Aperçu de la comptabilisation du comptage automatique des dimensions

Les comptes statistiques sont souvent utilisés pour suivre le numéro de dimension membres. Par exemple, il est courant de suivre le numéro de clients actifs. Ces informations peuvent faire l’objet d’un rapport individuel ou utilisées pour calculer des indicateurs tels que le revenu récurrent par client.

Vous pouvez :

  • Automatisez les comptages pour n’importe quelle dimension activée. Lorsque vous ajoutez ou supprimez des membres de dimension, le comptage est automatiquement mis à jour.
  • Configurez des règles qui définissent ce que vous voulez compter. Par exemple, en plus de suivre le numéro de clients actifs, vous pouvez configurer un compte statistique distinct pour suivre différents types de clients.

À propos du comptage des dimensions

Il existe de nombreuses raisons d’automatiser le comptage des dimensions. Il permet d’économiser du temps et des efforts, en particulier lorsque vous suivez de nombreuses dimensions, et peut améliorer la visibilité de votre entreprise.

Comptabilisation manuelle ou automatisée

Votre société utilise peut-être déjà plusieurs feuilles de calcul pour suivre les changements de comptage pour des éléments tels que les nouveaux clients et collaborateurs perdus et de longue date. Le comptage des dimensions met automatiquement à jour ces comptages, ce qui réduit le besoin de feuilles de calcul manuelles qui prennent du temps et sont parfois sources d’erreurs.

Vous pouvez toujours comptabiliser les modifications manuellement, par exemple lors de l’établissement d’un comptage de base. L’automatisation du comptage élimine le travail de saisie de données en réduisant les étapes nécessaires pour mettre à jour le comptage avec précision et immédiatement.

Utiliser dans les métriques

Des indicateurs affinés améliorent la visibilité de votre entreprise et fournissent plus de détails lors de la prise de décisions commerciales. En fournissant un moyen d’automatiser les comptages, le comptage des dimensions vous donne la flexibilité nécessaire pour vous assurer que vos mesures sont appropriées et précises.

Pour augmenter la granularité des mesures, des analyses ou des rapports métier, différentes règles de comptabilisation mettent à jour différents nombres statistiques. Vous pouvez utiliser les valeurs des rapports de calcul et des cartes de performances pour mieux comprendre les performances de votre société.

Le comptage des dimensions utilise un groupe de dimensions distinct pour chaque règle de dimension que vous créez. Il n’y a pas de limite au numéro de choses qui peuvent être suivies automatiquement.

Aperçu de la configuration

Un dimension doit être activé pour que dimension comptage fonctionne. Par exemple, pour utiliser la Emplacements le nombre de dimensions, le Emplacement La dimension doit être active. Si vous ne voyez pas de nombre de dimensions particulier, vérifiez que la dimension est activée dans Paramètres de dimension.

Le processus de configuration du nombre de dimensions nécessite des privilèges d’administrateur et implique la configuration d’un compte statistique pour chaque nombre de dimensions, puis la définition des règles de comptabilisation. La création d’une règle de comptage des dimensions est un processus unique. Après cela, les modifications du comptage des dimensions sont automatiques et ne nécessitent aucune action supplémentaire.

Par exemple, vous pouvez créer une règle pour mettre à jour le nombre de clients actifs basés dans le Vermont qui ont une limite de crédit élevée. Chaque fois qu’un client entre dans ce groupe, la règle de nombre de dimensions crée une écriture de journal statistique pour augmenter le nombre. Si un client quitte le groupe, la même règle de nombre de dimensions crée une écriture pour diminuer le nombre.

Meilleures pratiques : Si vous avez déjà configuré une règle de comptage des dimensions, ne désactivez pas la dimension. La désactivation de la dimension peut entraîner un comportement inattendu.

Pour obtenir des instructions de configuration détaillées, reportez-vous à la section Configurer le comptage des dimensions.

Comment fonctionne la comptabilisation automatisée ?

  1. Dans un premier temps, vous créez des comptes statistiques et des groupes de dimensions pour le comptage des dimensions à utiliser.
  2. Établissez la valeur de base initiale du comptage, telle que le nombre de clients à la date à laquelle vous commencez la comptabilisation automatisée.
  3. Désormais, lorsque vous créez les règles de comptage des dimensions, Intacct gère automatiquement les augmentations et les diminutions en comptabilisant la comptabilisation des écritures de journal dans le journal statistique.

Créer des groupes de dimension et des comptes statistiques > Établir un comptage de base > Créer des règles de comptage dimension > La comptabilisation automatique et le comptage commencent.

Établir un comptage de base

Lorsque vous activez le comptage des dimensions, seules les nouvelles mises à jour sont incluses dans les mises à jour du compte statistique. Les objets de dimension existants ne sont pas inclus, même s’ils correspondent aux critères de comptage des dimensions.

Saisissez une écriture de journal manuelle sur le compte statistique pour établir un solde initial comme point de départ. Cette étape est facultative, mais si vous n’établissez pas de comptage de base, le comptage commence à zéro et seules les nouvelles modifications sont enregistrées. Il n’y aura pas de point de départ historique.

Souvent, la société peut tenir à jour une feuille de calcul contenant les informations que vous souhaitez suivre. Une fois le comptage de base inclus, vous pourrez peut-être vous débarrasser de ces feuilles de calcul et laisser Sage Intacct effectuer le suivi et le comptage pour vous.

Pour plus de détails sur les écritures de journal manuelles, reportez-vous à la section Entrées de journal statistique.

Comment Intacct met-il à jour le comptage ?

Avec le comptage des dimensions, les écritures sont automatiquement comptabilisées lorsque vous créez et enregistrez un nouvel objet ou que vous supprimez un objet qui correspond à la règle, en fonction de la date système. Vous ne pouvez pas créer de comptabiliser automatisé pour une période précédente.

Par exemple, si vous avez créé une fiche client le 2 décembre, le nombre de clients augmente pour la date du 2 décembre, date de création de la fiche. Comme la mise à jour du comptage est automatisée, la date de la transaction n’est pas configurable dans les règles de comptage des dimensions.

En poursuivant l’exemple, supposons que ce client ait signé la transaction le 26 novembre. Dans ce cas, vous souhaitez que le nombre de clients soit comptabilisé et compté pour le mois de novembre. Même si le fiche client n’a été créé qu’en décembre, Intacct comptabiliser le fiche pour décembre. Vous ne pouvez modifier aucun des décomptes de fiches comptabilisés par le système. Cela permet de conserver la piste d’audit des règles métier. Cependant, vous pouvez ajuster manuellement le comptage sur novembre en augmentant le comptage avec le 26 novembre et en diminuant le comptage avec le 2 décembre en conséquence.

Lorsque vous créez de nouvelles règles de comptage des dimensions, les objets nouvellement créés qui correspondent aux règles sont comptabilisés dans le journal et ajoutés au compte statistique. Les objets existants qui correspondent aux règles de comptage des dimensions ne sont pas ajoutés, seuls les nouveaux objets. La suppression d’une règle ne supprime pas l’objet du compte statistique, mais les nouvelles modifications de comptage ne sont pas mises à jour automatiquement.

Afficher les modifications de comptage

Affichez le comptage mis à jour dans la liste Transactions du journal statistique.

Abonnement

Grand livre
Disponibilité régionale

Toutes les régions
Type d’utilisateur Entreprise, Collaborateur, Responsable projet et Entrepôt
Permissions

  • Comptes statistiques : Lister et afficher

  • Grand livre : Exécuter
  1. Aller à Grand livre > Tous > comptes. Sélectionnez Comptes statistiques. Intacct affiche une liste de vos comptes statistiques.
  2. Sélectionnez le nom du compte statistique que vous souhaitez afficher.

  3. Vous pouvez voir le nombre d’augmentations et de diminutions changer lorsque vous avez ajouté ou supprimé un objet correspondant à la règle de comptage des dimensions.

  4. Pour affiner le rapport, sélectionnez Personnaliser. Sélectionnez la plage de dates et tout autre article du rapport que vous souhaitez modifier ou inclure. Le rapport est mis à jour pour afficher les modifications.
  5. Enregistrez, imprimez ou effectuez toute autre action disponible pour votre rapport.

Modifier une fiche de dimension

Lorsque vous modifiez une fiche utilisée par comptage de dimensions, l’écriture de journal appropriée est alors mise à jour. Les modifications de fiche sont effectuées de la même manière que vous modifiez toute autre fiche pour cette dimension.

Par exemple, supposons que vous ayez un fournisseur qui est inclus dans le groupe de dimension pour les fournisseurs californiens et fait partie d’un règle de comptage dimension. Si ce fournisseur a changé de statut, vous devez modifier la fiche du fournisseur pour refléter la nouvelle adresse. Lorsque vous modifiez la fiche, les modifications appropriées sont effectuées par nombre de dimensions : le nombre de fournisseurs californiens sera réduit de 1. S’il y a un groupe de dimension/règle pour le nouveau statut, ce nombre est augmenté de 1.

Il y a une exception à cela.

Pour les sociétés multi-entités, la fiche Collaborateur nécessite un Emplacement. Cela indique à Intacct l’entité à laquelle appartient le collaborateur. Si vous modifiez établissement d’un collaborateur d’un entité à un autre, le fiche est modifié correctement. Mais comme le nombre de dimension obtient le établissement du fiche collaborateur, dimension compte gère le changement un peu différemment, ce qui affecte la façon dont le compte est modifié.

Meilleures pratiques : Pour s’assurer que le comptage est correct pour l’établissement initial et le nouvel établissement, de nombreuses sociétés trouvent les étapes suivantes utiles.

  1. Rendez le collaborateur inactif pour supprimer le comptage de l’établissement initial.
  2. Pendant que le collaborateur est toujours inactif, modifiez le collaborateur Emplacement.
  3. Redéfinissez la fiche du collaborateur sur Actif.

Vous pouvez également effectuer des écritures de journal statistique manuellement pour réduire le nombre de collaborateur initial de établissement de 1 et ajouter le collaborateur de établissement nombre de 1.

Exemples de comptage des dimensions

Voici quelques exemples des nombreuses utilisations possibles du comptage de dimensions.

Automatisez le nombre de nouveaux clients que vous avez acquis pendant une période, le nombre de clients existants qui sont restés et le nombre de clients qui sont partis. Comptez par nombre total de clients ou filtrez davantage, par exemple par établissement ou vendeur.

Supposons que vous ayez commencé avec 365 clients pendant une période. Au cours de la période, vous avez ajouté 10 nouveaux clients, mais en avez perdu 3. Plutôt que de simplement signaler que vous avez maintenant 372 clients, le comptage des dimensions automatise le comptage, le rendant disponible pour les rapports.

Il est facile de suivre le nombre de vos clients. Cependant, le nombre de dimensions facilite automatiquement le suivi par les clients d’un certain type ou d’un certain secteur. Vous pouvez suivre les clients par n’importe quoi, des ventes directes et au détail, par code postal ou code postal plage, statut ou territoire, ou pays. Savoir combien de clients de différents types peut aider votre société à prendre des décisions commerciales.

L’un des atouts les plus importants d’une société est ses employés. Vous devez savoir :

  • le nombre d’employés de la société au cours d’une période donnée
  • combien sont nouveaux
  • combien en sont partis
  • Durée pendant laquelle le collaborateur moyen reste dans la société

Vous pouvez le décomposer encore plus. Voyez quels établissements ou services ont des taux d’attrition plus élevés ou plus faibles en un coup d’œil. Le comptage des dimensions peut automatiser l’inclusion de ces informations dans les rapports.