Organiser des groupes de comptes

Les groupes de comptes sont un outil puissant pour les rapports et les tableaux de bord, mais il faut une certaine compréhension pour bien les organiser. Les considérations de la rubrique vous aideront à configurer vos groupes de comptes afin que les utilisateurs expérimentés et les nouveaux utilisateurs puissent trouver le bon groupe de comptes et l’utiliser efficacement.

Organiser vos groupes de comptes

Il est typique de commencer par créer des groupes de comptes composés uniquement de comptes ou de catégories de grand livre individuels. Créez ensuite les types de groupes de comptes qui contiennent d’autres groupes de comptes, ceux qui font partie d’une formule de calcul, etc. Ces groupes de comptes sont plus susceptibles de constituer la base de vos rapports financiers.

Envisagez l’extensibilité

L’une des principales considérations lors de l’organisation de vos groupes de comptes est l’extensibilité, qui permet de contrôler ce qui se passe lorsque de nouveaux comptes sont ajoutés.

Lorsque vous ajoutez des comptes, vous devez seulement vous assurer qu’ils se trouvent dans le bon groupe de comptes pour qu’ils soient inclus dans les rapports qui utilisent ce groupe. En général, cela signifie utiliser un numéro de compte qui se situe dans une plage de numéros ou une catégorie de comptes définie à cet effet.

Par exemple, si vous disposez d’un groupe de comptes pour les comptes fournisseurs qui comprend des membres du groupe de comptes affectés à la catégorie Comptes fournisseurs, l’ajout d’un compte et son affectation à la catégorie Comptes fournisseurs incluent automatiquement le compte dans le groupe de comptes.

De même, si vous disposez d’un groupe de comptes pour la trésorerie et les équivalents qui utilise les numéros de compte 1000 à 1500, la création d’un compte qui utilise le numéro de compte 1450 inclut automatiquement le compte dans le groupe de comptes. Dans ce cas, réfléchissez au nombre de comptes que vous êtes susceptible d’ajouter et configurez la plage de numéros de compte en conséquence.

Utilisez l’objet du groupe de comptes

L’objectif des groupes de comptes a été conçu pour faciliter l’organisation de vos groupes de comptes. En fournissant à chaque groupe de comptes un objectif de groupe de comptes, les utilisateurs peuvent filtrer même un grand nombre de groupes de comptes pour n’afficher que les groupes pertinents.

La normalisation des noms d’objectifs garantit également que le filtrage par objet est cohérent à mesure que des comptes sont ajoutés à des groupes et que des groupes de comptes sont ajoutés.

Par exemple, si vous avez un groupe de comptes qui est un groupe de comptes, vous pouvez inclure un objet de groupe de comptes. Dans ce cas, les objets de groupe de comptes permettent aux utilisateurs de filtrer la liste par section du rapport seulement.

Standardiser les conventions de dénomination

Si votre société a été configurée à l’aide d’un démarrage rapide, certains groupes de comptes vous ont été fournis dès le départ. Ces noms de groupes de comptes ne peuvent pas être modifiés.

Dans de nombreux cas, l’objet de groupe de comptes peut agir comme une convention de dénomination.

La meilleure pratique consiste à partager des groupes de comptes communs entre les rapports dans lesquels vous utilisez régulièrement les mêmes groupes et ne modifiez pas fréquemment les regroupements, tels que « Dépenses ». Cela vous aidera à relier facilement les relevés, mais cela signifie également que les modifications apportées à ces groupes de comptes peuvent avoir un impact plus important et doivent être examinées attentivement.

La meilleure pratique consiste à utiliser un ensemble distinct de groupes de comptes si vous créez un rapport dédié avec des groupes de comptes personnalisés. Utilisez l’objet du groupe de cptes ou un préfixe sur le nom du groupe de cptes lorsque vous travaillez avec le rapport dédié pour faciliter le travail avec ces groupes.

Si votre format correspond à une entité spécifique, incluez un identifiant d’entité si vous créez des groupes de comptes au niveau général d’une société multi-entités.

Épelez toujours le nom complet ou utilisez toujours un acronyme. La cohérence est la clé.

Groupes partagés

Un groupe partagé est un groupe dans lequel un même groupe de comptes est utilisé sur plusieurs rapports. Ces groupes partagés peuvent être très utiles et faciliter le rapprochement entre les rapports. Gardez à l’esprit, cependant, qu’ils ont parfois l’effet indésirable où les modifications apportées au groupe de comptes se répercutent sur tous les rapports.

Par exemple, si un groupe de comptes appelé « Actifs » est utilisé dans plusieurs rapports, l’ajout d’un autre compte ou groupe de comptes à ce groupe inclura le nouvel ajout dans tous les rapports qui utilisent le groupe de comptes Actifs.

Les meilleures pratiques en matière de partage de groupes de comptes dépendent de la configuration de votre société et de vos besoins en matière de rapports.

L’objectif du groupe de comptes peut être utilisé pour baliser la section du rapport à laquelle appartient le groupe de comptes afin de faciliter sa création.

Hiérarchies

Groupes de comptes

Le groupe de comptes le plus simple a une profondeur de 1 niveau et se compose de comptes de membres. Lorsque vous établissez une hiérarchie de groupes de comptes, commencez par créer des groupes de comptes membres.

• Pour créer un groupe de comptes du Grand livre, sélectionnez Comptes comme type de structure.
• Pour créer un groupe de comptes statistiques, sélectionnez Comptes statistiques comme type de structure.

Si votre société a été configurée à l’aide d’un modèle de configuration, vous disposez déjà d’un ensemble de groupes de comptes prédéfinis basés sur les Catégorie ou Catégorie statistique. Ceux-ci fonctionnent de la même manière que les groupes de comptes ou les comptes statistiques, sauf qu’ils sont basés sur la catégorie affectée aux comptes plutôt que sur une liste de comptes spécifique. En savoir plus sur Groupes de comptes basés sur des catégories.

Groupes de groupes

Après avoir créé un groupe de comptes membres, vous pouvez construire le niveau suivant de la hiérarchie, qui se compose de groupes contenant d’autres groupes.

Par exemple, vous pouvez créer un groupe de comptes « Actifs courants » contenant d’autres groupes de comptes.

Apparition sur les rapports

Lorsque vous concevez vos groupes de comptes, gardez à l’esprit l’emplacement où vous souhaitez que les en-têtes et les totaux apparaissent, ainsi que l’emplacement où vous souhaitez que vos totaux généraux apparaissent. Sur les comptes de résultat, il est typique d’avoir un seul groupe de comptes (Revenu net), qui contient d’autres groupes de comptes. De cette façon, vos comptes de résultat contiennent un total général pour le revenu net.