Rapports des dépenses réelles par rapport au budget
Informations connexes
Related topics
Vous pouvez utiliser l’Assistant de création de rapport financier préparatoire pour suivre vos performances par rapport au budget. Atteignez-vous vos objectifs de chiffre d’affaires ? Les dépenses sont-elles supérieures ou inférieures à ce que vous attendiez ?
Après avoir créé ce rapport, vous pouvez l’exécuter à partir de la liste des rapports financiers du Grand livre ou du Centre de rapports.
À propos du rapport
Bien qu’il existe de nombreuses façons de configurer un budget aux rapport réels, le rapport suivant inclut de nombreux éléments typiques.
- Une ventilation des revenus et des dépenses.
- Colonnes pour le réel, le budget et la différence (ou l’écart) entre le réel et le budget.
Conditions préalables
| Conditions préalables | Description |
|---|---|
|
Groupe de comptes (tel que « Revenu net ») contenant des groupes de comptes pour les revenus et les dépenses |
La meilleure pratique consiste à organiser vos groupes de comptes de sorte que les revenus et les dépenses soient cumulés vers un groupe de compte parent dont le solde normal est soit créditeur, soit débiteur. La fusion de comptes avec des soldes normaux différents est pas une bonne pratique. Le système prend le signe du groupe de parents immédiats. Par exemple, s’il existe des différences entre les soldes normaux de Groupe de groupes de comptes et le sous-jacent groupe de compte, le système change de signe tout en normalisant la différence de budget.
|
|
Un budget |
Au moins un budget configuré pour votre société est requis. Dans l’exemple de rapport précédent, le 3e colonne affiche les montants d’un budget. |
Créer le rapport
-
Aller à Grand livre > Tous et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Rapports financiers.
- Indiquez un nom et une structure de rapport pour le rapport.
- Sur le Lignes , sélectionnez le groupe de compte parent qui contient vos groupes de comptes de revenus et de dépenses. Dans l’exemple précédent, il s’agit du groupe de compte « Revenu net ».
- Définissez les colonnes de votre rapport.
L’onglet Colonnes vous permet d’ajouter des colonnes de budget.
Vous pouvez ajouter des colonnes qui :
- Afficher les données de budget pour une période de référence : Pour chaque colonne de budget, définissez le type de colonne sur « Budget » et sélectionnez l’identifiant du budget et la période de référence.
- Afficher la différence ou l’écart de budget : Calculez automatiquement la différence ou l’écart entre le montant budgétisé pour une période et le montant réel sans créer de calcul. Vous pouvez définir le type de colonne sur l’une des options de budget normalisé, telles que Différence de budget (normalisée).
Exécuter le rapport
Procédez de l’une des manières suivantes :
- Accédez au Assistant de création de rapport financier préparatoire: (Accédez à Grand livre > Tous > Rapports financiers > Rapports financiers.
OU
- Accédez au Centre de rapports: (Accédez à Rapports > Tous > Centre de rapports. )
Foire aux questions (FAQ)
Les sociétés souhaitent généralement afficher les différences ou les écarts de dépenses de sorte que :
- Une diminution des dépenses est un numéro positif
- Une augmentation des dépenses est un négatif numéro
Si votre rapport affiche un signe incorrect pour les différences ou les écarts de dépenses, c’est généralement parce que le rapport inclut directement un groupe de compte de dépenses qui a un Solde normal de Débit.
Si vous souhaitez afficher uniquement les dépenses dans le rapport, vous pouvez créer un groupe de comptes parent, dont le solde normal est créditeur, et inclure uniquement votre groupe de comptes Dépenses en tant que membre.
Expenses_Parent (Normal balance = CR)
Expenses (Normal balance = DB)
...Si votre rapport montre un mauvais signe pour les différences ou les écarts de dépenses :
- Sur le Lignes Dans le rapport financier préparatoire, vérifiez que le groupe de comptes que vous avez sélectionné présente un solde de crédit normal.
- Sur le Colonnes dans le rapport financier préparatoire, vérifiez que la colonne Différence ou écart du budget est définie sur « normalisée ».
Pour le Type de colonne, choisissez soit :
- Écart budgétaire (normalisé)
- Différence de budget (normalisée)
- Pour les rapports qui indiquent uniquement les dépenses : Sur le Le format de la rapport financier préparatoire, masquer l’en-tête et les lignes de total pour le groupe de compte Expenses_parent.
Lorsque vous effectuez une recherche verticale à partir d’un montant budget, le rapport sous-jacent affiche les montants budget tels qu’ils ont été saisis dans votre société. Par conséquent, le rapport détaillé affiche généralement plusieurs lignes avec des montants plus petits marqués pour différentes périodes de budget et combinaisons de dimensions.
Par exemple, supposons qu’un rapport indique un montant budget de 200 000 $ pour les frais de déplacement pour un trimestre. Lorsque vous effectuez une recherche verticale à partir de cette montant sur un rapport financier préparatoire, vous pouvez voir plusieurs lignes pour le même compte budget, ventilées par période de budget mensuelle et par combinaison établissement/service.
Si vous avez créé un budget pour le premier mois d’exercice, mais qu’aucun autre mois n’a de valeurs de budget, l’exécution du rapport pour Création à ce jour ou Création au mois en cours entraîne l’affichage de la valeur du premier mois dans la colonne Budget du deuxième mois comme étant négative.
Si la méthode de calcul du groupe de comptes est définie sur Pour la période et que les comptes sont des comptes de bilan, le changement Pour la période est la valeur budgétaire négative du mois précédent.
Pour corriger ce problème, modifiez la méthode de calcul du groupe de comptes en Fin de période, ou ajoutez des valeurs de budget du même montant pour toutes les périodes.
