Rapport et prévisions avec les budgets

Vous pouvez concevoir divers rapports financiers comprenant des données réelles, des budgets ou des prévisions en utilisant une combinaison de données budgétaires et réelles.

Dans la plupart des cas, votre société dispose déjà de rapports financiers qui utilisent des données budgétaires, comme un rapport « du budget au réel ». Vous pouvez créer un nombre illimité de rapports budgétaires supplémentaires en incluant des colonnes budgétaires, en sélectionnant la période de référence pour laquelle vous souhaitez obtenir des données budgétaires et en sélectionnant le budget à utiliser.

Pour accéder à vos rapports financiers, accédez à Grand livre > Tout > Rapports financiers, puis sélectionnez Rapports financiers. Le Rapports financiers La page s’affiche avec une liste des rapports de votre société.

Démarrage rapide de la gestion financière avec budgets

Plusieurs rapports financiers de démarrage rapide sont préconfigurés pour inclure des informations sur le budget. Par exemple, l’option « Profits et pertes - Données réelles Budget » Le rapport financier préparatoire comprend des colonnes pour :

• Montant du budget mensuel
• Différence entre le budget mensuel et les montants réels
• Écart en pourcentage entre le budget mensuel et les montants réels

Les rapports réels disponibles dans la bibliothèque dépendent du modèle de démarrage rapide qui a été utilisé pour créer votre organisation.

Modifier un budget utilisé pour un rapport financier

Dans la plupart des cas, vous disposez de rapports financiers comprenant des données budgétaires. Si vous disposez de plusieurs budgets, il est probable que vous deviez modifier vos rapports financiers pour vous référer au bon budget. En savoir plus sur Utilisation de plusieurs budgets.

Le budget utilisé dans un rapport financier donné est déterminé par l’ID de budget sélectionné dans les colonnes du rapport. Par exemple, si vous souhaitez qu’un rapport « Réel au budget » utilise le budget « CurrentApproved », vous devez sélectionner cet ID de budget pour la colonne Budget.

Pour examiner ou modifier le budget d’un rapport financier :

1. Dans la liste Rapports financiers (Grand livre > Tout > Rapports financiers > Rapports financiers), sélectionnez Éditer en regard du nom du rapport financier à examiner.
2. Sur le Colonnes , trouvez vos colonnes de budget. Il peut s’agir d’une ou plusieurs colonnes qui utilisent différentes options de budget :
   • Budget
   • Écart budgétaire
   • Réel moins différence de budget
   • Budget moins différence de réel
   • Écart budgétaire (normalisé)
   • Réel moins différence de budget (normalisé)
   • Budget moins différence de réel (normalisé)
   • Ratio budgétaire
3. Examinez le budget sélectionné dans la Budget menu déroulant.

Créer des rapports financiers avec des budgets

Vous pouvez inclure des données budgétaires dans les colonnes de votre rapport, de sorte que vous puissiez créer autant de rapports que vous le souhaitez « Budget » ou « Budget par rapport au réel ». Vous pouvez même inclure des données provenant de plusieurs budgets, ce qui peut s’avérer utile pour évaluer les modifications apportées à votre budgétisation au fil du temps ou pour évaluer d’autres versions du même budget.

Voici quelques-unes des choses que vous pouvez faire avec un rapport de budget

• Afficher les montants budgétaires pour différentes périodes de référence
• Comparez le budget aux dépenses réelles et affichez le résultat sous forme de montant, de pourcentage ou de ratio
• Utiliser les données budgétaires dans d’autres calculs

En savoir plus sur Rapports Budget par rapport au réel.

Utiliser les budgets pour les prévisions

Les prévisions fournissent une fonction d’analyse en temps réel précieuse qui offre une meilleure visibilité sur les performances. Vous pouvez créer des rapports financiers qui incluent des valeurs pour le budget restant et les prévisions. Le Budget restant Les prévisions ont été conçues pour être utilisées avec les périodes cumulatives et les capacités budgétaires restantes. Il utilise le budget de l’année civile en cours moins le montant réel, tel que déterminé par la période sélectionnée dans la colonne. Pour vous assurer qu’elle est utilisée correctement, vous ne devez pas utiliser cette option avec Création à ce jour.

Les transactions ne sont généralement pas réparties uniformément sur un mois. La plupart du temps, il y a des jours ou des semaines avec un volume plus élevé que d’autres. Pour vous aider avec les rapports prévisionnels, vous pouvez utiliser Prévisions - Période complète. Cela vous permet de faire des prévisions d’une manière différente de celle de Prévisions - au prorata Type de colonne.

Prévisions - Période complète Suppose que le montant du budget est saisi le premier jour de la période de référence et qu’il s’agit du montant total pour la période complète. Il n’ajoute aucun montant réel pour le mois en cours. Il affiche plutôt les chiffres réels historiques jusqu’à la dernière période budgétisée complète antérieure, puis les montants budgétaires pour les périodes en cours et futures. L’Assistant de création de rapport financier préparatoire utilise le premier du mois pour les mois qui sont configurés pour être utilisés à des fins de budgétisation.

Ces fonctions peuvent être utilisées pour calculer une prévision budgétaire ou le montant restant dans un budget. La valeur restante du budget et les prévisions sont calculées à l’aide des montants réels à la date du rapport, ainsi que du montant budgétisé pour les autres périodes incluses dans le rapport.

 

Notions de base

Il existe quelques étapes de base pour la création de rapports et de prévisions budgétaires. Au fur et à mesure que vos besoins et vos compétences se développent, vous pouvez y ajouter d’autres variantes et informations.

1. Assurez-vous que les périodes de référence à utiliser dans le rapport sont configurées pour être utilisées pour le budget. Créez-les si nécessaire. En savoir plus sur Périodes de référence.
2. Créez ou modifiez le budget à utiliser comme point de départ. Vous pouvez choisir un budget pour chaque colonne du rapport, si cela est pertinent.
   
   Meilleures pratiques : Attribuez aux budgets un nom et un identifiant qui ne reflètent pas une période spécifique. De cette façon, vous pouvez étendre le budget au lieu d’avoir à le recréer chaque année. Par exemple, « Budget approuvé » plutôt que « Approuvé2021. »
3. Atteindre Rapports > Tout > Noyau et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Rapports financiers.
4. Donnez un nom au nouveau rapport et sélectionnez la structure de rapport.
5. Accédez à l’onglet Lignes et ajoutez les groupes de comptes à inclure dans les prévisions budgétaires.
6. Dans l’onglet Colonnes, ajoutez une colonne pour le réel, le budget, la différence de budget et l’écart budgétaire.
7. Vous pouvez également accéder à l’onglet Filtres et filtrer par dimension telle que l’établissement ou le service.
8. Utilisez l’onglet Format pour apporter des modifications de format.
9. Enregistrez et exécutez votre rapport.

Vous pouvez créer des variantes pour ces rapports, par exemple l’affichage des budgets sur plusieurs périodes, l’ajout de colonnes pour les prévisions, la comparaison de différents budgets (tels que l’original et la refonte), etc.

Pour obtenir un exemple, reportez-vous à la section Exemple de rapports et de prévisions budgétaires.