Kontakte auf Seiten hinzufügen und verwenden

Fügen Sie eine Kontakt hinzu, ohne die von Ihnen ausgeführte Aufgabe zu verlassen, wie z. B. das Erstellen einer Rechnung oder Rechnung. Sie können Kontakte in Ihrem Unternehmen auch verwenden, um Standardkontakte zu erstellen, die automatisch in Ihre Transaktionen eingegeben werden.

Fügen Sie spontan einen Kontakt hinzu

Die Bezeichnung eines Kontaktfelds kann je nach Seite, auf der Sie arbeiten, variieren. In Kreditorenbuchhaltung werden beispielsweise die Felder "Zahlung an" oder "Rücksendung an" Kontakt angezeigt, in Debitorenbuchhaltung werden die Felder "Rechnung an" und "Versand an" Kontakt usw. angezeigt. Unabhängig vom Namen ist das Hinzufügen eines Kontakts im gesamten Unternehmen schnell und einfach.

1. Wählen Sie auf der Seite, auf der Sie arbeiten, den Abwärtspfeil im Feld "Kontakt" aus. Die Dropdown-Liste wird angezeigt.
2. Wählen Sie oben in der Liste Hinzufügen aus. Die Seite "Kontaktinformationen" wird angezeigt.
3. Alles, was Sie zum Erstellen eines Kontakts tun müssen, ist, ihm einen eindeutigen Namen zuzuweisen und den Namen zu bestimmen, der auf Dokumente gedruckt werden soll. Weitere Informationen zu Pflichtfeldern und optionalen Feldern finden Sie unter Kontakte.

Wie werden Kontakte verwendet?

Wie Ihr Unternehmen einen Kontakt verwendet, kann je nach Ihrer aktuellen Anwendung und der von Ihnen ausgeführten Aufgabe variieren.

Verwenden Sie Kontakte für Folgendes:	Wo ist diese Aufgabe zu erledigen:
Machen Sie Mitarbeitende, Lieferanten oder Kunden in Intacct zu Benutzern. Was ist der Unterschied zwischen einer Benutzer-ID und einem Kontaktnamen? Eine Benutzer-ID in Kombination mit einem Kennwort ermöglicht den Zugriff auf das Unternehmen. Ein Kontakt kann eine Person sein, die nicht unbedingt ein Benutzer im Unternehmen ist, z. B. ein Lieferant oder Kunde Kontakt. Ein Kontakt kann einem Benutzer zugeordnet werden, indem der Kontaktname zu einem neuen Benutzerprofil hinzugefügt wird. Sie können beispielsweise einen Mitarbeiter-Kontakt mit einer Benutzer-ID verknüpfen, damit dieser Mitarbeiter Stundenerfassungsbögen und Ausgaben eingeben kann. Ebenso können Sie einen Kundenkontakt mit einer Benutzer-ID verknüpfen, damit sich ein Kunde anmelden und Stundenerfassungsbögen oder Ausgabenzahlungen genehmigen kann. Darüber hinaus können einige Lieferanten Subunternehmer sein, die sich anmelden müssen, um Stundenerfassungsbögen und Ausgaben einzugeben.	Gehen Sie zu Unternehmen > Admin > Benutzer, Rollen und Gruppen > Benutzer.
Bestimmen der Zahlungs- oder Rückgabeparteien in Transaktionen. Der Unternehmen verwendet die Kontakt für Lieferant bezogene Aktivitäten, wie z. B.: Scheckzahlung Rechnungserstellung Steuerberechnung für USt- und GST-Steuerlösungen in der Kreditorenbuchhaltung und im Einkauf Das Unternehmen verwendet den Rücksende-Kontakt für Lieferantenbezogene Aktivitäten, wie z. B.: Erweiterte Steuerberechnung im Einkauf (falls verwendet) AvaTax-Berechnung (wenn Sie über eine Avalara-Integration verfügen)	Gehen Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Alle > Anbieter. Gehe zu Einkauf > Alle > Transaktionen und wählen Sie den entsprechenden Transaktionstyp aus.
Bestimmen Sie die Rechnungsempfänger oder Versandempfänger in Transaktionen. Das Unternehmen verwendet den Kontakt des Rechnungsempfängers für kundenbezogene Aktivitäten, wie z. B.: Verkaufstransaktionen Rechnungserstellung Manuelle Einzahlungen Das Unternehmen verwendet den Versandempfänger-Kontakt für kundenbezogene Aktivitäten, wie z. B.: Auftragserfassungs-Transaktionen Rechnungserstellung Erweiterte Steuerberechnung (falls verwendet) AvaTax-Berechnung (wenn Sie über eine Avalara-Integration verfügen) Steuerberechnung für USt- und GST-Steuerlösungen	Gehen Sie zu Auftragserfassung >  Alle > Transaktionen und wählen Sie den entsprechenden Transaktionstyp aus.
Ermitteln Sie die Kontakt für Ausgaben Erstattungen. Das Unternehmen verwendet den Zahlungskontakt-Kontakt für Mitarbeiter-bezogene Aktivitäten, wie z. B. die Zahlung von Ausgabenschecks.	Mitarbeiterausgaben

Standardkontakte in Transaktionen verwenden

Sie erstellen Standard-Kontakte für Rechnungen in den Kunden- bzw. Lieferantendatensätzen.

Wenn Sie z. B. möchten, dass jedes Mal, wenn Sie einen bestimmten Kunden in einer Rechnung auswählen, automatisch ein bestimmter Kontakt in das Feld "Rechnung an" eingegeben wird, können Sie diesen Kontakt als Standard-Rechnungsempfänger im Kunden-Datensatz hinzufügen.

Beispiel: Auswahl eines Kontakt als Standard-Kontakt für die Zahlung von Rechnungen

1. Gehen Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Alle > Anbieter.

2. Suchen Sie den Lieferanten, den Sie aktualisieren möchten.
3. Auswählen Bearbeiten am Ende der Zeile.
   
4. Wählen Sie das Symbol Kontakt-Liste Tab.
5. Geben Sie unter "Kontakt Liste" eine Kategorie ein, z. B. Zahlung an und wählen Sie einen Kontakt.
   Intacct fügt den Kontakt zu allen Dropdown-Kontakten oben auf der Seite hinzu.
6. Wählen Sie das Symbol Zahlungs-Kontakt Dropdown-Menü und wählen Sie den Kontakt aus.
7. Wählen Sie Speichern.

1. Gehen Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Alle > Anbieter.

2. Suchen Sie den Lieferanten, den Sie aktualisieren möchten.
3. Auswählen Bearbeiten neben der Lieferanten-ID.
   
4. Wählen Sie das Symbol Kontakt-Liste Tab.
5. Geben Sie unter "Kontakt-Liste" eine Kategorie ein, z. B. Zahlung anund wählen Sie einen Kontakt.
   Intacct fügt den Kontakt zu allen drei Dropdown-Kontaktlisten oben auf der Seite hinzu.
6. Wählen Sie das Symbol Zahlungs-Kontakt Dropdown-Menü und wählen Sie den Kontakt aus.
7. Wählen Sie Speichern.

Jedes Mal, wenn Sie in Zukunft eine Rechnung erstellen und diese Lieferant auswählen, wird das Feld "Zahlung an" auf der Seite "Rechnung" automatisch auf die Kontakt gesetzt, die Sie hier im Feld "Kontakt Zahlung an" ausgewählt haben.

Beispiel: Einen Kontakt als Standard-Kontakt für den Rechnungsempfänger für Rechnungen auswählen:

1. Gehen Sie zu Debitorenbuchhaltung > Alle > Kunden.

2. Suchen Sie den Kunden, den Sie aktualisieren möchten.
3. Auswählen Bearbeiten am Ende der Zeile.
   
4. Wählen Sie das Symbol Kontaktliste Tab.
5. Geben Sie unter "Kontakt Liste" Folgendes ein Rechnung an als Kategorie und wählen Sie einen Kontakt.
   Intacct fügt den Kontakt zu allen drei Dropdown-Kontaktlisten oben auf der Seite hinzu.
6. Wählen Sie das Symbol Kontakt Rechnungsempfänger Dropdown-Menü und wählen Sie den Kontakt aus.
7. Wählen Sie Speichern.

1. Gehen Sie zu Debitorenbuchhaltung > Alle > Kunden.

2. Suchen Sie den Kunden, den Sie aktualisieren möchten.
3. Auswählen Bearbeiten neben der Kundennummer.
   
4. Wählen Sie das Symbol Kontaktliste Tab.
5. Geben Sie unter "Kontakt Liste" Folgendes ein Rechnung an als Kategorie und wählen Sie einen Kontakt.
   Intacct fügt den Kontakt zu allen drei Dropdown-Kontaktlisten oben auf der Seite hinzu.
6. Wählen Sie das Symbol Kontakt Rechnungsempfänger Dropdown-Menü und wählen Sie den Kontakt aus.
7. Wählen Sie Speichern.

Jedes Mal, wenn Sie eine Rechnung erstellen und diese Kunde auswählen, wird das Feld "Rechnung an" auf der Seite "Rechnung" automatisch auf die Kontakt gesetzt, die Sie hier im Feld "Rechnungsempfänger Kontakt" ausgewählt haben.

Standardeinstellungen, die Sie erstellen können

Standard-Kontakt	Automatisch ausgefüllt	Erstellt in
Zahlung an und Rückgabe an	Rechnungen und Anpassungen Einkaufstransaktionen	Kreditorenbuchhaltung > Alle > Lieferanten
Rechnung an und Versand an	Rechnungen und Korrekturen Auftragserfassungs-Transaktionen	Debitorenbuchhaltung > Alle > Kunden
Reimburse-to Rechnung an und Versand an	Ausgabenerfassung und -anpassungen Projektrechnungen	Zeit und Ausgaben > Alle > Mitarbeiter Projekte > Alle > Projekte

Kontaktpriorität in einem Datensatz

Intacct füllt viele Kontaktfelder automatisch aus, basierend auf den Standardeinstellungen, die Sie im Kunden- oder Lieferanten-Datensatz eingerichtet haben.

Wenn Sie beispielsweise eine Transaktion für die Auftragserfassung erstellen, gibt Intacct automatisch die Versand an Kontakt aus dem Kontakt des Warenempfängers in der Verkaufs Transaktion, der wiederum aus dem Kontakt des Warenempfängers in der Kunde Datensatz übernommen wird. Sie können automatisch ausgefüllte Kontakte beim Erstellen von Transaktionen überschreiben.

Für Projekte verwendet Intacct die Kontaktinformationen für das Projekt und wenn keine vorhanden sind, werden standardmäßig die Kontaktinformationen des Kunden oder Lieferanten verwendet.

Wenn Sie keine Standardwerte für ein Kontaktfeld erstellen, können Sie in jeder Transaktion aus dem Feld die Kontakt-Liste auswählen. Hier sehen Sie jeden einzelnen verfügbaren Kontakt ohne Filterung.

Verwenden Sie Kontakte, um die Steuer zu ermitteln

Wenn Ihr Unternehmen in viele verschiedene steuerliche Zuständigkeiten liefert, z. B. in viele verschiedene Bundesstaaten, werden Sie wahrscheinlich Advanced Tax oder die AvaTax-Integration verwenden, um die Umsatzsteuer nachzuverfolgen.

Advanced Tax und AvaTax verwenden die folgenden Kontaktfelder, um die steuerliche Zuständigkeit und die anwendbaren Steuern zu bestimmen.

Steuersystem	Anwendung	Kontakt verwendet
Intacct-Vorsteuer	Debitorenbuchhaltung oder Auftragserfassung	Versand an
	Einkauf	Rücksendung an
AvaTax-Integration	Debitorenbuchhaltung oder Auftragserfassung	Versand an
	Einkauf	Versandempfänger Kontakt für die Standort – pro Einzelposition. Siehe Ermittlung der Umsatzsteuer nach Standort.

Die folgenden Steuerfelder für den Kontakt werden verwendet, um die anwendbare Mehrwertsteuer oder GST zu bestimmen.

Anwendung	Kontakt verwendet
Debitorenbuchhaltung und Auftragserfassung	Versand an Zum Debitorenbuchhaltung filtert die Kontakt des Warenempfängers die Liste der Steuerdetails, die ausgewählt werden können, um die Steuer auf die Transaktion anzuwenden, was die Auswahl eines Steuerangaben erleichtert.
Kreditorenbuchhaltung und Einkauf	Pay-to Zum Kreditorenbuchhaltung filtert der Zahlungsempfänger Kontakt die Liste der Steuerdetails, die für die Anwendung von Steuern auf die Transaktion ausgewählt werden können, was die Auswahl eines Steuerangaben erleichtert.

Informationen zu Steuergruppen für Kontakte

Steuergruppen ermöglichen es Ihnen, je nach Gerichtsbarkeit unterschiedliche Steuern auf Kunden, Lieferanten und deren Kontakte anzuwenden. Sie verknüpfen Kunden, Lieferanten und deren Kontakte mit Steuergruppen für Kontakte. Anschließend können Sie die Übersicht der Steuerklassen mithilfe der Terminierung verwenden, um verschiedene Steuerklassen auf Ihre Steuergruppen in den Kontakten anzuwenden.