Rapport Balance âgée client

Le rapport de balance âgée client affiche une liste des clients qui vous doivent de l’argent, ainsi que le nombre de jours qu’il leur a fallu pour vous payer ou le nombre de jours de retard de paiement. Utilisez ce rapport pour déterminer dans quelle mesure vous recouvrez vos comptes clients.

En supposant les périodes de balance âgée standard de 0-30, 31-60, 61-90 et 91-120 jours, vous voyez des colonnes pour chacune de ces périodes de balance âgée. Par exemple, si un client est en retard sur un paiement qui a maintenant 66 jours après la date d’échéance, vous verrez ce montant dans la colonne 61-90.

Vous pouvez créer des périodes de balance âgée supplémentaires si les périodes standard ne correspondent pas aux besoins de votre entreprise.

Si vous utilisez l’application Construction, la retenue de garantie de votre client apparaît dans ce rapport. Pour plus d’informations, voir Afficher les détails de la retenue de garantie.

Qui sont les destinataires de ce rapport ?

• Les responsables financiers qui ont besoin de repérer et de corriger les problèmes dans la gestion des comptes clients.

Pour plus d’informations sur les conditions qui peuvent différer selon votre emplacement, reportez-vous à la section Terminologie dans tous les paramètres régionaux.

Pour générer ce rapport, accédez à Comptes clients > Tout > Rapports > Balance âgée du client.

Afficher un rapport mensuel

Pour exécuter un rapport :

1. Sur la page Paramètres du rapport, sélectionnez Vue.

   Le rapport affiche tous les résultats de la période de référence par défaut.

2. Pour affiner le rapport, sélectionnez Personnaliser.

Un rapport de balance âgée client indique les montants que vos clients vous doivent. La plupart des entreprises exécutent un rapport de balance âgée à la fin de chaque mois.

Personnaliser et exécuter

Avant d’exécuter le rapport, vous pouvez sélectionner la période, les types d’articles à inclure et spécifier la manière dont vous souhaitez que le rapport apparaisse.

Pour personnaliser et exécuter ce rapport :

1. Sélectionnez les périodes de balance âgée du rapport.
2. Définissez les filtres pour obtenir les données souhaitées.
• Les filtres vous permettent d’inclure ou d’exclure des types de données spécifiques dans le rapport. En règle générale, pour obtenir des résultats moins nombreux et plus précis dans votre rapport, définissez davantage de filtres.
3. Mettez en forme le rapport.
   • Les options de format varient d’un rapport à l’autre. En général, vous pouvez définir la présentation du rapport et organiser le regroupement et l’affichage des données contenues dans le rapport.
   • Vous pouvez personnaliser le rapport détaillé pour afficher uniquement les dates dont vous avez besoin à l’aide de l’option Dates à afficher.
4. Saisissez un titre, un sous-titre et un texte de pied de page pour votre rapport.
5. Pour afficher, traiter, mémoriser ou exporter le rapport, sélectionnez l’une des options suivantes :

Comment travailler avec les rapports

À :	Sélectionnez :
Affichez le rapport maintenant dans votre navigateur.	Afficher
Affichez le rapport au format PDF pour pouvoir l’imprimer ou l’enregistrer sur votre disque local.	Imprimer
Générez le rapport et enregistrez-le pour un accès ultérieur. Les formats disponibles sont HTML, imprimable (PDF), Excel, CSV (valeurs séparées par des virgules) et texte. Les rapports peuvent être enregistrés : Dans Intacct Dans la liste Mes rapports enregistrés Transmis vers un emplacement de stockage dans le cloud, tel que Dropbox En savoir plus sur Traitement et stockage des rapports.	Traiter et stocker
Ajoutez le rapport à votre tableau de bord.	Ajouter au tableau de bord
Enregistrez le rapport dans la liste Rapports enregistrés pour pouvoir y revenir ultérieurement ou le modifier et le réexécuter. Vous pouvez programmer les rapports enregistrés pour qu’ils s’exécutent de manière récurrente. Intacct peut automatiquement envoyer les rapports par e-mail ou les transférer vers un emplacement de stockage dans le cloud.	Enregistrer
Exportez le rapport dans un fichier distinct que vous pouvez ensuite distribuer ou enregistrer sur votre disque local.  Les formats de fichier disponibles varient selon les rapports.	Exporter

Après avoir exécuté un rapport, vous pouvez également l’envoyer par e-mail à d’autres personnes ou revenir à la page Configuration des rapports pour affiner les résultats.

Partager et affiner les rapports

Après l’exécution du rapport, pour…	Sélectionnez
Envoyez le rapport par e-mail à d’autres utilisateurs.	E-mail
Revenez à la page principale du rapport et affinez davantage le rapport.	Personnaliser

Spécifiez la devise de rapport

Utilisez cette section pour sélectionner une seule devise pour votre rapport.

Pour spécifier la devise à utiliser pour le rapport :

1. Dans le Devise de rapport , sélectionnez la section Devise de rapport flèche vers le bas, puis sélectionnez la devise à utiliser pour ce rapport (par exemple, CAD, EUR ou USD).
2. Sélectionnez le mode de conversion des devises :
   • Choisir Devise de tenue de compte Pour convertir le montant de la devise de tenue de compte de chaque entité en une seule devise de rapport à l’aide du taux de change à la date du rapport
   • Choisir Devise de transaction pour convertir le montant de la devise de transaction de chaque facture dans la devise de rapport à l’aide du taux de change à la date du rapport.

Section Période de référence	Remarques	Limites
Devise de rapport	Sélectionnez dans la liste déroulante.
Convertir le formulaire de devise	Votre sélection peut produire différents montants de rapport en raison des différences de taux de change. La sélection par défaut consiste à convertir la devise à partir de la devise de tenue de compte pour produire une vue consolidée du rapport de balance âgée.

Période

Vous pouvez ajuster la période, le type de client et d’autres détails en fonction de vos besoins en matière de rapports. Par exemple, vous préférez peut-être lister les montants impayés par date d’échéance plutôt que par date de facture.

Pour spécifier la période du rapport :

Période	Remarques
Périodes de la balance âgée	Actuellement, la seule sélection est -0, 1-30, 31-60, 61-90, 91-.
Rapport au	Sélectionnez soit Aujourd’hui ou Sélectionner la date pour le Rapport au Date (date à utiliser comme référence pour la période sélectionnée). Si vous avez choisi Sélectionner la date, vous devez spécifier la date dans la Date d’utilisation (Libellé précédent, Date sélectionnée).
Sélectionner la date (Date sélectionnée du libellé précédent)	Spécifiez la date à laquelle vous souhaitez répertorier les montants impayés dus par les clients.
Basé sur	Définissez et affichez la date sur laquelle vous basez le rapport : la date de facture, la date d’échéance ou la date de comptabilisation dans le grand livre. Le type Basé sur la date apparaît en tête du rapport.

Filtres du rapport

Vous pouvez filtrer la liste des clients par nom ou type de client.

Consultez le tableau suivant pour identifier chaque élément de la section Filtres de cette page de configuration du rapport :

Filtres	Remarques	Limites
Sélection de clients	Gamme: Cette option vous permet de configurer le rapport pour qu’il affiche les résultats d’un client ou d’une plage de clients spécifique avec le Du client et Au client listes déroulantes. Par défaut, ces champs sont vides, ce qui signifie que le rapport obtient des résultats pour tous les clients. Avec cette option, vous pouvez choisir Inclure les clients enfants dans vos résultats de filtre. Comment utiliser le De et À champs Tout De et À Les paires de champs fonctionnent de la même manière. Utilisez-les pour obtenir des résultats de recherche dans une plage aussi large ou aussi fine que vous le souhaitez, de tout ce qui se trouve dans le système à un seul objet spécifique. Pour exécuter ce rapport pour un seul objet : À partir de la De liste déroulante, sélectionnez l’objet souhaité. À partir de la À liste déroulante, sélectionnez le même objet. Pour exécuter ce rapport pour une plage spécifique d’objets : À partir de la De liste déroulante, sélectionnez l’objet souhaité au début de la plage. À partir de la À liste déroulante, sélectionnez l’objet que vous souhaitez voir à la fin de la plage. Pour exécuter ce rapport pour tous les objets : Laissez les deux champs vides. Si vous avez un grand nombre d’objets ou si le rapport prend trop de temps à traiter, utilisez la commande De et À pour exécuter une série de rapports plus petits. Par exemple, vous pouvez exécuter cinq rapports, un pour chacun des objets dont les noms commencent par A-E, puis F-J, K-O, P-T et U-Z. Un objet est un terme fourre-tout qui fait référence à un élément de données spécifique dans le système. Les clients, les fournisseurs, les articles et les comptes sont tous des exemples d’objets. Plusieurs clients: Cette option vous permet d’ajouter plusieurs clients et plages de clients à la liste de filtres pour mieux cibler les résultats de vos rapports. Groupe de clients: Cette option vous permet de filtrer tous les clients d’un groupe de clients particulier.	Le Inclure les clients enfants est disponible lors du filtrage par plage.
Type de client	Vous permet d’obtenir des données uniquement pour le type de client que vous spécifiez ici. Par défaut, ce champ est vide, ce qui signifie que le rapport obtient des résultats pour tous les types de clients.
Territoire	Vous permet de sélectionner un territoire spécifique si vous organisez vos ventes géographiquement. Vous pouvez également sélectionner des groupes de territoires prédéfinis en sélectionnant l’icône. Par exemple, vous pouvez sélectionner le groupe TERR US, qui inclut OUEST et EST. Le rapport inclura les données pour ces territoires uniquement. Vous pouvez également sélectionner l’icône Rapports individuels Case à cocher si vous souhaitez imprimer les données de chaque service/emplacement sur son propre rapport. Lorsque vous sélectionnez des rapports individuels, tous les rapports individuels sont contenus dans un seul rapport ou classeur Excel.	Sélectionnez Traiter et stocker si vous sélectionnez l’option Rapport individuel.
Devise de transaction	permet de spécifier la devise. Par défaut, cette option est désactivée, ce qui signifie que le rapport obtient des résultats pour toutes les devises.
Types de taux de change	Vous permet de spécifier le taux de change à utiliser lors du calcul du montant. La valeur par défaut est taux de change journalier Intacct.
Établissement	Vous permet de limiter les résultats du rapport à un emplacement spécifique. Pour filtrer le rapport par emplacement géographique, saisissez le nom de la région, du pays, de l’État ou du territoire, ou la ville dans la Emplacement ou sélectionnez la flèche vers le bas, puis sélectionnez l’emplacement dans la liste. Saisissez ou sélectionnez un site si vous souhaitez exécuter ce rapport au niveau général. L’établissement que vous spécifiez détermine la devise appropriée.	S’affiche uniquement pour les sociétés multidevises et multi-entités uniquement.
Service	Vous permet de limiter les résultats du rapport à un service spécifique. Pour filtrer le rapport par service dans la société, saisissez le nom du service dans la Département ou sélectionnez la flèche vers le bas, puis, dans la liste qui s’affiche, sélectionnez le service souhaité.	S’affiche uniquement pour les sociétés multidevises et multi-entités uniquement.
Rapport individuel	Cochez cette case si vous souhaitez que chaque entité, service et/ou établissement ait sa propre page de rapport.	En raison de leur taille potentiellement importante, les rapports avec les services et les emplacements sur des pages individuelles ne peuvent être exécutés que hors ligne. Par conséquent, si vous sélectionnez l’icône Rapport individuel , vous ne pouvez sélectionner que Traiter et stocker.
Invite en cours d’exécution	Cochez cette case pour vous obliger (vous ou toute personne utilisant ce rapport) à saisir une entité ou un emplacement et un service avant l’exécution du rapport.
Afficher pour	Vous permet d’afficher les transactions pour certains emplacements, quel que soit l’emplacement sélectionné dans la liste déroulante Emplacement. Tous les emplacements : Affichez les transactions pour tous les emplacements à l’intérieur de l’emplacement spécifié dans la zone Emplacement. Cet établissement : Afficher les transactions pour l’emplacement de l’entité dans l’emplacement spécifié dans la zone Emplacement. Emplacements enfants : Affiche les transactions uniquement pour les zones subordonnées à l’emplacement de votre entité.	Exemple : Supposons que votre emplacement soit les États-Unis > la Californie > la région de la baie > San Francisco. Tous les emplacements afficherait les transactions pour la Californie > la région de la baie > Los Gatos. Cet établissement afficherait les transactions pour la Californie. Emplacements enfants afficherait uniquement les transactions pour la région de la baie de San Francisco et Los Gatos.

Formatage

Vous pouvez trier par identifiant client, nom, montant ou date de comptabilisation dans le grand livre. Vous pouvez accepter la valeur par défaut d’un rapport simplifié qui résume les détails en une seule ligne par client, ou générer un rapport détaillé de toutes les factures adressées au client. En outre, vous pouvez choisir de supprimer ou d’afficher les comptes dont les soldes sont nuls.

Pour mettre en forme ce rapport :

Format	Remarques
Trier par	Sélectionnez l’icône Trier par , puis sélectionnez la catégorie à utiliser pour le tri. Après une option, l’abréviation « décroissant » signifie « ordre décroissant », ordre alphabétique inverse ou ordre numérique inverse. L’ordre de tri par défaut et le nombre d’options changent selon que vous souhaitez un rapport récapitulatif ou un rapport détaillé. L’identifiant client est l’ordre de tri par défaut.
Type de rapport	Sélectionnez l’icône Type de rapport que vous voulez. Par défaut, vous obtiendrez un rapport récapitulatif. Le Résumé Type de rapport condense tous les détails du compte en une seule ligne. Le Détail Le type de rapport affiche une ligne par client et par compte. Il comprend également des colonnes d’informations supplémentaires.
Afficher les clients à solde nul	Choisir Oui pour inclure les clients dont le solde est nul, ou sélectionnez Non pour les exclure de ce rapport. Non est l’option par défaut.
Orientation de la page	Pour définir la mise en page, sélectionnez Portrait ou Paysage.
Dates à afficher	Choisissez d’inclure dans le rapport une colonne pour les dates de facture, les dates d’échéance ou les dates de comptabilisation dans le grand livre. Par défaut, toutes les dates sont incluses dans le rapport. Ces dates sont affichées dans la zone Sélectionnée. Pour masquer une date spécifique, sélectionnez-la et sélectionnez la flèche gauche pour la déplacer dans la zone marquée Disponible.

Titres et pied de page

Les titres, sous-titres et pieds de page ne s’appliquent qu’à la version PDF de ce rapport.

Générer une version PDF

1. Ouvrez le rapport et sélectionnez Graphique.
2. Dans la page du graphique, sélectionnez Imprimer.

Pour ajouter un titre, un sous-titre et un pied de page au rapport :

1. Saisissez le titre dans la Titre du rapport 1 boîte.
• Ce titre apparaît en grand format en haut de la page, directement sous le nom de votre société,
• Vous pouvez modifier n’importe quel nom par défaut fourni dans ce champ.
2. Saisissez le sous-titre dans la Titre du rapport 2 boîte.
• Le sous-titre apparaît en plus petit format, directement sous le titre principal.
3. Saisissez le texte du pied de page dans la Texte du pied de page boîte. Le texte du pied de page apparaît en bas au milieu du rapport.

Que contient ce rapport ?

Le rapport de balance âgée client par défaut se compose des colonnes suivantes :

En-tête de colonne du rapport	Description
Basé sur :	Le filtre de date sur lequel le rapport est basé : Date de facture Date d’échéance Date de comptabilisation dans le grand livre
Identifiant client	L’identifiant associé à votre client
Nom du client	Le nom de votre client
N° de document	Numéro de transaction, tel que le numéro de facture ou l’identifiant de paiement d’acompte. Pour rapport détaillé uniquement.
Date de comptabilisation dans le grand livre Date de facture Échéance	Date de comptabilisation dans le grand livre : date à laquelle la facture est effectivement comptabilisée dans le grand livre Date de la facture fournisseur : Date à laquelle la facture a été envoyée au fournisseur Date d’échéance : Date d’échéance de la facture Pour rapport détaillé uniquement.
Nombre de jours d’antériorité	Nombre de jours calculé de la date d’effet à la date d’échéance. Pour le rapport détaillé uniquement
Devise de transaction	Devise de transaction utilisée. Pour rapport détaillé uniquement.
Montant de la transaction	Montant en devise de transaction. Pour rapport détaillé uniquement.
-0	Le montant que le client vous doit pour les factures effectuées au cours du mois en cours.
1-30	Le montant que le client vous doit est dû depuis 1 à 30 jours.
31-60	Le montant que le client vous doit, soit 31 à 60 jours de retard.
61-90	Le montant que le client vous doit depuis 61 à 90 jours.
91-	Le montant que le client vous doit depuis plus de 91 jours.
Total	Montant total dû par le client. (Vous pouvez sélectionner ce numéro pour afficher des informations détaillées sur la facture envoyée au client.)

Vous pouvez sélectionner n’importe quel lien pour afficher les détails.

Quand les transactions sont-elles supprimées d’un rapport de balance âgée ?

Plusieurs raisons peuvent expliquer qu’une transaction n’apparaisse plus dans un rapport de balance âgée. Lorsque vous exécutez le rapport, vous ne verrez plus la transaction si :

• la date d’échéance de la balance âgée est atteinte pour la transaction (par exemple, dépôt d’un rapport de 0 à 30 jours le 31e jour)
• la facture est payée
• Un crédit ou un acompte est appliqué à la facture
• La facture est supprimée ou extournée