Principes de base de la planification des rapports

Les rapports programmés s’exécutent automatiquement à intervalles réguliers, par exemple quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement. Vous pouvez planifier des rapports précédemment mémorisés, rapport groupes que vous avez créés et tous les rapports financiers.

Cette rubrique fournit des informations sur le calendrier d’exécution d’un rapport, ainsi que sur l’affichage d’une liste de rapports programmés et le statut des rapports mémorisés programmés.

À propos du calendrier d’exécution du rapport

Lorsque vous planifiez un rapport financier préparatoire, un groupe de rapports ou un rapport enregistré, vous pouvez définir des filtres, ainsi qu’une date de début, une date de fin et une récurrence. Les options de filtre supplémentaires ne sont visibles que pour le type de rapport que vous planifiez. Toutefois, les sélections suivantes sont toujours utilisées et vous pouvez modifier les paramètres à tout moment.

• Lorsque vous planifiez un rapport, il s’exécute en fonction du calendrier que vous avez créé, à l’aide des filtres et des paramètres de rapport que vous avez définis.
• Vous pouvez choisir le jour de la semaine ou le jour du mois auquel exécuter un rapport programmé en utilisant la date de début. Vous ne pouvez pas choisir une heure spécifique de la journée à laquelle exécuter le rapport programmé.
• Les tâches planifiées s’exécutent peu après minuit dans le fuseau horaire défini sur la page Informations sur la société, sauf si un décalage global est inclus. Les récurrences planifiées sont conformes à ce paramètre. Cependant, les tâches dont les dates sont passées et les tâches exécutées hors ligne ne sont pas limitées par le décalage.

Filtres : la « Date d’effet »

Lorsque vous sélectionnez le calendrier d’exécution d’un rapport, le champ « Date d’effet » indique à Intacct d’exécuter le rapport comme s’il s’agissait de la « Date d’effet » que vous spécifiez ici.

Planification : Début, fin et récurrence

Ces paramètres vous permettent de démarrer le calendrier et indiquent à Intacct combien de temps il doit rester actif. Le premier rapport est généré à la date de début que vous avez sélectionnée et se poursuit à la récurrence sélectionnée jusqu’à ce que la « date de fin » soit atteinte.

• Date de début : La date de début correspond à la date à laquelle commencer l’exécution des rapports programmés. La date de début indique également au planificateur d’exécuter le rapport chaque fois que le détail de la date de début se répète, en fonction de la sélection de la récurrence. Par exemple, si vous définissez la date de début sur le 10 d’un mois et la récurrence sur Mensuelle, le rapport s’exécute le 10 de chaque mois. Si vous sélectionnez une date de début le mardi et une récurrence toutes les 3 semaines, le rapport s’exécute toutes les trois semaines le mardi.
  Lors de la modification d’un calendrier existant, la date de début n’est pas automatiquement modifiée. Si vous ne la modifiez pas, le calendrier redémarrera à partir de sa date de début initiale et tous les rapports postérieurs à cette date seront à nouveau générés. Si la date de début est loin dans le passé ou si vous avez une récurrence fréquente, il peut s’agir d’un grand numéro de rapports.
• Date de fin : Définissez la date à laquelle le planificateur arrête d’exécuter le rapport. Le rapport s’exécute à la dernière heure programmée avant que la date de fin ne soit atteinte.
• Récurrence : L’option de récurrence indique à Intacct la fréquence d’exécution du rapport après le début de l’exécution du calendrier : quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annelle. En fonction de la récurrence que vous choisissez, d’autres sélections s’affichent, comme les suivantes :

  - Semaines: Choisissez le nombre de semaines qui s’écouleront entre les exécutions planifiées : toutes les 2 semaines, toutes les 10 semaines, etc.

  - Mois: Définissez le numéro de mois entre les exécutions de la rapport et si le calendrier s’exécute ou non à la fin du mois.

  - Après la clôture du Grand livre: Choisissez d’exécuter à la fin de la clôture, par exemple à la fin de chaque mois.

Conseils pour la planification de rapports mensuels

Pour récurrent rapports mensuels qui incluent le mois entier, tenez compte des points suivants : Toute rapport incluant une option de période de référence peut être définie sur Mois précédent. Cette option est disponible dans les rapports financiers, standards et enregistrés lors de la création du rapport. Vous pouvez ensuite programmer l’exécution du rapport à tout moment au cours du mois en cours. Il fournira un rapport pour l’ensemble du mois précédent.

De cette façon, vous pouvez vous assurer que vous n’obtiendrez pas de transactions supplémentaires qui ont été ajoutées entre minuit (heure locale, en fonction de vos paramètres de établissement de société) et l’heure à laquelle le rapport a été exécuté ou des transactions manquantes avant la fin de la période en raison de l’heure à laquelle le rapport a été exécuté.

Vous pouvez choisir d’exécuter le rapport le premier jour du mois suivant (ou n’importe lequel) jour si vous définissez la période de référence sur Mois précédent.

Une autre option consiste à planifier le rapport pour le dernier jour du mois et à ajouter manuellement toutes les transactions qui se sont produites entre le moment où le rapport a été exécuté et la fin de la journée.

Afficher une liste des rapports programmés

1. Accédez au Centre de rapports.
2. Localisez le rapport et sélectionnez la flèche pour Plus d’actions.
3. Sélectionnez Horaire.

Examiner le statut du calendrier des rapports mémorisés

Pour les rapports enregistrés, vous pouvez vérifier le statut de la rapport programmé (Non planifié, Planifié ou Réussite) et recevoir des alertes pour tout rapport qui n’a pas pu s’exécuter.

1. Accédez au menu de l’application à laquelle appartient le rapport. Par exemple, si vous avez mémorisé un rapport d’analyse des factures fournisseurs, vous devez accéder au Tous Carte pour les Comptes fournisseurs.
2. Dans la section Rapports, choisissez Rapports mémorisés.
3. Passez en revue les informations contenues dans la section Statut colonne de la liste Rapports enregistrés.
   En savoir plus sur les informations sur le statut du calendrier

   La colonne État vous informe du statut de l’exécution planifiée. Les possibilités sont Non planifié, Planifié, Réussite (et En transit pour les rapports très longs en cours de traitement). Si votre rapport a été exécuté, le statut doit être Réussite.

   En cas de panne, le système vous en informe en affichant un lien Statut dans cette colonne. Sélectionnez Statut pour afficher la liste Journal d’exécution, qui affiche toutes les erreurs qui se sont produites et vous permet d’afficher leurs détails.