Paramétrage des approbations pour les transactions d’Achats

De saines pratiques d’affaires comprennent de bons contrôles internes pour assurer l’approbation appropriée des dépenses dans votre société par les bonnes personnes. Vous pouvez configurer des approbations d’achat afin de maintenir la responsabilité appropriée pour les transactions d’achat.

En savoir plus sur Approbations d’achat avant de les mettre en place.

Pour utiliser les approbations d’achat, votre société doit être abonnée aux Achats.

Paramétrage des approbations d’achat

Procédez comme suit pour configurer les approbations d’achat.

Lors d’un minimum, les utilisateurs que vous souhaitez voir approbateurs doivent être abonnés à la application Achats et avoir permissions pour liste les transactions qui nécessitent leur approbation. Les utilisateurs de n’importe quel type d’utilisateur, à l’exception de CRM, peuvent être des approbateurs.

Abonnement Administration
Type d’utilisateur Utilisateur professionnel avec privilèges d’administrateur
Permissions Utilisateurs : Liste, Afficher et Modifier
  1. Aller à Société > Administrateur > utilisateurs, sélectionnez Abonnements pour l’utilisateur, puis sélectionnez Permissions pour l’application Achats.
  2. Trouvez l’icône Approuver la transaction d’achat permissions, puis sélectionnez Liste.
    Si vous prévoyez d’utiliser des approbations de la valeur basées sur des permissions, vous devrez affecter Niveaux d’approbation des achats aux utilisateurs appropriés que vous souhaitez à chaque niveau.

En savoir plus sur l’attribution de permissions.

Vous activez les approbations sur la page Configurer les Achats et, dans un environnement partagé à plusieurs entités, au niveau général.

Abonnement Administration, Achats
Type d’utilisateur Utilisateur professionnel avec privilèges d’administrateur
Permissions Abonnements aux applications : Liste, Afficher et Configurer
  1. Accédez à Achats > Configurer > Configuration.
  2. Dans le Approbations du Activer la fonctionnalité , sélectionnez l’icône Activer l’approbation d’achat case à cocher. Diverses options et boutons apparaissent.
  3. Définissez les options suivantes selon vos besoins :
    • Exiger l’approbation du fournisseur. Sélectionnez cette option pour exiger qu’un fournisseur soit spécifié sur la transaction avant qu’elle ne soit envoyée pour approbation. Une fois qu’un fournisseur est sélectionné pour la transaction, le fournisseur ne peut pas être modifié.
    • Exiger un nouveau cycle d’approbation si une transaction approuvée est modifiée. Sélectionnez une option qui détermine si les modifications de montant des transactions approuvées nécessitent une nouvelle approbation de la transaction. Cette option de configuration n’est pas prise en charge si votre société est également configurée pour l’abonnement Gestion des dépenses.
    • Notifications par e-mail. Sélectionnez cette option pour envoyer automatiquement des notifications par e-mail aux utilisateurs de la chaîne d’approbation des achats. Les utilisateurs définissent leurs préférences pour recevoir ou non des e-mails.
    • Activez la délégation. Sélectionnez cette option pour permettre aux approbateurs de délégataire leur responsabilité d’approbation lorsqu’ils sont absents. La configuration de l’administrateur est nécessaire pour attribuer des délégués aux approbateurs. En savoir plus sur Paramétrage de la délégation d’approbation.
    • Non restreint. Sélectionnez un super utilisateur qui peut mettre fin au reste du cycle d’approbation d’une transaction en approuvant ou en refusant la transaction.

Ensuite, définissez vos politiques d’approbation.

Les politiques d’approbation déterminent quelles transactions d’achat nécessitent approbation, quelles approbations sont requises, la séquence des approbation et si l’une d’entre elles doit être basée sur le montant en devise de transaction. Vous pouvez définir des approbations pour les demandes de achat (devis), les commandes achat et les factures fournisseur.

  1. Accédez à Achats > Configurer > Configuration.
  2. Dans le Activer la fonctionnalité , accédez à la sous-section Approbations et sélectionnez l’icône Stratégies d’approbation Gérer bouton. La page de liste Politiques d’approbation des achats s’affiche.
  3. Sélectionnez Ajouter. La page Politique d’approbation des achats s’affiche.
  4. Sélectionnez un Définition de la transaction. La politique s’appliquera aux transactions d’achat en fonction de la définition de transaction que vous choisissez.
  5. Pour chaque approbation par laquelle vous souhaitez acheminer la transaction d’achat, sélectionnez l’icône Type de règle. Pour plus de détails, consultez le Description des champs pour la page Stratégie d’approbation.
    Si vous sélectionnez Approbation de la valeur - Service ou Approbation de la valeur – Service de la transaction, ajoutez un groupe de règles à appliquer au type de règle et définissez la valeur approbation règles pour le groupe de règles. Voir Ajouter un groupe de règles pour les approbations de valeurs par service.

    Si vous sélectionnez Approbation de valeur ou Approbation de la valeur - Progressive, ajoutez une règle d’approbation de la valeur. Voir Ajouter un règle de approbation de valeur pour les approbations de la valeur basées sur permissions.

  6. Sélectionnez Enregistrer.
  7. Répétez les étapes 3 à 6 pour chaque politique d’approbation que vous souhaitez définir.
  8. Sélectionnez Annuler pour revenir à la page Configurer les Achats.

En savoir plus sur Utilisation des stratégies d’approbation.

Ajouter un groupe de règles pour les approbations de valeurs par service

Si vous avez sélectionné Approbation de valeur - Service ou Approbation de la valeur – Service de la transaction En tant que type de règle dans une politique d’approbation et que vous n’avez pas encore configuré de groupe de règles, vous devez ajouter un groupe de règles. Le groupe de règles contient les règles d’approbation de la valeur à utiliser, notamment :

  • La règle d’approbation de valeur par défaut pour tout service qui n’a pas sa propre règle d’approbation de valeur spécifique
  • Toute règle d’approbation de valeur supplémentaire pour tous les départements qui ont besoin de leurs propres règles spécifiques
Une règle d’approbation de valeur définit les approbateurs souhaités et leurs montants d’approbation. Bien qu’une seule règle d’approbation de la valeur puisse s’appliquer à la plupart de vos services, certains services peuvent avoir besoin de leurs propres règles avec des approbateurs et des montants d’approbation différents, ou les deux.
Abonnement Achats
Type d’utilisateur Utilisateur professionnel avec privilèges d’administrateur
  1. Accédez à Achats > Configurer > Configuration.
  2. Dans le Activer la fonctionnalité , accédez à la sous-section Approbations et sélectionnez l’icône Stratégies d’approbation Gérer bouton.
  3. Sur la page Politiques d’approbation des achats, modifiez une politique qui contient un type de règle Approbation de la valeur - Service ou Approbation de la valeur – Service de la transaction.
  4. Sur la ligne de type de règle associée, sélectionnez le liste déroulant Groupe de règles, puis sélectionnez Ajouter. La page Groupe de règles d’approbation de la valeur apparaît.
  5. Entrez un Nom de groupe de règles.
  6. Spécifiez la règle d’approbation de la valeur par défaut à appliquer à tout service ne disposant pas de sa propre règle d’approbation de la valeur. Pour chaque approbateur que vous souhaitez :
    • Sélectionnez un Type de règle approbateur. Si nécessaire, sélectionnez un utilisateur ou un groupe d'utilisateurs. Pour qu’un utilisateur nommé apparaisse dans le colonne de l’Utilisateur ou du groupe d'utilisateurs, les membres du utilisateur ou du groupe d'utilisateurs doivent avoir permissions pour liste les transactions d’achat qui doivent être approbation et ne doivent pas être limités à des entités, des départements ou des territoires.
    • Saisissez Valeur à partir de et Valeur jusqu’à pour spécifier les montants d’approbation minimum et maximum pour l’approbateur. Pour le premier approbateur, vous pouvez spécifier une valeur non nulle pour le montant minimum. Pour le dernier approbateur, laissez le montant maximal vide.

    Voir descriptions des champs de la page Ensemble de règles d’approbation de valeur pour plus de détails.

  7. Sélectionnez Enregistrer. La page Politique d’approbation des achats s’affiche.

Une fois que vous avez ajouté la règle d’approbation de valeur par défaut, vous pouvez ajouter des règles d’approbation de valeur pour des services spécifiques.

Pour ajouter une règle d’approbation de la valeur pour un service spécifique :

  1. Sur la page Politique d’approbation des achats, dans la colonne Groupe de règles, sélectionnez le menu déroulant et sélectionnez Voir ou Ajouter. La page Groupe de règles d’approbation de la valeur apparaît.
  2. Sélectionnez Modifier.
  3. Dans la section Règles spécifiques au service, sélectionnez Ajouter. La page Règle d’approbation de la valeur apparaît.
  4. Sélectionnez un ID de service.
  5. Ajoutez une description facultative.
  6. Dans la section Routage et limites d’approbation :
    • Sélectionnez un Type de règle approbateur. Si nécessaire, sélectionnez le nom du utilisateur ou du groupe d'utilisateurs. Seuls les utilisateurs et les groupes de utilisateur dont les membres ont permissions pour liste les transactions d’achat qui doivent approbation apparaître dans ce liste.
    • Saisissez Valeur à partir de et Valeur jusqu’à pour spécifier les montants d’approbation minimum et maximum pour l’approbateur. Pour le premier approbateur, vous pouvez spécifier une valeur non nulle pour le montant minimum. Pour le dernier approbateur, laissez le montant maximal vide.

    Voir descriptions des champs de la page Règle d’approbation de valeur pour plus de détails.

  7. Sélectionnez Enregistrer. La page Groupe de règles d’approbation de la valeur apparaît. Une ligne pour le service apparaît maintenant dans la table des règles spécifiques au service.
  8. Répétez les étapes 3 à 7 pour chaque règle d’approbation de la valeur que vous souhaitez ajouter pour un service spécifique.
  9. Sélectionnez Enregistrer. La page Politique d’approbation des achats s’affiche.

En savoir plus sur Utilisation d’ensembles de règles.

Ajouter une règle d’approbation de valeur pour les approbations de valeur basées sur des permissions

Si vous avez sélectionné Approbation de valeur ou Approbation de la valeur - Progressive En tant que type de règle dans une politique d’approbation et que vous n’avez pas encore configuré les montants d’approbation de niveau, vous devez ajouter une règle d’approbation de la valeur.

Ces types de règles ne présentent qu’une seule règle d’approbation de la valeur. Vous sélectionnez le numéro de niveaux d’approbation dont vous avez besoin et les montants pour chaque niveau. Les approbateurs d’un niveau spécifique sont les utilisateurs qui ont permissions pour l’achat de approbation à ce niveau.

Abonnement Achats
Type d’utilisateur Utilisateur professionnel avec privilèges d’administrateur
  1. Sur la page Politique d’approbation des achats où vous avez spécifié Approbation de la valeur ou Approbation de la valeur - Progressive Comme type de règle, sélectionnez Ajouter. La page Règle d’approbation de la valeur s’affiche.
    Si une règle d’approbation de la valeur a déjà été définie, vous pouvez sélectionner Modifier pour examiner la règle d’approbation de la valeur et apporter les modifications nécessaires.
  2. Ajoutez une description facultative.
  3. Pour chaque niveau d’approbation souhaité :
    • Saisissez Valeur à partir de et Valeur jusqu’à pour spécifier les montants d’approbation minimum et maximum pour le niveau. Pour le dernier niveau, laissez Valeur jusqu’à vide. Pour le premier niveau, vous pouvez spécifier une valeur non nulle pour le montant minimum.
    • Sélectionnez le nombre minimum d’approbateurs pour spécifier le nombre d’approbateurs requis pour le niveau. Les transactions peuvent être approuvés par toute personne disposant de permissions pour ce niveau d’approbation.

    Voir descriptions des champs de la page Règle d’approbation de valeur pour plus de détails.

  4. Sélectionnez Enregistrer.

Désactiver les approbations d’achat

La désactivation des approbations n’a aucun effet sur les transactions d’achat qui sont actuellement dans le cycle d’approbation. Toutes les nouvelles transactions envoyées n’auront plus besoin d’une approbation une fois que vous aurez désactivé les approbations. Toutefois, vos politiques d’approbation et vos règles d’approbation de valeur restent intactes et seront utilisées si vous réactivez les approbations d’achat.

Abonnement Administration, Achats
Type d’utilisateur Utilisateur professionnel avec privilèges d’administrateur
Permissions Abonnements aux applications : Liste, Afficher et Configurer
  1. Aller à Achats > Tous > Configuration et sélectionnez Configurer les Achats.
  2. Dans le Approbations du Activer la fonctionnalité , désélectionnez l’icône Activer l’approbation d’achat case à cocher. Les différentes options et boutons disparaissent.
  3. Sélectionnez Enregistrer.

Descriptions des champs :

Page de politique d’approbation

Le tableau suivant décrit chaque article de la page Stratégie d’approbation.

Descriptions des champs de la page de politique d’approbation
Champ Description

Définition de transaction

Les transactions qui nécessitent une approbation. Vous pouvez configurer des approbations pour les transactions avec les types de modèles suivants :

  • Devis (devis d’achat ou demandes d’achat)
  • Commande (bons de achat)
  • Facture (factures fournisseur)
    La facture fournisseur est validée dans le GL une fois qu’elle a été entièrement approuvée, en utilisant la date de la transaction comme date de comptabilisation. En outre, si le définition de transaction du facture affecte la quantité et la valeur de l’inventaire, le quantité et la valeur ne sont pas affectés tant que le facture n’est pas entièrement approuvé.

Type de règle

Utilisez le type de règle pour créer une séquence d’approbations qui peut inclure des approbation par un utilisateur ou un groupe d'utilisateurs nommé, le responsable du utilisateur, le responsable du service du utilisateur, le montant du achat, etc.

Par exemple, vous pouvez souhaiter qu’une transaction d’achat soit d’abord approuvée par le responsable de l’collaborateur qui l’a soumise. Si le responsable approuve, vous pouvez procéder à l’approbation de la valeur en fonction du service pour la transaction et du montant de l’achat.

Les types de règles sont :

  • Approbation de la valeur : Les demandes d’approbation sont envoyées en fonction du montant de l’achat. La règle d’approbation de valeur pour l’approbation de valeur et l’approbation de valeur : Progressif détermine les niveaux d’approbation et les montants d’approbation à chaque niveau. Les demandes d’approbation sont envoyées directement au niveau correspondant au montant de l’achat. Il est possible que les utilisateurs qui sont restreints à des entités ou des services spécifiques ne reçoivent pas de notifications pour ce type d’approbation de la valeur, quelles que soient leurs préférences de messagerie.
  • Approbation de valeur : Progressif : Les demandes d’approbation sont envoyées en fonction du montant de l’achat. La règle d’approbation de valeur pour l’approbation de valeur et l’approbation de valeur : Progressif détermine les niveaux d’approbation et les montants d’approbation à chaque niveau. L’acheminement des approbations commence au niveau 1 et progresse à travers chaque niveau jusqu’à ce que le montant de l’achat tombe en dessous du niveau suivant. Il est possible que les utilisateurs qui sont restreints à des entités ou des services spécifiques ne reçoivent pas de notifications pour ce type d’approbation de la valeur, quelles que soient leurs préférences de messagerie.
  • Approbation de valeur : Département : Les demandes d’approbation sont envoyées en fonction du service de l’collaborateur qui soumet la transaction et du montant de l’achat. La valeur approbation règle pour le service ou la valeur par défaut approbation règle si le service n’a pas sa propre valeur spécifique approbation règle, qui sont définis par le groupe de règles sélectionné, déterminent le numéro des approbateurs et leurs limites de montant de approbation. L’acheminement de l’approbation commence avec le premier approbateur et progresse jusqu’à chaque approbateur successif jusqu’à ce que le montant de l’achat tombe en dessous des limites de l’approbateur suivant.
  • Approbation de valeur : Service de transaction : Les demandes d’approbation sont envoyées en fonction du service sélectionné dans la transaction et du montant de l’achat. La valeur approbation règle pour le service ou la valeur par défaut approbation règle si le service n’a pas sa propre valeur spécifique approbation règle, qui sont définis par le groupe de règles sélectionné, déterminent le numéro des approbateurs et leurs limites de montant de approbation. L’acheminement de l’approbation commence avec le premier approbateur et progresse jusqu’à chaque approbateur successif jusqu’à ce que le montant de l’achat tombe en dessous des limites de l’approbateur suivant. (Un seul service peut être sélectionné par transaction.)
  • Approbation du ministère : Les demandes d’approbation sont envoyées au gestionnaire du service auquel est affecté le collaborateur qui soumet la transaction.
  • Approbation du gestionnaire d’employés : Les demandes d’approbation sont envoyées au gestionnaire du collaborateur qui soumet la transaction.
  • Approbation du service des transactions : les demandes d’approbation sont envoyées au responsable du service sélectionné dans la transaction. (Un seul service peut être sélectionné par transaction.)
  • Approbation de l’emplacement de la transaction : Les demandes d’approbation sont envoyées au gestionnaire de l’établissement sélectionné dans la transaction. (Un seul établissement peut être sélectionné par transaction.)
  • Approbation du chef de projet de transaction : les demandes d’approbation sont envoyées au responsable du projet sélectionné dans la transaction. (Un seul projet peut être sélectionné par transaction.)
  • Niveau d’utilisateur : Les demandes d’approbation sont envoyées à un utilisateur sélectionné.
  • Niveau du groupe d’utilisateurs : Les demandes d’approbation sont envoyées à un groupe d’utilisateurs sélectionné.

Utilisateur ou groupe d’utilisateurs

Sélectionnez un utilisateur ou un groupe d’utilisateurs. Pour qu’un utilisateur ou un groupe d'utilisateurs nommé apparaisse dans le liste, le utilisateur ou le groupe d'utilisateurs doit avoir un type de utilisateur autre que CRM et avoir permissions pour liste les transactions d’achat qui doivent approbation. En outre, le utilisateur ou le groupe d'utilisateurs ne doit pas être limité à des entités, des services ou des territoires.

Groupe de règles

Ce champ s’applique lorsque Approbation de la valeur : Département ou Approbation de la valeur : Département Transaction est sélectionné comme type de règle. Le groupe de règles identifie les règles d’approbation de la valeur utilisées pour acheminer les demandes d’approbation. N’oubliez pas qu’une règle d’approbation de valeur définit les approbateurs que vous souhaitez et leurs montants d’approbation.

Un groupe de règles inclut la règle d’approbation de valeur par défaut qui s’applique à tout service sans sa propre règle d’approbation de valeur spécifique et, éventuellement, une ou plusieurs règles d’approbation de valeur pour des services spécifiques. Bien qu’une seule règle d’approbation de la valeur puisse s’appliquer à la plupart de vos services, certains services peuvent avoir besoin de leurs propres règles avec des approbateurs et des montants d’approbation différents, ou les deux.

En savoir plus sur les groupes de règles d’approbation de la valeur et les règles d’approbation de la valeur.

Gérer

Ce champ s’applique lorsque Approbation de la valeur ou Approbation de la valeur : Progressif est sélectionné comme type de règle. Vous pouvez sélectionner l’icône Modifier lien dans la section Gérer Colonne permettant d’ajouter ou de modifier la règle d’approbation de la valeur utilisée pour envoyer les demandes d’approbation. Le règle approbation pour ces deux types de règle définit le numéro des niveaux de approbation nécessaires et les montants approbation pour chaque niveau. Les approbateurs d’un niveau spécifique sont les utilisateurs qui ont permissions pour l’achat de approbation à ce niveau.

En savoir plus sur les règles d’approbation de la valeur pour les approbations basées sur les permissions.

Page Groupe de règles d’approbation de la valeur

Les tableaux suivants décrivent chaque article de la page groupe de règles d’approbation de la valeur.

Descriptions des champs de la page Groupe de règles d’approbation de la valeur
Champ Description

Nom du groupe de règles

Le nom du groupe de règles.

Type de règle

Il s’agit d’un champ en lecture seule qui indique que les règles d’approbation de valeur s’appliquent aux types de règle d’approbation de valeur basés sur le service, notamment :

  • Approbation de valeur : Service
  • Approbation de valeur : Département Transaction

Par défaut pour les services sans règles spécifiques

Par défaut pour les services sans descriptions des champs de règles spécifiques
Champ Description
Type de règle

Type d’utilisateur auquel envoyer la demande d’approbation :

Gestionnaire d’employés, Chef de service, Niveau utilisateur, Niveau groupe d’utilisateurs

Utilisateur ou groupe d’utilisateurs

Un utilisateur ou un groupe d'utilisateurs nommé doit avoir permissions pour liste les transactions d’achat qui doivent approbation. Pour attribuer permissions, modifiez le permissions du utilisateur ou du membre du groupe dans le application Achats et sélectionnez Approuver les transactions d’achat. En savoir plus sur l’attribution de permissions.

Valeur de

Le montant minimum pouvant être approuvé. Pour le premier approbateur, vous pouvez spécifier un Valeur de qui est supérieur à zéro ; Tout montant inférieur à une valeur non nulle est automatiquement approuvé.

Si votre société est activée pour plusieurs devises de base et que vous avez sélectionné une devise d’approbation de valeur, la devise d’approbation est affichée dans le texte au-dessus du tableau avec les approbateurs et les limites d’approbation. Pour définir la devise d’approbation, reportez-vous à la section Préférences d’entité section de Gérer plusieurs entités.

Valeur à

Le montant maximum pouvant être approuvé. Pour le dernier approbateur, laissez Valeur jusqu’à vide, ce qui garantit que tout montant en devise de transaction supérieur au montant minimum du dernier approbateur est toujours approuvé.

Les demandes d’approbation sont acheminées vers le premier approbateur, puis vers chaque approbateur successif jusqu’à ce que le montant en devise de transaction tombe en dessous des limites de l’approbateur suivant.

Supposons que vous disposez d’une règle d’approbation de la valeur définie comme suit :

  • Approbateur 1 : Responsable de service, 500 $ à 1 000 $
  • Approbateur 2 : Mark Johnson, 1 000,01 $ à 5 000 $
  • Approbateur 3 : Lucy Ruiz, 5 000,01 $ à aucune limite maximum

En fonction du montant de la transaction, voici les différents schémas du cycle d’approbation :

  • montant en devise de transaction de 100 $: Non routé, car il est automatiquement approuvé.
  • montant en devise de transaction de 2 500 $: Acheminé vers l’approbateur 1, puis vers l’approbateur 2.
  • 15 000 $ montant en devise de transaction: Acheminé vers l’approbateur 1, l’approbateur 2, puis l’approbateur 3.

Règles spécifiques au service

Descriptions des champs de règles spécifiques au service
Champ Description

ID de service et Nom de service

L’ID et le nom du service avec sa propre règle d’approbation de la valeur.

Description

La note facultative qui a été saisie pour la règle d’approbation de la valeur du service lorsque la règle a été ajoutée ou modifiée.

Page Règle d’approbation de la valeur

Les tableaux suivants décrivent chaque article de la page de règle d’approbation de la valeur.

Page pour les règles d’approbation de la valeur basées sur le service

Descriptions des champs des règles d’approbation de la valeur basées sur le service
Champ Description

ID de service

Le service pour la règle d’approbation de la valeur.

Description

Une note optionnelle sur la règle d’approbation de la valeur.

Approbateur, Valeur de et Valeur de

Spécifiez le nombre d’approbateurs que vous souhaitez et les montants qui nécessitent approbation.

Les demandes d’approbation sont acheminées vers le premier approbateur, puis vers chaque approbateur successif jusqu’à ce que le montant en devise de transaction tombe en dessous des limites de l’approbateur suivant.

Supposons que vous disposez d’une règle d’approbation de la valeur définie comme suit :

  • Approbateur 1 : Responsable de service, 500 $ à 1 000 $
  • Approbateur 2 : Mark Johnson, 1 000,01 $ à 5 000 $
  • Approbateur 3 : Lucy Ruiz, 5 000,01 $ à aucune limite maximum

En fonction du montant de la transaction, voici les différents schémas du cycle d’approbation :

  • montant en devise de transaction de 100 $: Non routé, car il est automatiquement approuvé.
  • montant en devise de transaction de 2 500 $: Acheminé vers l’approbateur 1, puis vers l’approbateur 2.
  • 15 000 $ montant en devise de transaction: Acheminé vers l’approbateur 1, l’approbateur 2, puis l’approbateur 3.
  • Pour chaque approbateur, les montants qui peuvent être approuvés correspondent à la limite spécifiée par Valeur de et Valeur à. Par exemple, vous pouvez définir les trois approbateurs suivants : 
    • Approbateur 1 : Responsable de service, 500 $ à 1 000 $
    • Approbateur 2 : Mark Johnson, 1 000,01 $ à 5 000 $
    • Approbateur 3 : Lucy Ruiz, 5 000,01 $ à aucune limite maximum
  • Précisez Valeur de et Valeur pour pour chaque approbateur sauf le dernier. Pour le dernier approbateur, laissez Valeur pour vide, ce qui garantit que tout montant en devise de transaction supérieur au montant minimum du dernier approbateur est toujours approuvé. Utilisez des valeurs contiguës de approbateur à approbateur, sans laisser d’espace. Par exemple, si l’approbateur 2 est compris entre 1 000,01 et 5 000 $, la valeur minimale du niveau 3 doit être de 5 000,01 $.
  • Pour le niveau 1, vous pouvez spécifier un Valeur de c’est supérieur à zéro ; Tout montant inférieur à une valeur non nulle est automatiquement approuvé.
  • Si votre société est activée pour plusieurs devises de base et que vous avez sélectionné une devise d’approbation de valeur, la devise d’approbation est affichée dans le texte au-dessus du tableau avec les approbateurs et les limites d’approbation. Pour définir la devise d’approbation, reportez-vous à la section Préférences d’entité section de Gérer plusieurs entités.
  • Pour sélectionner un utilisateur nommé en tant qu’approbateur, et non un rôle nommé tel que responsable de service, l’utilisateur doit disposer des permissions nécessaires pour lister les transactions d’achat qui nécessitent une approbation. Pour attribuer une autorisation, modifiez les permissions de l’utilisateur dans l’application Achats et sélectionnez Approuver les transactions d’achat. En savoir plus sur l’attribution de permissions.

Page de la règle d’approbation des valeurs basée sur les permissions

Descriptions des champs de règle d’approbation de valeur basée sur l’autorisation
Champ Description

Description

Une note optionnelle sur la règle d’approbation de la valeur.

Approbateurs de niveau, de valeur de, de valeur et de minimum

Spécifiez le nombre de niveaux de approbation que vous souhaitez, les montants qui nécessitent approbation et le numéro des approbateurs requis. Sage Intacct prend en charge un maximum de 6 niveaux d’approbation.

Pour Approbation de valeur, les demandes d’approbation sont envoyées directement aux approbateurs au niveau correspondant au montant en devise de transaction. Pour Approbation de la valeur : Progressif, l’acheminement de l’approbation commence au niveau 1 et progresse à travers chaque niveau jusqu’à ce que le montant en devise de transaction tombe en dessous du niveau suivant.

Supposons que votre règle d’approbation de la valeur est définie avec les trois niveaux suivants :

  • Niveau 1 : 500 $ à 1 000 $
  • Niveau 2 : 1 000,01 $ à 5 000 $
  • Niveau 3 : 5 000,01 $ à Pas de limite maximale

Si le montant en devise de transaction est de 2 500 $, voici comment les demandes d’approbation seront envoyées :

  • Approbation de valeur : Les demandes d’approbation sont envoyées directement au niveau 2.
  • Approbation de valeur : Progressif: Les demandes d’approbation sont d’abord envoyées au niveau 1, puis au niveau 2.
  • Pour chaque niveau, les montants que l’approbateur peut approuver correspondent à la limite spécifiée par Valeur de et Valeur à. Par exemple, vous pouvez définir trois niveaux d’approbation :
    • Niveau 1 : 500 $ à 1 000 $
    • Niveau 2 : 1 000,01 $ à 5 000 $
    • Niveau 3 : 5 000,01 $ à Pas de limite maximale
  • Précisez Valeur de et Valeur pour pour chaque niveau sauf le dernier. Pour le dernier niveau, laissez Valeur jusqu’à vide. Utilisez des valeurs contiguës d’un niveau à l’autre, sans laisser d’espace. Par exemple, si le niveau 2 est compris entre 1 000,01 $ et 5 000 $, spécifiez 5 000,01 $ comme valeur minimale pour le niveau 3.
  • Pour le niveau 1, vous pouvez spécifier un Valeur de C’est supérieur à zéro. Tout montant inférieur à une valeur non nulle est automatiquement approuvé.
  • Si votre société est activée pour plusieurs devises de base et que vous avez sélectionné une devise d’approbation de valeur, la devise d’approbation est affichée dans le texte au-dessus du tableau avec les niveaux d’approbation. Pour définir la devise d’approbation, reportez-vous à la section Préférences d’entité section de Gérer plusieurs entités.
  • Les transactions d’Achats peuvent être approuvées par toute personne ayant les permissions de ce niveau d’approbation. Pour attribuer des permissions, modifiez le permissions du utilisateur dans la application Achats et sélectionnez les niveaux de approbation d’achat que le utilisateur est autorisé à approuver. Assurez-vous également que l’option Approuver les transactions d’achat est sélectionnée. En savoir plus sur l’attribution de permissions.