À propos de la délégation de l’approbation des achats

Tout le monde a besoin de faire une pause. L’utilisation de la délégation de l’approbation permet de garantir l’avancement des transactions soumises pour approbation dans le processus d’approbation même en cas d’absence des approbateurs.

Lorsque votre organisation utilise la délégation d’approbation, les approbateurs peuvent déléguer leurs responsabilités d’approbation à quelqu’un d’autre lorsqu’ils sont absents pour quelque raison que ce soit.

L’activation et la configuration de la délégation d’approbation permettent aux approbateurs de se mettre en position d’absence du bureau pour les approbations d’achat. Lorsqu’un approbateur est configuré comme étant absent du bureau dans ses préférences d’utilisateur, Sage Intacct redirige automatiquement les nouvelles demandes d’approbation vers le délégué qui lui est attribué utilisateur ou groupe d’utilisateurs.

Exemple : Supposons que dans votre organisation, les délégataires suivants aient été affectés aux approbateurs suivants :

Exemple d’approbateurs et de délégataires
Approbateur	Délégataire
Emily Woo	Tom Hong
James McGrath	Lucy Martinez
Ken Nguyen	Tom Hong
Lucy Martinez	Ken Nguyen	Groupe d’approbation A
Tom Hong	Lucy Martinez

Si l’approbation d’Emily Woo est nécessaire et qu’elle est absente, la demande d’approbation est transmise à Tom Hong.
Si Tom est absent, la demande d’approbation est transférée à Lucy Martinez.
Si Lucy Martinez est absente, la demande d’approbation est envoyée à Ken Nguyen.

Si un groupe d’utilisateurs est configuré comme délégataire d’approbation, tous les membres du groupe peuvent afficher la demande d’approbation. Toutefois, la configuration de la définition de transaction garantit que seuls les membres du groupe sans restriction peuvent approuver ou refuser.

Facteurs à prendre en compte lors de la configuration des délégations

Lorsque vous configurez la délégation, tenez compte de la logique d’absence du bureau et d’acheminement.

Acheminement des approbations

Les nouvelles demandes d’approbation ne sont transférées à un délégataire que lorsque l’approbateur indique qu’il est absent pour les approbations dans ses préférences. Voir Définir l’approbation du délégataire.
Si un délégataire est également absent, la demande d’approbation est transférée au délégataire du délégataire. Sage Intacct ne tente de transférer une demande d’approbation que 3 fois. Au bout de trois fois, la demande d’approbation est redirigée vers l’approbateur initial.
L’utilisateur délégué ou le groupe d’utilisateurs assume la responsabilité de toutes les demandes d’approbation jusqu’à ce que l’approbateur désactive l’absence du bureau pour les approbations d’achat, ou que les dates de début et de fin spécifiées soient dépassées.
Les demandes d’approbation pour les approbations de la valeur basées sur les permissions (approbation de la valeur et approbation de la valeur : Progressif) sont uniquement redirigés vers un délégué ayant le même niveau de permissions de valeur.
Les utilisateurs restreints peuvent être définis comme délégué par défaut. Cela permet à un délégué restreint d’afficher les transactions qui peuvent inclure des lignes d’établissement ou de service non restreintes. L’utilisateur restreint peut uniquement approuver ou refuser les transactions auxquelles il a un accès illimité à toutes les lignes.

Notification

Lors du transfert d’une demande d’approbation à un délégataire, l’approbateur ne voit plus la transaction sur la page Approuver la liste des transactions.

Les notifications par e-mail pour les demandes d’approbation réacheminées sont envoyées aux délégués si la notification par e-mail est activée à deux endroits : la page Configurer les Achats et la page des préférences personnelles du délégué.

Les demandes d’approbation sont envoyées à chaque membre d’un groupe d’utilisateurs délégataire avec les notifications par e-mail activées dans leurs préférences.

Configuration

L’utilisateur ou le groupe d’utilisateurs que vous sélectionnez comme Délégataire par défaut a deux objectifs :

remplir le champ Utilisateur ou groupe d’utilisateurs pour chaque Approbateur dans le tableau Gérer les délégataires ; et
être affecté à tout utilisateur ajouté à la liste des Approbateurs. La sélection du Délégataire par défaut peut être modifiée à tout moment.

Lorsque vous configurez pour la première fois la délégation d’approbation, Sage Intacct affecte automatiquement le Délégataire par défaut à chaque Approbateur du tableau. Une bonne pratique consiste à parcourir le tableau et à s’assurer qu’un délégataire approprié est sélectionné pour chaque approbateur : l’utilisateur ou le groupe d’utilisateurs délégataire par défaut doit avoir les mêmes permissions d’entité et de valeur que l’Approbateur. Pour certains approbateurs, le délégataire d’approbation le plus approprié peut être un homologue au sein de son service ou son responsable.

Si le délégataire d’un Approbateur est le Délégataire par défaut et que vous mettez à jour ultérieurement le Délégataire par défaut, le délégataire de l’Approbateur est automatiquement modifié pour correspondre au nouveau paramètre par défaut.

Seuls les utilisateurs et les groupes ayant le même niveau d’approbation des Achats peuvent être sélectionnés comme Délégataire d’approbation.

En savoir plus sur la délégation de l’approbation des achats.