Visualiser une facture de projet

Utilisez l’option Aperçu de la page Générer des factures pour examiner et générer des factures pour un client ou un projet particulier.

À propos de l’aperçu d’une facture de projet

Vous pouvez effectuer les opérations suivantes lorsque vous prévisualisez une facture de projet :

• Afficher les transactions qui ont été payées ou approuvées. Par exemple, vous pouvez désormais voir le statut de paiement des dépenses des collaborateurs et des factures des comptes fournisseurs avant de générer une facture de projet pour ces transactions.
• Vérifiez les articles et les montants facturables, et désélectionnez les articles que vous ne souhaitez pas facturer maintenant.
• Consultez la ventilation des articles facturables en transactions par carte de crédit, écritures de feuille de temps, dépenses des collaborateurs, dépenses des comptes fournisseurs, transactions d’achats et transactions de ventes.
• Modifiez les paramètres de la facture, tels que la date de transaction, la date d’échéance et d’autres options.
• Créer un brouillon de facture.
• Examinez le document source et ses pièces jointes pour chaque ligne facturable.
• Créer une facture.

Comment prévisualiser une facture de projet

1. Accédez à l’aperçu d’une facture de projet de l’une des manières suivantes :
   • Utilisateurs professionnels : Atteindre Projets > Tout > factures > générer des factureset sélectionnez Aperçu en haut de la page.
   • Chefs de projet : Atteindre Projets > Tout > Aperçu > factures.
   Si l’option Générer des factures ou un rapport de pré-facturation ne s’affiche pas dans le menu Projets, demandez à votre administrateur de l’ajouter à votre application. Si vous utilisez une société de consolidation globale (IGC), sélectionnez une entité de votre société pour afficher Générer des factures option de menu.
2. Sur le Options de facturation , sélectionnez un modèle de facture (définition de transaction) et, si nécessaire, une devise. Les contrats de projet n’utilisent pas de modèles de facturation pour calculer automatiquement le montant de facturation en fonction des jalons ou du pourcentage d’achèvement du projet ou de la tâche de projet.
3. Pour les contrats de projet, sélectionnez le modèle de facture et la date de fin de facturation pour la ligne de contrat de projet afin d’inclure uniquement les écritures de coûts jusqu’à cette date dans la facturation.
4. Indiquez le Client ou Projet que vous facturez.
5. Vous pouvez également inclure les filtres des Filtres onglet.
6. Vous pouvez également utiliser l’icône Options d’affichage L’onglet sert uniquement à l’aperçu. Vous pouvez utiliser ces options pour choisir les transactions facturables à afficher, ainsi que des champs de transaction tels que Date, Identifiant de projet et Total, par exemple.
7. Sélectionnez Aperçu.

Vous pouvez régulariser la facture de plusieurs façons. Par exemple, pour les lignes de contrat de projet, vous pouvez effectuer les opérations suivantes :

• Ajouter une quantité de matériaux stockés.
• Ajustez les détails de la retenue de garantie, tels que le pourcentage et le montant de la retenue de garantie.
• Entrez le numéro d’application de facturation actuel requis

Les frais encourus pour ce client ou ce projet apparaissent, jusqu’au nombre maximum de lignes indiqué dans la Options d’affichage onglet. Les options que vous pouvez utiliser pour ajuster le montant facturable s’affichent également, telles que les informations sur le taux de change

Ajuster l’aperçu de la facture

1. Pour les lignes de contrat de projet de construction à prix fixe, saisissez le pourcentage d’achèvement à ce jour ou un montant à facturer.
2. Excluez tous les frais si et selon vos besoins, en décochant les cases correspondantes. Pour les lignes de contrat de projet de construction basées sur les coûts, sélectionnez les transactions de coût à facturer et acceptez ou ajustez les montants de facturation.
   Si vous facturez un contrat de projet, affectez une ligne de contrat de projet à chaque transaction de coût. Vous ne pouvez générer qu’une seule facture de contrat de projet à la fois.
3. Choisir Créer une facture.
   La facture est enregistrée en tant que transaction de Ventes, que vous pouvez ensuite envoyer au client.
4. Saisissez un Date de facture et Date de comptabilisation GL. Vous pouvez saisir la date d’aujourd’hui pour chacun d’eux, ou une date différente pour la date de comptabilisation dans le grand livre si vous devez comptabiliser une période de facturation antérieure. La date par défaut est celle du jour.
   Vous ne pouvez pas saisir ces dates séparément ? Atteindre Comptes clients > Coup monté Configuration >et Activer le remplacement de la date de comptabilisation dans le grand livre lors de la saisie.
5. Choisir de facturer par Client ou Projet.
6. Sélectionner une Client ou Projet pour prévisualiser.
7. Vérifiez vos options de facturation et apportez les modifications nécessaires.
   Par exemple, si vous êtes une société multidevise, vous pouvez déterminer la devise de facturation à partir du projet ou du client, ou en sélectionnant manuellement une devise de facturation.
8. Vous pouvez également utiliser la balise Filtres pour réduire la portée de votre prévisualisation de facture.
   Par exemple, vous pouvez filtrer par type de projet, chef de projet, plage de dates, emplacement, service, etc.
9. Vous pouvez également utiliser la balise Options d’affichage Appuyez sur la touche de tabulation pour effectuer les opérations suivantes :
   • Réorganisez ou supprimez les colonnes qui apparaissent dans les sections Feuille de temps, Dépenses ou Carte de crédit de la page d’aperçu. Vous pouvez également définir le nombre maximal de lignes d’écritures affichées par chaque section
   • Affichez les pièces jointes du document source disponibles pour lier à la facture.

Modifier les paramètres de la facture

Si les informations de la page d’aperçu ne correspondent pas exactement à ce que vous souhaitez, vous pouvez modifier presque tous les paramètres de cette page, puis créer la facture.

1. Dans le En-tête et Options de facturation , modifiez les informations dans n’importe quelle case.

   Les modifications que vous apportez mettent automatiquement à jour la liste des éléments facturables. Par exemple, la saisie d’un service par défaut limite les articles facturables appartenant à ce service.

   En savoir plus sur les options de la Options d’en-tête et de facturation Sections.

2. Ajustez les dépenses répertoriées, si nécessaire. Dans chaque section de transaction ou de dépense, vous pouvez supprimer certaines transactions de la facture, modifier la quantité ou le prix de certaines transactions ou suivre certains liens pour obtenir plus de détails sur chaque transaction individuelle.
   • Pour supprimer une transaction de la facture, décochez la case en regard de la transaction à supprimer.
   • Pour inclure toutes les transactions dans la facture, cochez la case Choisir case à cocher ; Pour supprimer toutes les transactions de la facture, effacez la Choisir case à cocher.
   • Pour modifier la quantité ou le prix d’une transaction, recherchez la transaction que vous souhaitez modifier, puis dans la QTÉ ou PRIX , supprimez l’écriture existante et saisissez votre nouvelle entrée.
   • Le Prix est obligatoire. Assurez-vous de ne pas le laisser vide.
   • Si vous appliquez un tarif différent, cliquez sur Réinitialiser les valeurs par défaut pour recalculer les totaux de la facture.
3. Pour en savoir plus sur une transaction donnée, consultez la Doc no. de la transaction sur laquelle vous souhaitez en savoir plus. Accédez à la page de la liste des transactions appropriée, où vous pouvez effectuer une recherche par numéro de document pour trouver la transaction.
4. Pour modifier ou ajouter des informations sur les conditions de paiement d’une transaction particulière, cliquez sur l’icône Terme de la transaction que vous souhaitez examiner. Cela ouvre la fenêtre Détails du terme boîte. Saisissez les informations souhaitées, puis cliquez sur Fait.
5. Pour créer la facture et l’enregistrer en tant que transaction de ventes, cliquez sur Créer une facture.
6. Pour effacer toutes les données de la page Générer les factures et recommencer, cliquez sur Recommencer.

Créer un brouillon de facture de projet (chef de projet)

1. Examinez les frais de chaque section pour vous assurer qu’il s’agit bien de ceux que vous souhaitez facturer au client.
2. Si les informations de cette page correspondent exactement à ce que vous voulez, cliquez sur Créer une facture pour créer une facture provisoire et l’enregistrer en tant que transaction de ventes.

Par la suite, le brouillon de facture peut être comptabilisé par un type d’utilisateur Entreprise. Le type d’utilisateur Chef de projet ne peut modifier que ses propres factures provisoires.

Afficher les documents sources et les pièces jointes à la facture

Les lignes facturables apparaissent regroupées par type (transactions par carte de crédit, écritures de feuille de temps, dépenses des collaborateurs, dépenses des comptes fournisseurs, achats et transactions des ventes).

1. Choisir Afficher la source pour la ligne facturable correspondante, afin d’afficher les documents sources et d’accéder à leurs pièces jointes correspondantes directement à partir du document source.
2. Utilisez la colonne Statut pour voir quelles transactions ont été payées ou approuvées. Par exemple, vous pouvez désormais voir le statut de paiement des dépenses des collaborateurs et des factures des comptes fournisseurs avant de générer une facture de projet pour ces transactions.
3. Sélectionnez la ligne facturable à inclure avec la facture.
4. Générer la facture.
5. Étape suivante : Afficher la facture.