Suivez les engagements d’achat à l’aide de livres définis par l’utilisateur

Créez un livret d’engagement défini par l’utilisateur pour vos transactions d’Achats et obtenez des informations sur votre budget grâce au contrôle des dépenses. Les livres définis par l’utilisateur sont idéaux pour les cas où vous devez suivre et générer des rapports sur des écritures comptables spécialisées.

Avec les livres définis par l’utilisateur, vous pouvez :

  • Comptabilisez les dépenses engagées à l’acompte sans débiter vos comptes.
  • Suivez les dépenses futures et améliorez vos capacités de budgétisation.
  • Rapportez les dépenses engagées par rapport à votre budget réel et prévu.
Des frais supplémentaires peuvent s’appliquer. Contactez votre représentant Sage Intacct pour plus d’informations.

Suivez les engagements d’achat à l’aide de carnets définis par l’utilisateur

Supposons que vous ayez une conférence à venir et que vous souhaitiez gagner en visibilité sur vos plans budgétaires. Vous n’avez pas encore effectué les achats pour l’hôtel et la restauration et vous ne voulez pas que quoi que ce soit apparaisse dans vos livres de comptabilité d’exercice. Cependant, vous souhaitez toujours savoir comment vos dépenses prévues affecteront votre budget.

En créant un journal défini par l’utilisateur qui n’est pas associé à un livre de comptabilité d’exercice, vous pouvez créer un nouveau flux de travail pour les bons de commande engagés. Mieux encore, l’utilisation de livres définis par l’utilisateur pour les achats vous permet de générer des rapports sur vos dépenses et engagements réels par rapport à votre budget.

Dans l’exemple de rapport financier préparatoire suivant, ces colonnes affichent différents livres de rapport, seuls ou en combinaison :

  • Dépenses réelles : le livre de comptabilité d’exercice
  • Engagements : le livre d’engagements des bons de commande défini par l’utilisateur
  • Total des dépenses : les livres de comptabilité d’exercice et d’engagements des bons de commande

Conditions préalables

Deux conditions préalables à l’utilisation de livres définis par l’utilisateur avec l’application Achats sont deux conditions préalables :

  1. Souscription aux Achats avec workflows avancés. Si votre société n’utilise pas encore de flux de travail avancé, reportez-vous à la rubrique Configurer les achats.
  2. Configuration et création d’un livre défini par l’utilisateur qui n’est pas configuré pour les rapports de gestion, avec au moins un journal défini par l’utilisateur dans votre Grand livre. Cette configuration vous permet de suivre vos engagements. Pour en savoir plus, consultez la section Configurez des livres définis par l’utilisateur.

Aperçu de la configuration

Après avoir configuré votre livre défini par l’utilisateur et au moins un journal, vous allez créer deux définitions de transaction. Ensuite, vous attribuerez les définitions de transaction à votre nouveau journal défini par l’utilisateur sur la page Configurer les Achats.

Il s’agit d’un flux de travail qui montre comment obtenir ce dont vous avez besoin à partir de livres définis par l’utilisateur. Il montre l’annulation d’un engagement, mais les livres définis par l’utilisateur peuvent également être utilisés pour résoudre d’autres besoins de l’entreprise.
  1. Configurez un livre défini par l’utilisateur et au moins un journal pour effectuer le suivi de la comptabilisation de l’engagement d’achat à partir d’Achats.
  2. Créez deux définitions de transaction d’Achats dans la page Définitions de transaction : Achats page.
    1. Commande d’achat engagée : Réservez l’engagement de dépense attendu dans une écriture de journal dans votre nouveau livre défini par l’utilisateur.
    2. Facture du fournisseur : Une fois la dépense engagée, comptabilisez la dépense dans un livre de comptabilité d’exercice et libérez l’engagement dans une écriture de journal dans votre livre défini par l’utilisateur.
  3. Attribuez chaque définition de transaction au nouveau journal défini par l’utilisateur dans l’onglet Configuration des documents de la page Configurer les achats.

Créer des définitions de transaction

Procédez comme suit pour configurer chacune des deux définitions de transaction dans le flux de travail :

Cette définition de transaction réserve un montant engagé pour une dépense future. Considérez-la comme un « remplacement » non facturable pour vous aider à obtenir une visibilité sur votre budget.

Définissez votre définition de transaction comme suit :

  1. Accédez à Achats > Configurer > Plus et sélectionnez Ajouter (cercle) en regard de Définitions de transaction.

  2. Sous l’onglet Général :

    1. Entrez un Nom du modèle, par exemple, « Bon de commande engagé ». Ce nom apparaît dans le menu Transactions sous Achats et dans le sous-menu Transactions de l’application Projets pour la création de documents.
    2. Pour Type de modèle, sélectionnez Commande. Votre transaction est alors classée comme commande dans le flux de travail.
    3. Pour vous assurer que la transaction est validée directement dans le Grand livre et sans effet sur le livre auxiliaire des Comptes fournisseurs, sélectionnez Grand livre pour Comptabilisation des transactions.
    4. Renseignez les autres informations demandées.

  3. Dans l’onglet Configuration de la comptabilisation du tableau Mappage du compte du grand livre de la comptabilisation des transactions :
    • Comptabilisez votre engagement d’achat directement sur les comptes du grand livre appropriés.
    • Pour chaque compte, sélectionnez Débit ou Crédit. Vous devrez saisir ces comptes ou d’autres comptes appropriés pour lever l’engagement lorsque vous créerez votre deuxième définition de transaction. Par exemple, si vous créditez le compte X et débitez le compte Y, lors de la prochaine transaction, vous pouvez débiter le compte X et créditer le compte Y.
  4. Entrez le reste de vos informations, puis sélectionnez Enregistrer.
    5. Pour plus d’informations sur la configuration de votre définition de transaction, consultez Définitions des transactions d’achat.

Sélectionnez un journal défini par l’utilisateur :

  1. Accédez à Achats > Configurer > Configuration.

  2. Sélectionnez l’onglet Configuration des documents.
  3. Dans le Journal d’achat colonne, attribuez la définition de transaction à un journal défini par l’utilisateur associé à votre nouveau livre défini par l’utilisateur.
  4. Sélectionnez Enregistrer.

Créez ou modifiez une deuxième définition de transaction pour enregistrer la dépense réelle dans une comptabilité d’exercice. Il s’agit de la facture fournisseur qui sera créée après la dépense. La facture fournisseur comptabilise la dépense dans un livre de comptabilité d’exercice et crée des écritures GL supplémentaires dans le livre défini par l’utilisateur pour libérer l’engagement initial.

Pour ajouter cette définition de transaction à votre flux de travail :

  1. Accédez à Achats > Configurer > Plus > Définitions de transaction.

  2. Procédez de l’une des manières suivantes :
    • Pour créer une nouvelle définition de transaction pour Facture fournisseur, sélectionnez Ajouter.
    • Pour modifier une définition de transaction de facture fournisseur existante, sélectionnez Modifier.

  3. Sous l’onglet Général :

    1. Entrez un Nom du modèle, par exemple, « Facture fournisseur ». Ce nom apparaît dans le menu Transactions sous Achats et dans le sous-menu Transactions de l’application Projets pour la création de documents.
    2. Pour Type de modèle, sélectionnez Facture. Cela classe votre transaction comme une facture dans le flux de travail.
    3. Pour Comptabilisation des transactions, sélectionnez Comptes fournisseurs pour vous assurer que la dépense est comptabilisée dans le livre auxiliaire dans un livre de comptabilité d’exercice.
    4. Sélectionnez Activer la comptabilisation supplémentaire pour vous assurer que les écritures GL sont validées dans votre registre défini par l’utilisateur afin de libérer l’engagement initial.
    5. Dans le tableau Conversion des transactions de la section Flux de travail, sélectionnez la définition de transaction du bon de commande engagé. Votre facture fournisseur est alors liée au flux de travail.
    6. Renseignez les autres informations demandées.

  4. Sur le Configuration de la publication Onglet :
    • Dans le Comptabilisation des transactions Mappage du compte du grand livre tableau, comptabilisez vos dépenses réelles au Comptes GL.
    • Dans le Mappage supplémentaire du compte du grand livre , saisissez les mappages de compte appropriés à vos besoins en matière de rapports. Vous pouvez choisir d’extourner ou de reclasser l’effet de la comptabilisation GL dans la transaction de commande fournisseur engagée.
  5. Sélectionnez Enregistrer.

Sélectionnez un journal défini par l’utilisateur :

  1. Accédez à Achats > Configurer > Configuration.

  2. Sélectionnez l’onglet Configuration des documents.
  3. Dans la colonne Journal de comptabilisation supplémentaire, affectez la définition de transaction à un journal défini par l’utilisateur associé à votre nouveau livre défini par l’utilisateur.
  4. Sélectionnez Enregistrer.

Générer un rapport

Par la suite, vous pouvez générer des rapports qui incluent des entrées de votre livre défini par l’utilisateur, seul ou avec d’autres livres.

  • Rapports financiers préparatoires : colonne par colonne, vous pouvez choisir les carnets de rapports que vous souhaitez inclure. L’exemple donné au début de cette rubrique présente un rapport comprenant des colonnes pour les livres suivants : Registre de régularisation, un livret d’engagements de bon de commande défini par l’utilisateur et un livre combiné (Comptabilité d’exercice + engagements de bon de commande). La dernière colonne regroupe les montants de tous les livres.
  • Autres rapports du Grand livre : Lorsque vous créez un rapport, tel qu’un rapport de Grand livre, vous spécifiez les livres à inclure. Par exemple, vous pouvez inclure un livre défini par l’utilisateur ainsi que votre livre de conformité. Comme pour les états financiers, vous décidez de combiner ou non les montants de vos autres livres de rapports avec votre livre principal réel.

En savoir plus sur Rapports sur d’autres livres (conformité, fiscalité et défini par l’utilisateur).