Rapport et prévisions avec les budgets

Vous pouvez concevoir divers rapports financiers incluant des données réelles, des budgets ou des prévisions en utilisant une combinaison de données budget et réelles.

Dans la plupart des cas, votre société dispose déjà de rapports financiers qui utilisent des données de budget, tels qu’un rapport « budget par rapport au réel ». Vous pouvez créer un numéro illimité de rapports budget supplémentaires en incluant budget colonnes, en sélectionnant la période de référence pour laquelle vous souhaitez budget des données et en sélectionnant le budget à utiliser.

Pour accéder à vos rapports financiers, accédez à Grand livre > Tous > Rapports financiers préparatoires, puis sélectionnez Rapports financiers. Le Rapports financiers La page s’affiche avec une liste des rapports de votre société.

Démarrage rapide de Financials avec budgets

Plusieurs rapports financiers de démarrage rapide sont préconfigurés pour inclure des informations sur le budget. Par exemple, l’option « Profits et pertes - Données réelles par rapport à Budget » Le rapport financier préparatoire de démarrage rapide comprend des colonnes pour :

• Montant du budget mensuel
• Différence entre le budget mensuel et les montants réels
• Écart en pourcentage entre le budget mensuel et les montants réels

Les rapports disponibles dans la bibliothèque dépendent du modèle de démarrage rapide qui a été utilisé pour créer votre organisation.

Modifier un budget utilisé pour un rapport financier préparatoire

Dans la plupart des cas, certains rapports financiers incluent des données de budget. Si vous disposez de plusieurs budgets, il est probable que vous deviez modifier vos rapports financiers pour vous référer au bon budget. En savoir plus sur Utilisation de plusieurs budgets.

Le budget utilisé dans un rapport financier préparatoire donné est déterminé par l’identifiant du budget sélectionné dans les colonnes du rapport. Par exemple, si vous souhaitez qu’un rapport « Réel à budget » utilise le budget « Approuvé en cours », vous devez sélectionner cet identifiant de budget pour le colonne budget.

Pour examiner ou modifier le budget d’un rapport financier préparatoire :

1. Dans la liste Rapports financiers préparatoires (Grand livre > Tous > Rapports financiers préparatoires > Rapports financiers préparatoires), sélectionnez Modifier en regard du nom du rapport financier préparatoire à examiner.
2. Sur le Colonnes , trouvez vos colonnes de budget. Il peut s’agir d’une ou plusieurs colonnes qui utilisent différentes options de budget :
   • Budget
   • Écart budgétaire
   • Réel moins différence de budget
   • Budget moins différence de réel
   • Écart budgétaire (normalisé)
   • Réel moins différence de budget (normalisé)
   • Budget moins différence de réel (normalisé)
   • Ratio budgétaire
3. Examinez le budget sélectionné dans la Le budget menu déroulant.

Créer des rapports financiers avec des budgets

Vous pouvez inclure budget données dans les colonnes de votre rapport afin de pouvoir créer n’importe quel numéro de rapports « budget » ou « budget au réel ». Vous pouvez même inclure des données provenant de plusieurs budgets, ce qui peut être utile pour évaluer les modifications apportées à votre budgétisation au fil du temps ou pour évaluer d’autres versions du même budget.

Voici quelques-unes des choses que vous pouvez faire avec un rapport de budget

• Afficher les montants de budget pour différentes périodes de référence
• Comparez le budget aux valeurs réelles et affichez le résultat sous forme de montant, de pourcentage ou de ratio
• Utiliser les données de budget dans d’autres calculs

En savoir plus sur Rapports sur les dépenses réelles par rapport au budget.

Utiliser les budgets pour les prévisions

Les prévisions fournissent une fonction d’analyse en temps réel précieuse qui donne une meilleure visibilité sur les performances. Vous pouvez créer des rapports financiers qui incluent des valeurs pour le budget restant et les prévisions. Le Budget restant Les prévisions ont été conçues pour être utilisées avec les périodes cumulatives annuel et les capacités de budget restantes. Il utilise le budget de l’année civile en cours moins le montant réel, tel que déterminé par la période sélectionnée dans la colonne. Pour vous assurer qu’elle est utilisée correctement, vous ne devez pas utiliser cette option avec Création à ce Date.

Les transactions ne sont généralement pas réparties uniformément sur un mois. La plupart du temps, il y a des jours ou des semaines avec un volume plus élevé que d’autres. Pour vous aider avec les rapports prévisionnels, vous pouvez utiliser Prévisions - Période complète. Cela vous permet de faire des prévisions d’une manière différente de la Prévisions - au prorata Type de colonne.

Prévisions - Période complète Suppose que le montant du budget est saisi le premier jour de la période de référence et qu’il s’agit du montant total pour toute la période. Il n’ajoute aucune donnée réelle pour le mois en cours. Il affiche plutôt les chiffres réels historiques jusqu’à la dernière période budgétisée complète précédente, puis les montants du budget pour les périodes actuelles et futures. L’assistant de création de rapport financier préparatoire utilise le premier du mois pour les mois qui sont configurés pour être utilisés à des fins de budgétisation.

Ces fonctions peuvent être utilisées pour calculer une prévision de budget ou le montant restant dans un budget. La valeur et les prévisions du budget restant sont calculées à l’aide des montants réels à la date du rapport ainsi que du montant budgétisé pour le reste des périodes incluses dans le rapport.

 

Basiques

Il existe quelques étapes de base pour les rapports et les prévisions de budget. Au fur et à mesure que vos besoins et vos compétences se développent, vous pouvez y ajouter d’autres variantes et informations.

1. Assurez-vous que les périodes de référence à utiliser dans le rapport sont configurées pour être utilisées pour le budget. Créez-les si nécessaire. En savoir plus sur les périodes de référence.
2. Créez ou modifiez le budget à utiliser comme point de départ. Vous pouvez choisir un budget pour chaque colonne du rapport, si cela est logique.
   
   Meilleures pratiques : Attribuez aux budgets un nom et un identifiant qui ne reflètent pas une période spécifique. De cette façon, vous pouvez étendre le budget au lieu d’avoir à le recréer chaque année. Par exemple, « Budget approuvé » plutôt que « Approuvé2021. »
3. Aller à Rapports > Tous > noyau et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Rapports financiers.
4. Donnez un nom au nouveau rapport et sélectionnez la structure de rapport.
5. Accédez à l’onglet Lignes et ajoutez les groupes de comptes à inclure dans les prévisions du budget.
6. Dans l’onglet Colonnes, ajoutez une colonne pour le réel, le budget, la différence de budget et l’écart de budget.
7. Vous pouvez également vous déplacer vers l’onglet Filtres et filtrer par dimension tel que établissement ou service.
8. Utilisez l’onglet Format pour apporter des modifications de format.
9. Enregistrez et exécutez votre rapport.

Vous pouvez créer des variantes pour ces rapports afin d’inclure des éléments tels que l’affichage des budgets sur plusieurs périodes, l’ajout de colonnes pour les prévisions, la comparaison de différents budgets (tels que l’initial et la refonte), etc.

Pour obtenir un exemple, reportez-vous à la section Exemple de rapports et de prévisions budgétaires.