Configurer les approbations pour les transactions d’achat
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De saines pratiques commerciales comprennent de bons contrôles internes pour assurer l’approbation appropriée par les bonnes personnes pour les dépenses dans votre entreprise. Vous pouvez configurer les approbations d’achat afin de maintenir la responsabilité appropriée des transactions d’achat.
Pour utiliser les approbations d’achat, votre société doit être abonnée à l’application Achats.
Configurer les approbations d’achat
Procédez comme suit pour configurer les approbations d’achat.
Au minimum, les utilisateurs que vous souhaitez être approbateurs doivent être abonnés à l’application Achats et avoir la permission de répertorier les transactions qui nécessitent leur approbation. Les utilisateurs de tout type d’utilisateur, à l’exception de CRM, peuvent être des approbateurs.
| Abonnement | Administration |
|---|---|
| Type d’utilisateur | Utilisateur professionnel avec privilèges d’administrateur |
| Permissions | Utilisateurs : Liste, Afficher et Modifier |
- Atteindre > de la société Admin > utilisateurschoisir Abonnements pour l’utilisateur, puis sélectionnez Autorisations pour l’application Achats.
- Recherchez le Approuver la transaction d’achat permission, puis sélectionnez Liste. Si vous prévoyez d’utiliser des approbations de la valeur basées sur des permissions, vous devrez affecter Niveaux d’approbation des achats aux utilisateurs appropriés que vous souhaitez à chaque niveau.
En savoir plus sur l’attribution de permissions.
Vous activez les approbations sur la page Configurer les achats et, dans un environnement partagé à plusieurs entités, au niveau supérieur.
| Abonnement | Administration, Achats |
|---|---|
| Type d’utilisateur | Utilisateur professionnel avec privilèges d’administrateur |
| Permissions | Abonnements aux applications : Liste, Afficher et Configurer |
- Accédez à Achats > Configurer > Configuration.
- Dans le Approbations sous-section de la Activer la fonctionnalité , sélectionnez la section Activer l’approbation des achats case à cocher. Diverses options et boutons apparaissent.
- Configurez les options suivantes, le cas échéant :
- Demander l’approbation du fournisseur. Sélectionnez cette option pour exiger qu’un fournisseur soit spécifié sur la transaction avant qu’elle ne soit envoyée pour approbation. Une fois qu’un fournisseur est sélectionné pour la transaction, il ne peut plus être modifié.
- Exiger un nouveau cycle d’approbation si une transaction approuvée est modifiée. Sélectionnez une option qui détermine si les modifications de montant apportées aux transactions approuvées nécessitent une nouvelle approbation de la transaction. Cette option de configuration n’est pas prise en charge si votre société est également configurée pour l’abonnement Gestion des dépenses.
- Notifications par e-mail. Sélectionnez cette option pour envoyer automatiquement des notifications par e-mail aux utilisateurs de la chaîne d’approbation des achats. Les utilisateurs définissent leurs préférences quant à la réception ou non d’e-mails.
- Activer la délégation. Sélectionnez cette option pour permettre aux approbateurs de déléguer leur responsabilité d’approbation lorsqu’ils sont absents. Une configuration administrative est requise pour affecter des délégataires aux approbateurs. En savoir plus Configuration de la délégation d’approbation.
- Non restreint. Sélectionnez un super-utilisateur qui peut mettre fin au reste du cycle d’approbation d’une transaction en approuvant ou en refusant la transaction.
Ensuite, définissez vos politiques d’approbation.
Les politiques d’approbation déterminent quelles transactions d’achat doivent être approuvées, quelles approbations sont requises, la séquence d’approbation et si l’une d’entre elles doit être basée sur le montant en devise de transaction. Vous pouvez définir des approbations pour les demandes d’achat (devis), les commandes d’achat et les factures fournisseurs.
- Accédez à Achats > Configurer > Configuration.
- Dans le Activer la fonctionnalité , accédez à la sous-section Approbations et sélectionnez les politiques d’approbation Gérer bouton. La page de liste Politiques d’approbation des achats s’affiche.
- Sélectionnez Ajouter. La page Politique d’approbation des achats s’affiche.
- Sélectionner une Définition de transaction. La politique s’appliquera aux transactions d’achat en fonction de la définition de transaction que vous choisissez.
- Pour chaque approbation par laquelle vous souhaitez acheminer la transaction d’achat, sélectionnez l’icône Type de règle. Pour plus de détails, reportez-vous à la section Descriptions des champs pour la page Politique d’approbation.Si vous sélectionnez Approbation de la valeur - Service ou Approbation de la valeur - Service de transaction, ajoutez un groupe de règles à appliquer au type de règle et définissez les règles d’approbation de la valeur pour le groupe de règles. Voir Ajouter un groupe de règles pour les approbations de la valeur basées sur les services.
Si vous sélectionnez, Approbation de la valeur ou Approbation de la valeur - Progressive, ajoutez une règle d’approbation de la valeur. Voir Ajouter une règle d’approbation de la valeur pour les approbations de la valeur basées sur les permissions.
- Sélectionnez Enregistrer.
- Répétez les étapes 3 à 6 pour chaque politique d’approbation que vous souhaitez définir.
- Choisir Annuler pour revenir à la page Configurer les achats.
En savoir plus sur Utilisation des politiques d’approbation.
Ajouter un groupe de règles pour les approbations de la valeur basées sur les services
Si vous avez sélectionné Approbation de la valeur -Département ou Approbation de la valeur - Service de transaction En tant que type de règle dans une politique d’approbation et que vous n’avez pas encore configuré de groupe de règles, vous devez ajouter un groupe de règles. Le groupe de règles contient les règles d’approbation de la valeur à utiliser, notamment :
- La règle d’approbation de la valeur par défaut s’applique à tout service qui n’a pas sa propre règle d’approbation de la valeur spécifique
- Toute règle d’approbation de la valeur supplémentaire pour tous les services qui ont besoin de leurs propres règles spécifiques
| Abonnement | Achats |
|---|---|
| Type d’utilisateur | Utilisateur professionnel avec privilèges d’administrateur |
- Accédez à Achats > Configurer > Configuration.
- Dans le Activer la fonctionnalité , accédez à la sous-section Approbations et sélectionnez les politiques d’approbation Gérer bouton.
- Sur la page Politiques d’approbation des achats, modifiez une politique qui contient un type de règle Approbation de la valeur - Service ou Approbation de la valeur - Service de transaction.
- Sur la ligne de type de règle associée, sélectionnez la liste déroulante Groupe de règles, puis sélectionnez Ajouter. La page Groupe de règles d’approbation de la valeur apparaît.
- Entrez un Nom de groupe de règles.
- Spécifiez la règle d’approbation de la valeur par défaut à appliquer à tout service n’ayant pas de règle d’approbation de la valeur qui lui est propre. Pour chaque approbateur que vous souhaitez :
- Sélectionner une Type de règle Approbateur. Si nécessaire, sélectionnez un utilisateur ou un groupe d’utilisateurs. Pour qu’un utilisateur nommé apparaisse dans la colonne Utilisateur ou groupe d’utilisateurs, l’utilisateur ou les membres du groupe d’utilisateurs doivent être autorisés à répertorier les transactions d’achat nécessitant une approbation et ne doivent pas être limités à des entités, des services ou des territoires.
- Saisissez Valeur à partir de et Valeur jusqu’à pour spécifier les montants d’approbation minimum et maximum pour l’approbateur. Pour le premier approbateur, vous pouvez spécifier une valeur non nulle pour le montant minimum. Pour le dernier approbateur, laissez le montant maximal vide.
Voir Descriptions des champs de la page Groupe de règles d’approbation de la valeur pour plus de détails.
- Sélectionnez Enregistrer. La page Politique d’approbation des achats s’affiche.
Après avoir ajouté la règle d’approbation de la valeur par défaut, vous pouvez ajouter des règles d’approbation de la valeur pour des services spécifiques.
Pour ajouter une règle d’approbation de la valeur pour un service spécifique :
- Sur la page Politique d’approbation des achats, dans la colonne Groupe de règles, sélectionnez le menu déroulant et sélectionnez Vue ou Ajouter. La page Groupe de règles d’approbation de la valeur apparaît.
- Sélectionnez Modifier.
- Dans la section Règles spécifiques au service, sélectionnez Ajouter. La page Règle d’approbation de la valeur apparaît.
- Sélectionnez un ID de service.
- Ajoutez une description facultative.
- Dans la section Cycle et limites d’approbation :
- Sélectionner une Type de règle Approbateur. Si nécessaire, sélectionnez le nom de l’utilisateur ou du groupe d’utilisateurs. Seuls les utilisateurs et les groupes d’utilisateurs dont les membres sont autorisés à répertorier les transactions d’achat nécessitant une approbation apparaissent dans cette liste.
- Saisissez Valeur à partir de et Valeur jusqu’à pour spécifier les montants d’approbation minimum et maximum pour l’approbateur. Pour le premier approbateur, vous pouvez spécifier une valeur non nulle pour le montant minimum. Pour le dernier approbateur, laissez le montant maximal vide.
Voir Descriptions des champs de la page Règle d’approbation de la valeur pour plus de détails.
- Sélectionnez Enregistrer. La page Groupe de règles d’approbation de la valeur apparaît. Une ligne pour le service apparaît maintenant dans la table des règles spécifiques au service.
- Répétez les étapes 3 à 7 pour chaque règle d’approbation de la valeur que vous souhaitez ajouter pour un service spécifique.
- Sélectionnez Enregistrer. La page Politique d’approbation des achats s’affiche.
En savoir plus sur Utilisation de groupes de règles.
Ajouter une règle d’approbation de la valeur pour les approbations de la valeur basées sur les permissions
Si vous avez sélectionné Approbation de la valeur ou Approbation de la valeur - Progressive En tant que type de règle dans une politique d’approbation et que vous n’avez pas encore configuré les montants d’approbation de niveau, vous devez ajouter une règle d’approbation de la valeur.
Ces types de règles ne présentent qu’une seule règle d’approbation de la valeur. Vous sélectionnez le nombre de niveaux d’approbation dont vous avez besoin et les montants pour chaque niveau. Les approbateurs d’un niveau spécifique sont les utilisateurs qui ont la permission d’approuver les achats à ce niveau.
| Abonnement | Achats |
|---|---|
| Type d’utilisateur | Utilisateur professionnel avec privilèges d’administrateur |
- Sur la page Politique d’approbation des achats où vous avez spécifié Approbation de la valeur ou Approbation de la valeur - Progressive Comme type de règle, sélectionnez Ajouter. La page Règle d’approbation de la valeur apparaît.Si une règle d’approbation de la valeur a déjà été définie, vous pouvez sélectionner Éditer pour examiner la règle d’approbation de la valeur et apporter les modifications nécessaires.
- Ajoutez une description facultative.
- Pour chaque niveau d’approbation que vous souhaitez :
- Saisissez Valeur à partir de et Valeur jusqu’à pour spécifier les montants d’approbation minimum et maximum pour le niveau. Pour le dernier niveau, laissez Valeur jusqu’à vide. Pour le premier niveau, vous pouvez spécifier une valeur non nulle pour le montant minimum.
- Sélectionnez le nombre minimum d’approbateurs pour spécifier le nombre d’approbateurs requis pour le niveau. Les transactions peuvent être approuvés par toute personne disposant de permissions pour ce niveau d’approbation.
Voir Descriptions des champs de la page Règle d’approbation de la valeur pour plus de détails.
- Sélectionnez Enregistrer.
Désactiver les approbations d’achat
La désactivation des approbations n’a aucun effet sur les transactions d’achat qui sont actuellement dans le cycle d’approbation. Toutes les nouvelles transactions envoyées n’auront plus besoin d’approbation une fois que vous aurez désactivé les approbations. En revanche, vos politiques d’approbation et vos règles d’approbation de la valeur restent intactes et seront utilisées si vous réactivez les approbations d’achat.
| Abonnement | Administration, Achats |
|---|---|
| Type d’utilisateur | Utilisateur professionnel avec privilèges d’administrateur |
| Permissions | Abonnements aux applications : Liste, Afficher et Configurer |
- Atteindre Achat > Tout > Coup monté et sélectionnez Configurer Achats.
- Dans le Approbations sous-section de la Activer la fonctionnalité , désélectionnez la Activer l’approbation des achats case à cocher. Les différentes options et boutons disparaissent.
- Sélectionnez Enregistrer.
Descriptions des champs :
- Page Politique d’approbation
- Page Groupe de règles d’approbation de la valeur
- Page Règle d’approbation de la valeur
Le tableau suivant décrit chaque article de la page Politique d’approbation.
| Champ | Description |
|---|---|
|
Définition de transaction |
Les transactions qui nécessitent une approbation. Vous pouvez configurer des approbations pour les transactions avec les types de modèles suivants :
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Utilisez le type de règle pour créer une séquence d’approbations qui peut inclure l’approbation d’un utilisateur ou d’un groupe d’utilisateurs nommé, du responsable de l’utilisateur, du responsable du service de l’utilisateur, du montant de l’achat, etc. Par exemple, vous pouvez souhaiter qu’une transaction d’achat soit d’abord approuvée par le responsable du collaborateur qui soumet la demande. Si le responsable approuve, vous pouvez passer à l’approbation de la valeur en fonction du service de la transaction et du montant de l’achat. Les types de règles sont :
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Utilisateur ou groupe d’utilisateurs |
Sélectionnez un utilisateur ou un groupe d’utilisateurs. Pour qu’un utilisateur ou un groupe d’utilisateurs nommé apparaisse dans la liste, l’utilisateur ou le groupe d’utilisateurs doit avoir un type d’utilisateur autre que CRM et avoir la permission de répertorier les transactions d’achat nécessitant une approbation. En outre, l’utilisateur ou le groupe d’utilisateurs ne doit pas être limité à des entités, des services ou des territoires. |
|
Groupe de règles |
Ce champ est applicable lorsque Approbation de valeur : Département ou Approbation de valeur : Service de transaction est sélectionné comme type de règle. Le groupe de règles identifie les règles d’approbation de la valeur utilisées pour acheminer les demandes d’approbation. N’oubliez pas qu’une règle d’approbation de la valeur définit le nombre d’approbateurs souhaité et les montants d’approbation associés. Un groupe de règles comprend la règle d’approbation de la valeur par défaut qui s’applique à tout service n’ayant pas de règle d’approbation de la valeur spécifique et, éventuellement, une ou plusieurs règles d’approbation de la valeur pour des services spécifiques. Bien qu’une règle d’approbation de la valeur puisse s’appliquer à la plupart de vos services, certains services peuvent avoir besoin de leurs propres règles avec des approbateurs et des montants d’approbation différents, ou les deux. En savoir plus sur les groupes de règles d’approbation de la valeur et les règles d’approbation de la valeur. |
|
Gérer |
Ce champ est applicable lorsque Approbation de la valeur ou Approbation de valeur : Progressif est sélectionné comme type de règle. Vous pouvez sélectionner l’icône Éditer dans la section Gérer pour ajouter ou modifier la règle d’approbation de la valeur utilisée pour envoyer les demandes d’approbation. La règle d’approbation pour ces deux types de règles définit le nombre de niveaux d’approbation nécessaires et les montants d’approbation pour chaque niveau. Les approbateurs d’un niveau spécifique sont les utilisateurs qui ont la permission d’approuver les achats à ce niveau. En savoir plus sur le Règle d’approbation de la valeur pour les approbations basées sur les permissions. |
Les tableaux suivants décrivent chaque article de la page Groupe de règles d’approbation de la valeur.
| Champ | Description |
|---|---|
|
Nom du groupe de règles |
Le nom du groupe de règles. |
|
Type de règle |
Il s’agit d’un champ en lecture seule qui indique que les règles d’approbation de la valeur sont destinées aux types de règles d’approbation de la valeur basées sur les services, qui incluent :
|
Par défaut pour les services sans règles spécifiques
| Champ | Description |
|---|---|
| Type de règle |
Type d’utilisateur auquel envoyer la demande d’approbation : Responsable de collaborateur, Responsable de service, Niveau utilisateur, Niveau groupe d’utilisateurs |
|
Utilisateur ou groupe d’utilisateurs |
Un utilisateur nommé ou un groupe d’utilisateurs doit être autorisé à répertorier les transactions d’achat nécessitant une approbation. Pour attribuer une permission, modifiez la permission de l’utilisateur ou du membre du groupe dans l’application Achats et sélectionnez Approuver les transactions d’achat. En savoir plus sur Attribution de permissions. |
|
Valeur de |
Le montant minimum pouvant être approuvé. Pour le premier approbateur, vous pouvez spécifier un Valeur de qui est supérieur à zéro ; Tout montant inférieur à zéro est automatiquement approuvé. Si votre société est activée pour plusieurs devises de tenue de compte et que vous avez sélectionné une devise d’approbation de la valeur, la devise d’approbation s’affiche dans le texte au-dessus du tableau avec les approbateurs et les limites d’approbation. Pour définir la devise d’approbation, reportez-vous à la section Préférences d’entité Section de Gérer plusieurs entités. |
|
Valeur à |
Le montant maximum pouvant être approuvé. Pour le dernier approbateur, laissez Valeur à Vide, ce qui garantit que tout montant en devise de transaction supérieur au montant minimum du dernier approbateur est toujours approuvé. |
Les demandes d’approbation sont envoyées au premier approbateur, puis à chaque approbateur successif jusqu’à ce que le montant de la transaction se situe sous la limite inférieure de l’approbateur suivant.
Supposons que vous disposez d’une règle d’approbation de la valeur définie comme suit :
- Approbateur 1 : Responsable de service, 500 $ à 1 000 $
- Approbateur 2 : Mark Johnson, 1 000,01 $ à 5 000 $
- Approbateur 3 : Lucy Ruiz, 5 000,01 $ à Pas de limite maximale
En fonction du montant de la transaction, voici les différents schémas du cycle d’approbation :
- Montant en devise de transaction de 100 $: Non envoyé, car automatiquement approuvé.
- Montant en devise de transaction de 2 500 $: Transmise à l’approbateur 1, puis à l’approbateur 2.
- Montant en devise de transaction de 15 000 $: Transmise à l’approbateur 1, à l’approbateur 2, puis à l’approbateur 3.
Règles spécifiques au service
| Champ | Description |
|---|---|
|
ID de service et Nom de service |
L’ID et le nom du service avec sa propre règle d’approbation de la valeur. |
|
Description |
La note facultative qui a été saisie pour la règle d’approbation de la valeur du service lorsque la règle a été ajoutée ou modifiée. |
Les tableaux suivants décrivent chaque article de la page Règle d’approbation de la valeur.
Page des règles d’approbation de la valeur basées sur les services
| Champ | Description |
|---|---|
|
ID de service |
Le service pour la règle d’approbation de la valeur. |
|
Description |
Une note optionnelle sur la règle d’approbation de la valeur. |
|
Approbateur, Valeur de et Valeur à |
Spécifiez le nombre d’approbateurs que vous souhaitez et les montants qui doivent être approuvés. Les demandes d’approbation sont envoyées au premier approbateur, puis à chaque approbateur successif jusqu’à ce que le montant de la transaction se situe sous la limite inférieure de l’approbateur suivant. Exemple :
Supposons que vous disposez d’une règle d’approbation de la valeur définie comme suit :
En fonction du montant de la transaction, voici les différents schémas du cycle d’approbation :
|
Page de la règle d’approbation de la valeur basée sur les permissions
| Champ | Description |
|---|---|
|
Description |
Une note optionnelle sur la règle d’approbation de la valeur. |
|
Approbateurs Niveau, Valeur de, Valeur à et Nombre minimum d’approbateurs |
Spécifiez le nombre de niveaux d’approbation que vous souhaitez, les montants qui doivent être approuvés et le nombre d’approbateurs requis. Sage Intacct prend en charge un maximum de 6 niveaux d’approbation. Pour Approbation de la valeur, les demandes d’approbation sont envoyées directement aux approbateurs au niveau correspondant au montant en devise de transaction. Pour Approbation de valeur : Progressif, le cycle d’approbation commence au niveau 1 et progresse à chaque niveau jusqu’à ce que le montant de la transaction tombe en dessous du niveau suivant.
Exemple : Supposons que votre règle d’approbation de la valeur est définie avec les trois niveaux suivants :
Si le montant en devise de transaction est de 2 500 $, voici comment les demandes d’approbation sont envoyées :
|
