Übersicht über Zusammenfassungen – Kreditorenbuchhaltung

Informationen zu Zusammenfassungen in Kreditorenbuchhaltung

Zusammenfassungen sind Sammlungen derselben Art von Transaktionen, die gruppiert und unter Verwendung des Datums, das durch Ihre Zusammenfassungshäufigkeit bestimmt wird, im Hauptbuch erfasst werden. Die einzelnen Transaktionen in einer Zusammenfassung werden sofort verarbeitet.

Auf der Seite "Zusammenfassungen" in Verbindlichkeiten werden Zusammenfassungen zu Rechnungen, Anpassungen und manuellen Zahlungen angezeigt, die Intacct automatisch erstellt hat oder die Sie manuell erstellt haben.

Bis Sie oder das System eine neue Zusammenfassung erstellen, werden keine Einzelposten auf der Seite "Zusammenfassungsliste" angezeigt.

Zusammenfassungen können geöffnet oder geschlossen sein. Wenn Zusammenfassungen in Verbindlichkeiten geöffnet sind, können Sie Rechnungen hinzufügen und bezahlen. Bei der Gestaltung eines Prozesses in Verbindlichkeiten können die Systemadmins Benutzern Zugriff auf die Seiten für die Verwaltung von Rechnungen gewähren, jedoch keinen für das Öffnen und Schließen von Zusammenfassungen.

Sie können geschlossene Zusammenfassungen bei Bedarf wieder öffnen.

Wenn Sie eine einzelne Zusammenfassung schließen oder öffnen, werden damit verbundene Zusammenfassungen im Nebenbuchzeitraum nicht automatisch geschlossen oder geöffnet. Zugehörige Zusammenfassungen können auf den Seiten Nebenbuch für Kreditorenbuchhaltung öffnen bzw. Nebenbuch für Kreditorenbuchhaltung schließen geöffnet oder geschlossen werden.

So erstellen Sie Zusammenfassungen

Zusammenfassungen für Eingangsrechnungen werden auf zwei Arten erstellt:

Automatisch durch Sage Intacct in von Ihnen ausgewählten Intervallen
Manuell durch spezifische Zusammenfassungen, die Sie für bestimmte Situationen erstellen und benennen

Automatisch erstellte Zusammenfassungen

Sage Intacct kann automatisch Zusammenfassungen erstellen, sodass für Rechnungen und andere Zahlungen, die im Laufe des Tages eingegeben werden, immer eine Zusammenfassung vorhanden ist. Automatische Zusammenfassungen werden entsprechend den von Admins gewählten Intervallen erstellt, z. B. täglich, monatlich oder pro Transaktion. Automatisch erstellte Zusammenfassungen können nicht bearbeitet werden.

Sie legen die Häufigkeit der Erstellung automatischer Zusammenfassungen auf der Seite Kreditorenbuchhaltung konfigurieren fest. Transaktionen werden in Echtzeit gebucht, unabhängig von der von Ihnen ausgewählten Zusammenfassungshäufigkeit. Die Häufigkeit der Zusammenfassung bestimmt, wie Transaktionserfassungen im Hauptbuch gruppiert werden, und nicht, wann sie erfasst werden.

Intacct verwendet für alle automatisch erstellten Zusammenfassungen das international anerkannte Datumsformat JJJJ-MM-TT24:MI:SS. Die Verwendung eines standardisierten Datumsformats im Titel der Zusammenfassung sorgt dafür, dass Transaktionen immer mit der entsprechenden Zusammenfassung gruppiert oder abgeglichen werden. Dadurch wird das Risiko von Erfassungsfehlern aufgrund eines nicht übereinstimmenden Datumsformats ausgeschlossen.

Manuell erstellte Zusammenfassungen

Eine manuelle Zusammenfassung ist nützlich, wenn Sie für bestimmte Rechnungen eine spezielle Zusammenfassung benötigen. Sie können das von Ihrem Unternehmen bevorzugte Datumsformat verwenden, wenn Sie eine Zusammenfassung manuell eingeben.

Wenn Sie eine Liste von Transaktionen haben, die im CSV-Dateiformat (kommagetrennte Werte) gespeichert sind, können Sie sie in Intacct importieren. Wenn Sie einen BATCH_TITLE für eine importierte Transaktion angeben, erstellt Intacct eine Zusammenfassung mit dem Namen des Titels und dem Erstellungsdatum CREATED_DATE und weist die Transaktion dann der Zusammenfassung zu.

Sie können einer manuell erstellten Zusammenfassung während der Dateneingabe auch eine Transaktion hinzufügen, wenn für die Zusammenfassungshäufigkeit des Transaktionstyps "Benutzerdefiniert" festgelegt ist. Diese Option ist für Rechnungen, Anpassungen und manuelle Zahlungen verfügbar.

Manuell erstellte Zusammenfassungen können bearbeitet werden.

Unternehmen mit mehreren Geschäftsbereichen und mehreren Währungen

Wenn es sich bei Ihrem Unternehmen um ein Unternehmen mit mehreren Geschäftsbereichen und mehreren Währungen handelt, empfiehlt Intacct, das System so einzustellen, dass es automatisch Zusammenfassungen erstellt, sodass das System konsistente Zusammenfassungen mit der richtigen Basiswährung erzeugt. Wenn Sie manuelle Zusammenfassungen erstellen, erstellen Sie diese auf Geschäftsbereichsebene oder beschränken Sie Zusammenfassungen jeweils auf einen Geschäftsbereich, sodass die Zusammenfassungen nur eine Währung enthalten. Erstellen Sie keine manuellen Zusammenfassungen auf oberster Ebene.