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In einem Unternehmen mit gemeinsam genutzte Multi-Entity-Umgebung stellen Entitäten eine separate Steueridentifikation oder einen separat gesicherten, vollständig bilanzierenden Satz von Büchern dar. Entitäten repräsentieren in der Regel Sparten, Franchises, Partnerunternehmen, Verbände, Standorte, Sektionen, Self-Balancing-Fonds oder Tochtergesellschaften mit einem gemeinsamen Kontenrahmen.

Ein Unternehmen mit gemeinsam genutzte Multi-Entity-Umgebung umfasst mindestens eine Entität auf dem Top-Level. Das Unternehmen verfügt über eine Reihe von Datenlisten, die von allen Entitäten gemeinsam genutzt werden. Diese freigegebenen Datenlisten umfassen Benutzer, Kontenrahmen, Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter. Administratoren definieren die freigegebenen Datenlisten einmal auf dem Top-Level und verwenden sie für alle Entitäten im Unternehmen. Administratoren verwenden das Top-Level, um Entitäten und ihre Daten zu verwalten.

Alternativ können Administratoren sich darauf beschränken, nur auf Entitätsebene zu arbeiten. Mitglieder*innen wie Lieferanten, Kunden und Mitarbeiter listen Stammdaten. Administratoren können die Arbeit von Benutzern sogar auf die Arbeit in bestimmten Entitäten beschränken.

Ein Beispiel für ein Unternehmen mit gemeinsam genutzte Multi-Entity-Umgebung ist ein Immobilienverwaltungs-Unternehmen. Eine Entität stellt den Hauptsitz des Unternehmens dar, und jede verwaltete Immobilie wird durch eine eigene separate Entität repräsentiert.

Manchmal müssen Sie eine Entität möglicherweise nicht mehr verwenden. In diesem Fall möchten Sie sie vielleicht löschen. Sage Intacct warnt jedoch dringend davor, eine Entität zu entfernen, da dies Ihren Verlaufsdaten und Reports schaden kann. Es ist besser, die Entität zu deaktivieren.

Bevor Sie eine Entität deaktivieren, sollten Sie einige Dinge beachten.

So greifen Sie auf diese Seite zu:

• Gehen Sie zu Unternehmen > Einrichtung > Konfiguration > Entitäten.

Überlegungen vor dem Deaktivieren einer Entität

Beachten Sie Folgendes, bevor Sie eine Entität deaktivieren:

• Ausnullen der Hauptbuchkonten der Entität: Stellen Sie sicher, dass alle Bilanzkonten der Entität auf 0 getrieben sind.
• Inaktive Entitäten stehen allen offen: Stellen Sie sicher, dass alle Daten, die sich in der zu deaktivierenden Entität befinden, für alle Personen auf dem Top-Level freigegeben werden können.
• Generierung von Reports für eine inaktive Entität aktivieren: Erstellen Sie eine Dimensionsgruppe für alle Entitäten, die Sie deaktivieren möchten.
• Entitätstransaktionen vor Inaktivierung: Stimmen Sie alle offenen Transaktionen im Zusammenhang mit der Entität ab, die Sie deaktivieren möchten, z. B. erhalten oder zahlen Sie Bargeld, um offene Transaktionen für Kreditoren- oder Debitorenbuchhaltung abzuschließen.
• Abhängige Datensätze: Weisen Sie alle abhängigen Datensätze neu zu oder entfernen Sie sie. Wenn ein Benutzer über Berechtigungen verfügt, nur die Entität anzuzeigen, die Sie deaktivieren möchten, kann der Benutzer nach dem Deaktivieren der Entität standardmäßig auf alle Entitäten zugreifen. Sie können dies vermeiden, indem Sie den Zugriff des Benutzers auf eine andere Entität ändern, bevor Sie die aktuelle Entität deaktivieren.
• Benutzereinschränkungen für die Entität: Wenn einige Benutzer auf die Entität beschränkt sind, die Sie deaktivieren möchten, müssen Sie diese Einschränkungen entfernen und diese Benutzer auf eine andere Entität beschränken.
• 1099-Formulare und Datensätze Lieferanten im Besitz der Entität: Inaktive Daten der Entität bleiben für Steuerzwecke verfügbar.

Ausnullen der Hauptbuchkonten der Entität

Bevor Sie eine Entität deaktivieren, stellen Sie sicher, dass Sie alle Bilanzkonten auf 0 steuern. Wenn Sie beispielsweise eine Entität verkaufen würden, möchten Sie sicherstellen, dass die Entität künftig keine Auswirkungen auf die Bilanz hat. Das Gleiche gilt vor der Deaktivierung einer Entität.

Inaktive Entitäten stehen allen offen

Wenn Sie eine Entität deaktivieren, ist die Entität nicht mehr sicher. Das bedeutet, dass nach der Deaktivierung alle Personen auf dem Top-Level einen Report über die inaktive Entität erstellen können. Bevor Sie eine Entität deaktivieren, empfiehlt es sich, die darin enthaltenen Daten zu untersuchen, um sicherzustellen, dass Sie sie sicher für alle Personen auf dem Top-Level freigeben können.

Generierung von Reports für eine inaktive Entität aktivieren

Wenn Sie einen Entität in einer gemeinsam genutzte Multi-Entity-Umgebung Umgebung deaktivieren, können Sie weiterhin Finanzberichte für den inaktiven Entität generieren, wenn Sie die Auswahl aufheben Inaktive ausblenden. Treiben Sie alle Bilanzen auf null, bevor Sie Finanzberichte erstellen.

Das Treiben der Bilanz auf Null gewährleistet die Genauigkeit der Bilanzberichterstattung, wenn Sie die inaktive Entität in einen früheren oder zukünftigen Zeitraum aufnehmen.

Bevor Sie Entitäten deaktivieren, erstellen Sie eine Standort-Gruppe mit allen Entitäten, die Sie z. B. nach Standort deaktivieren möchten. Mit dieser Standort-Gruppe können Sie nur die Entitäten Report, die Sie deaktiviert haben, nachdem Sie sie deaktiviert haben. Über Ihre inaktiven Entitäten werden weiterhin in allen von Ihnen ausgeführten Reports zum Hauptbuch und zur Rohbilanz berichtet.

Entitätstransaktionen vor Inaktivierung

Nachdem Sie die Entität deaktiviert haben, erstellt und verarbeitet Sage Intacct keine Rechnungen mehr in Bezug auf die Entität. Sie können auch nicht auf die Transaktionsdaten für die inaktive Entität zugreifen, außer auf Finanzberichte, die die Entität enthalten. Sie können keine offenen Transaktionen innerhalb der inaktiven Entität bearbeiten.

Das bedeutet, dass Sie alle Zahlungen und Transaktionen abschließen müssen, bevor Sie die Entität deaktivieren. Eine inaktive Entität kann keine Transaktion durchgeführt werden, was bedeutet, dass die inaktive Entität nicht in den Standort- oder Entitätsmenüs für Transaktionen wie Rechnungen, Rechnungen, Verkauf, Einkaufsbelege usw. aufgeführt wird.

Sie können weiterhin die Transaktion einer inaktiven Entität sowohl in abgeschlossenen Transaktionen als auch in Reports anzeigen.

Abhängige Datensätze

Bevor Sie eine Entität deaktivieren, entfernen Sie die Entität aus allen Beziehungen zwischen den Entitäten. Wenn die Entität, die Sie deaktivieren möchten, einen untergeordneten Standort hat, deaktivieren Sie den untergeordneten Standort, bevor Sie die Entität deaktivieren. Es ist eine bewährte Methode, Standorte von unten nach oben zu deaktivieren, wobei die Entität das Letzte ist, was Sie deaktivieren.

Wenn Sie die Entität deaktivieren, zeigt Intacct eine Warnmeldung über unbestätigte Zahlungen in der Kreditorenbuchhaltung oder in abhängigen Datensätzen einschließlich untergeordneter Standorte usw. an.

Benutzereinschränkungen für die Entität

Wenn Sie etwas zuweisen Entität-Beschränkungen für BenutzerWenn einige Benutzer nur auf die Entität beschränkt sind, die Sie deaktivieren möchten, empfiehlt es sich, die von Ihnen implementierten Benutzer-Einschränkungen neu zu bewerten und bei Bedarf zu ändern.

Wenn Sie die Entität deaktivieren, ohne die Einschränkung aufzuheben, sodass Benutzer nur auf die inaktive Entität zugreifen können, gilt Folgendes:

1. Die Entität verschwindet aus dem Tab "Benutzer-Entitäten" im Datensatz des Benutzers.
2. Benutzer, die zuvor auf die inaktive Entität beschränkt waren, haben jetzt vollen Zugriff auf alle Entitäten und auf das Top-Level der gemeinsam genutzte Multi-Entity-Umgebung, sofern keine anderen Beschränkungen für die Entität gelten.

Dies könnte dazu führen, dass Benutzer unbeabsichtigten, uneingeschränkten Zugriff auf alle Entitäten haben. Benutzer, die auf mehr als eine Entität beschränkt sind und nur eine Entität deaktiviert ist, bleiben nach der Deaktivierung der einen Entität weiterhin auf die verbleibenden Entitäten beschränkt.

Es hat sich bewährt, alle Benutzer-Einschränkungen sorgfältig zu überprüfen und alle eingeschränkten Benutzer einer anderen Entität zuzuweisen, bevor Sie die eine Entität deaktivieren, auf die sie beschränkt sind.

Wenn Sie eine zuvor deaktivierte Entität reaktivieren, führt Intacct alle Beschränkungen für die Entität wieder ein. Das bedeutet, dass alle Benutzer, die Sie zuvor auf eine zuvor inaktivierte Entität beschränkt hatten, bei der erneuten Aktivierung wieder auf diese Entität beschränkt werden.

Angenommen, Sie deaktivieren die New Yorker Entität. Benutzer, die nur auf die New Yorker Entität beschränkt sind, haben jetzt vollen Zugriff auf alle Entitäten und das Top-Level. Wenn Sie Benutzer haben, die auf die Entitäten New York und Connecticut beschränkt sind, greifen diese Benutzer erst dann auf die Entität in Connecticut zu, nachdem Sie die Entität in New York deaktiviert haben, ohne auf andere Entitäten oder das Top-Level zuzugreifen. Wenn Sie die New Yorker Entität reaktivieren, führt Intacct alle Entität-Einschränkungen erneut ein, was bedeutet, dass Benutzer, die zuvor auf die New Yorker Entität beschränkt waren, weiterhin nur auf die New Yorker Entität beschränkt sind.

Smart Rules und Smart Events

Es ist eine bewährte Methode, alle Smart Rules und Smart Events im Zusammenhang mit der zu deaktivierenden Entität zu löschen, bevor Sie sie deaktivieren. Wenn die Smart Rules und Smart Events für andere Entitäten gelten, bearbeiten Sie die Smart Rules und Smart Events so, dass sie die Entität, die Sie deaktivieren möchten, nicht mehr enthalten.

Kunden und Lieferanten

Das Deaktivieren einer Entität hat keine Auswirkungen auf Einschränkungen für Kunden und Lieferanten. Es ist jedoch eine bewährte Methode, alle privaten Kunden und Lieferanten der Entität im Rahmen des gesamten Inaktivierungsprozesses der Entität zu deaktivieren.

1099-Formulare und Datensätze Lieferanten im Besitz der Entität

Jede Entität, die Sie deaktivieren, ist weiterhin im Filter für Formular 1099 für Entitäten und Entität-Gruppen verfügbar. Sie haben für 1099-Zwecke auch Zugriff auf alle Lieferanten, die auf Entitätsebene im Besitz stehen. Diese Lieferanten werden in der Lieferanten-Liste angezeigt, wenn der Private anzeigen Option. Sie können Top-Level jedoch keine Transaktionen mit diesen Lieferanten durchführen, da sie Entität einem inaktiven Entität gehören.

Sie können nach der Deaktivierung einer Entität keine Transaktionen oder Korrekturen für die zugehörigen 1099-Formulare ausführen. Sie können jedoch die 1099-Informationen zu einer deaktivierten Entität drucken.

Zahlung für eine inaktive Entität

Zum Zeitpunkt der Verlängerung betrachtet Sage Intacct eine inaktive Entität als nicht verlängertes Entität-Abonnement. Die Abonnementgebühren sind jährlich (auch wenn Sie eine monatliche Rechnung erhalten), sodass Sie trotzdem für das gesamte Jahr bezahlen, wenn Sie eine Entität irgendwann im Jahr deaktivieren.

Was passiert, nachdem Sie eine Entität deaktiviert haben

Nachdem Sie eine Entität deaktiviert haben, wird die Entität in keinem Dropdown-Menü angezeigt, einschließlich Top-Level, Hauptbuch, Kreditorenbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung, Einkauf, Menüs der Verkauf und anderer Transaktionen oder Reporting-Artikel in Intacct. Es ist jetzt unmöglich, versehentlich eine Transaktion in der inaktiven Entität zu buchen.

Zu Audit- und Verlaufszwecken können Sie weiterhin einen Finanzbericht über eine inaktive Entität ausführen.

Ausführen eines Finanzberichts für eine inaktive Entität

Der Zugriff auf Finanzberichte kann je nach Ihren Berechtigungen variieren. Die Möglichkeit, Finanzberichte anzuzeigen, hinzuzufügen und zu bearbeiten, wird von separaten Optionen gesteuert Berechtigungen für das Hauptbuch.

Die Arbeit mit Finanzberichten umfasst mehrere Aufgaben: Ausführen von Reports, Bearbeiten von Reports, Drilldown in einen Report usw. Jede dieser Berechtigungen kann einen bestimmten Satz von Berechtigungen erfordern, sowohl für das Hauptbuch als auch für das Unternehmen.

Stellen Sie sicher, dass Sie über alle erforderlichen Berechtigungen verfügen, wenn Sie mit Finanzberichten arbeiten.

Zu Audit- oder Verlaufszwecken können Sie weiterhin einen Report über eine inaktive Entität erstellen. Sie können alle Reports für eine inaktive Entität ausführen, einschließlich Reports, die mit dem Finanzberichtgenerator erstellt wurden, Standardreports und benutzerdefinierter Reports.

Das Reporting über eine inaktive Entität umfasst die folgenden Hauptschritte:

1. Filtern Sie Ihre Standort-Gruppe nach inaktiven Entitäten
2. Report duplizieren
3. Ausführen eines Reports über eine inaktive Entität

Filtern Sie Ihre Standort-Gruppe nach inaktiven Entitäten

Es gibt Zeiten, in denen Sie inaktive Dimensionen in Reports aufnehmen möchten. Erstellen Sie eine Dimensionsgruppe, die nach beiden Arten von Dimensions-Elementen filtert.

1. Öffnen oder bearbeiten Sie die Dimensionsgruppe für den Dimensionstyp, z. B. Abteilungen, Standorte oder Gebiete.

2. Erstellen Sie im Abschnitt "Filter" zwei Filter:

   • Status ist gleich aktiv
   • Status ist gleich inaktiv
3. Stellen Sie sicher, dass der Bedingungstyp wie folgt festgelegt ist Beliebig (ODER).
   
4. Speichern Sie Ihre Änderungen.

Sie können diese Gruppe verwenden, wenn sowohl aktive als auch inaktive Mitglieder in einem Report angezeigt werden sollen.

Report duplizieren

Sie können optional einen vorhandenen Report duplizieren, den Sie dann bearbeiten können, um ihn für die inaktive Entität auszuführen.

1. Auswählen Bearbeiten neben dem Report, den Sie als Grundlage für Ihren neuen Report verwenden möchten.
2. Auswählen Duplizieren um den Report zu duplizieren und ihm einen neuen Namen zu geben.

Einen Report bearbeiten, der für eine inaktive Entität ausgeführt werden soll

Um Finanzberichte bearbeiten zu können, müssen Sie ein Unternehmen mit den entsprechenden Berechtigungen für die im Report enthaltenen Daten sein. Sie müssen über den Tab "Berechtigungen" im Finanzreportgenerator Zugriff auf den Reportgenerator sowie auf Berechtigungen zum Liste, Anzeigen und Bearbeiten des Hauptbuchs verfügen.

Der Benutzertyp "Mitarbeiter" kann Finanzberichte nicht bearbeiten.

1. Gehen Sie zur Liste "Finanzberichte".
2. Auswählen Bearbeiten neben dem Report, den Sie ändern möchten. Verwenden Sie den Finanzreportgenerator, um Ihre Änderungen vorzunehmen.
3. Gehen Sie mit dem Tab zur entsprechenden Option, um Ihre Änderungen vorzunehmen. Die folgende Tabelle zeigt, welche Änderungen Sie an den einzelnen Tabs vornehmen können. Nicht alle Optionen werden für alle Reporttypen verwendet.
4. Speichern Sie Ihre Änderungen, und führen Sie den Report aus, um die neuen Werte anzuzeigen.

5. Wählen Sie den Filter Tab.
6. In der Dimensionen definieren Abschnitt zum Lage Linie sicherstellen, Inaktive ausblenden ist ausgewählt.
7. Speichern Sie Ihre Änderungen und führen Sie den Report aus.

Zu einer Entität wechseln

Sie können von Top-Level aus zwischen Entitäten wechseln, ohne sich erneut an- oder abmelden zu müssen.

Sie können wie folgt zu einem anderen Geschäftsbereich wechseln:

• Aus der Top-Level-Liste: Wählen Sie den Oberste Ebene Dropdown-Liste auswählen und die Entität auswählen, zu der Sie wechseln zu möchten.
• In der Liste "Entitäten": Suchen Sie die Zeile mit der Entität, auf die Sie zugreifen möchten, und wählen Sie Zur Entität wechseln in dieser Zeile.

Die Entität wird in einem neuen Browserfenster geöffnet. Der Name der Entität wird oben auf der Seite angezeigt, unmittelbar vor dem Top-Level.

Eine Entität deaktivieren

Bevor Sie eine Entität deaktivieren, finden Sie weitere Informationen unter Überlegungen vor dem Deaktivieren einer Entität finden Sie weitere Informationen dazu, wie Sie Ihre Entität auf die Inaktivierung vorbereiten.

1. Wechseln Sie zum Top-Level.

2. Gehen Sie zu Unternehmen > Einrichtung > Konfiguration > Entitäten.

3. Suchen Sie die Entität, die Sie deaktivieren möchten.

4. Wählen Sie Bearbeiten am Ende der Zeile aus.

5. Ändern Sie im Abschnitt "Entität" den Status von Aktiv Bis Inaktiv.
6. Wählen Sie Speichern.
7. Wählen Sie Fertig aus.

Um inaktive Entitäten in Reports und Listen anzuzeigen, wählen Sie Filter oben in der Liste und wählen Sie Entfernen neben dem Status Filtern, um ihn zu entfernen.

1. Wechseln Sie zum Top-Level.

2. Gehen Sie zu Unternehmen > Einrichtung > Konfiguration > Entitäten.

3. Suchen Sie die Entität, die Sie deaktivieren möchten.
4. Auswählen Bearbeiten um die Seite "Entitätsinformationen" zu öffnen.
5. Ändern Sie im Abschnitt "Entität" den Status von Aktiv Bis Inaktiv.
6. Wählen Sie Speichern.

Um inaktive Entitäten in Reports und Listen anzuzeigen, wählen Sie Inaktive einschließen Kontrollkästchen oben auf der Seite "Report" oder "Liste".

Eine Entität löschen

Zu Auditzwecken unterstützt Intacct nicht das Löschen einer Entität, mit der Transaktionen oder Objekte verknüpft sind.

Eine Entität kann nur entfernt werden, wenn ihr keine Datensätze oder Transaktionen zugeordnet sind.

1. Gehen Sie zu Unternehmen > Einrichtung > Konfiguration > Entitäten.

2. Suchen Sie die Entität, die Sie entfernen möchten.

3. Wählen Sie am Ende der Zeile Mehr Aktionen > Entfernen.

   Je nach Ihren Benutzereinstellungen werden Sie möglicherweise von Sage Intacct aufgefordert, das Löschen zu bestätigen.

1. Gehen Sie zu Unternehmen > Einrichtung > Konfiguration > Entitäten.

2. Suchen Sie die Entität, die Sie entfernen möchten, und wählen Sie Löschen.

Je nach Ihren Benutzereinstellungen werden Sie möglicherweise von Sage Intacct aufgefordert, das Löschen zu bestätigen.