Configurer la fonctionnalité Tolérances de correspondance

Les paramètres de tolérance de correspondance permettent de s’assurer que vous commandez les bonnes quantités et payez aux prix convenus. Vous pouvez également ajuster les plages de tolérance de correspondance en fonction des besoins et des flux de travail de votre entreprise.

Étape 1 : Configurer les achats

1. Atteindre Achat > Coup monté > Configuration.

2. Dans la section Activer la fonctionnalité, sélectionnez l’icône Activer les tolérances de correspondance case à cocher.

3. Facultatif. Sélectionner une Tolérance de correspondance Compte du GL.

   • Si vous sélectionnez un compte, l’écart est comptabilisé sur ce compte.
   • Si vous laissez le champ vide, l’écart est comptabilisé en fonction du mappage des comptes dans la définition de transaction.
   Exemple

   Supposons que lorsque vous avez converti un bon de réception en facture fournisseur, la tolérance de prix a été dépassée. Le responsable des achats a outrepassé l’exception. Les tableaux suivants présentent les informations de comptabilisation avec et sans Tolérance de correspondance Compte du GL spécifié. La différence de prix étendue entre le bon de réception (4800) et la facture fournisseur (5520) est de 720.

   Tolérance de correspondance Compte du GL champ défini sur 1410-Inventaire

   Compte du GL	Débit	Crédit
   2000-Comptes fournisseurs		4800.00
   1400- Inventaire	4800.00
   2000-Comptes fournisseurs		720.00
   1400- Inventaire	720.00

   Tolérance de correspondance Compte du GL Champ laissé vide

   Compte du GL	Débit	Crédit
   2000-Comptes fournisseurs		5520.00
   1400- Inventaire	5520.00

4. Saisissez les informations suivantes.

   Tolérances de correspondance Descriptions des champs du compte du GL

   Champ	Description
   Importer le groupe de GL de l’article dans la carte du compte du GL	Facultatif. Vous pouvez spécifier un compte du grand livre pour comptabiliser les écarts. L’écart de prix comptabilisé correspond à la différence entre le prix détaillé de la transaction source et la transaction convertie. Si vous laissez le champ vide, l’écart est comptabilisé dans les comptes spécifiés dans la définition de transaction.
   Définition de transaction à valider	Sélectionnez la définition de transaction à valider. Lorsqu’une transaction est convertie en transaction avec cette définition de transaction, la nouvelle transaction est signalée comme exception si l’une ou l’autre des conditions suivantes, ou les deux, sont remplies : La quantité d’une ligne varie de la quantité de la transaction convertie d’une valeur supérieure au pourcentage de Pourcentage de tolérance de quantité– si en dessous ou au-dessus Le prix unitaire d’une ligne varie du prix unitaire de la transaction convertie de plus que le pourcentage de Pourcentage de tolérance de prix– si en dessous ou au-dessus Exemple Vous avez configuré un bon de réception comme transaction à valider et avez défini la tolérance de quantité sur 20 %. Vous avez créé une commande d’achat pour 20 bureaux. Seuls 10 bureaux arrivent. Lorsque vous convertissez le bon de commande en bon de commande, vous changez la quantité en 10. Sage Intacct signale le bon de réception comme ayant une exception car l’écart de quantité est de -50 %. Un flux de travail courant pour les tolérances de correspondance consiste à convertir un bon de commande en bon de réception et à convertir le récepteur en facture fournisseur. Dans ce flux de travail, vous devez saisir la définition de transaction pour le bénéficiaire et la facture fournisseur comme définitions de transactions à valider.
   Pourcentage de tolérance de quantité	Pour chaque ligne de la transaction, le pourcentage d’écart en quantité (supérieur ou inférieur) qui déclenche la transaction convertie est signalé avec une exception. L’écart est calculé en fonction de la différence de quantité entre la transaction source et la transaction en cours de conversion.
   Pourcentage de tolérance de prix	Pour chaque ligne de la transaction, l’écart en pourcentage du prix unitaire (supérieur ou inférieur) qui déclenche le marquage de la transaction convertie avec une exception. L’écart est calculé en fonction de la différence de prix unitaire entre la transaction source et la transaction en cours de conversion.

5. Sélectionnez Enregistrer.

Étape 2 : Mettre à jour les définitions de transaction

1. Accédez à Achats > Configurer > Plus > Définitions de transaction.

2. Modifiez les définitions de transaction, si nécessaire.

   • Bon de commande. Si vous convertissez un bon de commande en une transaction avec une définition de transaction sélectionnée pour la validation de la tolérance de correspondance, la définition de transaction de bon de commande ne peut pas être configurée avec Clôturer l’originale et créer une commande en souffrance comme paramètre pour le traitement des conversions partielles.
   • Autre. Assurez-vous qu’au moins une des définitions de transaction répertoriées doit être validée pour que la tolérance de correspondance soit comptabilisée dans les comptes fournisseurs.

Étape 3 : Autoriser les utilisateurs à remplacer les exceptions de tolérance de correspondance

Seuls les utilisateurs Entreprise et Projet disposant des permissions appropriées peuvent remplacer les transactions ayant le statut Exception.

1. Atteindre Compagnie >Admin >Utilisateurs ou Rôles.

2. Pour chaque utilisateur ou rôle, sélectionnez Abonnements.

3. Faites défiler jusqu’à Achats et sélectionnez Autorisations.

4. Dans la liste Autorisations d’achat, faites défiler jusqu’à Transactions d’achat, puis sélectionnez Liste, Éditeret Ignorer les exceptions.

5. Choisir SauvegarderEt puis Sauvegarder encore.

En savoir plus sur Comment accorder des permissions aux utilisateurs.