Kontakte auf Seiten hinzufügen und verwenden

Fügen Sie eine Kontakt hinzu, ohne die von Ihnen ausgeführte Aufgabe zu verlassen, z. B. das Erstellen einer Rechnung oder Rechnung. Sie können Kontakte in Ihrem Unternehmen auch verwenden, um Standardkontakte zu erstellen, die automatisch in Ihre Transaktionen eingegeben werden.

Sie können alle Ihre Unternehmenskontakte von einem zentralen Standort aus verwalten. (Gehen Sie zu Unternehmen > Einrichtung > Konfiguration > Kontakte. )

Kontakte sind fast immer mit einem anderen Objekt in Sage Intacct verbunden. Aus diesem Grund benötigen Sie für den Zugriff auf Kontaktdatensätze folgende Berechtigungen Hinzufügen oder Bearbeiten Das Objekt, das sich auf den Kontakt bezieht. Beispiel: Um die Datensätze der Kontakte von Lieferanten anzuzeigen, müssen Sie auch Zugriff auf Lieferanten haben.

Einen Kontakt spontan hinzufügen

Die Bezeichnung eines Kontaktfelds kann je nach Seite, auf der Sie arbeiten, variieren. In Kreditorenbuchhaltung werden beispielsweise die Felder "Zahlung an" oder "Rücksendung an" Kontakt angezeigt, in Debitorenbuchhaltung werden die Felder "Rechnung an" und "Versand an" Kontakt usw. angezeigt. Unabhängig vom Namen lässt sich ein Kontakt im gesamten Unternehmen schnell und einfach hinzufügen.

  1. Wählen Sie auf der Seite, auf der Sie arbeiten, den Abwärtspfeil im Feld "Kontakt" aus. Die Dropdown-Liste wird angezeigt.
  2. Wählen Sie oben in der Liste Hinzufügen aus. Die Seite "Kontaktinformationen" wird angezeigt.
  3. Alles, was Sie zum Erstellen eines Kontakts tun müssen, ist, ihm einen eindeutigen Namen zuzuweisen und den Namen zu bestimmen, der auf Dokumente gedruckt werden soll. Weitere Informationen zu Pflichtfeldern und optionalen Feldern finden Sie unter Kontakte.

Wie werden Kontakte verwendet?

Wie Ihr Unternehmen einen Kontakt verwendet, kann je nach Ihrer aktuellen Anwendung und der von Ihnen ausgeführten Aufgabe variieren.

Verwenden Sie Kontakte für Folgendes: Wo diese Aufgabe ausgeführt werden soll:

Mitarbeiter, Lieferanten oder Kunden zu Benutzern in Intacct machen.

  • Eine Benutzer-ID in Kombination mit einem Kennwort ermöglicht den Zugriff auf das Unternehmen.
  • Ein Kontakt kann eine Person sein, die nicht unbedingt ein Benutzer im Unternehmen ist, z. B. ein Lieferant oder Kunde Kontakt.
  • Ein Kontakt kann einem Benutzer zugeordnet werden, indem der Name des Kontakts zu einem neuen Benutzerprofil hinzugefügt wird. Sie können beispielsweise einen Mitarbeiter-Kontakt mit einer Benutzer-ID verknüpfen, damit dieser Mitarbeiter Stundenerfassungsbögen und Ausgaben eingeben kann. Ebenso können Sie einen Kundenkontakt mit einer Benutzer-ID verknüpfen, damit sich ein Kunde anmelden und Stundenerfassungsbögen oder Ausgabenzahlungen genehmigen kann. Darüber hinaus kann es sich bei einigen Lieferanten um Subunternehmer handeln, die sich anmelden müssen, um Stundenerfassungsbögen und Ausgaben einzugeben.

Gehen Sie zu Unternehmen > Admin > Benutzer, Rollen und Gruppen > Benutzer.

Bestimmen der Zahlungs- oder Rücksendeparteien in Transaktionen.

Die Unternehmen verwendet die Zahlungs Kontakt für Aktivitäten im Zusammenhang mit Lieferant, wie z. B.:

  • Scheckzahlung
  • Rechnungserstellung
  • Steuerberechnung für USt- und GST-Steuerlösungen in der Kreditorenbuchhaltung und im Einkauf

Das Unternehmen verwendet den Rücksende-Kontakt für Lieferantenbezogene Aktivitäten, wie z. B.:

  • Erweiterte Steuerberechnung im Einkauf (falls verwendet)
  • AvaTax-Berechnung (wenn Sie über eine Avalara-Integration verfügen)

  • Gehen Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Alle > Anbieter.

  • Gehe zu Einkauf > Alle > Transaktionen und wählen Sie den entsprechenden Transaktionstyp aus.

Bestimmen Sie die Rechnungs- oder Versandparteien in Transaktionen.

Das Unternehmen verwendet den Kontakt des Rechnungsempfängers für kundenbezogene Aktivitäten, wie z. B.:

  • Verkaufstransaktionen
  • Rechnungserstellung
  • Manuelle Einzahlungen

Das Unternehmen verwendet den Versandkontakt-Kontakt für kundenbezogene Aktivitäten, wie z. B.:

  • Auftragserfassungs-Transaktionen
  • Rechnungserstellung
  • Erweiterte Steuerberechnung (falls verwendet)
  • AvaTax-Berechnung (wenn Sie über eine Avalara-Integration verfügen)
  • Steuerberechnung für USt- und GST-Steuerlösungen

  • Gehe zu Auftragserfassung > Alle > Transaktionen und wählen Sie den entsprechenden Transaktionstyp aus.

Ermitteln Sie den Kontakt für die Erstattung von Ausgaben.

Der Unternehmen verwendet die Zahlungs-Kontakt für Mitarbeiter zugehörigen Aktivitäten, z. B. Ausgaben Scheck Zahlung.

Mitarbeiterausgaben

Standardkontakte in Transaktionen verwenden

Sie erstellen Standard-Kontakte für Rechnungen in den Kunden- bzw. Lieferantendatensätzen.

Wenn Sie z. B. möchten, dass bei jeder Auswahl eines bestimmten Kunden in einer Rechnung automatisch ein bestimmter Kontakt in das Feld "Rechnung an" eingegeben wird, können Sie diesen Kontakt als Standard-Rechnungsempfänger im Kunden-Datensatz hinzufügen.

Wenn Sie eine Transaktion erstellen, für die Sie einen anderen Kontakt als den Standardkontakt angeben möchten, können Sie einfach den anderen Kontakt in der Transaktion anstelle des Standardkontakts auswählen oder hinzufügen.

Beispiel: Auswahl eines Kontakt als Standard-Zahlungsziel für Rechnungen Kontakt

  1. Gehen Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Alle > Anbieter.

  2. Suchen Sie den Lieferanten, den Sie aktualisieren möchten.
  3. Auswählen Bearbeiten am Ende der Zeile.
  4. Wählen Sie das Symbol Kontakt-Liste Tab.
  5. Geben Sie unter "Kontaktliste" eine Kategorie ein, z. B. Zahlung an und wählen Sie einen Kontakt.
    Intacct fügt den Kontakt zu allen Dropdown-Kontaktlisten oben auf der Seite hinzu.
  6. Wählen Sie das Symbol Zahlungs-Kontakt Dropdown-Liste und wählen Sie den Kontakt aus.
  7. Wählen Sie Speichern.

  1. Gehen Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Alle > Anbieter.

  2. Suchen Sie den Lieferanten, den Sie aktualisieren möchten.
  3. Auswählen Bearbeiten neben der Lieferanten-ID.
  4. Wählen Sie das Symbol Kontakt-Liste Tab.
  5. Geben Sie unter "Kontakt Liste" eine Kategorie ein, z. B. Zahlung anund wählen Sie einen Kontakt.
    Intacct fügt den Kontakt allen drei Dropdown-Kontaktlisten oben auf der Seite hinzu.
  6. Wählen Sie das Symbol Zahlungs-Kontakt Dropdown-Liste und wählen Sie den Kontakt aus.
  7. Wählen Sie Speichern.

Jedes Mal, wenn Sie eine Rechnung erstellen und diese Lieferant auswählen, wird das Feld "Zahlung an" auf der Seite "Rechnung" automatisch auf die Kontakt gesetzt, die Sie hier im Feld "Zahlungskontakt Kontakt" ausgewählt haben.

Beispiel: Einen Kontakt als Standard-Kontakt der Rechnung für Rechnungen auswählen:

  1. Gehen Sie zu Debitorenbuchhaltung > Alle > Kunden.

  2. Suchen Sie den Kunden, den Sie aktualisieren möchten.
  3. Auswählen Bearbeiten am Ende der Zeile.
  4. Wählen Sie das Symbol Kontaktliste Tab.
  5. Geben Sie unter "Kontakt Liste" Folgendes ein Rechnung an als Kategorie und wählen Sie einen Kontakt.
    Intacct fügt den Kontakt allen drei Dropdown-Kontaktlisten oben auf der Seite hinzu.
  6. Wählen Sie das Symbol Kontakt des Rechnungsempfängers Dropdown-Liste und wählen Sie den Kontakt aus.
  7. Wählen Sie Speichern.

  1. Gehen Sie zu Debitorenbuchhaltung > Alle > Kunden.

  2. Suchen Sie den Kunden, den Sie aktualisieren möchten.
  3. Auswählen Bearbeiten neben der Kundennummer.
  4. Wählen Sie das Symbol Kontaktliste Tab.
  5. Geben Sie unter "Kontakt Liste" Folgendes ein Rechnung an als Kategorie und wählen Sie einen Kontakt.
    Intacct fügt den Kontakt allen drei Dropdown-Kontaktlisten oben auf der Seite hinzu.
  6. Wählen Sie das Symbol Kontakt des Rechnungsempfängers Dropdown-Liste und wählen Sie den Kontakt aus.
  7. Wählen Sie Speichern.

Jedes Mal, wenn Sie eine Rechnung erstellen und diesen Kunden auswählen, wird das Feld "Rechnung an" auf der Seite "Rechnung" automatisch auf den Kontakt gesetzt, den Sie hier im Feld "Kontakt Rechnungsempfänger" ausgewählt haben.

Standardwerte, die Sie erstellen können

Standard-Kontakt Automatisch ausgefüllt Erstellt in

Zahlung an und Rückgabe an

Rechnungen und Anpassungen

Einkaufstransaktionen

Kreditorenbuchhaltung > Alle > Lieferanten

Rechnung an und Versand an

Rechnungen und Korrekturen

Auftragserfassungs-Transaktionen

Debitorenbuchhaltung > Alle > Kunden

Reimburse-to

Rechnung an und Versand an

Ausgabenerfassung und -anpassungen

Projektrechnungen

Zeit und Ausgaben > Alle > Mitarbeiter

Projekte > Alle > Projekte

Kontaktpriorität in einem Datensatz

Intacct füllt viele Kontaktfelder automatisch aus, basierend auf den Standardeinstellungen, die Sie im Kunden- oder Lieferanten-Datensatz eingerichtet haben.

Wenn Sie beispielsweise eine Transaktion für die Auftragserfassung erstellen, gibt Intacct automatisch das Versand an Kontakt aus der Kontakt "Lieferadresse" in der Verkaufs-Transaktion, die wiederum aus der Kontakt "Lieferadresse" in der Kunde Datensatz übernommen wird. Sie können automatisch ausgefüllte Kontakte beim Erstellen von Transaktionen überschreiben.

Bei Projekten verwendet Intacct die Kontaktinformationen für das Projekt. Wenn keine vorhanden sind, werden standardmäßig die Kontaktinformationen des Kunden oder Lieferanten verwendet.

Wenn Sie keine Standardwerte für ein Kontaktfeld erstellen, können Sie in jeder Transaktion aus dem Feld die Kontakt-Liste auswählen. Hier sehen Sie jeden einzelnen verfügbaren Kontakt ohne Filterung.

Verwenden Sie Kontakte, um die Steuer zu bestimmen

Wenn Ihr Unternehmen in viele verschiedene steuerliche Zuständigkeiten liefert, z. B. in viele verschiedene Bundesstaaten, werden Sie wahrscheinlich Advanced Tax oder die AvaTax-Integration verwenden, um die Umsatzsteuer zu verfolgen.

Advanced Tax und AvaTax verwenden die folgenden Kontaktfelder, um die steuerliche Zuständigkeit und die anwendbaren Steuern zu bestimmen.

Steuersystem Anwendung Verwendeter Kontakt

Intacct-Steuervorauszahlung

  • Debitorenbuchhaltung oder Auftragserfassung
  • Versand an
  • Einkauf
  • Rücksendung an

AvaTax-Integration

  • Debitorenbuchhaltung oder Auftragserfassung
  • Versand an
  • Einkauf

Die folgenden Steuerfelder für Kontakte werden verwendet, um die anwendbare USt oder GST zu ermitteln.

Anwendung Verwendeter Kontakt

Debitorenbuchhaltung und Auftragserfassung

Versand an

Zum Debitorenbuchhaltung filtert die Kontakt des Warenempfängers die Liste der Steuerdetails, die ausgewählt werden können, um die Transaktion zu besteuern, was die Auswahl eines Steuerangaben erleichtert.

Kreditorenbuchhaltung und Einkauf

Pay-to

Zum Kreditorenbuchhaltung filtert der Zahlungsempfänger Kontakt die Liste der Steuerdetails, die für die Besteuerung des Transaktion ausgewählt werden können, was die Auswahl eines Steuerangaben erleichtert.

Informationen zu Steuergruppen für Kontakte

Steuergruppen ermöglichen es Ihnen, Kunden, Lieferanten und deren Kontakte je nach juristischer Zuständigkeit unterschiedlich zu besteuern. Sie verknüpfen Kunden, Lieferanten und deren Kontakte mit Kontakt Steuergruppen. Anschließend können Sie Steuer-Terminierung-Übersichten verwenden, um unterschiedliche Steuerklasse auf Ihre Kontakt Steuergruppen anzuwenden.

  • Umsatzsteuer: Angenommen, die lokalen Steuern in zwei Städten im selben Status sind unterschiedlich. Nehmen wir an, dass die lokale Umsatzsteuer in Los Angeles 7 % und in San Francisco 10 % beträgt. Sie können zwei Kontakt-Steuergruppen erstellen: eine für Los Angeles und eine für San Francisco. Sie können dann eine Steuer Terminierung auf alle Kunden in der Gruppe "Los Angeles" und eine weitere Steuer Terminierung auf alle Kunden in der Gruppe "San Francisco" anwenden.

  • MwSt. und GST: Die Mehrwertsteuer oder GST ist in der Regel für Kunden innerhalb und außerhalb Ihres Landes unterschiedlich. Sie können zwei Steuergruppen für Kunden-Kontakte erstellen, eine für "Kunden im In-Land" und eine für "Kunden im Ausland". Sie können dann eine Steuer Terminierung auf alle Kunden in der Gruppe "In-country" und eine andere Terminierung auf alle Kunden in der Gruppe "Abroad" anwenden.