Organiser des groupes de comptes
Informations connexes
Related topics
Les groupes de comptes sont un outil puissant pour les rapports et les tableaux de bord, mais il faut une certaine compréhension pour bien les organiser. Les considérations abordées dans la rubrique vous aideront à configurer vos groupes de comptes afin que les utilisateurs expérimentés et les nouveaux utilisateurs puissent trouver le bon groupe de compte et l’utiliser efficacement.
| Abonnement |
Grand livre |
|---|---|
| Disponibilité régionale |
Toutes les régions |
| Type d’utilisateur | Entreprise |
| Permissions |
Liste, Afficher, Ajouter, Modifier |
Organisez vos groupes de comptes
Il est courant de commencer par créer des groupes de comptes qui ne seront composés que de comptes GL individuels ou de catégories. Créez ensuite les types de groupes de comptes qui contiennent d’autres groupes de comptes, ceux qui font partie d’une formule de calcul, etc. Ces groupes de comptes sont plus susceptibles de constituer la base de vos rapports financiers.
Pensez à l’extensibilité
L’un des principaux facteurs à prendre en compte lors de l’organisation de vos groupes compte est l’évolutivité, qui permet de contrôler ce qui se passe lorsque de nouveaux comptes sont ajoutés.
Lorsque vous ajoutez des comptes, vous devez seulement vous assurer qu’ils appartiennent au bon groupe de comptes pour qu’ils soient inclus dans les rapports qui utilisent ce groupe. En général, cela signifie utiliser un numéro de compte qui se situe dans une plage de numéros de compte ou une catégorie définie à cet effet.
Par exemple, si vous disposez d’un groupe de comptes pour les Comptes fournisseurs qui comprend des membres de groupe de comptes affectés à la catégorie Comptes fournisseurs, l’ajout d’un compte et son affectation à la catégorie des Comptes fournisseurs incluent automatiquement le compte dans le groupe de comptes.
De même, si vous disposez d’un groupe de compte pour les espèces et quasi-espèces qui utilise les numéros de compte 1000 à 1500, la création d’un compte qui utilise le compte numéro 1450 inclut automatiquement le compte dans le groupe de compte. Dans ce cas, réfléchissez au nombre de comptes que vous êtes susceptible d’ajouter et configurez la plage de numéros de compte en conséquence.
Utiliser l’objet de groupe de compte
L’objet de groupe de compte a été conçu pour faciliter l’organisation de vos groupes de comptes. En fournissant à chaque groupe de compte un objet de groupe de compte, les utilisateurs peuvent filtrer même un grand nombre de groupes de comptes pour n’afficher que les groupes pertinents.
La standardisation des noms d’objectif garantit également que le filtrage par objectif est cohérent à mesure que des comptes sont ajoutés à des groupes et que des groupes de comptes sont ajoutés.
Par exemple, si vous avez un groupe de comptes qui est un groupe de comptes, vous pouvez inclure un objet de groupe de compte. Dans ce cas, les objets de groupe de compte permettent aux utilisateurs de filtrer la liste par section du rapport seulement.
Standardiser les conventions de nommage
Si votre société a été configurée à l’aide d’un guide de démarrage rapide, certains groupes de comptes vous ont été fournis par défaut. Ces noms de groupes de comptes ne peuvent pas être modifiés.
Dans de nombreux cas, l’objectif du groupe de comptes peut servir de convention de nommage.
La meilleure pratique consiste à partager des groupes de comptes communs dans des rapports dans lesquels vous utilisez régulièrement les mêmes regroupements et ne modifiez pas fréquemment les regroupements, comme par exemple « Dépenses ». Cela vous aidera à relier facilement les relevés, mais cela signifie également que les modifications apportées à ces groupes de comptes peuvent avoir un impact plus important et doivent être examinées attentivement.
La meilleure pratique consiste à utiliser un ensemble distinct de groupes de comptes si vous créez un rapport dédié avec des regroupements de comptes personnalisés. Utilisez l’objectif du groupe Acct ou un préfixe sur le nom du groupe Comptes lorsque vous utilisez le rapport dédié pour faciliter l’utilisation de ces groupes.
Si votre format s’applique à une entité spécifique, incluez un identifiant d’entité si vous créez des groupes de comptes au niveau général d’une société multi-entités.
Épelez toujours le nom complet ou utilisez toujours un acronyme. La cohérence est la clé.
Groupes partagés
Un groupe partagé est un groupe dans lequel un même groupe de compte est utilisé sur plusieurs rapports. Ces groupes partagés peuvent être très utiles et faciliter le rapprochement entre les rapports. Gardez toutefois à l’esprit qu’ils ont parfois l’effet indésirable que les modifications apportées au groupe de comptes se répercutent sur tous les rapports.
Par exemple, si une groupe de compte appelée « Actifs » est utilisée dans plusieurs rapports, l’ajout d’un autre compte ou d’un autre groupe de compte à ce groupe inclura le nouvel ajout dans tous les rapports qui utilisent le groupe de compte Actifs.
Les bonnes pratiques en matière de partage de groupes de comptes dépendent de la configuration de votre société et de vos besoins en matière de rapports.
L’objectif du groupe de comptes peut être utilisé pour baliser la section du rapport à laquelle le groupe de comptes appartient afin de faciliter la création.
Hiérarchies
Groupes de comptes
Le groupe de comptes le plus simple a une profondeur de 1 niveau et se compose de comptes membres. Lorsque vous établissez une hiérarchie de groupes de comptes, commencez par créer des groupes de comptes de membres.
- Pour créer un groupe de comptes GL, sélectionnez Comptes comme type de structure.
- Pour créer un groupe de comptes statistiques, sélectionnez Comptes statistiques comme type de structure.
Si votre société a été configurée à l’aide d’un modèle de configuration, vous disposez déjà d’un ensemble de groupes de compte prédéfinis basés sur les Catégorie ou Catégorie statistique. Ceux-ci fonctionnent de la même manière que les groupes de comptes ou les comptes statistiques, sauf qu’ils sont basés sur la catégorie attribuée aux comptes plutôt que sur une liste spécifique de comptes. En savoir plus sur Groupes de comptes basés sur des catégories.
Groupes de groupes
Après avoir créé un groupe de comptes membres, vous pouvez construire le niveau suivant de la hiérarchie, qui se compose de groupes contenant d’autres groupes.
Par exemple, vous pouvez créer un groupe de comptes « Actifs courants » contenant d’autres groupes de comptes.
Comparution dans les rapports
Lorsque vous concevez vos groupes de comptes, gardez à l’esprit l’emplacement où vous souhaitez que les rubriques et les totaux apparaissent, ainsi que l’emplacement où vous souhaitez que vos totaux généraux apparaissent. Dans les états des résultats, il est courant d’avoir un seul groupe de comptes (Revenu net), qui contient d’autres groupes de comptes. De cette façon, vos états des résultats contiennent un total général pour le revenu net.
