Configurer Temps

Utilisez la page Configurer l’heure pour sélectionner des informations de base sur le fonctionnement de l’application, notamment les suivantes :

  • Comment les feuilles de temps sont affichées aux utilisateurs, y compris la période, le nombre d’heures dans une journée de travail, etc

  • Paramètres d’approbation des feuilles de temps

  • Les comptes utilisés pour comptabiliser les heures et les coûts de main-d’œuvre pour les feuilles de temps dans le grand livre (nécessaires à la comptabilisation des coûts de main-d’œuvre) ?

Permissions et autres exigences
Abonnement

Temps et dépenses
Disponibilité régionale

Toutes les régions
Type d’utilisateur

Utilisateur professionnel avec privilèges d’administrateur
Permissions

Administration

  • Abonnements aux applications : Lister, Afficher, Configurer

  1. Procédez de l’une des manières suivantes :

    • Atteindre Heure > Coup monté > Configuration.

    • Atteindre Compagnie > Admin > Abonnements > Heure > Configurer.

  2. Remplissez les champs de chaque section.

Paramètres de feuille de temps, règles et affichage du tableau

Heure intelligente
Champ Description

Activer l’heure intelligente

Sage Intelligent Time (SIT) est un assistant temporel virtuel optimisé par l’intelligence artificielle (IA), qui ajoute l’automatisation à la saisie du temps. Il collecte intelligemment des activités via des sources de temps connectées telles que la messagerie e-mail ou le calendrier d’un collaborateur. Il suggère ensuite les activités à inclure dans les feuilles de temps ainsi que les informations relatives au client, au projet ou à la tâche qui y sont associés. L’activation d’Intelligent Time permet également aux collaborateurs de saisir et d’approuver leurs heures dans une application mobile.

Après avoir activé Intelligent Time, les pages suivantes de Time sont mises à niveau pour utiliser Intelligent Time :

  • Valider les feuilles de temps

  • Mes feuilles de temps

  • Feuilles de temps du personnel

De plus, les nouvelles pages suivantes sont disponibles :

  • Mes horloges de pointage

  • Horloges de pointage du personnel

  • Référentiel

  • Sources horaires

  • Configuration > Préférences en matière d’heures

Si vous avez des feuilles de temps qui ont été créées avant l’activation d’Intelligent Time, vous pouvez les afficher dans le référentiel.

Intelligent Time peut être désactivé à tout moment.

En savoir plus sur l’activation d’Intelligent Time.
Paramètres de feuille de temps
Champ Description

Suivre le temps par

Détermine les données que vous souhaitez capturer lorsque vous suivez le temps. Par exemple Projet et tâche sont sélectionnés. Tous les éléments d’une feuille de temps doivent être codés avec le projet et la tâche auxquels ils s’appliquent.

Si vous vous abonnez à l’application Projets, la sélection d’une option de suivi du temps par projet et par tâche vous permet d’exécuter des rapports financiers de projet à la demande et (en combinaison avec la comptabilisation des coûts de main-d’œuvre) de calculer les coûts comme mesure de l’avancement du projet.

Durée de la feuille de temps
Sélectionnez la durée de chaque feuille de temps, ce qui permet de contrôler le nombre de feuilles de temps à envoyer par mois.
  • Du 1er au 15/16 jusqu’à la fin du mois : feuilles de temps bimensuelles (2 durées par mois). La première durée est toujours de 15 jours et la seconde est variable. Par exemple, si le mois est février, la deuxième durée est du 16 au 28, sauf s’il s’agit d’une année bissextile, auquel cas la deuxième durée est du 16 au 29. Les feuilles de temps doivent être soumises le dernier jour de chaque durée.
  • Quotidien: Les feuilles de temps comprennent une journée et doivent être soumises quotidiennement.
  • Hebdomadaire: Les feuilles de temps sont composées de 7 jours et doivent être soumises chaque semaine.
  • Toutes les deux semaines : Les feuilles de temps sont d’une durée de 14 jours et doivent être soumises toutes les deux semaines.

Unités de feuille de temps

Sélectionnez la flèche vers le bas, puis sélectionnez l’unité ou la combinaison d’unités (minutes, heures et/ou jours) que vous souhaitez utiliser pour les feuilles de temps. Une fois que les feuilles de temps ont été envoyées pour votre société, vous ne pouvez pas modifier ce paramètre.

Nombre d’heures de travail

Saisissez la durée de votre journée de travail (par exemple, 8 heures). Une fois que les feuilles de temps ont été envoyées pour votre société, vous ne pouvez pas modifier ce paramètre.

Seuls les utilisateurs de feuille de temps du personnel peuvent soumettre une feuille de temps (pour les utilisateurs sans projet uniquement)

Sélectionnez cette option pour activer un processus simple de révision et d’approbation des feuilles de temps sans abonnement à Projets. Les collaborateurs qui utilisent Mes feuilles de temps doivent enregistrer leurs feuilles de temps en tant que brouillon, puis demander à un utilisateur de la feuille de temps du personnel d’accéder aux feuilles de temps du personnel, de rechercher des brouillons de feuilles de temps, de les réviser et de les soumettre.

Pour définir un flux de travail d’approbation pour les feuilles de temps, vous devez vous abonner à Temps et dépenses.
Règles de feuille de temps
Champ Description

Remarques

Demandez aux employés d’inclure des notes de travail descriptives avec leurs saisies de temps. Les notes sont incluses sur les factures des clients et utilisées comme référence au sein de votre propre société.

Sélectionner pour exiger des notes :

  • Pour tous les éléments : Demandez des notes pour toutes les saisies de feuille de temps, facturables et non facturables.
  • Uniquement pour les articles facturables : Demander des notes uniquement pour les saisies de feuilles de temps facturables. Les entrées de feuille de temps non facturables ne nécessiteront pas de notes.

Afficher d’abord la description

(Par défaut) Affichez la description avant les notes dans la fenêtre Détails de l’écriture (sur la page Mes feuilles de temps et Feuilles de temps du personnel, dans la section Saisies de temps, double-cliquez sur une cellule pour accéder à cette fenêtre).

Les factures n’incluent pas de descriptions et sont utilisées à titre de référence au sein de votre société.

Afficher d’abord les notes

Pour faciliter la saisie des données, sélectionnez cette option pour que le champ de saisie Notes apparaisse avant le champ de saisie Description dans la fenêtre Détails de l’écriture (sur la page Mes feuilles de temps et Feuilles de temps du personnel, dans la section Saisies des heures, double-cliquez sur une cellule pour accéder à cette fenêtre).

Les remarques sont incluses sur la facture.

Envoi automatique par défaut des notes vers

Préremplir automatiquement la feuille de temps Notes à l’une des options suivantes :

  • Description de la tâche : Préremplissez automatiquement tous les champs des notes de la feuille de temps avec la description de cette tâche, ce qui peut vous aider à identifier les éléments d’une facture.
  • Code WBS de la tâche : Préremplissez automatiquement tous les champs de notes de la feuille de temps au code de structure de décomposition du travail (WBS) pour cette tâche.
  • Ne pas envoyer les notes par défaut : (Par défaut) Laissez tous les champs des notes de la feuille de temps vides.
Toutes les notes de la feuille de temps sont incluses dans factures de vente dans le Notes de feuille de temps champ.

Désactiver les saisies de congés

Sélectionnez cette option si vous souhaitez rejeter les heures soumises pour le travail les jours fériés de l’entreprise.
Autorise uniquement les écritures avec dates de début et de fin parmi : Projet et collaborateur

Sélectionnez cette option pour rejeter les feuilles de temps saisies pour des dates en dehors des dates de projet associées ou des dates d’emploi du collaborateur.

  • Projet: Rejette tout moment soumis avant le début officiel d’un projet ou après sa fin officielle.
  • Employé: Rejette tout moment soumis avant qu’un employé n’ait officiellement rejoint votre entreprise ou après avoir quitté l’entreprise.

Autoriser uniquement les écritures : Égal ou après la date de début de la ressource de tâche et Avant ou égal à la date de fin de l’affectation de ressource de tâche
  • Après ou à la date de début de la ressource de tâche : Empêchez un collaborateur de saisir le temps d’une tâche avant la date de début de tâche qui lui a été attribuée. Si aucune date de début n’existe pour la ressource de tâche, la saisie de l’heure est autorisée.
  • Avant ou à la date de fin de l’affectation de ressource de tâche : Empêchez un collaborateur de facturer du temps à une tâche après la date de fin de tâche qui lui a été attribuée. Si aucune date de fin n’existe pour la ressource de tâche, la saisie de l’heure est autorisée.
Activer les doublons : Mes feuilles de temps et lignes dans une feuille de temps

Autorisez la saisie de feuilles de temps ou de lignes en double dans la même feuille de temps. Par défaut, les feuilles de temps ou les lignes en double dans la même feuille de temps ne sont pas acceptées.

  • Mes feuilles de temps : Sélectionnez cette option pour permettre à un collaborateur de saisir deux feuilles de temps ou plus pour la même période. Normalement, les collaborateurs ne peuvent saisir qu’une seule feuille de temps pour une période donnée. Par exemple, si la durée de votre feuille de temps est hebdomadaire, les collaborateurs ne peuvent pas saisir 2 feuilles de temps pour la même semaine. Le plus souvent, cette option est activée afin que les collaborateurs puissent saisir leurs propres corrections de feuille de temps.
  • Lignes dans une feuille de temps : Sélectionnez cette option pour permettre à un collaborateur de saisir au moins deux lignes en double dans la même feuille de temps. Une ligne dupliquée est une saisie de feuille de temps contenant le même projet, la même tâche, le même type d’heure et d’autres détails. Si les employés appellent parfois une partie particulière du temps avec une description ou une note différente, il est utile d’autoriser les lignes en double.
Même si vous n’autorisez pas les collaborateurs à saisir des feuilles de temps en double, vous pouvez toujours créer des feuilles de temps du personnel en double.

Si les dates des feuilles de temps sont comprises dans une période clôturée

Sélectionnez l’une des options suivantes :

  • Publier automatiquement sur la prochaine période ouverte

  • Avertir avant de publier sur la prochaine période ouverte

  • Ne pas autoriser la saisie

  • Autoriser la saisie de dates de feuille de présence dans une période clôturée pour comptabilisation statistique uniquement

Nombre d’heures

Saisissez la Minimum et Maximum Nombre d’heures pour les éléments suivants :

  • Obligatoire pour soumettre une feuille de temps

  • Obligatoire par jour de semaine

  • Obligatoire par jour de week-end

Restriction de l’utilisateur

Sélectionnez une valeur par défaut pour définir les utilisateurs autorisés à saisir le temps et les dépenses et à consulter les données du projet.

Affiche les options suivantes :

  • N’importe quel utilisateur

  • Seuls les utilisateurs affectés au projet

  • Seuls les utilisateurs affectés au projet et à la tâche

Valider uniquement lorsque la feuille de temps ou la dépense est enregistrée

Sélectionnez cette option pour valider uniquement lorsque la feuille de temps ou la dépense est enregistrée.
Affichage du tableau des feuilles de temps
Champ Description

Afficher les services et les établissements

Sélectionnez cette option pour afficher les services et les sites dans les projets pour les éléments de feuille de temps.

Afficher le type d’heure

Sélectionnez cette option pour afficher les types d’heures dans les saisies de feuille de temps.

Utiliser la classe de main-d’œuvre, Utiliser les équipes de travail, Utiliser le syndicat et Utiliser le poste du collaborateur
Cette option s’affiche uniquement pour les abonnements Construction.

Indiquer si vous souhaitez afficher et exiger Entrées de feuille de temps définies par l’utilisateur sur les feuilles de temps des collaborateurs et les tableaux de taux du contrat de projet.
Soumission de la feuille de temps
Champ Description

Si les dates des feuilles de temps sont comprises dans une période clôturée

Lorsqu’un utilisateur envoie une feuille de temps avec des dates se produisant au cours d’une période clôturée :

  • Publier automatiquement sur la prochaine période ouverte : La date de la feuille de temps reste la même et la feuille de temps est automatiquement comptabilisée sur la période ouverte suivante.
  • Avertir avant de publier sur la prochaine période ouverte : Un message d’avertissement s’affiche. L’utilisateur peut corriger les dates ou soumettre la feuille de temps telle quelle. La feuille de temps est comptabilisée sur la période ouverte suivante.
  • Ne pas autoriser la saisie : Un message d’erreur s’affiche. L’utilisateur ne peut pas soumettre la feuille de temps tant qu’il n’a pas modifié les dates à respecter pendant une période ouverte.
  • Autoriser la saisie de dates de feuille de temps dans une période clôturée pour comptabilisation statistique (heures) uniquement : Uniquement pour les entreprises non Configuré pour la comptabilisation des coûts de main-d’œuvre. Autorisez la comptabilisation des heures statistiques sur des périodes clôturées pour une comptabilité plus précise.

Nombre d’heures : Obligatoire pour soumettre une feuille de temps, Obligatoire par jour de semaine et Obligatoire par jour de week-end
Spécifiez le nombre minimum et maximum d’heures requises pour l’approbation, par jour de semaine ou de week-end.
  • Obligatoire pour soumettre une feuille de temps : Le nombre total d’heures pour l’envoi de la feuille de temps doit répondre aux exigences maximales et minimales spécifiées.
    Vous pouvez soumettre un jour blanc (c’est-à-dire sans heures saisies) même si un nombre minimum d’heures est requis.
  • Obligatoire par jour de semaine : Chaque jour de la semaine sur la feuille de temps doit respecter le nombre d’heures spécifié.
  • Obligatoire par jour de week-end : Chaque jour de week-end sur la feuille de temps doit respecter le nombre d’heures spécifié.
Les feuilles de temps qui ne répondent pas aux exigences spécifiées sont rejetées. Par exemple, si vous indiquez que 60 heures est le nombre maximum d’heures requis pour l’approbation, les feuilles de temps qui dépassent 60 heures sont rejetées.

Sélectionnez une valeur par défaut pour la personne qui peut saisir le temps et les dépenses : Tout utilisateur, Uniquement les utilisateurs affectés au projet, Uniquement les utilisateurs affectés à la tâche et Valider uniquement lorsque du temps ou des dépenses sont économisés

Indiquez si vous souhaitez empêcher les utilisateurs de saisir des heures ou des dépenses s’ils ne sont pas affectés au projet ou à la tâche associé.

Par défaut, les menus déroulants Projet et Tâche des feuilles de temps et des rapports de dépenses filtrent automatiquement les restrictions d’utilisateur. Si vous sélectionnez Seuls les utilisateurs affectés au projet, le menu déroulant Projet affiche uniquement les projets auxquels l’utilisateur est affecté.

Vous avez un grand nombre de projets et de tâches ? Améliorez les performances en attendant que la feuille de temps ou le rapport de dépenses soit enregistré pour vérifier les restrictions d’utilisateur. Cela est vrai même si les restrictions utilisateur sont définies sur « Tout utilisateur ». Si vous sélectionnez Valider uniquement lorsque la feuille de temps est enregistrée, tous les projets et tâches apparaissent sous forme de choix lorsque l’utilisateur saisit des heures ou des dépenses. Lorsque l’utilisateur enregistre la feuille de temps ou le rapport de dépenses, ses restrictions utilisateur sont vérifiées pour déterminer l’éligibilité à la soumission.

Paramètre d’approbation de feuille de temps

Établir un processus d’approbation des saisies de feuille de temps.

Avec les approbations de feuilles de temps, spécifiez qui peut approuver ou rejeter les feuilles de temps soumises. Établissez jusqu’à 5 niveaux d’approbation, qui peuvent inclure des approbations par des chefs de projet, des chefs de service, des responsables de collaborateurs, des administrateurs et des utilisateurs spécifiques.

Pour en savoir plus, rendez-vous sur Configurer les approbations pour les feuilles de temps.

Paramètre d’approbation de feuille de temps
Champ Description

Activer approbation

Active les approbations de feuilles de temps.

Notification par e-mail

Envoie automatiquement des notifications par e-mail aux approbateurs de feuille de temps chaque fois qu’une feuille de temps a été envoyée et qu’elle est prête à être examinée.

Approbation des limites

Garantit que les approbateurs ne peuvent afficher que les éléments qu’ils sont autorisés à approuver.

Par exemple, si une approbation est envoyée à un chef de projet, seuls les éléments liés aux projets du responsable sont visibles. Si vous ne cochez pas cette case, les approbateurs de feuilles de temps peuvent afficher toutes les saisies de feuille de temps, y compris les entrées pour lesquelles ils font partie du flux de travail et les entrées pour lesquelles ils ne le sont pas.

Masquer les colonnes d’heures facturables dans la liste Valider les feuilles de temps

Les colonnes Quantité facturable et non facturable de la liste Approuver les feuilles de temps incluent le nombre total d’heures facturables et non facturables de la feuille de temps. Ce total inclut les heures pour les projets dont l’approbateur n’est peut-être pas responsable et qu’il ne verra donc pas lorsqu’il explorera.

Pour éviter toute confusion, masquez ces colonnes sur la page de liste Valider les feuilles de temps.
Définition des approbateurs
Champ Description

Illimité

Les utilisateurs non restreints peuvent rejeter ou approuver toute feuille de temps envoyée.

Évitez de sélectionner un utilisateur en dehors des niveaux d’approbation normaux (1-5), car l’approbation d’un utilisateur sans restriction l’emporte sur tous les autres niveaux d’approbation.

L’approbation illimitée n’est disponible que pour les utilisateurs administrateurs.

Première, deuxième, troisième, quatrième et cinquième

Vous pouvez établir jusqu’à 5 niveaux d’approbation. Par exemple, les feuilles de temps peuvent d’abord être approuvées par le responsable d’un collaborateur, puis approuvées par le chef de projet.

  • Approbation du service : Nécessite l’approbation du responsable de service du collaborateur.
  • Approbation du responsable du projet : Les éléments doivent être approuvés par le responsable du projet associé. Dans ce cas, le chef de projet approuve uniquement les éléments de ses projets.
  • Approbation du responsable du collaborateur : Nécessite l’approbation du responsable du collaborateur, qui suit une hiérarchie dans laquelle le responsable du collaborateur peut approuver les feuilles de temps.
  • Approbation de l’utilisateur externe (client) : Les éléments doivent être approuvés par l’utilisateur sélectionné dans le champ « Utilisateur externe (client) » du projet associé. Dans ce cas, les utilisateurs externes approuvent uniquement les éléments de leurs projets associés.
  • Admin: Nécessite l’approbation d’un utilisateur disposant de privilèges administrateur.
  • Utilisateurs spécifiques : Sélectionnez des utilisateurs spécifiques qui doivent approuver les saisies de feuille de temps.

Comptabilisation GL de la feuille de temps

Les options de cette section vous permettent de comptabiliser les heures et les coûts de main-d’œuvre dans le Grand livre afin de générer des rapports précis sur les performances du projet.

Par exemple, vous pouvez créer un rapport sur l’utilisation des collaborateurs pour analyser l’efficacité des collaborateurs.

Pour que les coûts de main-d’œuvre soient comptabilisés, assurez-vous qu’un type de gain et un salaire ou un taux horaire sont associés à la fiche du collaborateur. Configurer la comptabilisation des coûts de main-d’œuvre.
Fractionnements entre périodes
Champ Description

Statistiques et main-d’œuvre

Pour la comptabilisation des heures statistiques et des coûts de main-d’œuvre réels, indiquez s’il faut fractionner les feuilles de temps sur plusieurs périodes.

Par exemple, une feuille de temps commence le lundi 28 juin et se termine le vendredi 2 juillet.

  • Si vous sélectionnez Pas de partage, la feuille de temps de la semaine entière est attribuée au mois de juillet.
  • Si vous sélectionnez Par période calendaire, les heures des 28, 29 et 30 juin sont comptabilisées dans l’écriture de journal de juin. Les heures des 1er et 2 juillet sont comptabilisées dans l’écriture de journal de juillet.
  • Si vous sélectionnez Par période comptable (Cette option est disponible uniquement pour les sociétés qui utilisent des périodes comptables non standard), et si la feuille de temps traverse des périodes comptables, les heures sont fractionnées en conséquence.

Activer le type de gain au niveau du type d’heure et de la tâche

Donne aux utilisateurs la possibilité de remplacer le type de gain du collaborateur par tâche ou par type d’heure saisi.
Journaux
Champ Description

Statistique

Spécifiez le journal statistique dans lequel comptabiliser les saisies de feuille de temps.

Vous pouvez configurer Projets de sorte que chaque entité puisse comptabiliser des écritures de feuille de temps dans son propre journal statistique.

Coûts de main-d’œuvre

Spécifiez le journal dans lequel vous souhaitez que vos coûts de main-d’œuvre (écritures de feuille de temps) soient comptabilisés.

Fréquence du résumé du GL

Sélection Période et collaborateurPeut augmenter le nombre d’écritures de journal.
Comptes
Champ Description

Statistiques facturables et statistiques non facturables
Sélectionnez les comptes à utiliser pour le suivi des heures facturables et non facturables.
Les comptes utilisés et non utilisés vous permettent de suivre le temps dans des unités très spécifiques, telles que le temps saisi par des consultants ou des collaborateurs individuels.

Compensation des coûts de main-d’œuvre
Variance

Sélectionnez les comptes de coûts de main-d’œuvre à utiliser pour le suivi du passif et des écarts de la paie.