Lieferantenbasierte Genehmigung – Rechnungen in der Kreditorenbuchhaltung

Bestimmen Sie Rechnungsgenehmigende für einzelne Lieferanten und optimieren Sie die Genehmigungsweiterleitung mithilfe der lieferantenbasierten Genehmigung. Sie können einigen oder allen Lieferanten Rechnungsgenehmigende zuweisen. Sage Intacct umgeht den Regeltyp "Lieferantenbasierte Genehmigung" für Rechnungen von Lieferanten, denen kein Genehmigender zugeordnet ist.

Informationen über die lieferantenbasierte Genehmigung

Zum Einrichten der lieferantenbasierten Genehmigung fügen Sie den Regeltyp "Lieferantenbasierte Genehmigung" zu Ihrer Rechnungsgenehmigungsrichtlinie in der Konfiguration der Kreditorenbuchhaltung hinzu. Nachdem Sie den Regeltyp hinzugefügt haben, zeigt Intacct im Lieferantendatensatz das Feld "Rechnungsgenehmigender" an. Sie können dann einzelnen Lieferanten Genehmigende zuweisen.

Weisen Sie Rechnungsgenehmigende zu, indem Sie Lieferantendatensätze direkt bearbeiten oder Lieferantendatensätze mithilfe des CSV-Imports aktualisieren. Das Feld "Rechnungsgenehmigender" ist nur dann für den Lieferantenimport verfügbar, wenn der Regeltyp "Lieferantenbasierte Genehmigung" in der Rechnungsgenehmigungsrichtlinie vorhanden ist.

Funktionsweise der lieferantenbasierten Genehmigung mit anderen Regelsätzen

Wenn in Ihrer Rechnungsgenehmigungsrichtlinie mehrere Regeltypen vorhanden sind, führt Intacct diese in der von Ihnen gewählten Reihenfolge aus.

Für die Regeln "Benutzerebene" und "Wertgenehmigung" werden die Rechnungen immer normal weitergeleitet. Die lieferantenbasierte Genehmigung interagiert jedoch je nach eingereichter Rechnung anders mit "Wertgenehmigung – Transaktionsabteilung".

Die folgende Tabelle zeigt, dass bei Vorliegen sowohl der lieferantenbasierten Genehmigung als auch der Wertgenehmigung – Transaktionsabteilung in der Rechnungsgenehmigungsrichtlinie die Rechnung gemäß dem einen oder anderen Regeltyp weitergeleitet wird, je nachdem, ob im zugehörigen Lieferantendatensatz ein Rechnungsgenehmigender festgelegt ist. Dies gilt unabhängig davon, wie Sie die Regelsätze in der Genehmigungsrichtlinie anordnen.

Genehmigungsweiterleitung bei lieferantenbasierten Genehmigungen und Genehmigungsregeln auf Abteilungsbasis sind vorhanden

Genehmigungsrichtlinie	Der Rechnung zugeordneter Lieferantendatensatz	Validierung bei Einreichung der Rechnung	Weiterleitung der Rechnung
Lieferantenbasierte Genehmigung Wertgenehmigung - Transaktionsabteilung	Kein Rechnungsgenehmigender zugewiesen	Alle Positionen müssen derselben Abteilung zugeordnet sein.	Die Rechnung wird zur Abteilungsgenehmigung weitergeleitet. Die lieferantenbasierte Genehmigung wird umgangen.
Lieferantenbasierte Genehmigung Wertgenehmigung - Transaktionsabteilung	Rechnungsgenehmigender zugewiesen	Die Positionen können verschiedenen Abteilungen zugeordnet sein.	Weiterleitung zur lieferantenbasierten Genehmigung Die Abteilungsgenehmigung wird umgangen.

Beispiel für die lieferantenbasierte Genehmigung in Kombination mit Abteilungsgenehmigungen

Angenommen Ihre Organisation erhält regelmäßig Rechnungen für Gesundheitsdienstleistungen mit Einzelpositionen, die Sie häufig verschiedenen Abteilungen im Unternehmen zuordnen. Der Personalleitung muss diese Rechnungen genehmigen, die Abteilungsleitung hingegen nicht. Für alle anderen eingehenden Rechnungen ordnen Sie die Einzelpositionen jeweils einer Abteilung zu. Diese Rechnungen muss die Abteilungsleitung genehmigen, die Personalleitung hingegen nicht. Beide Arten von Rechnungen unterliegen der Wertgenehmigung.

In diesem Szenario haben Sie folgende Möglichkeiten:

1. Fügen Sie Ihrer Rechnungsgenehmigungsrichtlinie drei Regelsätze hinzu: die Regelsätze "Lieferantenbasierte Genehmigung", "Wertgenehmigung – Transaktionsabteilung" und "Wertgenehmigung". Ordnen Sie sie in der Reihenfolge an, die für Ihren Workflow sinnvoll ist. Konfigurieren Sie die Abteilungs- und Wertgenehmigung gemäß Ihren Anforderungen.

2. Weisen Sie die Personalleitung als Rechnungsgenehmigenden für Lieferanten zu, die Rechnungen für Gesundheitsdienstleistungen generieren, die mehreren Abteilungen zugeordnet sind. Weisen Sie keine Rechnungsgenehmigenden für Lieferanten zu, die andere Arten von Rechnungen einreichen.

Wenn Sie Rechnungen von Gesundheitsdienstleistern erfassen, können Sie bei Bedarf beliebigen Abteilungen Einzelpositionen zuweisen. Wenn Sie die Rechnung einreichen, erkennt Intacct, dass dem jeweiligen Lieferanten ein Rechnungsgenehmigender zugewiesen wurde. Das System umgeht die Abteilungsgenehmigung und leitet die Rechnung gemäß Ihren Regeln für die lieferantenbasierte Genehmigung und Wertgenehmigung weiter.

Wenn Sie Rechnungen von Lieferanten einreichen, für die keine Rechnungsgenehmigenden festgelegt wurden, erkennt Intacct, dass diese Rechnungen die Abteilungsgenehmigung durchlaufen müssen, und validiert sie, um sicherzustellen, dass sie einer einzelnen Abteilung zugeordnet werden. Das System umgeht die lieferantenbasierte Genehmigung und leitet die Rechnung gemäß Ihren Regeln für die Abteilungsgenehmigung und Wertgenehmigung weiter.

Personen, die als Rechnungsgenehmigende für einen Lieferanten festgelegt werden können

Sie können entweder einen Benutzer oder eine Benutzergruppe als Rechnungsgenehmigenden festlegen. Wenn Sie eine Benutzergruppe auswählen, kann jeder Benutzer in der Gruppe eine Rechnung genehmigen oder ablehnen. Es ist nur einer erforderlich.

Die zugewiesenen Benutzer müssen die folgenden Kriterien erfüllen:

• Die Person muss entweder ein geschäftlicher oder ein Mitarbeiterbenutzer sein.

• Die Person muss "Kreditorenbuchhaltung" abonniert haben und über die erforderlichen Berechtigungen zum Genehmigen von Rechnungen verfügen.

• Für die Person dürfen keine Abteilungs- oder Entitätsbeschränkungen bestehen.

Regeltyp "Lieferantenbasierte Genehmigung" hinzufügen

1. Wechseln Sie auf Top-Level zu Kreditorenbuchhaltung > Einrichtung > Konfiguration.
2. Wählen Sie unter "Rechnungsgenehmigungsrichtlinien" die Option Verwalten aus.
3. Wählen Sie in der Spalte "Regeltyp" in einer leeren Zeile die Option Lieferantenbasierte Genehmigung aus der Dropdown-Liste aus.
4. Klicken Sie auf das Symbol für die Neuanordnung links neben der Einzelposition und ziehen Sie sie nach oben oder unten, um die Regel in der Liste anzuordnen.

   Wenn dieser Regeltyp beispielsweise zuerst ausgeführt werden soll, ziehen Sie die Zeile an die erste Position in der Liste.

5. Wählen Sie Speichern.

Rechnungsgenehmigende für Lieferanten zuweisen

1. Gehen Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Alle > Anbieter.

2. Suchen Sie den Lieferanten, den Sie aktualisieren möchten.

   Wenn Sie Probleme haben, den Lieferanten zu finden, filtern Sie die Liste nach dem Namen des Lieferanten.

   Als inaktiv gekennzeichnete Datensätze werden standardmäßig nicht in der Liste angezeigt. Um diese Datensätze aufzurufen, wählen Sie oben in der Liste Filter und dann Entfernen neben dem Filter Status aus, um ihn zu entfernen.

3. Wählen Sie Bearbeiten am Ende der Zeile aus.

4. Wählen Sie den Tab "Zusätzliche Informationen" aus.
5. Wählen Sie im Abschnitt "Rechnungsdetails" eine*n Benutzer*in oder eine Benutzergruppe aus der Liste Rechnungsgenehmigende aus.

   Wenn ein Benutzer nicht in der Liste angezeigt wird, überprüfen Sie, ob der Benutzer über die richtigen Berechtigungen verfügt und uneingeschränkt ist. Wenn Sie nach einer Benutzergruppe suchen, denken Sie daran, dass alle Mitglieder der Gruppe die gleichen Kriterien wie einzelne Benutzer erfüllen müssen, um in der Liste ausgewählt werden zu können.

6. Wählen Sie Speichern oder Einreichen aus.

   Wenn Sie die Lieferantengenehmigung aktiviert haben, wird diese Änderung wirksam, nachdem die Lieferantenaktualisierung genehmigt wurde.

1. Gehen Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Alle > Anbieter.

2. Wählen Sie Bearbeiten neben dem Lieferanten aus, den Sie aktualisieren möchten.
3. Wählen Sie den Tab "Zusätzliche Informationen" aus.

4. Wählen Sie im Abschnitt "Rechnungsdetails" eine*n Benutzer*in oder eine Benutzergruppe aus der Liste Rechnungsgenehmigende aus.

   Wenn ein Benutzer nicht in der Liste angezeigt wird, überprüfen Sie, ob der Benutzer über die richtigen Berechtigungen verfügt und uneingeschränkt ist. Wenn Sie nach einer Benutzergruppe suchen, denken Sie daran, dass alle Mitglieder der Gruppe die gleichen Kriterien wie einzelne Benutzer erfüllen müssen, um in der Liste ausgewählt werden zu können.

5. Wählen Sie Speichern oder Einreichen aus.

   Wenn Sie die Lieferantengenehmigung aktiviert haben, wird diese Änderung wirksam, nachdem die Lieferantenaktualisierung genehmigt wurde.

Lieferantenbasierte Genehmigung entfernen

1. Gehen Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Einrichtung > Konfiguration.

2. Wählen Sie unter "Rechnungsgenehmigungsrichtlinien" die Option Verwalten aus.
3. Wählen Sie in der Zeile mit dem Regeltyp "Lieferantenbasierte Genehmigung" die Option Entfernen (Papierkorb) aus.
4. Wählen Sie Speichern aus, um die Genehmigungsrichtlinie zu schließen.

Der Regeltyp wird aus der Genehmigungsrichtlinie entfernt und das Feld "Rechnungsgenehmigung" wird im Lieferantendatensatz nicht mehr angezeigt. Wenn Sie Ihrer Richtlinie die lieferantenbasierte Genehmigung später hinzufügen, stellt Intacct Ihre vorherige Auswahl der Rechnungsgenehmigenden in den Lieferantendatensätzen wieder her.