Groupes de règles d’approbation de la valeur

Utilisez des groupes de règles pour spécifier les règles d’approbation de la valeur à appliquer pour chaque service lorsque vous spécifiez une approbation de la valeur d’un service. Vous pouvez créer un groupe de règles pour les types de règles Approbation de la valeur - Service ou Approbation de la valeur - Service de la transaction dans une politique d’approbation des achats.

À propos des groupes de règles

Un groupe de règles vous permet de définir une seule fois un ensemble de règles d’approbation de la valeur, puis de spécifier l’utilisation de cet ensemble de règles dans plusieurs politiques d’approbation des achats. Un groupe de règles contient :

  • La règle d’approbation de la valeur par défaut s’applique à tout service qui n’a pas sa propre règle d’approbation de la valeur spécifique
  • Toute règle supplémentaire d’approbation de la valeur pour tous les services qui ont besoin de leurs propres règles spécifiques
N’oubliez pas qu’une règle d’approbation de la valeur définit le nombre d’approbateurs souhaité et les montants d’approbation associés. Bien qu’une règle d’approbation de la valeur puisse s’appliquer à la plupart de vos services, certains services peuvent avoir besoin de leurs propres règles avec des approbateurs et des montants d’approbation différents, ou les deux.

L’utilisation de plusieurs groupes de règles vous permet de concevoir les politiques d’approbation qui répondent le mieux aux besoins de votre entreprise. Étant donné que vos groupes de règles peuvent avoir différentes règles d’approbation de la valeur par défaut ou différentes règles d’approbation de la valeur pour le même service, vous n’êtes pas limité à l’utilisation des mêmes règles d’approbation de la valeur pour tous vos types de transactions d’achat.

Les modifications que vous apportez aux groupes de règles n’affectent pas les transactions d’achat qui se trouvent actuellement dans le cycle d’approbation. Les modifications prennent effet chaque fois qu’une transaction d’achat est soumise, qu’une nouvelle transaction soit soumise, qu’une transaction refusée soit à nouveau soumise ou qu’une transaction approuvée ait été modifiée, et que la configuration des achats soit configurée pour exiger un nouveau cycle d’approbation si une transaction approuvée est modifiée.

Un groupe de règles ne peut pas être supprimé.

Ajouter un groupe de règles

Vous pouvez ajouter un groupe de règles lorsque vous ajoutez une nouvelle stratégie d’approbation ou modifiez une stratégie existante. Vous ajoutez d’abord la règle d’approbation de la valeur par défaut, puis, si nécessaire, toutes les règles d’approbation de la valeur pour des services spécifiques.

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Ajouter un groupe de règles et la règle d’approbation de la valeur par défaut

  1. Atteindre Achats > Coup monté > Plus de > Politiques d’approbation. La page Politiques d’approbation des achats s’affiche.
  2. Recherchez une ligne qui inclut un type de règle de Approbation de la valeur - Service ou Approbation de la valeur - Service de transaction sélectionnez ensuite Modifier.
  3. Pour une ligne avec un type de règle Approbation de la valeur - Service ou Approbation de la valeur - Service de transaction, sélectionnez la liste déroulante Groupe de règles, puis sélectionnez Ajouter. La page Groupe de règles d’approbation de la valeur apparaît.
  4. Entrez un Nom de groupe de règles.
  5. Indiquez si la règle d’approbation de la valeur par défaut s’applique à tout service ne disposant pas de sa propre règle d’approbation de valeur. Pour chaque approbateur que vous souhaitez :
    • Dans le Type de règle Colonne Sélectionnez un approbateur. Pour qu’un utilisateur nommé apparaisse dans la liste Utilisateurs ou groupe d’utilisateurs, il doit être autorisé à répertorier les transactions d’achat nécessitant une approbation.
    • Saisissez Valeur à partir de et Valeur jusqu’à pour spécifier les montants d’approbation minimum et maximum pour l’approbateur. Pour le premier approbateur, vous pouvez spécifier une valeur non nulle pour le montant minimum. Pour le dernier approbateur, laissez le montant maximal vide.

    Voir Descriptions des champs pour plus de détails.

  6. Sélectionnez Enregistrer. La page Politique d’approbation des achats s’affiche.

Après avoir ajouté la règle d’approbation de la valeur par défaut, vous pouvez ajouter des règles d’approbation de la valeur pour des services spécifiques.

Ajoutez un groupe de règles d’approbation de la valeur pour un service spécifique

  1. Atteindre Achats > Coup monté > Plus de > Politiques d’approbation. La liste Politiques d’approbation des achats s’affiche.
  2. Choisir Vue en regard du nom de la stratégie que vous souhaitez mettre à jour avec un groupe de règles. La page Politique d’approbation des achats s’affiche.
  3. Recherchez la ligne où le type de règle est Approbation de la valeur - Service ou Approbation de la valeur - Service de transaction et sélectionnez le lien dans la colonne Groupe de règles. La page Groupe de règles d’approbation de la valeur s’affiche.
  4. Sélectionnez Modifier.
  5. Dans la section, Valeur par défaut pour Règles spécifiques au servicechoisir Ajouter. La page Règle d’approbation de la valeur apparaît.
  6. Sélectionnez un ID de service.
  7. Ajoutez une description facultative.
  8. Dans la section Cycle et limites d’approbation, définissez des plages de valeurs pour chaque approbateur :
    • Dans le Type de règle Colonne Sélectionnez un approbateur. Pour qu’un utilisateur nommé apparaisse dans le champ Utilisateur ou groupe d’utilisateurs, il doit être autorisé à répertorier les transactions d’achat nécessitant une approbation.
    • Saisissez Valeur à partir de et Valeur jusqu’à pour spécifier les montants d’approbation minimum et maximum pour l’approbateur. Pour le premier approbateur, vous pouvez spécifier une valeur non nulle pour le montant minimum. Pour le dernier approbateur, laissez le montant maximal vide.

    Voir Descriptions des champs pour plus de détails.

  9. Sélectionnez Enregistrer. La page Groupe de règles d’approbation de la valeur apparaît. Une ligne pour le service apparaît maintenant dans la table des règles spécifiques au service.
  10. Répétez les étapes 3 à 7 pour chaque règle d’approbation de la valeur que vous souhaitez ajouter pour un service spécifique.
  11. Sélectionnez Enregistrer.

Modifier une règle d’approbation de la valeur dans un groupe de règles

Vous pouvez modifier les règles d’approbation de la valeur dans un groupe de règles lorsque vous ajoutez une nouvelle stratégie d’approbation ou modifiez une stratégie existante.

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  1. Atteindre Achats > Coup monté > Plus de > Politiques d’approbation. La liste Politiques d’approbation des achats s’affiche.
  2. Choisir Éditer en regard du nom de la stratégie que vous souhaitez mettre à jour avec un groupe de règles. La page Politique d’approbation des achats s’affiche.
  3. Recherchez un élément dont le type de règle est Approbation de la valeur - Service ou Approbation de la valeur - Service de transaction.
  4. Sélectionnez la liste déroulante des groupes de règles, sélectionnez le groupe de règles que vous souhaitez modifier, puis sélectionnez Vue icône. La page Groupe de règles d’approbation de la valeur apparaît.
  5. Sélectionnez Modifier.
  6. Pour modifier la règle d’approbation de la valeur par défaut qui s’applique à tout service n’ayant pas de règle spécifique,
    1. Dans le Par défaut pour le service sans règles spécifiques Apportez les modifications nécessaires aux approbateurs et aux montants. Pour en savoir plus, consultez Descriptions des champs.

  7. Pour modifier une règle d’approbation de la valeur pour un service spécifique :

    1. Dans le Règles spécifiques au service , recherchez le service et sélectionnez la section Crayon icône. La page Règle d’approbation de la valeur apparaît.
    2. Dans le Procédure et limites des approbations , apportez les modifications nécessaires aux approbateurs et aux montants. Pour en savoir plus, consultez Descriptions des champs.
    3. Sélectionnez Enregistrer.
  8. Lorsque vous avez terminé toutes vos modifications, sélectionnez Sauvegarder.

Afficher les règles d’approbation de la valeur dans un groupe de règles

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Type d’utilisateur Utilisateur professionnel avec privilèges d’administrateur

Pour afficher les règles d’approbation de la valeur d’un groupe de règles, procédez comme pour modifier une règle d’approbation de la valeur dans le groupe de règles. Pour éviter toute modification involontaire, sélectionnez Annuler ou Fait lorsque vous quittez les pages Règle d’approbation de la valeur et Groupe de règles d’approbation de la valeur.

Supprimer une règle d’approbation de la valeur dans un groupe de règles

Vous pouvez uniquement supprimer une règle d’approbation de la valeur définie pour un service spécifique.

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  1. Atteindre Achats > Coup monté > Plus de > Politiques d’approbation. La liste Politiques d’approbation des achats s’affiche.
  2. Choisir Éditer en regard du nom de la stratégie que vous souhaitez mettre à jour avec un groupe de règles. La page Politique d’approbation des achats s’affiche.
  3. Recherchez un élément dont le type de règle est Approbation de la valeur - Service ou Approbation de la valeur - Service de transaction.
  4. Sélectionnez la liste déroulante des groupes de règles, puis sélectionnez le groupe de règles dans lequel vous souhaitez supprimer une règle d’approbation de la valeur, puis sélectionnez Vue. La page Groupe de règles d’approbation de la valeur apparaît.
  5. Sélectionnez Modifier.
  6. Dans le Règles spécifiques au service , recherchez le service doté de ses propres règles spécifiques que vous souhaitez supprimer, puis sélectionnez l’icône Poubelle.
  7. Sélectionnez Enregistrer.

Descriptions des champs :

Les tableaux suivants décrivent chaque article de la page Groupe de règles d’approbation de la valeur.

Descriptions des champs de la page Groupe de règles d’approbation de la valeur
Champ Description

Nom du groupe de règles

Le nom du groupe de règles.

Type de règle

Il s’agit d’un champ en lecture seule qui indique que les règles d’approbation de la valeur sont destinées aux types de règles d’approbation de la valeur basées sur les services, qui incluent :

  • Approbation de valeur : Service
  • Approbation de valeur : Service de transaction

Par défaut pour les services sans règles spécifiques

Par défaut pour les services sans descriptions des champs de règles spécifiques
Champ Description
Type de règle

Type d’utilisateur auquel envoyer la demande d’approbation :

Responsable de collaborateur, Responsable de service, Niveau utilisateur, Niveau groupe d’utilisateurs

Utilisateur ou groupe d’utilisateurs

Un utilisateur nommé ou un groupe d’utilisateurs doit être autorisé à répertorier les transactions d’achat nécessitant une approbation. Pour attribuer une permission, modifiez la permission de l’utilisateur ou du membre du groupe dans l’application Achats et sélectionnez Approuver les transactions d’achat. En savoir plus sur l’attribution de permissions.

Valeur de

Le montant minimum pouvant être approuvé. Pour le premier approbateur, vous pouvez spécifier un Valeur de qui est supérieur à zéro ; Tout montant inférieur à zéro est automatiquement approuvé.

Si votre société est activée pour plusieurs devises de tenue de compte et que vous avez sélectionné une devise d’approbation de la valeur, la devise d’approbation s’affiche dans le texte au-dessus du tableau avec les approbateurs et les limites d’approbation. Pour définir la devise d’approbation, reportez-vous à la section Préférences d’entité Section de Gérer plusieurs entités.

Valeur à

Le montant maximum pouvant être approuvé. Pour le dernier approbateur, laissez Valeur jusqu’à vide, ce qui garantit que tout montant en devise de transaction supérieur au montant minimum du dernier approbateur est toujours approuvé.

Les demandes d’approbation sont envoyées au premier approbateur, puis à chaque approbateur successif jusqu’à ce que le montant de la transaction se situe sous la limite inférieure de l’approbateur suivant.

Supposons que vous disposez d’une règle d’approbation de la valeur définie comme suit :

  • Approbateur 1 : Responsable de service, 500 $ à 1 000 $
  • Approbateur 2 : Mark Johnson, 1 000,01 $ à 5 000 $
  • Approbateur 3 : Lucy Ruiz, 5 000,01 $ à aucune limite maximum

En fonction du montant de la transaction, voici les différents schémas du cycle d’approbation :

  • Montant en devise de transaction de 100 $: Non envoyé, car automatiquement approuvé.
  • Montant en devise de transaction de 2 500 $: Transmise à l’approbateur 1, puis à l’approbateur 2.
  • Montant en devise de transaction de 15 000 $: Transmise à l’approbateur 1, à l’approbateur 2, puis à l’approbateur 3.

Règles spécifiques au service

Descriptions des champs des règles spécifiques au service
Champ Description

ID de service et Nom de service

L’ID et le nom du service avec sa propre règle d’approbation de la valeur.

Description

La note facultative qui a été saisie pour la règle d’approbation de la valeur du service lorsque la règle a été ajoutée ou modifiée.