Avant de créer un budget

Les budgets sont des outils puissants que vous pouvez utiliser dans la planification et la production de rapports financiers. De nombreux rapports et tableaux de bord de Sage Intacct incluent des informations budgétaires qui vous aident à surveiller les progrès de votre entreprise au cours d’une année et à comparer les résultats réels aux résultats prévus.

Faites un peu de planification avant d’établir votre budget. La façon dont vous configurez votre budget a une incidence sur les informations visibles dans les rapports. Vous pouvez réduire au minimum le nombre de modifications à apporter aux rapports financiers utilisant des données budgétaires. Réfléchissez bien à la façon d’établir vos budgets et de les préparer. Lors de la planification de vos budgets, le plus important est de tenir compte des éléments suivants :

• Périodes de référence
• Fréquence prévue pour la mise à jour du budget
• Nombre de budgets utilisés

En outre, de nombreuses organisations utilisent la Gestion des dépenses pour imposer une validation des dépenses par rapport aux budgets, ce qui nécessite une configuration supplémentaire et une réflexion sur le mode de validation des dépenses.

Conditions préalables

Avant de pouvoir créer ou importer un budget, plusieurs éléments de Sage Intacct doivent être configurés :

• Périodes de référence à utiliser pour le budget : Les périodes de référence doivent exister et la case Utiliser pour le budget doit être cochée. Les périodes de référence utilisées pour le budget sont généralement mensuelles. En outre, les périodes de référence utilisées pour le budget ne peuvent pas se chevaucher.

  Par exemple, vous ne pouvez pas utiliser toutes les périodes de référence suivantes pour budgétiser une année donnée, car elles se chevauchent :

  • Janvier

  • Février

  • Mars

  • Premier trimestre

  En savoir plus sur les périodes de référence.

• Comptes : Chaque compte nécessitant un budget doit exister dans le plan comptable. En savoir plus sur la création de comptes.
• Dimensions : Vous pouvez utiliser des dimensions telles que Emplacement, Service et Collaborateur dans un budget, mais les dimensions ne sont pas requises. En savoir plus sur la planification d’un budget avec des dimensions.

Périodes de référence avec budgets

Les budgets sont généralement créés pour des périodes de référence d’un mois. La période de référence mensuelle vous permet de regrouper des mois individuels pour créer des rapports trimestriels, semestriels et annuels.

Selon la façon dont vous avez configuré vos budgets, vous pouvez éviter d’avoir à créer un nouveau budget chaque année. Aucune limite ne s’applique au nombre de périodes de référence incluses dans un budget. Il vous suffit d’ajouter des périodes de référence à vos budgets et de conserver les données de l’année précédente. L’ajout de périodes de référence à un budget existant peut ultérieurement vous éviter d’apporter des modifications aux rapports financiers.

Un budget unique

De nombreuses sociétés établissent un budget annuel qui reste inchangé pendant toute l’année. Dans ce cas, vous pouvez créer un budget unique utilisable pendant plusieurs années. Il vous suffit d’ajouter au budget existant des périodes de référence pour chacune des années suivantes.

Utilisation de plusieurs budgets

En revanche, certaines sociétés utilisent plusieurs budgets au cours d’un même exercice financier. Cela peut être dû au fait que la société souhaite réviser le budget tout au long de l’année ou prendre en compte différentes prévisions.

Si votre société a besoin de plusieurs budgets, sachez que le processus de reporting sera un peu plus compliqué. Puisque chaque rapport financier (tel qu’un rapport sur les dépenses réelles par rapport au budget) se réfère à un budget spécifique, la gestion de plusieurs budgets peut nécessiter plusieurs copies du rapport financier en question.

Même si vous utilisez plusieurs budgets dans Sage Intacct, un budget de niveau général doit être désigné comme budget par défaut. Quel que soit le budget, les écritures budgétaires peuvent être effectuées au niveau général ou au niveau de l’entité.

Lorsque vous utilisez plusieurs budgets, vous disposez d’options de reporting efficaces.

Options dédiées à l’utilisation de plusieurs budgets	Remarques
Utilisation de plusieurs budgets et de plusieurs copies des rapports financiers	Vous pouvez créer plusieurs budgets dotés d’ID de budget différents, puis effectuer des copies de tous les rapports financiers incluant les budgets. Modifiez ensuite chaque rapport financier pour récupérer l’ID de budget souhaité. Avantages : Offre une plus grande flexibilité en cas d’utilisation de plusieurs budgets. Différents rapports peuvent être exécutés au cours d’une période pour afficher différents budgets. Vous pouvez même exécuter un rapport unique se référant à plusieurs budgets. Inconvénients : Augmente pour votre société le nombre de rapports financiers présentant des spécifications similaires, ce qui allonge la liste et peut nécessiter une gestion supplémentaire des rapports.
Un budget par défaut et des copies des budgets précédents pour l’historique	Vous pouvez enregistrer une copie du budget d’origine avec un nouvel ID de budget. Cette option vous permet de modifier le budget par défaut sans aucune incidence sur les rapports financiers existants. Par exemple, supposons qu’un budget intitulé Budget actuel soit utilisé dans vos rapports financiers. Lorsque vous souhaitez réviser les montants du budget, faites une copie du budget actuel et nommez-la Ancien budget. Vous pouvez ensuite apporter les modifications souhaitées au Budget actuel, afin que vos rapports se réfèrent à ces informations mises à jour. Avantages : Ne nécessite qu’une seule copie de vos rapports financiers, car chaque rapport continue à se référer au même ID de budget. Inconvénients : Vous ne pouvez examiner et vous référer qu’à un seul budget à la fois. Pour enregistrer le budget d’origine sous un nouveau nom, suivez les instructions disponibles dans Créer un budget à partir d’un budget existant. Veillez à sélectionner l’option permettant de créer un nouveau budget à partir d’un budget existant.

Comptes avec budgets

Il est possible de budgétiser les comptes de résultat et les comptes de bilan, même si beaucoup de sociétés se contentent d’inclure les comptes de résultat dans leur budget.

Comptes de résultats

Les comptes de résultat présentent l’activité de la période de référence et peuvent être décrits comme suit : « pour la période ». Saisissez l’activité budgétée pour la période en tant qu’écriture de budget.

Par exemple, le montant budgété pour un compte de résultat est de 4 000 pour janvier, 4 000 pour février et 4 000 pour mars. Le montant déclaré pour la période mensuelle de mars est de 4 000 et le montant pour le premier trimestre est de 12 000.

Comptes de bilan

Intacct présente les montants du bilan à un moment donné, ce qui peut être décrit comme un solde cumulé à condition qu’il y ait un montant budgétaire pour chaque période. L’écriture budgétaire d’une période correspond à la modification du compte de bilan.

Par exemple :

• Le solde de clôture du compte budgétaire pour janvier est de 2 000.

• Le solde de clôture du compte budgétaire pour le mois de février devrait être de 6 000.

• Le montant du budget de février est de 4 000.

Comptes statistiques

Des comptes statistiques peuvent également être inclus dans un budget. Lors de leur création, ils peuvent être définis comme suit : pour la période ou cumulé.

• Si le compte statistique est défini pour la période, saisissez le montant du budget en tant que modification pour la période.

  Par exemple, le solde d’ouverture d’un compte d’effectifs est de 243. Si vous prévoyez une augmentation des effectifs égale à 10 au cours d’un mois donné, saisissez 10 comme montant du budget.

• Si le compte statistique est défini comme cumulatif, saisissez le solde de clôture comme montant du budget. Par exemple, le solde d’ouverture d’un compte d’effectifs est de 243. Si vous prévoyez une augmentation de 10 des effectifs, saisissez 253 comme montant du budget.

Dimensions avec budgets

La création d’un budget à l’aide de dimensions offre une plus grande flexibilité et un niveau de détail plus élevé dans les rapports. Bien que les dimensions soient facultatives, nous vous recommandons vivement de les inclure dans vos budgets à des fins de génération de rapports. Par exemple, supposons que votre société souhaite comparer les dépenses budgétées aux dépenses réelles par établissement ou par service. Si votre budget n’inclut pas ces dimensions, vous ne pourrez pas exécuter un tel rapport.

De même, votre société peut effectuer un suivi des revenus par vendeur à l’aide de la dimension Collaborateur. En budgétisant les revenus avec la dimension Collaborateur, vous pouvez exécuter des rapports comparant le budget aux montants réels pour chaque vendeur.

Toutes les dimensions disponibles dans le Grand livre peuvent être utilisées avec les budgets.

L’exemple suivant présente les données budgétaires d’une société dont le budget inclut des dimensions.

Exemples de données budgétaires pour une société dont le budget inclut des dimensions

BUDGET_ID	ACCT_NO	DEPT_ID	LOCATION_ID	PROJECTID	ITEMID	Fin du mois de janvier 2024	Fin du mois de février 2024
Budget actuel	4010	VENTES	NYC	PR-100	WEB	11000	15000
Budget actuel	4010	VENTES	NYC	PR-101	LICENCE	220000	40000
Budget actuel	4010	VENTES	NYC	PR-102	WEB	28000	30000
Budget actuel	6005	ADMIN	NYC			1200	1800
Budget actuel	6005	MKTG	SFR			100	120
Budget actuel	6010	ADMIN	NYC			2500	3200

Vous ajoutez des informations de niveau dimension à votre budget lorsque vous ajoutez des informations au budget.

Budgétiser certains comptes en utilisant des dimensions et d’autres sans dimensions

Vous pouvez utiliser différentes dimensions pour différents comptes. Vous pouvez également utiliser des dimensions pour certains comptes et pas pour d’autres. Vos besoins en matière de rapports déterminent le niveau de détail. Chaque compte peut être budgétisé à un niveau de détail différent.

Utiliser un budget avec la Gestion des dépenses

Les budgets associés à la Gestion des dépenses doivent comporter une valeur, même si celle-ci est nulle. La Gestion des dépenses ne validera aucun élément vide. Intacct suppose que vous souhaitez ignorer la validation des dépenses pour ce compte. Par conséquent, si vous souhaitez qu’un compte soit utilisé dans le cadre de la validation et qu’aucun montant n’est défini pour le budget, définissez-le sur 0. Consultez Validation de la gestion des dépenses pour plus d’informations.