la facture et l’enregistrer en tant que transaction de Ventes, cliquez sur Créer une facture.
6. Pour compenser toutes les données de la page Générer les factures et recommencer, cliquez sur Recommencer.

Créer une facture de projet provisoire (Chef de projet)

1. Examinez les frais de chaque section pour vous assurer qu’il s’agit bien de ceux pour lesquels vous souhaitez facture le client.
2. Si les informations de cette page correspondent exactement à ce que vous souhaitez, cliquez sur Créer une facture pour créer une facture provisoire et l’enregistrer en tant que transaction de Ventes.

Par la suite, le brouillon de facture peut être comptabilisé par un type d’utilisateur professionnel. Le type d’utilisateur Chef de projet ne peut modifier que ses propres factures provisoires.

Afficher les documents sources et les pièces jointes à la facture

Les lignes facturables apparaissent regroupées par type (transactions par carte de crédit, écritures de feuille de temps, dépenses des collaborateurs, dépenses des comptes fournisseurs, transactions d’achats et de ventes).

1. Sélectionnez Afficher la source pour la ligne facturable concernée afin d’afficher les documents sources et d’accéder à leurs pièces jointes correspondantes directement à partir du document source.
2. Utilisez la colonne Statut pour afficher les transactions qui ont été payées ou approuvées. Par exemple, vous pouvez désormais voir le statut paiement pour les dépenses collaborateur et les factures fournisseurs Comptes fournisseurs avant de générer une facture de projet pour ces transactions.
3. Sélectionnez la ligne facturable à inclure avec la facture.
4. Générer une facture.
5. Étape suivante : Afficher la facture.