Aperçu de la comptabilisation du comptage automatique des dimensions

Les comptes statistiques sont souvent utilisés pour suivre le nombre de membres de dimension. Par exemple, il est courant de suivre le nombre de clients actifs. Ces informations peuvent faire l’objet d’un rapport individuel ou être utilisées pour calculer des indicateurs tels que le revenu récurrent par client.

Vous pouvez :

  • Automatisez le comptage pour n’importe quelle dimension activée. Lorsque vous ajoutez ou supprimez des membres de dimension, le nombre est automatiquement mis à jour.
  • Configurez des règles qui définissent ce que vous voulez compter. Par exemple, en plus du suivi du nombre de clients actifs, vous pouvez configurer un compte statistique distinct pour le suivi des différents types de clients.

À propos du comptage des dimensions

Il existe de nombreuses raisons d’automatiser le comptage des dimensions. Il permet d’économiser du temps et des efforts, en particulier lorsque vous suivez de nombreuses dimensions, et peut améliorer la visibilité de votre entreprise.

Comptabilisation manuelle ou automatisée

Votre société utilise peut-être déjà plusieurs feuilles de calcul pour suivre les modifications de comptage pour des éléments tels que les nouveaux clients et employés perdus et de longue date. Le comptage des dimensions met automatiquement à jour ces comptages, ce qui réduit le besoin de feuilles de calcul manuelles qui prennent du temps et sont parfois sources d’erreurs.

Vous pouvez toujours comptabiliser les modifications manuellement, par exemple lors de l’établissement d’un comptage de base. L’automatisation du comptage élimine le travail de saisie de données en réduisant les étapes nécessaires pour mettre à jour le comptage avec précision et immédiatement.

Utiliser dans les métriques

Des indicateurs précis améliorent la visibilité de votre entreprise et fournissent plus de détails lors de la prise de décisions commerciales. En fournissant un moyen d’automatiser les comptages, le comptage des dimensions vous donne la flexibilité nécessaire pour vous assurer que vos mesures sont appropriées et précises.

Pour augmenter la granularité des mesures, des analyses ou des rapports commerciaux, différentes règles de comptabilisation mettent à jour différents nombres de statistiques. Vous pouvez utiliser les valeurs des rapports de calcul et des cartes de performances pour mieux comprendre les performances de votre société.

Le comptage des dimensions utilise un groupe de dimensions distinct pour chaque règle de dimension que vous créez. Il n’y a pas de limite au nombre d’éléments qui peuvent être suivis automatiquement.

Vue d’ensemble de la configuration

Une dimension doit être activée pour que le comptage des dimensions fonctionne. Par exemple, pour utiliser la commande Lieux le nombre de dimensions, le Emplacement La dimension doit être active. Si vous ne voyez pas de nombre de dimensions particulières, vérifiez que la dimension est activée dans Paramètres de dimension.

Le processus de configuration du comptage des dimensions nécessite des privilèges d’administrateur et implique la configuration d’un compte statistique pour chaque nombre de dimensions, puis la définition des règles de comptabilisation. La création d’une règle de comptage des dimensions est un processus unique. Par la suite, les modifications du comptage des dimensions sont automatiques et ne nécessitent aucune action supplémentaire.

Par exemple, vous pouvez créer une règle pour mettre à jour le nombre de clients actifs basés dans le Vermont qui ont une limite de crédit élevée. Chaque fois qu’un client entre dans ce groupe, la règle de nombre de dimensions crée une écriture de journal statistique pour augmenter le nombre. Si un client sort du groupe, la même règle de comptage des dimensions crée une écriture pour réduire le nombre.

Meilleures pratiques : Si vous avez déjà configuré une règle de comptage des dimensions, ne désactivez pas la dimension. La désactivation de la dimension peut entraîner un comportement inattendu.

Pour obtenir des instructions de configuration détaillées, reportez-vous à la section Configurer le comptage des dimensions.

Comment fonctionne la comptabilisation automatisée ?

  1. Vous créez initialement des comptes statistiques et des groupes de dimensions pour le comptage des dimensions.
  2. Établissez la valeur de base initiale du comptage, telle que le nombre de clients, à la date à laquelle vous commencez la comptabilisation automatisée.
  3. Désormais, lorsque vous créez les règles de comptage des dimensions, Intacct gère automatiquement les augmentations et les diminutions en comptabilisant les écritures de journal dans le journal statistique.

Créer des groupes de dimensions et des comptes statistiques > Établir un comptage de base > Créer des règles de comptage des dimensions > Début de la comptabilisation et du comptage automatiques.

Établir un comptage de base

Lorsque vous activez le comptage des dimensions, seules les nouvelles mises à jour sont incluses dans les mises à jour des comptes statistiques. Les objets de dimension existants ne sont pas inclus, même s’ils correspondent aux critères de comptage des dimensions.

Saisissez une écriture de journal manuelle dans le compte statistique pour établir un solde initial comme point de départ. Cette étape est facultative, mais si vous n’établissez pas de comptage de base, le comptage commence à zéro et seules les nouvelles modifications sont enregistrées. Il n’y aura pas de point de départ historique.

Souvent, l’entreprise peut tenir à jour une feuille de calcul contenant les informations que vous souhaitez suivre. Une fois le comptage de base inclus, vous pourrez peut-être vous débarrasser de ces feuilles de calcul et laisser Sage Intacct effectuer le suivi et le comptage pour vous.

Pour plus de détails sur les écritures de journal manuelles, reportez-vous à la section Entrées de journal statistique.

Comment Intacct met-il à jour le comptage ?

Avec le comptage des dimensions, les écritures sont automatiquement comptabilisées lorsque vous créez et enregistrez un nouvel objet ou supprimez un objet correspondant à la règle, en fonction de la date système. Vous ne pouvez pas créer de comptabilisation automatisée pour une période antérieure.

Par exemple, si vous avez créé une fiche client le 2 décembre, le nombre de clients est augmenté pour la date du 2 décembre, date de création de la fiche. Comme la mise à jour du comptage est automatisée, la date de transaction n’est pas configurable dans les règles de comptage des dimensions.

En poursuivant l’exemple, supposons que ce client ait signé la transaction le 26 novembre. Dans ce cas, vous souhaitez que le nombre de clients soit comptabilisé et compté pour le mois de novembre. Même si la fiche client n’a été créée qu’en décembre, Intacct comptabilise la fiche pour décembre. Vous ne pouvez modifier aucun des nombres de fiches comptabilisées par le système. Cela permet de conserver la piste d’audit des règles métier. Cependant, vous pouvez ajuster manuellement le comptage sur novembre en augmentant le comptage avec le 26 novembre et en le diminuant avec le 2 décembre en conséquence.

Lorsque vous créez de nouvelles règles de comptage des dimensions, les objets nouvellement créés qui correspondent aux règles sont comptabilisés dans le journal et ajoutés au compte statistique. Les objets existants qui correspondent aux règles de comptage des dimensions ne sont pas ajoutés, seuls les nouveaux objets. La suppression d’une règle ne supprime pas l’objet du comptage statistique, mais les nouvelles modifications de comptage ne sont pas mises à jour automatiquement.

Afficher les modifications du comptage

Affichez le comptage mis à jour dans la liste des transactions du journal statistique.

Abonnement

Grand livre
Disponibilité régionale

Toutes les régions
Type d’utilisateur Entreprise, Collaborateur, Responsable projet et Entrepôt
Permissions

  • Comptes statistiques : Lister et afficher

  • Grand livre : Exécuter
  1. Atteindre Grand livre > Tout > comptes. Choisir Comptes statistiques. Intacct affiche une liste de vos comptes statistiques.
  2. Sélectionnez le nom du compte statistique que vous souhaitez afficher.

  3. Vous pouvez voir le nombre d’augmentations et de diminutions changer lorsque vous avez ajouté ou supprimé un objet correspondant à la règle de comptage des dimensions.

  4. Pour affiner le rapport, sélectionnez Personnaliser. Sélectionnez la plage de dates et tout autre élément du rapport que vous souhaitez modifier ou inclure. Le rapport est mis à jour pour afficher les modifications.
  5. Enregistrez, imprimez ou effectuez toute autre action disponible pour votre rapport.

Modifier une fiche de dimension

Lorsque vous modifiez une fiche utilisée par nombre de dimensions, l’écriture de journal appropriée est alors mise à jour. Les modifications apportées à la fiche sont effectuées de la même manière que toute autre fiche pour cette dimension.

Par exemple, supposons que vous ayez un fournisseur qui est inclus dans le groupe de dimension pour les fournisseurs californiens et qui fait partie d’une règle de comptage de dimensions. Si ce fournisseur a changé d’état, vous devez modifier la fiche du fournisseur pour refléter la nouvelle adresse. Lorsque vous modifiez la fiche, les modifications appropriées sont effectuées par nombre de dimensions : le nombre de fournisseurs californiens sera réduit de 1. S’il existe un groupe de dimensions/une règle pour le nouvel état, ce nombre est augmenté de 1.

Il y a une exception à cela.

Pour les sociétés à plusieurs entités, la fiche Collaborateur nécessite un Emplacement. Cela indique à Intacct à quelle entité appartient le collaborateur. Si vous modifiez l’emplacement d’un collaborateur d’une entité à une autre, la fiche est correctement modifiée. Mais comme le nombre de dimensions obtient l’emplacement de la fiche du collaborateur, le nombre de dimensions gère le changement un peu différemment, ce qui affecte la façon dont le nombre est modifié.

Meilleures pratiques : Pour s’assurer que le comptage est correct pour l’emplacement d’origine et le nouvel emplacement, de nombreuses sociétés trouvent les étapes suivantes utiles.

  1. Rendez le collaborateur inactif pour supprimer le comptage de l’emplacement d’origine.
  2. Pendant que le collaborateur est toujours inactif, modifiez-le Emplacement.
  3. Redéfinissez la fiche du collaborateur sur Actif.

Vous pouvez également effectuer des écritures de journal statistique manuellement pour réduire le nombre de collaborateurs d’origine par emplacement de 1 et ajouter le collaborateur par nombre d’emplacements de 1.

Exemples de comptage des dimensions

Voici des exemples des nombreuses utilisations possibles du comptage des dimensions.

Automatisez le nombre de nouveaux clients que vous avez acquis pour une période donnée, le nombre de clients existants qui sont restés et le nombre de clients qui sont partis. Comptez par total des clients ou filtrez davantage, par exemple par établissement ou par vendeur.

Supposons que vous ayez commencé avec 365 clients pendant une période donnée. Au cours de la période, vous avez ajouté 10 nouveaux clients, mais en avez perdu 3. Plutôt que de se contenter de signaler que vous avez maintenant 372 clients, le comptage des dimensions automatise le comptage, ce qui le rend disponible pour les rapports.

Il est facile de suivre le nombre de clients que vous avez. Cependant, le nombre de dimensions facilite automatiquement le suivi par clients d’un certain type ou d’un certain secteur. Vous pouvez suivre les clients par n’importe quoi, des ventes directes et de détail aux codes postaux, à l’état ou au territoire, ou au pays. Savoir combien de clients de différents types peut aider votre entreprise à prendre des décisions commerciales.

L’un des atouts les plus importants d’une entreprise est ses employés. Vous devez savoir :

  • Nombre d’employés de la société au cours d’une période donnée
  • combien sont nouveaux
  • combien sont partis
  • Durée moyenne du séjour d’un employé dans l’entreprise

Vous pouvez le décomposer encore plus. Voyez quels sites ou services ont des taux d’attrition plus élevés ou plus faibles en un coup d’œil. Le comptage des dimensions peut automatiser l’inclusion de ces informations dans les rapports.