Visualiser une facture de projet

Utilisez l’option Aperçu de la page Générer des factures pour examiner et générer des factures pour un client ou un projet particulier.

À propos de l’aperçu d’une facture de projet

Vous pouvez effectuer les opérations suivantes lorsque vous prévisualisez une facture de projet :

• Affichez les transactions qui ont été payées ou approuvées. Par exemple, vous pouvez désormais voir l’statut de paiement des dépenses des collaborateurs et des factures de la Comptabilité fournisseurs avant de générer une facture de projet pour ces transactions.
• Vérifiez les articles facturables et les montants, puis désélectionnez les articles que vous ne souhaitez pas facture maintenant.
• Consultez la répartition des éléments facturables en transactions de carte de crédit, entrées de feuille de temps, dépenses des collaborateurs, dépenses des Comptes fournisseurs, transactions d’Achats et transactions de Ventes de commandes.
• Apportez des modifications aux paramètres de la facture, tels que la date de la transaction, la date d’échéance et d’autres options.
• Créez un brouillon de facture.
• Examinez le document source et ses pièces jointes pour chaque ligne facturable.
• Créez une facture.

Comment prévisualiser une facture de projet

1. Accédez à l’aperçu d’une facture de projet de l’une des manières suivantes :
   • Utilisateurs professionnels : Aller à Projets > Tous > factures > générer des factures, puis sélectionnez Aperçu en haut de la page.
   • Chefs de projet : Aller à Projets > Tous > Aperçu > factures.
   Si vous ne voyez pas l’option Générer des factures ou un rapport de préfacturation dans le menu Projets, contactez votre administrateur pour l’ajouter à votre application. Si vous utilisez une société de consolidation globale (IGC), sélectionnez une entité de votre société pour afficher le Générer des factures option de menu.
2. Sur le Options de facturation , sélectionnez un modèle de facture (définition de transaction) et, si nécessaire, une devise. Les contrats de projet n’utilisent pas de modèles de facturation pour calculer automatiquement le montant de la facturation en fonction des jalons ou pour cent d’achèvement du projet ou de la tâche de projet.
3. Pour les contrats de projet, sélectionnez le modèle de facture et la date d’expiration de la facture pour la ligne de contrat de projet afin d’inclure uniquement les écritures de coût jusqu’à cette date dans la facturation.
4. Indiquez l’icône Client ou Projet que vous facturez.
5. Si vous le souhaitez, incluez tous les filtres de l’onglet Filtres tab.
6. En option, le Options d’affichage tab n’est utilisé que pour l’aperçu. Vous pouvez utiliser ces options pour choisir les transactions facturables à afficher, ainsi que des champs de transaction tels que Date, Identifiant de projet et Total, par exemple.
7. Sélectionnez Aperçu.

Vous pouvez ajuster la facture de différentes manières. Par exemple, pour les lignes de contrat de projet, vous pouvez effectuer les opérations suivantes :

• Ajoutez un montant de matériaux stockés.
• Ajustez les détails de la retenue de garantie, tels que le montant pour cent et la retenue de garantie.
• Entrez le numéro d’application de facturation actuel requis

Les frais engagés pour ce client ou ce projet apparaissent, dans la limite du numéro maximum de lignes indiqué dans le Options d’affichage tab. Les options que vous pouvez utiliser pour ajuster le montant facturable s’affichent également, telles que les informations sur le taux de change

Ajuster l’aperçu de la facture

1. Pour les lignes d’avancement facture fournisseur contrat de projet de construction prix fixe, saisissez le pour cent terminé à ce jour ou un montant à facture fournisseur.
2. Excluez les frais si et comme vous le souhaitez, en désactivant leurs cases à cocher respectives. Pour les lignes de contrat de projet de construction de facturation basée sur les coûts, sélectionnez les transactions de facture fournisseur et acceptez ou ajustez les montants de facturation.
   Si vous facturez un contrat de projet, affectez une ligne de contrat de projet à chaque transaction de coût. Vous ne pouvez générer qu’une seule facture contrat de projet à la fois.
3. Sélectionnez Créer une facture.
   La facture est enregistrée en tant que transaction de Ventes que vous pouvez ensuite envoyer au client.
4. Entrez un Date de la facture et Date de comptabilisation dans le grand livre. Vous pouvez entrer la date d’aujourd’hui pour chacun d’eux, ou vous pouvez entrer une date différente pour la Date de publication GL si vous devez comptabiliser dans une période de facturation précédente. La valeur par défaut pour chacun est la date du jour.
   Vous ne pouvez pas saisir ces dates séparément ? Aller à Comptes clients > Configuration > Configuration, et Activer le remplacement de la date de comptabilisation GL lors de la saisie.
5. Choisissez de facturer par Client ou Projet.
6. Sélectionnez un Client ou Projet pour prévisualiser.
7. Passez en revue vos options de facturation et apportez-y les modifications nécessaires.
   Par exemple, si vous êtes une société multi-devises, vous pouvez déterminer la devise de facturation à partir du projet ou du client, ou en sélectionnant manuellement une devise de facturation.
8. Si vous le souhaitez, utilisez l’icône Filtres pour réduire la portée de votre prévisualisation de la facture.
   Par exemple, vous pouvez filtrer par type de projet, chef de projet, plage de dates, établissement, service, etc.
9. Si vous le souhaitez, utilisez l’icône Options d’affichage pour effectuer les opérations suivantes :
   • Réorganisez ou supprimez les colonnes qui apparaissent dans les sections Feuille de temps, Dépenses ou Carte de crédit de la page Aperçu. Vous pouvez également définir le numéro de maximum des rangées d’entrées affichées par chaque section
   • Affichez les pièces jointes du document source disponibles pour lier la facture.

Modifier les paramètres de la facture

Si les informations de la page d’aperçu ne correspondent pas exactement à ce que vous souhaitez, vous pouvez modifier presque tous les paramètres de cette page, puis créer la facture.

1. Dans le En-tête et Options de facturation sections, modifiez les informations dans n’importe quelle case.

   Les modifications que vous apportez mettent automatiquement à jour la liste des éléments facturables. Par exemple, la saisie d’un service par défaut limite les articles facturables appartenant à ce service.

   En savoir plus sur les options dans la section En-tête et options de facturation sections.

2. Ajustez les dépenses énumérées, si vous le souhaitez. Dans chaque section de transaction ou de dépense, vous pouvez supprimer certaines transactions de la facture, modifier la quantité ou le prix de certaines transactions, ou suivre certains liens pour plus de détails sur chaque transaction individuelle.
   • Pour supprimer une transaction de la facture, compensez la case à cocher en regard de la transaction que vous souhaitez supprimer.
   • Pour inclure toutes les transactions dans la facture, vérifiez le Sélectionnez case à cocher ; Pour supprimer toutes les transactions de la facture, compensez l’icône Sélectionnez case à cocher.
   • Pour modifier la quantité ou le prix d’une transaction, recherchez la transaction que vous souhaitez modifier, puis dans le QTÉ ou PRIX , supprimez l’entrée existante et saisissez votre nouvelle entrée.
   • L' Prix colonne est obligatoire. Assurez-vous de ne pas le laisser vide.
   • Si vous appliquez une autre liste de tarifs, cliquez sur Réinitialiser les paramètres par défaut pour recalculer les totaux de la facture.
3. Pour en savoir plus sur une transaction en particulier, consultez la Doc no. colonne de la transaction sur laquelle vous souhaitez en savoir plus. Allez à la page de la liste de transactions appropriée où vous pouvez effectuer une recherche par numéro de document pour trouver la transaction.
4. Pour modifier ou ajouter des informations sur la durée d’une transaction particulière, cliquez sur l’icône Durée de la transaction que vous souhaitez examiner. Cela ouvre le Détails de la durée boîte. Saisissez les informations souhaitées, puis cliquez sur Fait.
5. Pour créer la facture et l’enregistrer en tant que transaction Ventes de commande, cliquez sur Créer une facture.
6. Pour compenser toutes les données de la page Générer des factures et recommencer, cliquez sur Recommencer.

Création d’un brouillon de facture de projet (Chef de projet)

1. Examinez les frais de chaque section pour vous assurer qu’il s’agit bien de ceux pour lesquels vous souhaitez facturer le client.
2. Si les informations sur cette page correspondent exactement à ce que vous voulez, cliquez sur Créer une facture pour créer un brouillon de facture et l’enregistrer en tant que transaction de Ventes.

Par la suite, le brouillon de facture peut être validé par un type d’utilisateur Business. Le type d’utilisateur Chef de projet ne peut modifier que ses propres factures provisoires.

Afficher les documents sources et les pièces jointes à la facture

Les lignes facturables s’affichent regroupées par type (transactions par carte de crédit, entrées de feuille de temps, dépenses des collaborateurs, dépenses des Comptes fournisseurs, Achats et transactions de Ventes de commandes).

1. Sélectionnez Voir la source pour la ligne facturable appropriée afin d’afficher les documents origine et d’accéder à leurs pièces jointes correspondantes directement à partir du document origine.
2. Utilisez la colonne État pour voir quelles transactions ont été payées ou approuvées. Par exemple, vous pouvez désormais voir l’statut de paiement des dépenses des collaborateurs et des factures de la Comptabilité fournisseurs avant de générer une facture de projet pour ces transactions.
3. Sélectionnez la ligne facturable à inclure avec la facture.
4. Générer une facture.
5. Étape suivante : Voir la facture.