Allgemeine Probleme mit der AP-Automatisierung beheben

Wenden Sie sich an die Sage Intacct-Kundenbetreuung oder die Leitung für Vertriebskanäle, um mehr über die Aktivierung des automatisierten Rechnungseingangs zu erfahren.

Wählen Sie die Schaltfläche Aktualisieren aus, um Transaktionsentwürfe anzuzeigen, deren Analyse Intacct abgeschlossen oder die Intacct hinzugefügt hat, nachdem Sie die Liste "Rechnungen" geladen haben.

Wenn Sie Ihre Rechnungen nach dem Aktualisieren der Liste nicht sehen, müssen Sie Intacct möglicherweise etwas Zeit geben, um die Verarbeitung abzuschließen.

Um die Einstellungen für die Rechnungsautomatisierung anzuzeigen, wechseln Sie zunächst auf die oberste Ebene. Navigieren Sie dann zu Kreditorenbuchhaltung > Einrichtung  > Konfiguration.

Die Einstellungen für die Rechnungsautomatisierung werden nach dem Abschnitt "Funktionalität aktivieren" angezeigt.

Wenden Sie sich an die Sage Intacct-Kundenbetreuung, um die Deaktivierung des automatisierten Rechnungseingangs anzufordern.

Wählen Sie in der Liste "Rechnungen" den Abwärtspfeil neben dem Menü "Anzeigen" und dann Rechnungsentwürfe aus.

In dieser Ansicht wird die Liste "Rechnungen" so gefiltert, dass nur Rechnungen mit dem Status "Entwurf" oder "Analyse läuft" angezeigt werden.

Wenn der automatisierte Rechnungseingang aktiviert ist, werden Smart Events und Smart Rules nicht vor der Erfassung von Transaktionsentwürfen ausgeführt.

Von der AP-Automatisierung verarbeitete Rechnungen können auf die gleiche Weise gedruckt werden wie andere Rechnungen, es sei denn, Folgendes trifft zu:

• Die Rechnung befindet hat den Status "Analyse läuft", was bedeutet, dass die Datenextraktion noch nicht abgeschlossen ist.
• Für den Rechnungsentwurf wurde kein Lieferant ausgewählt. Die Druckoption ist verfügbar, nachdem Sie einen Lieferant ausgewählt und den Entwurf gespeichert haben.

Nach der Erstellung eines neuen Lieferanten aktualisiert Sage Intacct das Modell für maschinelles Lernen innerhalb von 24 Stunden mit diesen Informationen.

Wenn Sie Rechnungen für den Lieferanten hochladen oder per E-Mail senden, bevor die tägliche Aktualisierung erfolgt, kann Intacct den Lieferanten möglicherweise nicht zuordnen. Wenn Sie jedoch an den folgenden Tagen neue Transaktionen einreichen, ist es viel wahrscheinlicher, dass Intacct eine genaue Zuordnung vornimmt.

Erfahren Sie, wie einzelne Felder in einem Rechnungsentwurf befüllt werden.

Die Genauigkeit des Lieferantenabgleichs wird von zwei Faktoren beeinflusst:

• Wie lange Sie den automatisierte Rechnungseingang schon verwenden
• Qualität Ihrer Lieferantendaten

Zeit ist ein Faktor, da Intacct maschinelles Lernen verwendet, um die wahrscheinlichste Übereinstimmung von Lieferantendatensätzen mit den von Ihnen eingereichten Rechnungen zu ermitteln. Um Prognosen zu treffen, beobachtet maschinelles Lernen Ihre Transaktionsmuster im Laufe der Zeit und verwendet diese Informationen zum Erstellen eines Modells.

Das bedeutet, dass Intacct zu Beginn noch nicht weiß, welche Prognosen am besten zutreffen. Im Laufe der Verwendung des automatisierten Rechnungseingangs verbessern sich die Prognosen. Angesichts der vielen beeinflussenden Faktoren, z. B. Qualität der Scans und Lieferanten mit ähnlichen Namen, wird beim Lieferantenabgleich wahrscheinlich keine 100-prozentige Genauigkeit erreicht. Im Laufe der Zeit sollten Sie jedoch eine deutliche Verbesserung feststellen.

Die Qualität Ihrer Lieferantendaten ist wichtig, denn wenn es mehrere Lieferantendatensätze mit demselben Lieferantennamen und derselben Adresse gibt, weiß Intacct nicht, welcher Lieferantendatensatz zugeordnet werden soll. Auch dies verbessert sich im Laufe der Zeit, wenn maschinelles Lernen ermittelt, welchen Datensatz Sie verwenden möchten.

Der Dienst für maschinelles Lernen von Intacct erstellt im Laufe der Zeit ein Modell Ihrer Muster. Änderungen, die Sie nur ein- oder zweimal vornehmen, möchten Sie möglicherweise nicht auf alle Rechnungen dieses Lieferanten anwenden. Wenn Sie jedoch die gleiche Änderung mehrmals vornehmen, lernt das System, dass es sich um eine Korrektur handelt, die Sie auch in Zukunft anwenden möchten.

Intacct wertet Ihre Muster täglich auf der Grundlage der eingereichten Rechnungen aus. Wenn Sie viele Rechnungen desselben Lieferanten an einem einzigen Tag verarbeiten, werden die von Ihnen vorgenommenen Korrekturen erst am nächsten Tag in das Modell für maschinelles Lernen aufgenommen. Wenn Sie Änderungen vornehmen, die Rechnung jedoch nicht einreichen oder erfassen, werden diese Änderungen dem Modell noch nicht hinzugefügt.

Leere Konto- und Dimensionsfelder in einer Rechnung weisen darauf hin, dass die KI/ML keine Prognose für diese Felder anbieten kann. Wenn Sie die Einzelposten-Codierung bearbeiten und die Rechnung erfassen, werden Ihre Korrekturen an das ML-System weitergeleitet, das diese Informationen verwendet, um zukünftige Prognosen zu verbessern. Am Anfang kennt die KI/ML Ihre Präferenzen vielleicht noch nicht, aber je mehr Korrekturen Sie vornehmen, desto schneller verbessert das System die Prognosen.

Auch wenn die KI/ML keinen zuverlässigen Lieferantenabgleich durchführen kann, können die Einzelpostendimensionen manchmal auf der Grundlage früherer Korrekturmuster prognostiziert werden. In diesen Fällen müssen Sie einen Lieferanten auswählen, bevor Sie fortfahren, aber Sie müssen möglicherweise keine Einzelposten bearbeiten.

Wenn Intacct die Währung in der Quellrechnung nicht erkennt oder wenn in den Rechnungsbeträgen kein Währungssymbol enthalten ist, wird für die Beträge im Rechnungsentwurf die Basiswährung des Geschäftsbereichs verwendet.

Wenn die Quellrechnung negative Beträge in Klammern anstatt mit einem vorangestellten Minuszeichen enthält, liest Intacct diese als positive Werte.

Importausnahmen weisen Sie auf Probleme hin, die bei der Verarbeitung des per E-Mail gesendeten oder hochgeladenen Dokuments festgestellt wurden. Das könnte zum Beispiel eine doppelte Rechnung oder eine unlesbare Datei sein.

In Fällen, in denen Intacct einige oder alle Rechnungsinformationen nicht erfassen kann, können Sie die Details selbst eintragen und den Anhang als Referenz verwenden. Wenn der Anhang nicht lesbar ist, reichen Sie eine neue Datei ein oder bitten Sie den Lieferanten, die Rechnung erneut zu senden.

Wenn Sie einen Entwurf mit einer Importausnahme bearbeiten oder öffnen, wird eine detailliertere Ausnahmemeldung angezeigt. Die Importausnahme wird gelöscht, sobald Sie die Transaktion speichern, erfassen oder einreichen.

Mögliche Importausnahmen sind:

Um festzustellen, ob es sich bei einem hochgeladenen oder per E-Mail gesendeten Dokument um ein Duplikat handelt, vergleicht Sage Intacct die von Ihnen eingereichte Datei mit zuvor hochgeladenen oder per E-Mail gesendeten Dateien für den gleichen Geschäftsbereich. Nachfolgend sind mögliche Szenarios aufgeführt, in denen eine doppelte Rechnung möglicherweise nicht als Duplikat erkannt wird:

• Das Datei-Bild ist nicht identisch mit der zuvor eingereichten Rechnung.

  Wenn eine Rechnung versehentlich zweimal gescannt wurde und die Scans sich unterscheiden, erkennt das System das Duplikat möglicherweise nicht.

• Die Rechnung ist ein Duplikat einer Rechnung, die Sie direkt in Sage Intacct eingegeben haben, keine Rechnung, die Sie per E-Mail gesendet oder hochgeladen haben.

  Wenn Sie die Rechnung selbst eingegeben und die Datei als Anhang beigefügt haben und dieselbe Datei anschließend versehentlich per E-Mail gesendet oder hochgeladen haben, erkennt das System das Duplikat nicht, da es die Datei mit anderen per E-Mail gesendeten oder hochgeladenen Dateien vergleicht.

• Die Duplikate wurden an unterschiedliche Entitäten und nicht an die Top-Level übermittelt.

  Wenn Sie die Rechnung in zwei verschiedene Geschäftsbereiche hochgeladen oder per E-Mail an die Adressen von zwei verschiedenen Geschäftsbereichen gesendet haben, vergleicht das System die Rechnungen nicht.

• Die Duplikate wurden gleichzeitig eingereicht.

  Wenn Sie einen Batch von Rechnungen einreichen, der Duplikate enthält, werden die Duplikate möglicherweise gleichzeitig verarbeitet. Wenn die Rechnungen gleichzeitig analysiert werden, steht Sage Intacct kein fertiger Entwurf zur Verfügung, den es für den Vergleich heranziehen kann. Um diese Situation zu vermeiden, überprüfen Sie Ihre Anhangsliste auf doppelte Dateinamen, bevor Sie einen Batch von Rechnungen einreichen.

Konfigurieren Sie die Dokumentreihenfolge in "Kreditorenbuchhaltung" als optionale Sicherheitsmaßnahme so, dass Sie gewarnt werden, wenn eine Rechnungsnummer doppelt vorhanden ist. Auf diese Weise werden Sie bei der Einreichung oder Erfassung von Rechnungen auf Duplikate hingewiesen.

1. Schließen Sie das Pop-up-Fenster.

2. Wählen Sie das Symbol Anfügen aus, um den Anhang in einer geteilten Ansicht zu öffnen.

   Vergewissern Sie sich, dass Sie die Option für geteilte Ansichten in Ihren Benutzereinstellungen aktiviert haben.