Kontakte
Zugehörige Informationen
Related topicsKontaktdatensätze enthalten alle Informationen, die Sie benötigen, um eine Einzelperson oder ein Unternehmen zu Kontakt. Kontakte kommen in Sage Intacct so gut wie nie nur vor. Vielmehr sind sie mit einem oder mehreren Datensätzen in vielen Anwendungen verknüpft.
Kontakte können für folgende Zwecke verwendet werden:
- Ereignisbenachrichtigungen senden.
- Bestimmen Sie Liefer- oder Rechnung-Adressen sowie Zahlungs- oder Rücksendeadressen in Transaktionen für Verkauf und Einkauf.
- Steuern für Transaktionen bestimmen.
Kontakte sind keine Dimensionen wie Lieferanten, Mitarbeiter, Kunden oder Benutzer. Betrachten Sie Ihre Kontakte stattdessen als ein gemeinsames, gemeinsam genutztes Adressebuch, das in Ihrem Unternehmen von vielen Menschen für verschiedene Zwecke verwendet wird. Wenn Sie beispielsweise eine Adresse in einem Lieferanten-Datensatz aktualisieren, wird die Adresse überall in Intacct aktualisiert, mit dem der Kontakt verknüpft ist.
Wenn Ihr Lieferant mehrere Adressen hat, empfiehlt Intacct, für jede Adresse des Lieferanten einen separaten Kontakt zu erstellen. Wenn Ihr Lieferant beispielsweise zwei Adressen hat, können Sie einen Kontakt als primären Kontakt zuweisen. Außerdem können Sie den anderen Kontakt als Zahlungs-Adresse zuweisen. Gehe zu Kontakt von Lieferanten um weitere Details hinzuzufügen.
Um eine Liste von Kontakten anzuzeigen, gehen Sie zu Unternehmen > Einrichtung >Konfigurationund wählen Sie Kontakte. Über die Kontakte-Liste können Sie Hinzufügen,Bearbeiten,Ansichtoder Löschen Ein Kontakt.
Diese Liste unterstützt die Oberfläche für erweiterte Listen. Weitere Informationen zur Verwendung erweiterter Listen.
Kontakte sind fast immer mit einem anderen Objekt in Sage Intacct verbunden. Aus diesem Grund benötigen Sie für den Zugriff auf Kontaktdatensätze die Berechtigung für Hinzufügen oder Bearbeiten Das Objekt, das sich auf den Kontakt bezieht. Um beispielsweise Kontakte-Datensätze von Lieferanten anzuzeigen, müssen Sie auch Zugriff auf Lieferanten haben.
Informationen zum vorgeschlagenen Kontakt
Der vorgeschlagene Kontakt-Name ist das wichtigste Feld in einem Kontakt-Datensatz. Es fungiert als eindeutige Kontakt-ID in Sage Intacct, was bedeutet, dass es nach der Erstellung nicht mehr bearbeitet werden kann. Darüber hinaus können Sie zwar den gedruckten Namen eines Kontakts über das Feld "Drucken als" ändern, aber Vorgeschlagener Kontakt-Name ist der Name, der in allen Listen und Dropdown-Menüs in Intacct angezeigt wird. Wenn Sie in eine Situation geraten, in der Sie den vorgeschlagenen Kontaktnamen eines Kontakts ändern müssen, z. B. wenn sich der Name eines Lieferanten geändert hat, finden Sie weitere Informationen unter Vorgeschlagenen Kontaktnamen ändern finden Sie detailliertere Informationen zu Ihren Optionen.
Wenn Sie einen neuen Lieferanten, Kunden oder Mitarbeiter erstellen, wird außerdem häufig ein zugehöriger Kontakt gleichzeitig basierend auf bestimmten Feldern im Datensatz erstellt. Siehe Einen Kontakt aus einem Datensatz erstellen Um zu erfahren, welche Felder in den einzelnen Datensätzen enthalten sind, erstellen Sie den zugehörigen vorgeschlagenen Kontakt.
Einen Kontakt hinzufügen
Da Kontakte flexibel sind und oft im Bedarfsfall erstellt werden können, gibt es verschiedene Möglichkeiten, einen Kontakt hinzuzufügen. Insbesondere werden Kontakte erstellt, wenn neue Datensätze von Lieferanten, Kunden oder Mitarbeitern zu Intacct hinzugefügt werden. In jedem Fall gilt der Vorgeschlagener Kontakt-Name aus bestimmten Feldern erstellt wird, die die Konsistenz der Namenskonventionen Ihres Unternehmens beeinträchtigen können. Stellen Sie sicher, dass Sie den Datensatz für die spezifischen Felder überprüfen, wenn Sie einen neuen Kontakt erstellen.
Aus der Erweiterten Liste für diesen Bereich können Sie Intacct Informationen hinzufügen, indem Sie die Funktion Importdienst verwenden. Wählen Sie Importieren, um zu beginnen.
Bewährte Methoden zum Erstellen von Kontakten
Da Kontakte von verschiedenen Datensätzen und Anwendungen in Sage Intacct verwendet und erstellt werden können, können sie inkonsistent eingerichtet sein, was in Zukunft verwirrend sein oder sogar Fehler verursachen könnte. Um diese Probleme zu vermeiden und Ihre Kontakte gleich beim ersten Mal einzurichten, empfehlen wir Ihnen, die folgenden Richtlinien zu befolgen.
| Element | Details |
|---|---|
Nur unterstützte Zeichen verwenden | Die Vorgeschlagener Kontakt fungiert als eindeutiges und permanentes Kontakt-ID-Feld in Intacct. Die folgenden Werte werden unterstützt:
Doppelte Leerzeichen sind bei Intacct nicht zulässig und führen zu Ungültige Kontakte oder Kontakt-Datensätze, die nicht in Dropdown-Menüs angezeigt werden. Darüber hinaus kann die Verwendung anderer hier nicht aufgeführten Sonderzeichen (z. B. # oder %) ebenfalls zu einem ungültigen Kontakt führen. |
Einen Namensnamen einrichten Konvention | Der vorgeschlagene Kontakt wird in Listen und Dropdown-Menüs zur Identifizierung Ihrer Kontakte verwendet. Aus diesem Grund empfehlen wir die Verwendung einer Namens-Konvention, die es erleichtert, Kontakte in einer Liste zu unterscheiden. Sie können z. B. den Namen des Unternehmens eines Lieferanten oder Kunden verwenden, z. B Example.com für den vorgeschlagenen Kontakt. Wenn es sich bei dem Kontakt um eine Einzelperson handelt, können Sie eine Konvention wie Nachname, Vorname oder umgekehrt wählen, damit Ihre Kontakte in Listen und Dropdown-Menüs konsistent und einfach zu scannen sind. |
Einen Kontakt aus einem Datensatz erstellen
Sie können neue Kontakte anlegen, wenn Sie neue Datensätze für Lieferanten, Kunden oder Mitarbeiter erstellen. Der zugehörige Kontakt, insbesondere der vorgeschlagene Kontaktname, wird je nach Art des zu erstellenden Datensatzes aus bestimmten Feldern erstellt.
Die Vorgeschlagener Kontakt-Name ist ein eindeutiges ID-Feld, das nach der Erstellung des Kontakts nicht mehr bearbeitet werden kann. Stellen Sie sicher, dass das zugehörige Feld korrekt ist, bevor Sie es speichern. Siehe Vorgeschlagenen Kontakt ändern um weitere Details hinzuzufügen.
| Datensatztyp | Vorgeschlagener Kontaktname |
|---|---|
Lieferant oder Kunde | Wenn Sie einen neuen zugehörigen Kontakt über einen neuen Datensatz für Lieferanten oder Kunden erstellen, führt der Vorgeschlagener Kontakt-Name wird gespeichert als Drucken als + V + Lieferanten-ID für Lieferanten-Datensätze und Drucken als + C + Kunden-ID Für Kunden-Datensätze. Beispiel: ein Lieferant mit dem Namen Example.com mit der Lieferanten-ID 142 würde einen Kontakt mit dem Vorgeschlagener Kontakt-Name von Example.com(V142). Ähnlich kann ein Kunde mit dem Namen Frank Smith mit der Kundennummer 1557 würde einen Kontakt erstellen mit Frank Smith (ca. 1557) als der Vorgeschlagener Kontakt-Name. Wenn Sie einen neuen Lieferanten oder Kunden anlegen, wird ein neuer zugehöriger Kontakt erstellt, es sei denn, Sie wählen ausdrücklich den Aus der Unternehmen Kontakt Liste ausschließen Kontrollkästchen beim Erstellen des Datensatzes. Sie können diese Option verwenden, wenn Sie Ihre Kontakte mit der Namensgebungs-Konvention Ihres Unternehmens konsistenten halten möchten. |
Mitarbeiter | Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter-Datensatz erstellen, können Sie einen vorhandenen Kontakt auswählen oder einen neuen Kontakt über die Methode erstellen Name des primären Kontakts Feld. Wenn der Mitarbeiter auch ein Intacct-Benutzer ist (was für die Eingabe von Zeit und Ausgaben erforderlich ist), müssen Sie denselben auswählen Name des primären Kontakts den Sie für den Benutzer-Datensatz des Mitarbeiters verwendet haben. |
Benutzer | Wenn Sie einen Benutzer erstellen, wird nicht automatisch ein Kontakt-Datensatz für diesen Benutzer erstellt. Wenn Sie einen Benutzer erstellen, der auch Mitarbeiter, Kunde oder Lieferant ist, fügen Sie ihn zuerst der Liste "Kunden", "Lieferanten" oder "Mitarbeiter" hinzu und fügen Sie ihn dann als Benutzer hinzu. |
Einen Kontakt manuell erstellen
Um einen Kontakt schnell zu erstellen, müssen Sie ihm nur einen eindeutigen Zuweisen Vorgeschlagener Kontakt-Name und ein Drucken als Name für Dokumente.
So fügen Sie einen detaillierteren Kontakt-Datensatz hinzu:
Gehe zu Unternehmen > Einrichtung > Konfiguration und wählen Sie Hinzufügen (Kreis) neben Kontakte.
Geben Sie den Namen des Kontakts ein, z. B. Jose Hernandez.
Dieser Name ist nicht unbedingt der Name, der im gesamten Unternehmen verwendet wird, da tatsächliche Namen nicht immer eindeutig sind. Ein Name wie Jose Hernandez könnte beispielsweise mit einem anderen Kontakt in Ihrem Unternehmen identisch sein.
Intacct schlägt automatisch einen eindeutigen vorgeschlagenen Kontakt- und "Drucken als"-Namen basierend auf den von Ihnen eingegebenen Namensdetails vor.
Damit ein Kontakt mit einem Intacct-Benutzer-Konto verknüpft werden kann, muss der Kontakt einen Vor- und Nachnamen haben.
Fügen Sie die primäre E-Mail-Adresse, die Telefonnummer und den Namen des Unternehmens für den Kontakt hinzu.
Ändern Sie die Vorgeschlagener Kontakt-Name, je nach Bedarf.
Dieser Name wird in Listen und Dropdown-Menüs angezeigt.
Das Feld kann nach dem Speichern nicht mehr bearbeitet werden. Siehe Vorgeschlagenen Kontaktnamen ändern um weitere Details hinzuzufügen.
Ändern Sie optional den Drucken als Name. Dieser Name erscheint auf Gedruckten Dokumenten.
Fügen Sie auf dem Tab "Postinformationen" die Adresse des Kontakts hinzu.
Geben Sie auf dem Tab "Weitere Informationen" alle sekundären Informationen ein, die Sie möglicherweise haben.
Wählen Sie Speichern.
So verwenden Sie den Kontakt mit Verwendung mit Advanced Tax oder AvaTaxwählen Sie das Steuerpflichtig Kontrollkästchen.
Einen Kontakt bearbeiten
Nachdem der Kontakt erstellt wurde, führt der Vorgeschlagener Kontakt-Name– die in Dropdown-Menüs und Listen angezeigt wird – kann nicht bearbeitet werden. Siehe Vorgeschlagenen Kontakt ändern um weitere Details hinzuzufügen.
Sie können jedoch Änderungen an der Drucken als das vom Feld getrennt ist Vorgeschlagener Kontakt-Name. Änderungen an diesem Feld aktualisieren zwar nicht den Kontaktnamen, der in Listen und Dropdown-Menüs angezeigt wird, aber den Kontaktnamen, wie er auf gedruckten Dokumenten angezeigt wird.
Gehen Sie zu Unternehmen > Einrichtung > Konfiguration > Kontakte.
Suchen Sie den Kontakt, den Sie bearbeiten möchten.
Wählen Sie Bearbeiten am Ende der Zeile aus.
Nehmen Sie die notwendigen Änderungen vor.
Wählen Sie Speichern.
Gehen Sie zu Unternehmen > Einrichtung > Konfiguration > Kontakte.
- Suchen Sie den Kontakt, den Sie bearbeiten möchten.
- Wählen Sie Bearbeiten aus.
Nehmen Sie die notwendigen Änderungen vor.
Wählen Sie Speichern.
So ändern Sie die primäre E-Mail-Adresse:
Wählen Sie beim Bearbeiten eines Kontakt-Datensatzes folgende Optionen aus Primäre E-Mail-Adresse ändern.
Geben Sie die neue E-Mail-Adresse in die Leiste Neue primäre E-Mail-Adresse und Neue primäre E-Mail-Adresse bestätigen Feldern.
Geben Sie Ihre Aktuelles Kennwort.
Wählen Sie Speichern.
Kontakte anzeigen
Sie können eine Liste aller Kontakte oder die Details eines bestimmten Kontakts anzeigen.
Gehen Sie zu Unternehmen > Einrichtung > Konfiguration > Kontakte.
Suchen Sie den Kontakt, den Sie detaillierter anzeigen möchten.
Wählen Sie am Ende der Zeile Weitere Aktionen > Anzeigen.
Gehen Sie zu Unternehmen > Einrichtung > Konfiguration > Kontakte.
- Suchen Sie den Kontakt, den Sie detaillierter sehen möchten, und wählen Sie Ansicht.
Kontakte mit Advanced Tax oder AvaTax
- Das System kann den Kontakt suchen, um die lokale Umsatzsteuer zu ermitteln. Wenn kein Kontakt besteht, wird stattdessen das Unternehmen verwendet. Genauer gesagt wird sowohl für das Unternehmen als auch für den Kontakt eine Steuergruppe ausgewählt. Intacct wendet eine Steuer-Terminierung auf diese Steuergruppe an.
- Benutzer mit mehreren Entitäten: Kontakte können entweder für alle Entitäten allgemein (d. h. öffentlich) oder exklusiv (privat) für eine bestimmte Entität sein.
- Viele Transaktions-Seiten enthalten Felder entweder für einen Kontakt in den Feldern "Zahlung an" und "Rückgabe an" oder in den Feldern "Rechnung an" und "Versand an", und möglicherweise haben Sie einen Kontakt angegeben. Angenommen, Sie haben einen Kontakt für eine Rechnung angegeben und der Kontakt hat sich geändert. Wenn Sie die Rechnung erneut drucken und die neuen Kontakt automatisch durch Intacct ersetzt werden, drucken Sie keine exakte Kopie der Rechnung in der ursprünglich ausgestellten Form. Folglich werden die mit dem Dokument verknüpften originalen Kontakt aufbewahrt, damit Sie eine exakte Kopie drucken können. Intacct informiert Sie jedoch auch, wenn sich die Kontakt geändert hat, und ermöglicht es Ihnen, die neuen Informationen zu ersetzen, wenn Sie die Neueste Informationen abrufen Funktion.
