Règles d’approbation de la valeur

Si votre politique d’approbation des achats utilise un type de règle d’approbation de valeur, vous devez disposer de règles d’approbation de valeur. Les règles d’approbation de la valeur définissent les montants des transactions d’achat qui doivent être approuvés et par qui.

À propos des règles d’approbation de la valeur

Les règles d’approbation de valeur fonctionnent un peu différemment, selon le type de règle d’approbation de valeur auquel elles sont destinées :

  • Approbations de valeur par service (Approbation de la valeur - Ministère et Approbation de la valeur - Département des transactions)

    Ces types de règles utilisent une ou plusieurs règles d’approbation de la valeur définies dans un groupe de règles. Pour chaque groupe de règles, vous définissez une règle d’approbation de la valeur par défaut qui s’applique à tout service n’ayant pas de règle d’approbation de la valeur qui lui est propre. Ensuite, vous utilisez la page Règle d’approbation de la valeur pour définir une valeur approbation règle pour chaque service spécifique nécessitant un ensemble différent d’approbateurs et/ou des montants de approbation différents.

    Pour les deux Approbation de la valeur - Ministère et Approbation de la valeur - Département des transactions, les demandes d’approbation sont acheminées vers le premier approbateur, puis vers chaque approbateur successif jusqu’à ce que le montant en devise de transaction tombe en dessous des limites de l’approbateur suivant. (Voir le Description des champs par exemple.)

  • Approbations de valeurs basées sur l’autorisation (Approbation de la valeur et Approbation de la valeur - Progressive)

    Ces types de règles ne présentent qu’une seule règle d’approbation de la valeur. Vous sélectionnez le numéro de niveaux d’approbation dont vous avez besoin et les montants pour chaque niveau. Les approbateurs d’un niveau spécifique sont les utilisateurs qui ont permissions pour l’achat de approbation à ce niveau.

    Pour Approbation de valeur, les demandes d’approbation sont envoyées directement aux approbateurs au niveau correspondant au montant en devise de transaction. Pour Approbation de la valeur - Progressive, l’acheminement de l’approbation commence au niveau 1 et progresse à travers chaque niveau jusqu’à ce que le montant en devise de transaction tombe en dessous du suivant. (Voir le Description des champs par exemple.)

    Il est possible que les utilisateurs qui sont restreints à des entités ou des services spécifiques ne reçoivent pas de notifications pour ce type d’approbation de la valeur, quelles que soient leurs préférences de messagerie.

Les modifications que vous apportez aux règles d’approbation de la valeur n’affectent pas les transactions d’achat qui se trouvent actuellement dans le cycle d’approbation. Les modifications prennent effet chaque fois qu’un transaction d’achat est soumis, qu’il s’agisse d’un nouveau soumis, d’un refus ou d’un transaction approuvé qui a été modifié et que le configuration d’achat nécessite un nouveau cycle de approbation si un transaction approuvé est modifié.

Règles d’approbation de la valeur par service

Abonnement Achats
Type d’utilisateur Utilisateur professionnel avec privilèges d’administrateur

Pour ajouter ou modifier une règle d’approbation de valeur pour un groupe de règles, vous commencez à partir de la page Ensemble de règles d’approbation de valeur. Pour accéder à cette page :

  1. Sur la page Politique d’approbation des achats, recherchez un élément où Approbation de la valeur - Service ou Approbation de la valeur – Service de la transaction est sélectionné pour l’un des types de règles.
  2. Sélectionnez la liste déroulante du groupe de règles, puis effectuez l’une des tâches suivantes :
    • Sélectionnez l’icône Ajouter en haut de la liste pour créer un groupe de règles.
    • Sélectionnez un groupe de règles dans la liste et sélectionnez l’icône Voir lien.
  1. Dans le Règles spécifiques au service sur la page Groupe de règles d’approbation de la valeur, si vous ne voyez pas de section Ajouter au-dessus du tableau, sélectionnez Modifier. La page s’actualise et le Ajouter s’affiche.
  2. Sélectionnez l’icône Ajouter bouton. La page Règle d’approbation de la valeur apparaît.
  3. Sélectionnez un ID de service.
  4. Ajoutez une description facultative.
  5. Pour chaque approbateur que vous souhaitez :
    • Sélectionnez un Approbateur. Pour qu’un utilisateur nommé apparaisse dans le liste, le utilisateur doit avoir permissions pour liste les transactions d’achat qui doivent approbation.
    • Saisissez Valeur à partir de et Valeur jusqu’à pour spécifier les montants d’approbation minimum et maximum pour l’approbateur. Pour le premier approbateur, vous pouvez spécifier une valeur non nulle pour le montant minimum. Pour le dernier approbateur, laissez le montant maximal vide.

    Voir Description des champs pour plus de détails.

  6. Sélectionnez Enregistrer. La page Groupe de règles d’approbation de la valeur apparaît. Une ligne pour le service est ajoutée au tableau des règles spécifiques au service.
  7. Sélectionnez Enregistrer Lorsque vous avez terminé d’utiliser les règles d’approbation de valeur pour le groupe de règles.
  1. Dans le Règles propres à chaque ministère sur la page Ensemble de règles d’approbation de la valeur, recherchez le service de votre choix et sélectionnez l’icône Crayon icône. La page Règle d’approbation de la valeur apparaît.
  2. Ajoutez, modifiez ou supprimez les approbateurs et les montants d’approbation selon vos besoins. Pour plus d’informations, reportez-vous aux descriptions des champs.
  3. Sélectionnez Enregistrer.

Vous supprimez la règle d’approbation de valeur d’un service spécifique à partir de la page Ensemble de règles d’approbation de valeur et non de la page Règle d’approbation de valeur.

Approbation de la valeur basée sur les permissions

Vous ajoutez ou modifiez la règle d’approbation de valeur pour les approbations de valeur basées sur les permissions à partir de la page Politique d’approbation des achats.

Abonnement Achats
Type d’utilisateur Utilisateur professionnel avec privilèges d’administrateur

Si vous avez sélectionné Approbation de valeur ou Approbation de la valeur - Progressive En tant que type de règle dans une politique d’approbation et que vous n’avez pas encore configuré les montants d’approbation de niveau, vous devez ajouter une règle d’approbation de la valeur.

  1. Sur la page Politique d’approbation des achats où vous avez spécifié Approbation de la valeur ou Approbation de la valeur - Progressive Comme type de règle, sélectionnez Modifier. La page Règle d’approbation de la valeur apparaît.
  2. Ajoutez une description facultative.
  3. Pour chaque niveau d’approbation souhaité :
    • Saisissez Valeur à partir de et Valeur jusqu’à pour spécifier les montants d’approbation minimum et maximum pour le niveau. Pour le dernier niveau, laissez Valeur jusqu’à vide. Pour le premier niveau, vous pouvez spécifier une valeur non nulle pour le montant minimum.
    • Sélectionnez le nombre minimum d’approbateurs pour spécifier le nombre d’approbateurs requis pour le niveau. Les transactions peuvent être approuvés par toute personne disposant de permissions pour ce niveau d’approbation.

    Voir Description des champs pour plus de détails.

  4. Sélectionnez Enregistrer.

Si vous avez sélectionné Approbation de valeur ou Approbation de la valeur - Progressive En tant que type de règle dans une politique d’approbation, vous pouvez modifier ou afficher sa règle d’approbation de la valeur.

  1. Sur la page Politique d’approbation des achats où vous avez spécifié Approbation de la valeur ou Approbation de la valeur - Progressive Comme type de règle, sélectionnez Modifier. La page Règle d’approbation de la valeur apparaît.
  2. Ajoutez, modifiez ou supprimez des informations suivant les besoins. Pour plus d’informations, reportez-vous aux descriptions des champs.
  3. Sélectionnez Enregistrer.

Vous ne pouvez pas supprimer la règle d’approbation de valeur pour les approbations de valeur basées sur les permissions.

Descriptions des champs :

Les tableaux suivants décrivent chaque article de la page de règle d’approbation de la valeur.

Page pour les règles d’approbation de la valeur basées sur le service

Descriptions des champs des règles d’approbation de la valeur basées sur le service
Champ Description

ID de service

Le service pour la règle d’approbation de la valeur.

Description

Une note optionnelle sur la règle d’approbation de la valeur.

Approbateur, Valeur de et Valeur de

Spécifiez le nombre d’approbateurs que vous souhaitez et les montants qui nécessitent approbation.

Les demandes d’approbation sont acheminées vers le premier approbateur, puis vers chaque approbateur successif jusqu’à ce que le montant en devise de transaction tombe en dessous des limites de l’approbateur suivant.

Supposons que vous disposez d’une règle d’approbation de la valeur définie comme suit :

  • Approbateur 1 : Responsable de service, 500 $ à 1 000 $
  • Approbateur 2 : Mark Johnson, 1 000,01 $ à 5 000 $
  • Approbateur 3 : Lucy Ruiz, 5 000,01 $ à aucune limite maximum

En fonction du montant de la transaction, voici les différents schémas du cycle d’approbation :

  • montant en devise de transaction de 100 $: Non routé, car il est automatiquement approuvé.
  • montant en devise de transaction de 2 500 $: Acheminé vers l’approbateur 1, puis vers l’approbateur 2.
  • 15 000 $ montant en devise de transaction: Acheminé vers l’approbateur 1, l’approbateur 2, puis l’approbateur 3.
  • Pour chaque approbateur, les montants qui peuvent être approuvés correspondent à la limite spécifiée par Valeur de et Valeur à. Par exemple, vous pouvez définir les trois approbateurs suivants : 
    • Approbateur 1 : Responsable de service, 500 $ à 1 000 $
    • Approbateur 2 : Mark Johnson, 1 000,01 $ à 5 000 $
    • Approbateur 3 : Lucy Ruiz, 5 000,01 $ à aucune limite maximum
  • Précisez Valeur de et Valeur pour pour chaque approbateur sauf le dernier. Pour le dernier approbateur, laissez Valeur pour vide, ce qui garantit que tout montant en devise de transaction supérieur au montant minimum du dernier approbateur est toujours approuvé. Utilisez des valeurs contiguës de approbateur à approbateur, sans laisser d’espace. Par exemple, si l’approbateur 2 est compris entre 1 000,01 et 5 000 $, la valeur minimale du niveau 3 doit être de 5 000,01 $.
  • Pour le niveau 1, vous pouvez spécifier un Valeur de c’est supérieur à zéro ; Tout montant inférieur à une valeur non nulle est automatiquement approuvé.
  • Si votre société est activée pour plusieurs devises de base et que vous avez sélectionné une devise d’approbation de valeur, la devise d’approbation est affichée dans le texte au-dessus du tableau avec les approbateurs et les limites d’approbation. Pour définir la devise d’approbation, reportez-vous à la section Préférences d’entité section de Gérer plusieurs entités.
  • Pour sélectionner un utilisateur nommé en tant qu’approbateur, et non un rôle nommé tel que responsable de service, l’utilisateur doit disposer des permissions nécessaires pour lister les transactions d’achat qui nécessitent une approbation. Pour attribuer une autorisation, modifiez les permissions de l’utilisateur dans l’application Achats et sélectionnez Approuver les transactions d’achat. En savoir plus sur l’attribution de permissions.

Page de la règle d’approbation des valeurs basée sur les permissions

Descriptions des champs de règle d’approbation de valeur basée sur l’autorisation
Champ Description

Description

Une note optionnelle sur la règle d’approbation de la valeur.

Approbateurs de niveau, de valeur de, de valeur et de minimum

Spécifiez le nombre de niveaux de approbation que vous souhaitez, les montants qui nécessitent approbation et le numéro des approbateurs requis. Sage Intacct prend en charge un maximum de 6 niveaux d’approbation.

Pour Approbation de valeur, les demandes d’approbation sont envoyées directement aux approbateurs au niveau correspondant au montant en devise de transaction. Pour Approbation de la valeur : Progressif, l’acheminement de l’approbation commence au niveau 1 et progresse à travers chaque niveau jusqu’à ce que le montant en devise de transaction tombe en dessous du niveau suivant.

Supposons que votre règle d’approbation de la valeur est définie avec les trois niveaux suivants :

  • Niveau 1 : 500 $ à 1 000 $
  • Niveau 2 : 1 000,01 $ à 5 000 $
  • Niveau 3 : 5 000,01 $ à Pas de limite maximale

Si le montant en devise de transaction est de 2 500 $, voici comment les demandes d’approbation seront envoyées :

  • Approbation de valeur : Les demandes d’approbation sont envoyées directement au niveau 2.
  • Approbation de valeur : Progressif: Les demandes d’approbation sont d’abord envoyées au niveau 1, puis au niveau 2.
  • Pour chaque niveau, les montants que l’approbateur peut approuver correspondent à la limite spécifiée par Valeur de et Valeur à. Par exemple, vous pouvez définir trois niveaux d’approbation :
    • Niveau 1 : 500 $ à 1 000 $
    • Niveau 2 : 1 000,01 $ à 5 000 $
    • Niveau 3 : 5 000,01 $ à Pas de limite maximale
  • Précisez Valeur de et Valeur pour pour chaque niveau sauf le dernier. Pour le dernier niveau, laissez Valeur jusqu’à vide. Utilisez des valeurs contiguës d’un niveau à l’autre, sans laisser d’espace. Par exemple, si le niveau 2 est compris entre 1 000,01 $ et 5 000 $, spécifiez 5 000,01 $ comme valeur minimale pour le niveau 3.
  • Pour le niveau 1, vous pouvez spécifier un Valeur de C’est supérieur à zéro. Tout montant inférieur à une valeur non nulle est automatiquement approuvé.
  • Si votre société est activée pour plusieurs devises de base et que vous avez sélectionné une devise d’approbation de valeur, la devise d’approbation est affichée dans le texte au-dessus du tableau avec les niveaux d’approbation. Pour définir la devise d’approbation, reportez-vous à la section Préférences d’entité section de Gérer plusieurs entités.
  • Les transactions d’Achats peuvent être approuvées par toute personne ayant les permissions de ce niveau d’approbation. Pour attribuer des permissions, modifiez le permissions du utilisateur dans la application Achats et sélectionnez les niveaux de approbation d’achat que le utilisateur est autorisé à approuver. Assurez-vous également que l’option Approuver les transactions d’achat est sélectionnée. En savoir plus sur l’attribution de permissions.