À propos de la délégation de l’approbation des achats

Tout le monde a besoin de faire une pause. L’utilisation de la délégation de l’approbation permet de garantir l’avancement des transactions soumises pour approbation dans le processus d’approbation même en cas d’absence des approbateurs.

Lorsque votre organisation utilise la délégation d’approbation, les approbateurs peuvent déléguer leurs responsabilités d’approbation à quelqu’un d’autre lorsqu’ils sont absents pour quelque raison que ce soit.

L’activation et la configuration de la délégation d’approbation permettent aux approbateurs d’indiquer qu’ils sont absents pour les approbations d’achats. L’activation et la configuration de la délégation d’approbation permettent aux approbateurs d’indiquer qu’ils sont absents pour les approbations d’écritures de journal. Lorsqu’un approbateur est défini sur le statut absent dans ses préférences utilisateur, Sage Intacct transfère automatiquement les nouvelles demandes d’approbation à son délégataire Utilisateur ou groupe d’utilisateurs.

Exemple: Supposons que dans votre organisation, les délégataires suivants aient été affectés aux approbateurs suivants :

Exemple d’approbateurs et de délégataires

Approbateur	Déléguer
Emily Woo	Tom Hong
James McGrath	Lucy Martinez Responsable des collaborateurs
Ken Nguyen	Tom Hong
Lucy Martinez	Ken Nguyen	Groupe d’approbation A
Tom Hong	Lucy Martinez

1. Si l’approbation d’Emily Woo est nécessaire et qu’elle est absente, la demande d’approbation est transmise à Tom Hong.

2. Si Tom est absent, la demande d’approbation est transférée à Lucy Martinez.

3. Si Lucy Martinez est absente, la demande d’approbation est envoyée à Ken Nguyen.

Considérations relatives à la configuration de la délégation

Lorsque vous configurez la délégation, tenez compte de la logique d’absence du bureau et de routage.

Routage des approbations

• Les nouvelles demandes d’approbation sont transférées à un délégataire uniquement lorsque l’approbateur a activé l’option Absent pour les approbations dans ses préférences. Voir Définir l’approbation du délégataire.
• Si un délégataire est également absent, la demande d’approbation est transférée au délégataire du délégataire. Sage Intacct ne tente de transférer une demande d’approbation que 3 fois. Au bout de trois fois, la demande d’approbation est redirigée vers l’approbateur initial.
  
• L’utilisateur délégué ou le groupe d’utilisateurs assume la responsabilité de toute demande d’approbation jusqu’à ce que l’approbateur indique qu’il est à nouveau disponible pour les approbations d’achat ou que les dates de début et de fin spécifiées soient passées.
• Les demandes d’approbation pour les approbations de la valeur basées sur les permissions (approbation de la valeur et approbation de la valeur : progressive) sont uniquement transférées à un délégataire ayant le même niveau de permission.
• Les utilisateurs restreints peuvent être définis comme délégataire par défaut. Cela permet à un délégataire restreint d’afficher des transactions, qui peuvent inclure des lignes d’établissement ou de service non restreintes. L’utilisateur restreint ne peut approuver ou refuser que les transactions auxquelles il a un accès illimité à toutes les lignes.

• Le délégataire assume la responsabilité de toute demande d’approbation jusqu’à ce que l’approbateur indique qu’il est à nouveau disponible pour les approbations.

Notification

• Le délégataire reçoit des notifications par e-mail pour toute demande d’approbation transférée si la notification par e-mail a été configurée sur la page Configurer le grand livre et si le délégataire a également activé les notifications par e-mail dans ses préférences.
• Lors du transfert d’une demande d’approbation à un délégataire, l’approbateur ne voit plus la transaction sur la page Approuver la liste des transactions.

• Les notifications par e-mail pour les demandes d’approbation redirigées sont envoyées aux délégataires si la notification par e-mail est activée à deux emplacements : la page Configurer les achats et la page des préférences personnelles du délégataire.

Configuration

• La sélection du délégataire par défaut est utilisée dans les situations suivantes :
  • Pour préremplir tous les champs de délégataires lorsque vous configurez initialement la délégation d’approbation
  • En tant que délégataire pour les utilisateurs auxquels la permission d’approbation d’écritures de journal est accordée après la configuration de la délégation

    Par exemple, à l’aide de l’exemple ci-dessus, supposons que Tom Hong soit le délégataire par défaut. Si vous donnez la permission d’approbation à Jane Johnson, Tom Hong est son délégataire jusqu’à ce que vous modifiiez expressément son délégataire.

    Le délégataire par défaut peut être n’importe quel utilisateur disposant des permissions appropriées, à l’exception de l’utilisateur Responsable des collaborateurs. Le délégataire par défaut peut uniquement approuver des transactions lorsqu’il agit en tant que délégataire.