Règles d’approbation de la valeur

Si votre politique d’approbation des achats utilise un type de règle d’approbation de la valeur, vous devez disposer de règles d’approbation de la valeur. Les règles d’approbation de la valeur définissent les montants en devise de transaction d’achat qui doivent être approuvés et par qui.

À propos des règles d’approbation de la valeur

Les règles d’approbation de la valeur fonctionnent un peu différemment, selon le type de règle d’approbation de la valeur auquel elles sont destinées :

  • Approbation de la valeur basée sur les services (Approbation de la valeur - Service et Approbation de la valeur - Service de transaction)

    Ces types de règles utilisent une ou plusieurs règles d’approbation de la valeur définies dans un groupe de règles. Pour chaque groupe de règles, vous définissez une règle d’approbation de la valeur par défaut qui s’applique à tout service n’ayant pas de règle d’approbation de la valeur qui lui est propre. Ensuite, vous utilisez la page Règle d’approbation de la valeur pour définir une règle d’approbation de la valeur pour chaque service spécifique ayant besoin d’un ensemble différent d’approbateurs et/ou de montants d’approbation différents.

    Pour les deux Approbation de la valeur - Service et Approbation de la valeur - Service de transaction, les demandes d’approbation sont acheminées vers le premier approbateur, puis vers chaque approbateur successif jusqu’à ce que le montant de la transaction se situe sous la limite inférieure de l’approbateur suivant. (Voir le Descriptions des champs par exemple.)

  • Approbation de la valeur basée sur les permissions (Approbation de la valeur et Approbation de la valeur - Progressive)

    Ces types de règles ne présentent qu’une seule règle d’approbation de la valeur. Vous sélectionnez le nombre de niveaux d’approbation dont vous avez besoin et les montants pour chaque niveau. Les approbateurs d’un niveau spécifique sont les utilisateurs qui ont la permission d’approuver les achats à ce niveau.

    Pour Approbation de la valeur, les demandes d’approbation sont envoyées directement aux approbateurs au niveau correspondant au montant en devise de transaction. Pour Approbation de la valeur - Progressive, le cycle d’approbation commence au niveau 1 et progresse à travers chaque niveau jusqu’à ce que le montant de la transaction soit inférieur au niveau suivant. (Voir le Descriptions des champs par exemple.)

    Les utilisateurs qui sont restreints à des entités ou des services spécifiques peuvent ne pas recevoir de notifications pour ce type d’approbation de la valeur, quelles que soient leurs préférences en matière d’e-mail.

Les modifications que vous apportez aux règles d’approbation des valeurs n’affectent pas les transactions d’achat qui se trouvent actuellement dans le cycle d’approbation. Les modifications prennent effet chaque fois qu’une transaction d’achat est soumise, qu’une nouvelle transaction soit soumise, qu’une transaction refusée soit à nouveau soumise ou qu’une transaction approuvée ait été modifiée, et que la configuration des achats soit configurée pour exiger un nouveau cycle d’approbation si une transaction approuvée est modifiée.

Règles d’approbation de la valeur basées sur les services

Abonnement Achats
Type d’utilisateur Utilisateur professionnel avec privilèges d’administrateur

Pour ajouter ou modifier une règle d’approbation de la valeur pour un groupe de règles, commencez à la page Groupe de règles d’approbation de la valeur. Pour accéder à cette page :

  1. Sur la page Politique d’approbation des achats, recherchez un élément où Approbation de la valeur - Service ou Approbation de la valeur - Service de transaction est sélectionné pour l’un des types de règle.
  2. Sélectionnez la liste déroulante du groupe de règles, puis effectuez l’une des tâches suivantes :
    • Sélectionnez l’icône Ajouter en haut de la liste pour créer un nouveau groupe de règles.
    • Sélectionnez un groupe de règles dans la liste et sélectionnez l’icône Vue lien.
  1. Dans le Règles spécifiques au service sur la page Groupe de règles d’approbation de la valeur, si vous ne voyez pas de section Ajouter au-dessus du tableau, sélectionnez Éditer. La page s’actualise et la page Ajouter apparaît.
  2. Sélectionnez l’icône Ajouter bouton. La page Règle d’approbation de la valeur apparaît.
  3. Sélectionnez un ID de service.
  4. Ajoutez une description facultative.
  5. Pour chaque approbateur que vous souhaitez :
    • Sélectionnez un Approbateur. Pour qu’un utilisateur nommé apparaisse dans la liste, l’utilisateur doit être autorisé à répertorier les transactions d’achat nécessitant une approbation.
    • Saisissez Valeur à partir de et Valeur jusqu’à pour spécifier les montants d’approbation minimum et maximum pour l’approbateur. Pour le premier approbateur, vous pouvez spécifier une valeur non nulle pour le montant minimum. Pour le dernier approbateur, laissez le montant maximal vide.

    Voir Descriptions des champs pour plus de détails.

  6. Sélectionnez Enregistrer. La page Groupe de règles d’approbation de la valeur apparaît. Une ligne pour le service est ajoutée à la table des règles spécifiques au service.
  7. Choisir Sauvegarder lorsque vous avez terminé d’utiliser les règles d’approbation de la valeur du groupe de règles.
  1. Dans le Règles spécifiques au service sur la page Groupe de règles d’approbation de la valeur, recherchez le service souhaité et sélectionnez la section Crayon icône. La page Règle d’approbation de la valeur apparaît.
  2. Ajoutez, modifiez ou supprimez les approbateurs et les montants d’approbation, si nécessaire. Pour plus d’informations, reportez-vous aux descriptions des champs.
  3. Sélectionnez Enregistrer.

Vous supprimez la règle d’approbation de la valeur pour un service spécifique de la page Groupe de règles d’approbation de la valeur et non de la page Règle d’approbation de la valeur.

Approbation de la valeur basée sur les permissions

Vous ajoutez ou modifiez la règle d’approbation de la valeur pour les approbations de la valeur basées sur les permissions à partir de la page Politique d’approbation des achats.

Abonnement Achats
Type d’utilisateur Utilisateur professionnel avec privilèges d’administrateur

Si vous avez sélectionné Approbation de la valeur ou Approbation de la valeur - Progressive En tant que type de règle dans une politique d’approbation et que vous n’avez pas encore configuré les montants d’approbation de niveau, vous devez ajouter une règle d’approbation de la valeur.

  1. Sur la page Politique d’approbation des achats où vous avez spécifié Approbation de la valeur ou Approbation de la valeur - Progressive Comme type de règle, sélectionnez Éditer. La page Règle d’approbation de la valeur apparaît.
  2. Ajoutez une description facultative.
  3. Pour chaque niveau d’approbation que vous souhaitez :
    • Saisissez Valeur à partir de et Valeur jusqu’à pour spécifier les montants d’approbation minimum et maximum pour le niveau. Pour le dernier niveau, laissez Valeur jusqu’à vide. Pour le premier niveau, vous pouvez spécifier une valeur non nulle pour le montant minimum.
    • Sélectionnez le nombre minimum d’approbateurs pour spécifier le nombre d’approbateurs requis pour le niveau. Les transactions peuvent être approuvés par toute personne disposant de permissions pour ce niveau d’approbation.

    Voir Descriptions des champs pour plus de détails.

  4. Sélectionnez Enregistrer.

Si vous avez sélectionné Approbation de la valeur ou Approbation de la valeur - Progressive En tant que type de règle dans une politique d’approbation, vous pouvez modifier ou afficher sa règle d’approbation de la valeur.

  1. Sur la page Politique d’approbation des achats où vous avez spécifié Approbation de la valeur ou Approbation de la valeur - Progressive Comme type de règle, sélectionnez Éditer. La page Règle d’approbation de la valeur apparaît.
  2. Ajoutez, modifiez ou supprimez des informations suivant les besoins. Pour plus d’informations, reportez-vous aux descriptions des champs.
  3. Sélectionnez Enregistrer.

Vous ne pouvez pas supprimer la règle d’approbation de la valeur pour les approbations de la valeur basées sur les permissions.

Descriptions des champs :

Les tableaux suivants décrivent chaque article de la page Règle d’approbation de la valeur.

Page des règles d’approbation de la valeur basées sur les services

Règles d’approbation de la valeur basées sur les services Descriptions des champs
Champ Description

ID de service

Le service pour la règle d’approbation de la valeur.

Description

Une note optionnelle sur la règle d’approbation de la valeur.

Approbateur, Valeur de et Valeur à

Spécifiez le nombre d’approbateurs que vous souhaitez et les montants qui doivent être approuvés.

Les demandes d’approbation sont envoyées au premier approbateur, puis à chaque approbateur successif jusqu’à ce que le montant de la transaction se situe sous la limite inférieure de l’approbateur suivant.

Supposons que vous disposez d’une règle d’approbation de la valeur définie comme suit :

  • Approbateur 1 : Responsable de service, 500 $ à 1 000 $
  • Approbateur 2 : Mark Johnson, 1 000,01 $ à 5 000 $
  • Approbateur 3 : Lucy Ruiz, 5 000,01 $ à aucune limite maximum

En fonction du montant de la transaction, voici les différents schémas du cycle d’approbation :

  • Montant en devise de transaction de 100 $: Non envoyé, car automatiquement approuvé.
  • Montant en devise de transaction de 2 500 $: Transmise à l’approbateur 1, puis à l’approbateur 2.
  • Montant en devise de transaction de 15 000 $: Transmise à l’approbateur 1, à l’approbateur 2, puis à l’approbateur 3.
  • Pour chaque approbateur, les montants qui peuvent être approuvés correspondent à la limite spécifiée par Valeur de et Valeur à. Par exemple, vous pouvez définir les trois approbateurs suivants : 
    • Approbateur 1 : Responsable de service, 500 $ à 1 000 $
    • Approbateur 2 : Mark Johnson, 1 000,01 $ à 5 000 $
    • Approbateur 3 : Lucy Ruiz, 5 000,01 $ à aucune limite maximum
  • Spécifier Valeur de et Valeur à pour chaque approbateur sauf le dernier. Pour le dernier approbateur, laissez Valeur à Vide, ce qui garantit que tout montant en devise de transaction supérieur au montant minimum du dernier approbateur est toujours approuvé. Utilisez des valeurs contiguës d’un approbateur à l’autre, sans laisser d’espace. Par exemple, si l’approbateur 2 est compris entre 1 000,01 $ et 5 000 $, la valeur minimale du niveau 3 doit être de 5 000,01 $.
  • Pour le niveau 1, vous pouvez spécifier un Valeur de C’est supérieur à zéro ; Tout montant inférieur à zéro est automatiquement approuvé.
  • Si votre société est activée pour plusieurs devises de tenue de compte et que vous avez sélectionné une devise d’approbation de la valeur, la devise d’approbation s’affiche dans le texte au-dessus du tableau avec les approbateurs et les limites d’approbation. Pour définir la devise d’approbation, reportez-vous à la section Préférences d’entité Section de Gérer plusieurs entités.
  • Pour sélectionner un utilisateur nommé comme approbateur, et non un rôle nommé tel que chef de service, l’utilisateur doit être autorisé à répertorier les transactions d’achat nécessitant une approbation. Pour attribuer une permission, modifiez la permission de l’utilisateur dans l’application Achats et sélectionnez Approuver les transactions d’achat. En savoir plus sur l’attribution de permissions.

Page de la règle d’approbation de la valeur basée sur les permissions

Descriptions des champs de règle d’approbation de la valeur basée sur les permissions
Champ Description

Description

Une note optionnelle sur la règle d’approbation de la valeur.

Approbateurs Niveau, Valeur de, Valeur à et Nombre minimum d’approbateurs

Spécifiez le nombre de niveaux d’approbation que vous souhaitez, les montants qui doivent être approuvés et le nombre d’approbateurs requis. Sage Intacct prend en charge un maximum de 6 niveaux d’approbation.

Pour Approbation de la valeur, les demandes d’approbation sont envoyées directement aux approbateurs au niveau correspondant au montant en devise de transaction. Pour Approbation de valeur : Progressif, le cycle d’approbation commence au niveau 1 et progresse à chaque niveau jusqu’à ce que le montant de la transaction tombe en dessous du niveau suivant.

Supposons que votre règle d’approbation de la valeur est définie avec les trois niveaux suivants :

  • Niveau 1 : 500 $ à 1 000 $
  • Niveau 2 : 1 000,01 $ à 5 000 $
  • Niveau 3 : 5 000,01 $ à Pas de limite maximale

Si le montant en devise de transaction est de 2 500 $, voici comment les demandes d’approbation sont envoyées :

  • Approbation de la valeur: Les demandes d’approbation sont envoyées directement au niveau 2.
  • Approbation de valeur : Progressif: Les demandes d’approbation sont envoyées d’abord au niveau 1, puis au niveau 2.
  • Pour chaque niveau, les montants que l’approbateur peut approuver correspondent à la limite spécifiée par Valeur de et Valeur à. Par exemple, vous pouvez définir trois niveaux d’approbation :
    • Niveau 1 : 500 $ à 1 000 $
    • Niveau 2 : 1 000,01 $ à 5 000 $
    • Niveau 3 : 5 000,01 $ à Pas de limite maximale
  • Spécifier Valeur de et Valeur à pour chaque niveau sauf le dernier. Pour le dernier niveau, laissez Valeur jusqu’à vide. Utilisez des valeurs contiguës d’un niveau à l’autre, sans laisser d’espace. Par exemple, si le niveau 2 est compris entre 1 000,01 $ et 5 000 $, spécifiez 5 000,01 $ comme valeur minimale pour le niveau 3.
  • Pour le niveau 1, vous pouvez spécifier un Valeur de C’est supérieur à zéro. Tout montant inférieur à zéro est automatiquement approuvé.
  • Si votre société est activée pour plusieurs devises de tenue de compte et que vous avez sélectionné une devise d’approbation de la valeur, la devise d’approbation est affichée dans le texte au-dessus du tableau avec les niveaux d’approbation. Pour définir la devise d’approbation, reportez-vous à la section Préférences d’entité Section de Gérer plusieurs entités.
  • Les transactions d’achat peuvent être approuvées par toute personne ayant une permission pour ce niveau d’approbation. Pour attribuer une permission, modifiez la permission de l’utilisateur dans l’application Achats et sélectionnez les niveaux d’approbation des achats que l’utilisateur est autorisé à approuver. Assurez-vous également que l’option Valider les transactions d’achat est sélectionnée. En savoir plus sur l’attribution de permissions.