Principes de base de la planification des rapports

Les rapports planifiés s’exécutent automatiquement à intervalles réguliers, tels que quotidiens, hebdomadaires ou mensuels. Vous pouvez planifier des rapports précédemment mémorisés, des groupes de rapports que vous avez créés et tous les états financiers.

Cette rubrique fournit des informations sur la planification de l’exécution d’un rapport, ainsi que sur l’affichage d’une liste de rapports planifiés et du statut des rapports mémorisés planifiés.

À propos de la planification de l’exécution du rapport

Lorsque vous planifiez un rapport financier préparatoire, un groupe de rapports ou un rapport enregistré, vous pouvez définir des filtres ainsi qu’une date de début, une date de fin et une périodicité. Les options de filtre supplémentaires ne sont visibles que pour le type de rapport que vous planifiez. Cependant, les sélections suivantes sont toujours utilisées et vous pouvez modifier les paramètres à tout moment.

• Lorsque vous planifiez un rapport, il s’exécute en fonction du calendrier que vous avez créé, à l’aide des filtres et des paramètres de rapport que vous avez définis.
• Vous pouvez choisir le jour de la semaine ou le jour du mois auquel exécuter un rapport programmé en utilisant la date de début. Vous ne pouvez pas choisir une heure spécifique de la journée à laquelle exécuter le rapport programmé.
• Les tâches planifiées s’exécutent peu après minuit dans le fuseau horaire défini sur la page Informations sur la société, sauf si un décalage global est inclus. Les récurrences planifiées sont conformes à ce paramètre. Cependant, les tâches dont les dates sont passées et les tâches exécutées hors ligne ne sont pas limitées par le décalage.

Filtres : le « À partir de la date »

Lorsque vous sélectionnez la planification d’exécution d’un rapport, la « À partir de la date » indique à Intacct d’exécuter le rapport comme s’il s’agissait de la « À partir de la date » que vous spécifiez ici.

Planification : Début, fin et récurrence

Ces paramètres vous permettent de démarrer la planification et d’indiquer à Intacct combien de temps elle doit rester active. Le premier rapport est généré à la date de début que vous avez sélectionnée et se poursuit à la périodicité sélectionnée jusqu’à ce que la date de fin soit atteinte.

• Date de mise en œuvre : La date de début est la date à laquelle il faut commencer à exécuter des rapports planifiés. La date de début indique également au planificateur d’exécuter le rapport chaque fois que le détail de la date de début réapparaît, en fonction de la sélection de périodicité. Par exemple, si vous définissez la date de début sur le 10 d’un mois et la récurrence sur Mensuelle, le rapport s’exécute le 10 de chaque mois. Si vous sélectionnez une date de début le mardi et une récurrence toutes les 3 semaines, le rapport s’exécute toutes les trois semaines le mardi.
  Lors de la modification d’un planning existant, la date de début n’est pas automatiquement modifiée. Si vous ne la modifiez pas, la planification redémarrera à partir de sa date de début initiale et tous les rapports après cette date seront générés à nouveau. Si la date de début est loin dans le passé ou si vous avez une récurrence fréquente, il peut s’agir d’un grand numéro de rapports.
• Date de fin : Définissez la date à laquelle le planificateur arrête d’exécuter le rapport. Le rapport s’exécute à la dernière heure programmée avant que la date de fin ne soit atteinte.
• Récidive : L’option de récurrence indique à Intacct la fréquence d’exécution du rapport après le début de l’exécution de la planification : quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle. En fonction de la récurrence que vous choisissez, d’autres sélections s’affichent, comme les suivantes :

  - Semaines: Choisissez le nombre de semaines qui s’écouleront entre les exécutions programmées : toutes les 2 semaines, toutes les 10 semaines, etc.

  - Mois: Définissez le numéro de mois entre l’exécution du rapport et si la planification s’exécute ou non à la fin du mois.

  - Après la clôture du Grand livre: Choisissez de s’exécuter à la fin de la clôture, par exemple, à la fin de chaque mois.

Conseils pour la planification des rapports mensuels

Pour les rapports mensuels récurrents qui incluent le mois entier, tenez compte de ce qui suit : Tout rapport qui inclut une option de période de rapport peut être défini sur Mois précédent. Les rapports financiers, standard et mémorisés disposent de cette option lors de la création du rapport. L’exécution du rapport peut ensuite être planifiée à tout moment au cours du mois en cours. Il fournira un rapport pour l’ensemble du mois précédent.

De cette façon, vous pouvez vous assurer que vous ne recevrez pas de transactions supplémentaires qui ont été ajoutées entre minuit (heure locale, en fonction des paramètres d’établissement de votre société) et l’heure d’exécution du rapport ou des transactions manquantes avant la fin de la période en raison de l’heure à laquelle le rapport a été exécuté.

Vous pouvez choisir d’exécuter le rapport le premier jour (ou n’importe lequel) du mois suivant si vous définissez la période de rapport sur Mois précédent.

Une autre option consiste à planifier le rapport pour le dernier jour du mois et à ajouter manuellement toutes les transactions qui ont eu lieu entre le moment où le rapport a été exécuté et la fin de la journée.

Afficher une liste de rapports planifiés

1. Rendez-vous dans le Centre de rapports.
2. Localisez le rapport et sélectionnez la flèche pour Plus d’actions.
3. Sélectionnez Horaire.

Examiner le statut du calendrier des rapports mémorisés

Pour les rapports mémorisés, vous pouvez vérifier le statut du rapport programmé (Non planifié, Planifié ou Succès) et recevoir des alertes pour tous les rapports qui n’ont pas pu s’exécuter.

1. Allez dans le menu de l’application à laquelle appartient le rapport. Par exemple, si vous avez mémorisé un rapport d’analyse des factures Tous Le menu pour les Comptes fournisseurs.
2. Dans la section Rapports, choisissez Rapports mémorisés.
3. Passez en revue les informations dans la section Statut colonne de la liste Rapports mémorisés.
   En savoir plus sur les informations sur le statut de l’horaire

   La colonne Statut vous informe du statut de l’exécution planifiée. Les possibilités sont Not Scheduled, Scheduled, Success (et In Transit pour les rapports très longs en cours de traitement). Si votre rapport a été exécuté, le statut doit être Succès.

   En cas de panne, le système vous en informe en affichant un lien d’état dans cette colonne. Sélectionnez Statut pour afficher la liste Journal d’exécution, qui affiche toutes les erreurs qui se sont produites et vous permet d’afficher leurs détails.