Présentation de la fonctionnalité Tolérances de correspondance

Lorsque les détails des commandes d’achat sont validés par rapport aux factures fournisseurs, vous vous assurez que votre organisation paie correctement ce qui a été commandé.

Lorsque les tolérances de correspondance sont activées et configurées, Sage Intacct compare automatiquement les quantités et les prix unitaires qui apparaissent sur les transactions converties. Par exemple, si votre flux de travail consiste à convertir les commandes d’achat en factures fournisseurs, Intacct compare les quantités et les prix unitaires entre les deux transactions.

L’écriture n’est comptabilisée que si la quantité et le prix correspondent ou se situent dans la plage de tolérance autorisée. Si la quantité ou le prix dépasse la plage de tolérance, Sage Intacct signale la transaction comme une exception. Le responsable des achats peut alors examiner et corriger les lignes qui ont une exception, ou décider que l’exception est acceptable et la remplacer.

Avantages

La fonctionnalité Tolérances de correspondance offre les avantages suivants pour les contrôles de votre entreprise :

Elle réduit le risque de fraude et de perte financière en empêchant le remboursement d’achats non autorisés.
Permet aux Comptes fournisseurs ou à d’autres services en charge des finances de gérer les risques financiers et de contrôler les dépenses de l’entreprise.
Elle identifie les erreurs fréquentes sur les reçus et les factures fournisseurs qui peuvent être le signe d’un problème plus important dans l’entreprise et indiquer qu’il est temps de s’intéresser à d’autres fournisseurs.

Comment ça fonctionne :

Lorsque vous activez la fonctionnalité Tolérances de correspondance sur la page Configurer les achats, vous spécifiez les définitions de transaction pour les transactions que vous souhaitez valider et définissez la tolérance en pourcentage pour la quantité et le prix unitaire. Si une ligne de la transaction provisoire ou convertie est supérieure ou inférieure à la tolérance en pourcentage spécifiée pour la quantité ou le prix unitaire, le système signale la transaction avec une exception.

Les utilisateurs disposant des permissions appropriées peuvent modifier les transactions avec des exceptions, soit pour corriger l’écart, soit pour l’accepter et autoriser la transaction à poursuivre le flux de travail de transaction.

Lorsqu’une transaction signalée est remplacée pour accepter la tolérance et qu’elle est comptabilisée dans les Comptes fournisseurs, une facture fournisseur est créée. S’il existe un écart de prix entre la transaction source et la transaction convertie, il est comptabilisé dans le Tolérance de correspondance Compte du GL ou en fonction des paramètres de définition de transaction.

Les sociétés utilisent le plus souvent des tolérances de correspondance pour vérifier que les détails de quantité et de prix unitaire sur la commande d’achat, le bon de réception et la facture fournisseur correspondent. Sage Intacct valide automatiquement la quantité et le prix unitaire lorsque vous convertissez d’une transaction à la suivante, en utilisant les informations de la transaction source pour la comparaison dans la transaction convertie.

Exemple

Supposons que votre flux de travail consiste à convertir les bons de commande en bons de commande et en factures fournisseurs. Vous êtes prêt à accepter ces différences lorsque les transactions sont converties.

Du bon de commande au bon de réception. Une différence de 10 % sur la quantité, mais aucune différence sur le prix unitaire.
Du bon de réception à la facture fournisseur. Une différence de 10 % sur le prix unitaire, mais aucune différence sur la quantité.

La configuration sur la page Configurer les achats ressemble à ceci :

Le Activer les tolérances de correspondance case est cochée.
La définition de transaction de reçu de bon de commande appropriée est sélectionnée et la propriété Pourcentage de tolérance de quantité est 10 et le Pourcentage de tolérance de prix est égal à 0.
La définition de transaction de facture fournisseur appropriée est sélectionnée et la commande Pourcentage de tolérance de quantité est 0 et le Pourcentage de tolérance de prix est 10.

Supposons maintenant que vous commandiez des bureaux pour l’un de vos immeubles de bureaux. Voici ce qui se passe lorsque vous parcourez le flux de travail de la transaction :

Bon de commande

Vous créez une commande d’achat pour 50 bureaux au prix unitaire de 100 $.

bon de réception

Vous recevez les bureaux mais il n’y a que 48 bureaux dans l’envoi.

Vous convertissez le bon de commande en bon de commande, en changeant la quantité en 48 et en laissant le prix unitaire à 100 $. Sage Intacct calcule automatiquement les écarts.

Exemple de reçu de bon de commande
Transaction	Article	Quantité	Prix unitaire	Prix détaillé	Écart de quantité	Écart de quantité %	Écart de prix	Écart de prix %
Bon de commande	Bureau	50	100	5000
bon de réception	Bureau	48	100	4800	-2	- 4%	0	0%

L’accusé de réception est comptabilisé car la tolérance de quantité et la tolérance de prix ne sont pas dépassées. L’écart de quantité est de 4 %, ce qui est inférieur à la tolérance de 10 %. L’écart de prix est de 0 %, ce qui correspond à la tolérance de 0 %.
Vous appelez le fournisseur pour lui dire que vous n’avez reçu que 48 bureaux au lieu de 50 et que vous ne voulez pas des 2 autres bureaux.

Facture fournisseur

Le fournisseur vous envoie une facture pour 48 bureaux au prix unitaire de 115 $.
Vous cherchez à savoir pourquoi le prix unitaire est de 115 $ au lieu de 100 $. Apparemment, il y a eu une confusion. Le fournisseur avait initialement mal indiqué le prix unitaire. Vous décidez de garder les bureaux même si vous paierez plus que prévu.

Vous convertissez le bon de réception en facture fournisseur, en laissant la quantité à 48 et en remplaçant le prix unitaire par 115 $. Sage Intacct calcule automatiquement les tolérances.

Exemple de conversion d’un bon de commande en facture fournisseur
Transaction	Article	Quantité	Prix unitaire	Prix détaillé	Écart de quantité	Écart de quantité %	Écart de prix	Écart de prix %
Reçu d’achat	Bureau	48	100	4800
Facture fournisseur	Bureau	48	115	5520	0	0%	$15.00	15%

La facture fournisseur n’est pas comptabilisée et aucune facture fournisseur n’est créée dans les CF car la tolérance de prix de 10 % est dépassée. L’écart de prix unitaire est de 15 %. La facture fournisseur est enregistrée et son statut est modifié sur Exception pour qu’il soit signalé.
Pour terminer le flux de travail, vous modifiez la facture fournisseur pour remplacer l’exception. Lorsque vous sélectionnez Remplacer l’exception, la transaction est comptabilisée et une facture fournisseur est créée dans CF.

Si le fournisseur a dit qu’il avait fait une erreur et que le prix unitaire était en réalité de 100 $, vous devez modifier la facture fournisseur et changer le prix unitaire à 100 $. La facture fournisseur serait comptabilisée sans exception et une facture fournisseur serait créée car la tolérance de prix ne serait pas dépassée.

Conversions partielles

Il arrive parfois que vous receviez des marchandises pour une commande dans des envois distincts. Lorsque vous convertissez partiellement un bon de commande en bon de commande, la tolérance de quantité peut être dépassée négativement si la quantité reçue est trop faible. Cela est plus susceptible de se produire lors de la 1ère conversion. Vous pouvez remplacer l’exception sur le bon de réception pour continuer à convertir le bon de commande. Lorsque vous convertissez la quantité restante, surveillez les exceptions supplémentaires qui peuvent être générées et doivent être remplacées.

Restrictions

Lorsque l’option Tolérances de correspondance est activée, la fonctionnalité suivante n’est pas prise en charge :

Conversion partielle des commandes d’achat avec une définition de transaction configurée avec Clôturer l’originale et créer une commande en souffrance comme paramètre pour le traitement des conversions partielles.
Création de transactions avec une définition de transaction répertoriée pour la validation de tolérance de correspondance dans la configuration des achats en tant que transactions autonomes. Les définitions de transaction répertoriées pour validation doivent être configurées pour être converties à partir de transactions sources appropriées.
Envoi de transactions avec une définition de transaction répertoriée pour la validation de la tolérance de correspondance dans la configuration des achats via un flux de travail d’approbation. Si la tolérance de correspondance est configurée pour la définition de transaction, la transaction ne sera pas approuvée.
Comptabilisation automatique des écarts de prix.

En outre, évitez d’utiliser des événements intelligents qui sont déclenchés lorsque les transactions sont mises à jour. Ces événements risquent de modifier à tort le statut d’une transaction d’Exception à En attente.