À propos de la délégation de l’approbation des achats

Tout le monde a besoin de faire une pause. L’utilisation de la délégation de l’approbation permet de garantir l’avancement des transactions soumises pour approbation dans le processus d’approbation même en cas d’absence des approbateurs.

Lorsque votre organisation utilise la délégation d’approbation, les approbateurs peuvent déléguer leurs responsabilités d’approbation à quelqu’un d’autre lorsqu’ils sont absents pour quelque raison que ce soit.

L’activation et la configuration de la délégation de approbation permettent aux approbateurs d’indiquer qu’ils sont absents pour les approbations d’achats. L’activation et la configuration de la délégation de approbation permettent aux approbateurs d’indiquer qu’ils sont absents pour écriture de journal approbations. Lorsqu’un approbateur est défini sur le statut absent dans ses préférences d’utilisateur, Sage Intacct transfère automatiquement les nouvelles demandes d’approbation à son délégataire Utilisateur ou groupe d’utilisateurs.

Exemple : Supposons que dans votre organisation, les délégataires suivants aient été affectés aux approbateurs suivants :

Exemple d’approbateurs et de délégataires
Approbateur	Délégataire
Emily Woo	Tom Hong
James McGrath	Lucy Martinez Responsable des collaborateurs
Ken Nguyen	Tom Hong
Lucy Martinez	Ken Nguyen	Groupe d’approbation A
Tom Hong	Lucy Martinez

Si l’approbation d’Emily Woo est nécessaire et qu’elle est absente, la demande d’approbation est transmise à Tom Hong.
Si Tom est absent, la demande d’approbation est transférée à Lucy Martinez.
Si Lucy Martinez est absente, la demande d’approbation est envoyée à Ken Nguyen.

Si un groupe d’utilisateurs est configuré comme délégataire d’approbation, tous les membres du groupe peuvent afficher la demande d’approbation. Toutefois, la configuration de la définition de transaction garantit que seuls les membres du groupe non restreints peuvent approuver ou refuser.

Facteurs à prendre en compte lors de la configuration des délégations

Lorsque vous configurez la délégation, tenez compte de la logique d’absence du bureau et d’acheminement.

Acheminement des approbations

Les nouvelles demandes d’approbation ne sont transférées à un délégataire que lorsque l’approbateur indique qu’il est absent pour les approbations dans ses préférences. Voir Définir l’approbation du délégataire.
Si un délégataire est également absent, la demande d’approbation est transférée au délégataire du délégataire. Sage Intacct ne tente de transférer une demande d’approbation que 3 fois. Au bout de trois fois, la demande d’approbation est redirigée vers l’approbateur initial.
Le utilisateur ou le groupe d'utilisateurs délégataire assume la responsabilité de toute demande approbation jusqu’à ce que le approbateur indique qu’il est à nouveau disponible pour les approbations d’achat ou jusqu’à ce que les dates de début et de fin spécifiées soient passées.
Les demandes d’approbation pour les approbations de la valeur basées sur les permissions (approbation de la valeur et approbation de la valeur : progressive) sont uniquement redirigées vers un délégataire ayant la même valeur permissions le même niveau.
Les utilisateurs restreints peuvent être définis comme le délégataire par défaut. Cela permet à un délégataire restreint de voir des transactions qui peuvent inclure des lignes d’établissement ou de service non restreintes. L’utilisateur restreint peut uniquement approuver ou refuser les transactions auxquelles il a un accès illimité à toutes les lignes.

Le délégataire assume la responsabilité de toute demande d’approbation jusqu’à ce que l’approbateur indique qu’il est à nouveau disponible pour les approbations.

Notification

Le délégataire reçoit des notifications par e-mail pour toute demande d’approbation transférée si la notification par e-mail est configurée sur la page Configurer le grand livre et si le délégataire a également activé les notifications par e-mail dans ses préférences.
Lors du transfert d’une demande d’approbation à un délégataire, l’approbateur ne voit plus la transaction sur la page Approuver la liste des transactions.

Les notifications par e-mail pour les demandes d’approbation redirigées sont envoyées aux délégataires si la notification par e-mail est activée à deux emplacements : la page Configurer les achats et la page Préférences personnelles du délégataire.

Les demandes d’approbation sont envoyées à chaque membre d’un groupe d’utilisateurs délégataire avec les notifications par e-mail activées dans leurs préférences.

Configuration

La sélection du délégataire par défaut est utilisée dans les situations suivantes :

L’utilisateur ou le groupe d’utilisateurs que vous sélectionnez comme Délégataire par défaut a deux objectifs :

remplir le champ Utilisateur ou groupe d’utilisateurs pour chaque Approbateur dans le tableau Gérer les délégataires ; et
être affecté à tout utilisateur ajouté à la liste des Approbateurs. La sélection du Délégataire par défaut peut être modifiée à tout moment.

Lorsque vous configurez pour la première fois la délégation d’approbation, Sage Intacct affecte automatiquement le Délégataire par défaut à chaque Approbateur du tableau. Une bonne pratique consiste à parcourir le tableau et à s’assurer qu’un délégataire approprié est sélectionné pour chaque approbateur : l’utilisateur ou le groupe d’utilisateurs délégataire par défaut doit avoir les mêmes permissions d’entité et de valeur que l’Approbateur. Pour certains approbateurs, le délégataire d’approbation le plus approprié peut être un homologue au sein de son service ou son responsable.

Si le délégataire d’un Approbateur est le Délégataire par défaut et que vous mettez à jour ultérieurement le Délégataire par défaut, le délégataire de l’Approbateur est automatiquement modifié pour correspondre au nouveau paramètre par défaut.

Seuls les utilisateurs et les groupes ayant le même niveau d’approbation des Achats peuvent être sélectionnés comme Délégataire d’approbation.

En savoir plus sur la délégation de l’approbation des achats.