Kontakte

Kontaktdatensätze enthalten alle Informationen, die Sie benötigen, um mit einer Person oder einem Unternehmen in Kontakt zu treten. Kontakte kommen fast nie nur in Sage Intacct vor. Vielmehr sind sie mit einem oder mehreren Datensätzen in vielen Anwendungen verknüpft.

Kontakte können für folgende Zwecke verwendet werden:

• Ereignisbenachrichtigungen senden.
• Ermitteln Sie Liefer- oder Rechnungsadressen sowie Zahlungs- oder Rücksendeadressen in Auftragserfassungs- und Einkaufstransaktionen.
• Bestimmen Sie die Steuer auf Transaktionen.

Kontakte sind keine Dimensionen wie Lieferanten, Mitarbeiter, Kunden oder Benutzer. Stellen Sie sich Ihre Kontakte stattdessen als ein gemeinsames, gemeinsam genutztes Adresse Buch vor, das in Ihrem Unternehmen von vielen Menschen für eine Vielzahl von Zwecken verwendet wird. Wenn Sie beispielsweise eine Adresse in einem Lieferanten-Datensatz aktualisieren, wird die Adresse überall in Intacct aktualisiert, mit der der Kontakt verknüpft ist.

Um eine Liste von Kontakten anzuzeigen, gehen Sie zu Unternehmen > Einrichtung >Konfigurationund wählen Sie Kontakte. In der Liste "Kontakte" können Sie Hinzufügen,Bearbeiten,Ansehenoder Löschen einen Kontakt.

Informationen zum vorgeschlagenen Kontaktnamen

Der vorgeschlagene Kontaktname ist das wichtigste Feld in einem Kontakt-Datensatz. Es fungiert als eindeutige Kontakt-ID in Sage Intacct, was bedeutet, dass es nach der Erstellung nicht mehr bearbeitet werden kann. Darüber hinaus können Sie zwar den gedruckten Namen eines Kontakts mit dem Feld "Drucken als" ändern, aber die Vorgeschlagener Name des Kontakts ist der Name, der in allen Listen und Dropdown-Menüs in Intacct angezeigt wird. Wenn Sie in eine Situation geraten, in der Sie den vorgeschlagenen Kontaktnamen eines Kontakts ändern müssen, z. B. wenn sich der Name eines Lieferanten geändert hat, finden Sie weitere Informationen unter Vorgeschlagenen Kontaktnamen ändern finden Sie detailliertere Informationen zu Ihren Optionen.

Wenn Sie einen neuen Lieferanten, Kunden oder Mitarbeiter erstellen, wird außerdem häufig gleichzeitig ein zugehöriger Kontakt basierend auf bestimmten Feldern im Datensatz erstellt. Siehe Kontakt aus einem Datensatz erstellen um zu erfahren, welche Felder in jedem Datensatz den zugehörigen vorgeschlagenen Kontaktnamen erstellen.

Einen Kontakt hinzufügen

Da Kontakte flexibel sind und oft im Bedarfsfall erstellt werden können, gibt es verschiedene Möglichkeiten, einen Kontakt hinzuzufügen. Kontakte werden vor allem erstellt, wenn neue Lieferant-, Kunde- oder Mitarbeiter Datensätze zu Intacct hinzugefügt werden. In jedem Fall wird die Vorgeschlagener Name des Kontakts wird aus bestimmten Feldern erstellt, die sich auf die Konsistenz der Namenskonventionen Ihres Unternehmens auswirken können. Stellen Sie sicher, dass Sie den Datensatz für die spezifischen Felder überprüfen, wenn Sie einen neuen Kontakt erstellen.

Bewährte Methoden zum Erstellen von Kontakten

Da Kontakte von verschiedenen Datensätzen und Anwendungen in Sage Intacct verwendet und erstellt werden können, können sie inkonsistent eingerichtet sein, was in Zukunft verwirrend sein oder sogar Fehler verursachen könnte. Um diese Probleme zu vermeiden und Ihre Kontakte gleich beim ersten Mal einzurichten, empfehlen wir Ihnen, die folgenden Richtlinien zu befolgen.

Element	Details
Verwenden Sie nur unterstützte Zeichen	Die Vorgeschlagener Name des Kontakts Fungiert als eindeutiges und permanentes Feld für die Kontakt-ID in Intacct. Die folgenden Werte werden unterstützt: Alphanumerische Zeichen verschiedene Satzzeichen (Punkte, Bindestriche, Unterstriche, Klammern) Doppelte Leerzeichen sind von Intacct nicht zulässig und führen zu Ungültige Kontakte oder Kontaktdatensätze, die nicht in Dropdown-Menüs angezeigt werden. Darüber hinaus kann auch die Verwendung anderer hier nicht aufgeführter Sonderzeichen (z. B. # oder %) zu einem ungültigen Kontakt führen.
Eine Namensgebungs-Konvention festlegen	Der vorgeschlagene Kontaktname wird in Listen und Dropdown-Menüs zur Identifizierung Ihrer Kontakte verwendet. Aus diesem Grund empfehlen wir, eine Namens-Konvention zu verwenden, die die Unterscheidung von Kontakten in einer Liste erleichtert. Sie können beispielsweise den Unternehmensnamen eines Lieferanten oder Kunden verwenden, z. B Example.com für den vorgeschlagenen Kontaktnamen. Wenn es sich bei dem Kontakt um eine Einzelperson handelt, können Sie eine Konvention wie Nachname, Vorname oder umgekehrt wählen, damit Ihre Kontakte in Listen und Dropdown-Menüs konsistent und einfach zu scannen sind.

Kontakt aus einem Datensatz erstellen

Sie können neue Kontakte erstellen, wenn Sie neue Lieferanten-, Kunden- oder Mitarbeiterdatensätze erstellen. Der zugehörige Kontakt, insbesondere der vorgeschlagene Kontaktname, wird je nach Art des zu erstellenden Datensatzes aus bestimmten Feldern erstellt.

Datensatztyp	Vorgeschlagener Kontaktname
Lieferant oder Kunde	Wenn Sie einen neuen verknüpften Kontakt über einen neuen Lieferanten- oder Kunden-Datensatz erstellen, wird der Vorgeschlagener Name des Kontakts Wird gespeichert als Drucken als + V + Lieferanten-ID für Lieferantendatensätze und Drucken als + C + Kundennummer für Kundendatensätze. Beispiel: Ein Lieferant mit dem Namen Example.com mit der Lieferanten-ID 142 würde einen Kontakt mit dem Vorgeschlagener Name des Kontakts von Example.com (V142). Ähnlich verhält es sich mit einem Kunden mit dem Namen Frank Smith mit der Kundennummer 1557 würde einen Kontakt erstellen mit Frank Smith (um 1557) wie die Vorgeschlagener Name des Kontakts. Wenn Sie einen neuen Lieferanten oder Kunden erstellen, wird ein neuer zugehöriger Kontakt erstellt, es sei denn, Sie wählen ausdrücklich das Aus der Liste der Unternehmens-Kontakte ausschließen beim Erstellen des Datensatzes aktivieren. Sie können diese Option verwenden, wenn Sie möchten, dass Ihre Kontakte mit der Namensgebungs-Konvention Ihres Unternehmens übereinstimmen.
Mitarbeiter	Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter-Datensatz erstellen, können Sie einen vorhandenen Kontakt auswählen oder einen neuen Kontakt mit der Funktion Name des primären Kontakts -Feld. Wenn der Mitarbeiter auch ein Intacct-Benutzer ist (was für die Eingabe von Zeit und Ausgaben erforderlich ist), müssen Sie dasselbe auswählen Name des primären Kontakts die Sie für den Benutzer-Datensatz des Mitarbeiters verwendet haben.
Benutzer	Wenn Sie einen Benutzer erstellen, wird nicht automatisch ein Kontakt-Datensatz für diesen Benutzer erstellt. Wenn Sie einen Benutzer erstellen, der auch Mitarbeiter, Kunde oder Lieferant ist, fügen Sie ihn zuerst der Liste "Kunden", "Lieferanten" oder "Mitarbeiter" hinzu und fügen Sie ihn dann als Benutzer hinzu.

Einen Kontakt manuell erstellen

Um einen Kontakt schnell zu erstellen, müssen Sie ihm nur ein eindeutiges Vorgeschlagener Name des Kontakts und ein Drucken als Name für Dokumente.

So fügen Sie einen detaillierteren Kontakt-Datensatz hinzu:

1. Gehe zu Unternehmen > Einrichtung > Konfiguration und wählen Sie Hinzufügen (Kreis) neben Kontakte.

2. Geben Sie den Namen des Kontakts ein, z. B. Jose Hernandez.

   • Dieser Name ist nicht unbedingt der Name, der in Ihrem gesamten Unternehmen verwendet wird, da tatsächliche Namen nicht immer eindeutig sind. Ein Name wie Jose Hernandez könnte beispielsweise mit einem anderen Kontakt in Ihrem Unternehmen identisch sein.

   • Intacct schlägt basierend auf den von Ihnen eingegebenen Namensdetails automatisch einen eindeutigen vorgeschlagenen Kontaktnamen und einen "Drucken als"-Namen vor.

   Damit ein Kontakt mit einem Intacct-Benutzer-Konto verknüpft werden kann, muss der Kontakt einen Vor- und Nachnamen haben.

3. Fügen Sie die primäre E-Mail-Adresse, die Telefonnummer und den Namen des Unternehmens für den Kontakt hinzu.

4. Ändern Sie die Vorgeschlagener Name des Kontakts, je nach Bedarf.

   Dieser Name wird in Listen und Dropdown-Menüs angezeigt.

   Das Feld kann nach dem Speichern nicht mehr bearbeitet werden. Siehe Vorgeschlagenen Kontaktnamen ändern um weitere Details hinzuzufügen.

5. Ändern Sie optional die Drucken als Name. Dieser Name erscheint auf Gedruckten Dokumenten.

6. Fügen Sie auf dem Tab Postanschrift die Details der Kontakt-Adresse hinzu.

7. Geben Sie auf dem Tab "Zusätzliche Informationen" alle sekundären Informationen ein, die Sie möglicherweise haben.

8. Wählen Sie Speichern.

   So verwenden Sie den Kontakt mit Verwendung mit Advanced Tax oder AvaTaxwählen Sie das Symbol Steuerpflichtig Kontrollkästchen.

Einen Kontakt bearbeiten

Nachdem der Kontakt erstellt wurde, wird der Vorgeschlagener Name des Kontakts– die in Dropdown-Menüs und Listen angezeigt wird – kann nicht bearbeitet werden. Siehe Vorgeschlagenen Kontaktnamen ändern um weitere Details hinzuzufügen.

Sie können jedoch Änderungen am Drucken als Feld, das vom Feld Vorgeschlagener Name des Kontakts. Änderungen an diesem Feld aktualisieren zwar nicht den Kontakt Namen, der in Listen und Dropdown-Menüs angezeigt wird, aber den Kontakt Namen, wie er auf gedruckten Dokumenten angezeigt wird.

1. Gehen Sie zu Unternehmen > Einrichtung > Konfiguration > Kontakte.

2. Suchen Sie den Kontakt, den Sie bearbeiten möchten.

3. Wählen Sie Bearbeiten am Ende der Zeile aus.

4. Nehmen Sie die notwendigen Änderungen vor.

5. Wählen Sie Speichern.

1. Gehen Sie zu Unternehmen > Einrichtung > Konfiguration > Kontakte.

2. Suchen Sie den Kontakt, den Sie bearbeiten möchten.
3. Wählen Sie Bearbeiten aus.

4. Nehmen Sie die notwendigen Änderungen vor.

5. Wählen Sie Speichern.

Kontakte anzeigen

Sie können eine Liste aller Kontakte oder die Details eines bestimmten Kontakts anzeigen.

1. Gehen Sie zu Unternehmen > Einrichtung > Konfiguration > Kontakte.

2. Suchen Sie den Kontakt, den Sie sich im Detail ansehen möchten.

3. Wählen Sie am Ende der Zeile Weitere Aktionen > Anzeigen.

1. Gehen Sie zu Unternehmen > Einrichtung > Konfiguration > Kontakte.

2. Suchen Sie den Kontakt, den Sie detaillierter sehen möchten, und wählen Sie Ansehen.

Kontakte mit Advanced Tax oder AvaTax

• Das System kann den Kontakt suchen, um die lokale Umsatzsteuer zu ermitteln. Wenn kein Kontakt besteht, wird stattdessen das Unternehmen verwendet. Genauer gesagt wird eine Steuergruppe sowohl für das Unternehmen als auch für den Kontakt ausgewählt. Intacct wendet eine Steuerklasse auf diese Steuergruppe an, eine Terminierung.
• Benutzer mit mehreren Entitäten: Kontakte können entweder für alle Entitäten gemeinsam (d. h. öffentlich) oder exklusiv (privat) für eine bestimmte Entität sein.
• Viele Transaktionsseiten enthalten Felder für einen Kontakt in den Feldern "Zahlung an" und "Rücksendung an" oder "Rechnung an" und "Versand an" haben Sie möglicherweise einen Kontakt angegeben. Angenommen, Sie haben einen Kontakt für eine Rechnung angegeben und der Kontakt hat sich geändert. Wenn Sie die Rechnung erneut gedruckt haben und die neuen Kontaktinformationen automatisch durch Intacct ersetzt wurden, drucken Sie keine exakte Kopie der Rechnung in ihrer ursprünglichen Form. Folglich bleiben die dem Dokument zugeordneten Original-Kontaktinformationen erhalten, sodass Sie eine exakte Kopie drucken können. Intacct teilt Ihnen jedoch auch mit, wenn sich die Kontaktinformationen geändert haben, und ermöglicht es Ihnen, die neuen Informationen zu ersetzen, wenn Sie die Neueste Informationen abrufen -Funktion.