Genehmigung für Rechnungszahlung einrichten

In "Verbindlichkeiten" können Sie Genehmigungen basierend auf dem Zahlungsbetrag einrichten. Der Genehmigungsprozess ist flexibel und ermöglicht es Ihnen, zu entscheiden, welche Beträge genehmigt werden müssen, wie viele Genehmigungsebenen Sie benötigen und wer Zahlungen auf den einzelnen Ebenen genehmigen darf.

Wenn eine Rechnung zur Zahlung ausgewählt wird, können die Zahlungen vor ihrer Ausführung durch eine oder mehrere Genehmigungsebenen geleitet werden. Über die Einzelheiten des Genehmigungsprozesses entscheiden Sie. Beispiel: Sie möchten vielleicht, dass alle Zahlungen über 100 USD genehmigt werden, wobei für Zahlungen über 2.000 USD und 10.000 USD zusätzliche Genehmigungen erforderlich sein sollen.

Schritt 1: Genehmigungsprozess definieren

Definieren Sie den Genehmigungsprozess in der Konfiguration von "Verbindlichkeiten".

    Im folgenden Beispiel wurden drei Genehmigungsebenen definiert. Jeder Benutzer mit der entsprechenden Berechtigung kann bestimmte Zahlungsbeträge genehmigen. Beispielsweise kann ein Benutzer mit Berechtigungen für Ebene 2 Zahlungen zwischen 2.000 USD und 9.99,99 USD genehmigen.

    Einstellungen für Wertgenehmigungen mit festgelegten Mindestbeträgen von 100 für Ebene 1, 2000 für Ebene 2 und 10.000 für Ebene 3. Es gibt jeweils einen Genehmigenden. Es gibt jeweils einen Genehmigenden.

  1. Gehen Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Einrichtung> Konfiguration.
  2. Definieren Sie im Abschnitt Zahlungsgenehmigungseinstellungen Ihren Genehmigungsprozess.

    Füllen Sie diesen Abschnitt aus, wenn Sie möchten, dass Zahlungen vor der Ausführung genehmigt werden. Geben Sie an, wie viele Genehmigungsebenen Sie wünschen, welche Beträge genehmigt werden müssen und wie viele Genehmigende erforderlich sind.

    • Für jede Ebene ist der Betrag der Mindestbetrag, den der Genehmigende genehmigen kann. Der Höchstbetrag, den die Genehmigenden genehmigen können, beträgt 0,01 USD weniger als der Betrag der nächsten Genehmigungsebene.
    • Zahlungen können von allen Personen mit Berechtigungen für diese Ebene genehmigt werden. Um einem Benutzer die Berechtigung zur Genehmigung von Käufen zu erteilen, bearbeiten Sie die Berechtigung des Benutzers in der Anwendung "Verbindlichkeiten".
    • Beträge unter Ebene 1 werden automatisch genehmigt.

Schritt 2: Jeder Genehmigungsebene Benutzer zuweisen

Erteilen Sie für jede Genehmigungsebene im Genehmigungsprozess mindestens einem Benutzer die Berechtigung, Zahlungen für diese Ebene zu genehmigen. Admin-Benutzer können die Berechtigung zum Genehmigen von Zahlungen erteilen, indem sie die Berechtigungen in "Verbindlichkeiten" bearbeiten und Berechtigungen für das Genehmigen von Zahlungen sowohl auf Listen- als auch auf Genehmigungsebene zuweisen.

Stellen Sie für das Beispiel in Schritt 1, in dem der Genehmigungsprozess drei Genehmigungsebenen umfasst, sicher, dass Benutzer vorhanden sind, die über Genehmigungsberechtigungen für Ebene 1, Ebene 2 und Ebene 3 verfügen.

So erteilen Sie einem Benutzer die Berechtigung zum Genehmigen von Zahlungen:

  1. Bearbeiten Sie die Berechtigungen des Benutzers für die Anwendung "Kreditorenbuchhaltung".
    Wenn Ihr Unternehmen rollenbasierte Berechtigungen verwendet, fügen Sie eine Rolle hinzu, die die Genehmigungsebene umfasst, und weisen Sie der genehmigenden Person die Rolle zu. Wenn Ihr Unternehmen benutzerbasierte Berechtigungen verwendet, bearbeiten Sie die Abonnements des Benutzers, um eine Genehmigungsebene hinzuzufügen. Erfahren Sie mehr über das Ändern von benutzerbasierten Berechtigungen und rollenbasierten Berechtigungen.
  2. Wählen Sie für "Zahlungen genehmigen" in den Berechtigungen für "Verbindlichkeiten" die Option "Liste" und die Genehmigungsebene aus. Einem Benutzer kann mehr als eine Genehmigungsebene zugewiesen werden.
  3. Teilen Sie den Genehmigenden mit, dass sie in ihren Benutzereinstellungen jetzt Genehmigungsbenachrichtigungen aktivieren können.

Schritt 3: Handhabung manueller Zahlungen festlegen

Wählen Sie Genehmigungslimit für manuelle Zahlungen ignorieren aus, um den Genehmigungsprozess für manuelle Zahlungen zu umgehen. Dies ist in Unternehmen nützlich, in denen manuelle Zahlungsberechtigungen bereits streng kontrolliert werden.

Schritt 4: Kontaktperson für Lieferantenbenachrichtigungen wählen

Dies gilt, wenn Sie E-Mails für automatische Zahlungsbenachrichtigungen verwenden, um Lieferanten über Zahlungen zu informieren.

Bei Zahlungsbenachrichtigungs-E-Mails können Sie steuern, wessen Kontaktdaten für die E-Mail verwendet werden. Zahlungsbenachrichtigungs-E-Mails werden aus dem Kontaktdatensatz dieser Person gesendet. Ihr "Drucken als"-Name, ihre E-Mail-Adresse und ihre Telefonnummer sind enthalten, falls Fragen zur Zahlung auftauchen.

Für den Zahlungsbenachrichtigungskontakt können Sie:

  • Die Kontaktdaten der Person verwenden, die die zu bezahlenden Rechnungen auswählt.
  • Immer die Kontaktdaten der gleichen Person verwenden.