Geschäftsbereich deaktivieren oder löschen

In einem Unternehmen mit mehreren Entitäten stellen Entitäten eine separate Steueridentifikation oder einen separat gesicherten, vollständig bilanzierenden Satz von Büchern dar. Entitäten repräsentieren in der Regel Sparten, Franchises, Partnerunternehmen, Verbände, Standorte, Sektionen, Self-Balancing-Fonds oder Tochtergesellschaften mit einem gemeinsamen Kontenrahmen.

Ein gemeinsam genutztes Unternehmen mit mehreren Entitäten umfasst eine oder mehrere Entitäten unter dem Top-Level. Das Unternehmen verfügt über eine Reihe von Datenlisten, die von allen Entitäten gemeinsam genutzt werden. Diese gemeinsam genutzten Datenlisten umfassen Benutzer, Kontenrahmen, Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter. Administratoren definieren die freigegebenen Datenlisten einmal auf Top-Level und verwenden sie für alle Entitäten im Unternehmen. Administratoren verwenden die Top-Level, um Entitäten und ihre Daten zu verwalten.

Alternativ können Administrator*innen die Arbeit auf Benutzer und Mitglieder der Stammdaten-Liste wie Lieferanten, Kunden und Mitarbeiter auf die Arbeit auf Entitätsebene beschränken. Administratoren können sogar die Arbeit von Benutzern auf bestimmte Entitäten beschränken.

Ein Beispiel für ein gemeinsam genutztes Unternehmen mit mehreren Entitäten ist ein Immobilienverwaltungs-Unternehmen. Eine Entität repräsentiert den Hauptsitz des Unternehmens, und jede verwaltete Immobilie wird durch eine eigene separate Entität repräsentiert.

Manchmal müssen Sie eine Entität möglicherweise nicht mehr verwenden, sodass Sie sie möglicherweise Entfernen möchten. Sage Intacct warnt jedoch dringend davor, eine Entität zu entfernen, da dies Ihre historischen Daten und Reports beschädigen kann. Es ist besser, die Entität stattdessen zu deaktivieren.

Bevor Sie eine Entität deaktivieren, müssen Sie einige Dinge beachten.

So greifen Sie auf diese Seite zu:

• Gehen Sie zu Unternehmen > Einrichtung > Konfiguration > Entitäten.

Überlegungen vor dem Deaktivieren einer Entität

Beachten Sie Folgendes, bevor Sie eine Entität deaktivieren:

• Die Hauptbuchkonten der Entität ausnullen: Stellen Sie sicher, dass alle Bilanzkonten der Entität auf 0 gesetzt werden.
• Inaktive Entitäten sind für alle offen: Stellen Sie sicher, dass alle Daten in der Entität, die Sie deaktivieren möchten, für alle Personen auf Top-Level freigegeben werden können.
• Generierung von Reports für eine inaktive Entität aktivieren: Erstellen Sie eine Dimensionsgruppe für alle Entitäten, die Sie deaktivieren möchten.
• Entitätstransaktionen vor der Inaktivierung: Stimmen Sie alle offenen Transaktionen ab, die sich auf die Entität beziehen, die Sie deaktivieren möchten, z. B. den Empfang oder die Zahlung von Barmitteln, um offene Transaktionen für Kreditorenbuchhaltung oder Debitorenbuchhaltung abzuschließen.
• Abhängige Datensätze: Weisen Sie abhängige Datensätze neu zu oder entfernen Sie sie. Wenn ein Benutzer die Berechtigung hat, nur die Entität anzuzeigen, die Sie deaktivieren möchten, kann der Benutzer nach der Deaktivierung der Entität standardmäßig auf alle Entitäten zugreifen. Sie können dies vermeiden, indem Sie den Zugriff des Benutzers auf eine andere Entität ändern, bevor Sie die aktuelle Entität deaktivieren.
• Beschränkungen für die Entität von Benutzern: Wenn einige Benutzer auf die Entität beschränkt sind, die Sie deaktivieren möchten, müssen Sie diese Einschränkungen aufheben und diese Benutzer auf eine andere Entität beschränken.
• 1099- und Entität-eigene Lieferantendatensätze: Daten zu inaktiven Entitäten stehen weiterhin für Steuerzwecke zur Verfügung.

Die Hauptbuchkonten der Entität ausnullen

Bevor Sie eine Entität deaktivieren, stellen Sie sicher, dass Sie alle Bilanzkonten auf 0 setzen. Wenn Sie beispielsweise eine Entität verkaufen würden, möchten Sie sicherstellen, dass die Entität in Zukunft keine Auswirkungen auf die Bilanz hat. Das Gleiche gilt vor der Deaktivierung einer Entität.

Inaktive Entitäten sind für alle offen

Wenn Sie eine Entität deaktivieren, ist die Entität nicht mehr sicher. Das bedeutet, dass nach der Deaktivierung alle Personen auf dem Top-Level Reports über die inaktive Entität erstellen können. Bevor Sie eine Entität deaktivieren, sollten Sie die darin enthaltenen Daten untersuchen, um sicherzustellen, dass Sie sie sicher für alle Personen auf Top-Level freigeben können.

Generierung von Reports für eine inaktive Entität aktivieren

Wenn Sie eine Entität in einer gemeinsam genutzten Umgebung mit mehreren Entitäten deaktivieren, können Sie weiterhin Finanzberichte für die inaktive Entität generieren, wenn Sie diese Option deaktivieren Inaktive ausblenden. Setzen Sie alle Bilanzen auf Null, bevor Sie Finanzberichte erstellen.

Wenn Sie die Bilanz auf Null setzen, wird die Genauigkeit des Bilanzreportings gewährleistet, wenn Sie die inaktive Entität in einen früheren oder zukünftigen Zeitraum einbeziehen.

Bevor Sie Entitäten deaktivieren, erstellen Sie eine Standortgruppe, die alle Entitäten enthält, die Sie deaktivieren möchten, z. B. nach Standort. Diese Standortgruppe ermöglicht es Ihnen, nur die deaktivierten Entitäten zu Report, nachdem Sie sie deaktiviert haben. Sie sehen Ihre inaktiven Entitäten weiterhin in allen von Ihnen ausgeführten Reports zum Hauptbuch und zur Rohbilanz.

Entitätstransaktionen vor der Inaktivierung

Nachdem Sie die Entität deaktiviert haben, erstellt und verarbeitet Sage Intacct keine Rechnungen mehr in Bezug auf die Entität. Sie können auch nicht auf die Transaktionsdaten für die inaktive Entität zugreifen, außer in Finanzberichten, die die Entität enthalten. Sie können keine Aktionen für offene Transaktionen innerhalb der inaktiven Entität ausführen.

Das bedeutet, dass Sie alle Zahlungen und Transaktionen abschließen müssen, bevor Sie die Entität deaktivieren. Für eine inaktive Entität können keine Transaktionen durchgeführt werden, was bedeutet, dass die inaktive Entität nicht in den Menüs "Standort" oder "Entität" für Transaktionen wie Rechnungen, Rechnungen, Auftragserfassungsrechnungen, Einkaufsdokumente usw. aufgeführt wird.

Sie können die Transaktionsdetails einer inaktiven Entität weiterhin sowohl in abgeschlossenen Transaktionen als auch in Reports anzeigen.

Abhängige Datensätze

Entfernen Sie vor dem Deaktivieren einer Entität die Entität aus allen Inter-Entitäten-Beziehungen. Wenn die zu deaktivierende Entität einen untergeordneten Standort hat, deaktivieren Sie den untergeordneten Standort, bevor Sie die Entität deaktivieren. Es hat sich bewährt, Standorte von unten nach oben zu deaktivieren, wobei die Entität das Letzte ist, was Sie deaktivieren.

Wenn Sie die Entität deaktivieren, zeigt Intacct eine Warnmeldung über unbestätigte Zahlungen in der Kreditorenbuchhaltung, abhängigen Datensätzen, einschließlich untergeordneter Standorte usw. an.

Beschränkungen für die Entität von Benutzern

Wenn Sie Entität: Beschränkungen für Benutzer, bei dem einige Benutzer nur auf die zu deaktivierende Entität beschränkt sind, empfiehlt es sich, die von Ihnen implementierten Benutzereinschränkungen neu zu bewerten und bei Bedarf zu ändern.

Wenn Sie die Entität deaktivieren, ohne die Einschränkung aufzuheben, die es Benutzern ermöglicht, nur auf die inaktive Entität zuzugreifen, gilt Folgendes:

1. Die Entität verschwindet aus dem Tab "Benutzer-Entitäten" im Benutzer-Datensatz.
2. Benutzer, die zuvor auf die inaktive Entität beschränkt waren, haben jetzt vollen Zugriff auf alle Entitäten und das Top-Level der gemeinsam genutzten Umgebung mit mehreren Entitäten, wenn sie keine anderen Beschränkungen für die Entität haben.

Dies könnte dazu führen, dass Benutzer unbeabsichtigten, ungehinderten Zugriff auf alle Entitäten haben. Benutzer, die auf mehr als eine Entität beschränkt sind und bei denen nur eine Entität deaktiviert ist, sind nach der Deaktivierung der einen Entität weiterhin auf die verbleibenden Entitäten beschränkt.

Es hat sich bewährt, alle Benutzer Einschränkungen sorgfältig zu überprüfen und alle eingeschränkten Benutzer einem anderen Entität zuzuweisen, bevor Sie diejenige deaktivieren, Entität der sie eingeschränkt sind.

Wenn Sie eine zuvor deaktivierte Entität erneut aktivieren, setzt Intacct alle Einschränkungen für die Entität wieder her. Das bedeutet, dass alle Benutzer, die Sie zuvor auf eine zuvor deaktivierte Entität beschränkt hatten, bei der erneuten Aktivierung wieder auf diese Entität beschränkt werden.

Angenommen, Sie deaktivieren die New Yorker Entität. Benutzer*innen, die bisher nur auf die New Yorker Entität beschränkt sind, haben jetzt vollen Zugriff auf alle Entitäten und das Top-Level. Wenn Sie Benutzer haben, die auf die Entitäten New York und Connecticut beschränkt sind, können diese Benutzer erst dann weiterhin auf die Entität in Connecticut zugreifen, wenn Sie die Entität in New York deaktiviert haben, ohne auf andere Entitäten oder das Top-Level zuzugreifen. Wenn Sie die New Yorker Entität erneut aktivieren, setzt Intacct alle Entitäten wieder in Kraft, was bedeutet, dass Benutzer, die zuvor nur auf die New Yorker Entität beschränkt waren, weiterhin nur auf die New Yorker Entität beschränkt sind.

Smart Rules und Smart Events

Es ist eine bewährte Methode, alle Smart Rules und Smart Events im Zusammenhang mit der zu deaktivierenden Entität vor der Deaktivierung zu Entfernen. Wenn die Smart Rules und Smart Events auf andere Entitäten anwendbar sind, bearbeiten Sie die Smart Rules und Smart Events so, dass sie die zu deaktivierende Entität nicht mehr enthalten.

Kunden und Lieferanten

Das Deaktivieren einer Entität hat keine Auswirkungen auf Einschränkungen für Kunden und Lieferanten. Es hat sich jedoch bewährt, alle privaten Kunden und Lieferanten von Entitäten als Teil des gesamten Inaktivierungsprozesses der Entität zu deaktivieren.

1099-Formulare und Entität-eigene Lieferantendatensätze

Alle deaktivierten Entitäten sind weiterhin im Formular 1099-Filter für Entitäten und Entitäten verfügbar. Außerdem können Sie für 1099-Zwecke auf alle Lieferanten zugreifen, die sich auf Entitätsebene befinden. Diese Lieferanten werden im Lieferant Liste angezeigt, wenn Sie den Private anzeigen -Option ein. Sie können jedoch keine Transaktionen mit diesen Lieferanten auf Top-Level durchführen, da sie sich im Besitz einer inaktiven Entität im Besitz der Entität befinden.

Sie können nach dem Deaktivieren einer Entität keine Transaktionen oder Anpassungen an den zugehörigen 1099-Formularen ausführen. Sie können jedoch die 1099-Informationen zu einer deaktivierten Entität drucken.

Zahlung für eine inaktive Entität

Zum Zeitpunkt der Verlängerung betrachtet Sage Intacct eine inaktive Entität als nicht verlängertes Abonnement einer Entität. Die Abonnementgebühren sind jährlich (auch wenn Sie eine monatliche Rechnung erhalten), sodass Sie auch dann noch für das ganze Jahr zahlen, wenn Sie eine Entität zu einem beliebigen Zeitpunkt im Laufe des Jahres deaktivieren.

Was passiert, nachdem Sie eine Entität deaktiviert haben?

Nachdem Sie eine Entität deaktiviert haben, wird die Entität in keinem Dropdown-Menü angezeigt, auch nicht in Top-down-Menüs, im Hauptbuch, in der Kreditorenbuchhaltung, in der Debitorenbuchhaltung, im Einkauf, in der Auftragserfassung und in anderen Transaktions- oder Reporting-Artikeln in Intacct. Es ist jetzt unmöglich, versehentlich eine Transaktion in der inaktiven Entität zu buchen.

Zu Audit- und Verlaufszwecken können Sie weiterhin einen Finanzbericht über eine inaktive Entität ausführen.

Ausführen eines Finanzberichts für eine inaktive Entität

Der Zugriff auf Finanzberichte kann je nach Ihren Berechtigungen variieren. Die Möglichkeit, Finanzberichte anzuzeigen, hinzuzufügen und zu bearbeiten, wird durch separate Berechtigungen für Hauptbuch.

Die Arbeit mit Finanzberichten umfasst mehrere Aufgaben: Ausführen von Reports, Bearbeiten von Reports, Drilldown in einen Report usw. Jede dieser Berechtigungen kann einen bestimmten Satz von Berechtigungen erfordern, sowohl für das Hauptbuch als auch für das Unternehmen.

Stellen Sie sicher, dass Sie über alle erforderlichen Berechtigungen verfügen, wenn Sie mit Finanzberichten arbeiten.

Zu Audit- oder Verlaufszwecken können Sie weiterhin Reports über eine inaktive Entität erstellen. Sie können alle Reports zu einer inaktiven Entität ausführen, einschließlich Reports, die mit dem Finanzreportgenerator erstellt wurden, Standardreports und benutzerdefinierte Reports.

Das Reporting zu einer inaktiven Entität umfasst die folgenden Hauptschritte:

1. Standortgruppe nach inaktiven Entitäten filtern
2. Report duplizieren
3. Einen Report für eine inaktive Entität ausführen

Standortgruppe nach inaktiven Entitäten filtern

Es gibt Zeiten, in denen Sie Dimensionen, die inaktiv sind, in Reports aufnehmen möchten. Erstellen Sie eine Dimensionsgruppe, die nach beiden Arten von Dimensionselementen filtert.

1. Öffnen oder bearbeiten Sie die Dimensionsgruppe für den Dimensiontyp, z. B. Abteilungen, Standorte oder Gebiete.

2. Erstellen Sie im Abschnitt "Filter" zwei Filter:

   • Status ist gleich aktiv
   • Status ist gleich inaktiv
3. Stellen Sie sicher, dass die Bedingungsart auf Beliebig (ODER).
   
4. Speichern Sie Ihre Änderungen.

Sie können diese Gruppe verwenden, wenn sowohl aktive als auch inaktive Mitglieder in einem Report angezeigt werden sollen.

Report duplizieren

Sie können optional einen vorhandenen Report duplizieren, den Sie dann bearbeiten können, um ihn für die inaktive Entität auszuführen.

1. Auswählen Bearbeiten neben dem Report, den Sie als Grundlage für Ihren neuen Report verwenden möchten.
2. Auswählen Duplizieren , um den Report zu duplizieren und ihm einen neuen Namen zu geben.

Einen Report bearbeiten, der für eine inaktive Entität ausgeführt werden soll

Zum Bearbeiten von Finanzberichten müssen Sie ein Unternehmen mit den entsprechenden Berechtigungen für die in der Report enthaltenen Daten sein. Sie müssen über die Tab "Berechtigungen" in der Finanzreportgenerator Zugriff auf die Report sowie Liste-, Anzeige- und Bearbeitungsberechtigungen für die Hauptbuch haben.

Der Benutzertyp "Mitarbeiter" kann Finanzberichte nicht bearbeiten.

1. Gehen Sie zur Liste "Finanzberichte".
2. Auswählen Bearbeiten neben dem Report, den Sie ändern möchten. Nehmen Sie die Änderungen im Finanzreportgenerator vor.
3. Wechseln Sie mit der Tabulatortaste zur entsprechenden Option, um Ihre Änderungen vorzunehmen. Die folgende Tabelle zeigt, welche Änderungen Sie auf den einzelnen Tabs vornehmen können. Nicht alle Optionen werden für alle Reporttypen verwendet.
4. Speichern Sie Ihre Änderungen, und führen Sie den Report aus, um die neuen Werte anzuzeigen.

Bearbeitbare Optionen für den Finanzreportgenerator

Tab	Was ist bearbeitbar?
Report-Info	Report-Name Reporttyp Report-Zielgruppe Aktiver oder inaktiver Status Nach Dimensionsstruktur in Zeilen filtern
Reihen	Kontogruppen Detailebene Grundlage für Beträge Immer Alle oder Keine anzeigen
Spalten	Spaltentyp Berechneter Wert Reportingzeitraum Verschiebung Spaltenüberschrift 1 Spaltenüberschrift 2 Spaltentitel Dimensionsstruktur Erweitern um Als Nummer anzeigen Reportingbuch Anzeige in Reportausgabe Spalte ausblenden Räumliche Trennung zum Trennen von Spalten
Berechnungen	Berechnungen
Filter	Ab-Datum Reportingbuch Dimensionsfilter
Format	Allgemein (Konten, Zahlen, Dimensionen, Nullen) Seiteneinrichtung und Spalten (Logo, Kopf- und Fußzeile der Seite, Titel, Seiteneinstellungen, Schriftarten) Zeilen und Summen (Überschrift ausblenden/zentrieren, Leerzeilen und Seitenumbrüche, Summen und Trennzeichen ausblenden)
Berechtigungen	Report-Eigentümer Benutzer zur Access-Liste hinzufügen oder daraus entfernen (Berechtigungen gelten) Benutzer für die Ausschluss-Liste hinzufügen oder entfernen (Berechtigungen gelten)

5. Wählen Sie das Symbol Filter Tab.
6. Wählen Sie im Dimensionen definieren Abschnitt über den Abschnitt Lage Zeile, stellen Sie sicher, Inaktive ausblenden ausgewählt ist.
7. Speichern Sie Ihre Änderungen und führen Sie den Report aus.

Zu einer Entität wechseln

Sie können vom Top-Level aus zwischen Entitäten wechseln, ohne sich an- oder abmelden zu müssen.

Sie können wie folgt zu einem anderen Geschäftsbereich wechseln:

• In der Top-Level-Liste: Wählen Sie das Symbol Oberste Ebene Dropdown-Liste und wählen Sie die Entität aus, die Sie wechseln zu möchten.
• In der Liste "Entitäten": Suchen Sie die Zeile mit der Entität, auf die Sie zugreifen möchten, und wählen Sie Zu Entität wechseln in dieser Zeile.
• Aus dem linken Navigationsmenü: Auswählen Unternehmen > Einrichtung > Geschäftsbereiche und wählen dann die Entität aus, auf die Sie zugreifen möchten.

Die Entität wird in einem neuen Browserfenster geöffnet. Der Name der Entität wird oben auf der Seite angezeigt, unmittelbar vor dem Top-Level.

Eine Entität deaktivieren

Bevor Sie eine Entität deaktivieren, finden Sie weitere Informationen unter Überlegungen vor dem Deaktivieren einer Entität finden Sie weitere Informationen zum Vorbereiten Ihrer Entität für die Inaktivierung.

1. Wechseln Sie auf dem Top-Level zur Liste "Entitäten".
2. Auswählen Mehr Aktionen > Bearbeiten neben der Entität, um die Seite "Entitätsinformationen" zu öffnen.
3. Ändern Sie im Abschnitt "Entität" den Status von Aktiv zu Inaktiv.
4. Wählen Sie Speichern.
5. Wählen Sie Fertig aus.

1. Wechseln Sie auf dem Top-Level zur Liste "Entitäten".
2. Auswählen Bearbeiten aus, um die Seite "Entitätsinformationen" zu öffnen.
3. Ändern Sie im Abschnitt "Entität" den Status von Aktiv zu Inaktiv.
4. Wählen Sie Speichern.

Um inaktive Entitäten in Reports und Listen anzuzeigen, aktivieren Sie oben auf der Seite "Report" oder "Liste" das Kontrollkästchen "Inaktive einschließen".

Eine Entität löschen

Zu Prüfzwecken unterstützt Intacct nicht das Löschen einer Entität, mit der Transaktionen oder Objekte verknüpft sind.

Eine Entität kann nur entfernt werden, wenn ihr keine Datensätze oder Transaktionen zugeordnet sind.

1. Gehen Sie zu Unternehmen > Einrichtung > Konfiguration > Entitäten.

2. Auswählen Mehr Aktionen > Löschen neben der Entität, die Sie entfernen möchten.
3. Auswählen Löschen im Bestätigungsdialogfeld.

1. Gehen Sie zu Unternehmen > Einrichtung > Konfiguration > Entitäten.

2. Suchen Sie die Entität in der Liste "Entitäten" und wählen Sie Löschen.