Zahlung genehmigen oder ablehnen – Kreditorenbuchhaltung

Der Genehmigungsprozess ermöglicht es Ihnen, Zahlungen zu genehmigen, bevor sie getätigt werden können. Sie können Zahlungen genehmigen oder ablehnen, für die Sie die entsprechende Ebeneneinstellung haben oder für die Sie anhand des Transaktionsbetrags als Genehmigender ausgewählt werden. Einige Anforderungen erfordern die Genehmigung mehrerer Benutzer.

Wenn Sie eine Zahlungsanforderung genehmigen oder ablehnen, können Sie einen Kommentar hinzufügen, in dem Sie beispielsweise den Grund für die Ablehnung einer Zahlungsanforderung angeben können.

Wenn Sie auf oberster Ebene arbeiten, sollten Sie Zahlungen am besten der Reihe nach nach Geschäftsbereich genehmigen oder ablehnen. Beispiel: Wählen Sie Zahlungen für Geschäftsbereich A aus und genehmigen Sie sie. Genehmigen Sie dann Zahlungen für Entität B. Zum Sortieren von Zahlungen nach Entität wählen Sie die Spaltenüberschrift Entität aus.
Abonnement Verbindlichkeiten für Zahlungsgenehmigungen aktiviert
Benutzertyp

Geschäftlicher Benutzerin

Mitarbeiter
Berechtigungen Zahlungen genehmigen: Liste und Ebenennr.
  1. Navigieren Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Alle > Zahlungen > Zahlungen genehmigen.
    • Top-Level-Ansicht: Wenn Sie Transaktionen von einem Unternehmen der obersten Ebene anzeigen, sehen Sie nur Transaktionen, die auf der obersten Ebene erstellt wurden. Zum Anzeigen von Transaktionen, die auf Entitätsebene erstellt wurden, wählen Sie Private einschließen aus.
    • Entitätsansicht: Wenn Sie Transaktionen innerhalb einer Entität anzeigen, sehen Sie nur Transaktionen, die in Ihrer Entität erstellt wurden. Um Transaktionen anzuzeigen, die für Ihre Entität auf dem Top-Level erstellt wurden, wählen Sie Top-Level-Transaktionen einschließen aus.
  2. Filtern Sie die Genehmigungsliste, um ausschließlich die Zahlungen anzuzeigen, für die Sie eine Maßnahme ausführen möchten.

    Zum Erstellen komplexer Filter verwenden Sie Erweiterte Filter.

    Um zusätzliche Spalten anzuzeigen, die Spaltenreihenfolge zu ändern, zu sortieren und zu filtern, erstellen Sie eine neue Ansicht, die Sie bei jeder Genehmigung von Zahlungen wiederverwenden können.

  3. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
    • So fügen Sie Ihrer Maßnahme einen Kommentar hinzu:
      1. Wählen Sie Genehmigen oder Ablehnen aus.
      2. Geben Sie Ihre Kommentare ein.
      3. Wählen Sie im Pop-up-Dialogfeld Genehmigen oder Ablehnen aus.
    • Um die Eingabe eines Kommentars zu umgehen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen links neben der Zahlung, für die Sie eine Maßnahme ausführen möchten, und wählen Sie dann Genehmigen oder Ablehnen aus.

      Wählen Sie alle aufgelisteten Zahlungen aus oder heben Sie die Auswahl auf, indem Sie das Kontrollkästchen in der Kopfspalte aktivieren.

Wenn Sie eine Zahlung genehmigen, wird die Rechnung basierend auf der ausgewählten Zahlungsmethode bezahlt.

Wenn Sie eine Zahlung ablehnen, verbleibt die Rechnung auf der Seite Zahlungsanforderungen. Je nach Grund der Ablehnung der Zahlung können Sie für die betreffende Rechnung folgende Schritte ausführen:

  • Bearbeitet und erneut eingereicht.
  • Löschen (oder zurückbuchen, wenn Zurückbuchungen aktiviert sind), nachdem die Zahlungsanforderung storniert wurde