Genehmigungen für die Zahlung von Rechnungen einrichten

Richten Sie Genehmigungen für die Zahlung von Rechnungen ein, indem Sie Genehmigungsebenen definieren, Genehmigungsanforderungen und -benachrichtigungen angeben und festlegen, ob manuelle Zahlungen dem Genehmigungsprozess folgen sollen.

Bevor Sie beginnen

Legen Sie Folgendes fest:

  • Welche Zahlungsbeträge eine Genehmigung erfordern

  • Wie viele Genehmigungsstufen Sie benötigen

  • Wie viele Genehmigungen auf jeder Stufe erforderlich sind

  • Welche Benutzer als Genehmigende fungieren

GenehmigungsebeneMindestbetrag
Stufe 1100 $
Stufe 22.000 $
Stufe 310.000 $

In diesem Beispiel:

  • Zahlungen von 100 $ bis 1.999,99 $ erfordern eine Genehmigung der Stufe 1.

  • Zahlungen von 2.000 $ bis 9.999,99 $ erfordern eine Genehmigung der Stufe 2.

  • Zahlungen ab 10.000 $ erfordern eine Genehmigung der Stufe 3.

  • Beträge unterhalb der ersten Genehmigungsstufe werden automatisch genehmigt.

Schritt 1: Genehmigungsstufen und Lieferantenbenachrichtigungen definieren

Jede Genehmigungsstufe gilt für Zahlungen zwischen dem Mindestbetrag bis zu 0,01 $ weniger als die nächste Genehmigungsstufe.

Zahlungen unterhalb der ersten Genehmigungsstufe erfordern keine Genehmigung.

  1. Gehen Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Einrichtung > Konfiguration.

  2. Gehen Sie zum Abschnitt Zahlungsgenehmigungseinstellungen.

  3. Wählen Sie Genehmigung von Kreditorenzahlungen aktivieren.

  4. Definieren Sie Ihren Genehmigungsprozess.

    1. Geben Sie den Mindestbetrag für jede Stufe ein.

    2. Geben Sie die Anzahl der Genehmigenden ein, die für jede Ebene erforderlich sind.

  5. Um Genehmigungen für manuelle Zahlungen erforderlich zu machen, wählen Sie nicht "Genehmigungslimit für manuelle Zahlungen ignorieren" aus.

  6. Wählen Sie aus, von wem aus Sie Benachrichtigungs-E-Mails zu Lieferantenzahlungen senden möchten.

    Wählen Sie eine der folgenden Optionen:

    • Person, die Rechnungen zur Zahlung auswählt.

      In der Benachrichtigungs-E-Mail werden die Kontaktinformationen der Person angezeigt, die die Rechnungen zur Zahlung ausgewählt hat. Verwenden Sie diese Option, wenn Lieferanten direkt mit der Person kommunizieren sollen, die Zahlungen abwickelt.

    • Der folgende Kontakt.

      In der Benachrichtigungs-E-Mail werden immer dieselben Kontaktinformationen angezeigt, unabhängig davon, wer die Zahlung verarbeitet. Verwenden Sie diese Option, wenn Zahlungsanforderungen von Lieferanten an einen gemeinsamen Kontakt oder ein zentrales Team für die Kreditorenbuchhaltung weitergeleitet werden sollen.

  7. Wählen Sie Speichern.

Schritt 2: Genehmigungsstufen Benutzenden zuweisen

Weisen Sie Benutzenden eine oder mehrere Genehmigungsstufen zu, damit sie Rechnungszahlungen genehmigen können. Bitten Sie dann die genehmigende Person, Genehmigungsbenachrichtigungen zu aktivieren.

Wenn eine Genehmigungsstufe mehrere Genehmigungen erfordert, weisen Sie diese Genehmigungsstufe so vielen Benutzenden zu, dass die Genehmigungsanforderung erfüllt ist. Beispiel: Wenn Stufe 3 drei Genehmigungen erfordert, müssen mindestens drei Benutzende über Genehmigungsberechtigungen für Stufe 3 verfügen.

Weisen Sie je nach Berechtigungsmodell Genehmigungsstufen über Rollen oder direkt Benutzenden zu.
Abonnement

Verbindlichkeiten

Administration

Benutzertyp

Geschäftlicher Benutzer mit Admin-Berechtigungen

Berechtigungen

Benutzer: Auflisten, Anzeigen und Bearbeiten

  1. Gehen Sie zu Unternehmen > Admin > Benutzer.

  2. Öffnen Sie den Benutzerdatensatz.

  3. Wählen Sie den Tab Abonnements.

  4. Öffnen Sie Berechtigungen für die Kreditorenbuchhaltung.

  5. Suchen Sie die Berechtigung Zahlungen genehmigen.

  6. Wählen Sie Liste, um Benutzenden den Zugriff auf ausstehende Zahlungsanforderungen zu ermöglichen.

  7. Wählen Sie eine oder mehrere Genehmigungsstufen für den*die Benutzende*n aus.

    Ein*e Benutzende*r kann mehr als einer Genehmigungsstufe zugewiesen werden.

  8. Wählen Sie Speichern.