Rapports des dépenses réelles par rapport au budget
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Vous pouvez utiliser l’Assistant de création de rapport financier pour suivre vos performances par rapport au budget. Atteignez-vous vos objectifs de revenus ? Les dépenses sont-elles supérieures ou inférieures à ce que vous attendiez ?
Une fois ce rapport créé, vous pouvez l’exécuter à partir de la liste Rapport financier préparatoire du Grand livre ou du Centre de rapports.
À propos du rapport
Bien qu’il existe de nombreuses façons de configurer un rapport Budget sur réel, le rapport suivant inclut de nombreux éléments typiques.
- Ventilation des revenus et des dépenses.
- Colonnes pour le réel, le budget et la différence (ou l’écart) entre le réel et le budget.
Conditions préalables
| Conditions préalables | Description |
|---|---|
|
Groupe de comptes (tel que « Revenu net ») qui contient les groupes de comptes pour les revenus et les dépenses |
La meilleure pratique consiste à organiser vos groupes de comptes de manière à ce que les revenus et les dépenses soient cumulés vers un groupe de comptes parent dont le solde normal est soit créditeur, soit débiteur. La fusion de comptes avec des soldes normaux différents est non une bonne pratique. Le système prend le signe du groupe de parents immédiats. Par exemple, s’il existe des différences entre les soldes normaux de Groupe de groupes de comptes et le sous-jacent Groupe de compte, le système change de signe tout en normalisant la différence de budget.
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|
Un budget |
Au moins une configuration budgétaire est requise pour votre société. Dans l’exemple de rapport précédent, la 3e colonne affiche les montants d’un budget. |
Créer un rapport
-
Atteindre Grand livre > Tout > Noyau et sélectionnez Ajouter (cercle) À côté de Rapports financiers.
- Indiquez un nom et une structure de rapport pour le rapport.
- Sur le Lignes , sélectionnez le groupe de comptes parent qui contient vos groupes de comptes de revenus et de dépenses. Dans l’exemple précédent, il s’agit du groupe de comptes « Revenu net ».
- Définissez les colonnes de votre rapport.
L’onglet Colonnes vous permet d’ajouter des colonnes de budget.
Vous pouvez ajouter des colonnes qui :
- Afficher les données budgétaires pour une période de référence : Pour chaque colonne budgétaire, définissez le type de colonne sur « Budget » et sélectionnez l’ID de budget et la période de référence.
- Afficher la différence ou l’écart budgétaire : Calculez automatiquement la différence ou l’écart entre le montant budgétisé pour une période et le montant réel sans créer de calcul. Vous pouvez définir le type de colonne sur l’une des options de budget normalisé, telles que Différence de budget (normalisée).
Exécuter le rapport
Procédez de l’une des manières suivantes :
- Accédez à la Assistant de création de rapport financier: (Accédez à Grand livre > Tout > Rapports financiers > Rapports financiers.
OU
- Accédez à la Centre de rapports: (Accédez à Rapports > Tout > Centre de rapports. )
Foire aux questions (FAQ)
Les sociétés souhaitent généralement afficher les différences ou les écarts de dépenses tels que :
- Une diminution des dépenses est un chiffre positif
- Une augmentation des dépenses est un nombre négatif
Si votre rapport affiche le mauvais signe pour les différences ou les écarts de dépenses, c’est généralement parce qu’il inclut directement un groupe de comptes de dépenses qui a un Solde normal de Débit.
Si vous souhaitez afficher uniquement les dépenses sur le rapport, vous pouvez créer un groupe de comptes parent, dont le solde normal est créditeur, et inclure uniquement votre groupe de comptes Dépenses en tant que membre.
Expenses_Parent (Normal balance = CR)
Expenses (Normal balance = DB)
...Si votre rapport affiche le mauvais signe pour les différences ou les écarts de dépenses :
- Sur le Lignes du rapport financier préparatoire, vérifiez que le groupe de comptes que vous avez sélectionné présente un solde de crédit normal.
- Sur le Colonnes du rapport financier préparatoire, vérifiez que la colonne Différence ou écart budgétaire est définie sur « Normalisé ».
Pour le Type de colonne, choisissez :
- Écart budgétaire (normalisé)
- Différence de budget (normalisée)
- Pour les rapports qui indiquent uniquement les dépenses : Sur le Format du rapport financier préparatoire, masquez l’en-tête et les lignes de total pour le groupe de comptes Expenses_parent.
Lorsque vous explorez un montant de budget dans le détail, le rapport sous-jacent affiche les montants de budget tels qu’ils ont été saisis dans votre société. Par conséquent, le rapport détaillé affiche généralement plusieurs lignes avec des montants plus petits affectés à différentes périodes budgétaires et combinaisons de dimensions.
Par exemple, supposons qu’un rapport indique un montant budgétaire de 200 000 $ pour les frais de déplacement pour un trimestre. Lorsque vous explorez ce montant dans un rapport financier, vous pouvez voir plusieurs lignes pour le même compte budgétaire, ventilées par période budgétaire mensuelle et par combinaison emplacement/service.
Si vous avez créé un budget pour le premier mois fiscal, mais qu’aucun autre mois n’a de valeur budgétaire, l’exécution du rapport pour Création à ce jour ou Création au mois en cours entraîne l’affichage de la valeur négative dans la colonne Budget du deuxième mois.
Si la méthode de calcul du groupe de comptes est définie sur Pour la période et les comptes sont des comptes de bilan, le changement Pour la période est la valeur budgétaire négative du mois précédent.
Pour corriger ce problème, remplacez la méthode de calcul du groupe de comptes par Fin de période, ou ajoutez des valeurs budgétaires du même montant pour toutes les périodes.
