Standard-E-Mail-Vorlagen zuweisen

Sie können E-Mail-Vorlagen zuweisen, um zu steuern, welche Vorlage Sage Intacct standardmäßig beim Versenden von Transaktionen per E-Mail verwendet. Zuweisungen können auf verschiedenen Ebenen angewendet werden, z. B. auf die gesamte Debitorenbuchhaltung, auf Kunden- oder Lieferantendatensätze oder Transaktionen. Welche Ebene Sie auswählen, hängt davon ab, wie spezifisch das Verhalten sein soll.

Nach der Zuweisung wendet Intacct automatisch die entsprechende E-Mail-Vorlage an, wenn Benutzer E-Mails senden. Benutzer können die zugewiesene Vorlage zum Sendezeitpunkt überschreiben, ohne gespeicherte Zuweisungen zu ändern.

Wie Zuweisungen für E-Mail-Vorlagen funktionieren

Sie können E-Mail-Vorlagen auf mehreren Ebenen zuweisen. Wenn mehr als eine Zuweisung angewendet wird, überschreiben spezifischere Zuweisungen allgemeinere.

E-Mail-Vorlagen werden in der folgenden Reihenfolge angewendet:

  1. Standardeinstellungen für Debitorenbuchhaltung oder Kreditorenbuchhaltung

  2. Kunden- oder Lieferanten-Zuweisungen

  3. Zuweisungen von Transaktionsdefinitionen

  4. Einmalige Überschreibungen beim Senden von E-Mails

Mit dieser Zuweisung-Hierarchie können Sie konsistente Standardwerte definieren und gleichzeitig Ausnahmen für bestimmte Kunden, Transaktionen oder Situationen unterstützen.

Bevor Sie beginnen

Beachten Sie die folgenden Regeln bei der Zuweisung von E-Mail-Vorlagen:

  • Sie können pro Kunde nur eine Debitorenbuchhaltung Rechnung Vorlage und eine Auszug Vorlage zuweisen.

  • Sie können E-Mail-Vorlagen nur aktiven Transaktionsdefinitionen zuweisen.

  • Zuweisungen auf Kunden- oder Transaktionsebene überschreiben Standardwerte für Anwendungen.

  • In der Anwendung des Unternehmens sind entsprechende Berechtigungen erforderlich.

Standard-E-Mail-Vorlagen für die Debitorenbuchhaltung zuweisen

Verwenden Sie diese Option, um unternehmensweit Standard-E-Mail-Vorlagen für Rechnungen und Auszüge festzulegen.

Geschäftliche Benutzer mit Admin-Berechtigungen können Standard-E-Mail-Vorlagen in der Debitorenbuchhaltung zuweisen. Diese Vorlagen werden verwendet, es sei denn, auf Kunden- oder Transaktionsebene wird eine spezifischere Vorlage zugewiesen.

So weisen Sie Standard-E-Mail-Vorlagen für die Debitorenbuchhaltung zu:

  1. Gehen Sie zu Debitorenbuchhaltung > Einrichtung > Konfiguration.

    Oder gehen Sie zu Unternehmen > Admin > Abonnements und wählen Sie Debitorenbuchhaltung und dann Konfigurieren.

  2. In der Formatierung Abschnitt im E-Mail-Vorlagen Abschnitt aus dem Rechnung Dropdown-Liste Wählen Sie eine E-Mail-Vorlage aus.

    Nur E-Mail-Vorlagen mit der Vorlagentyp für Außenstände in dieser Liste erscheinen.

  3. Von dem Auszug Dropdown-Liste Wählen Sie eine Vorlage aus, die für Auszüge verwendet werden soll.

    Nur E-Mail-Vorlagen mit der Vorlagentyp für Auszug der Debitorenbuchhaltung in dieser Liste erscheinen.

  4. Wenn Sie einen Kunden-Zahlung-Dienst abonniert haben:

    1. In der Kundenportal Abschnittsauswahl Kundenportal aktivieren.

    2. Wählen Sie die E-Mail-Vorlagen aus, die für Rechnungen und Verkaufsrechnungen verwendet werden sollen, die aus der Debitorenbuchhaltung und der Verkauf gesendet werden.

      Von Intacct bereitgestellte Vorlagen mit Namen, die mit "Jetzt bezahlen" enden, gehören: Rechnung jetzt bezahlen Verknüpfung, mit der Ihre Kunden ihre Rechnungen über das Zahlung-Portal bezahlen können.

  5. Wählen Sie Speichern.

Einem Kunden oder Lieferanten eine E-Mail-Vorlage zuweisen

Verwenden Sie diese Option, wenn bestimmte Kunden oder Lieferanten eine andere E-Mail-Nachricht als die Standardeinstellungen Ihres Unternehmens benötigen.

E-Mail-Vorlagen, die auf Kunden- oder Lieferantenebene zugewiesen sind, überschreiben die Standardwerte für die Debitorenbuchhaltung.

So weisen Sie einem Kunden oder Lieferanten eine E-Mail-Vorlage zu:

  1. Nach Ihnen Eine E-Mail-Vorlage erstellenFühren Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Für Kunden: Gehe zu Verkauf oder Debitorenbuchhaltung > Alle > Kunden.
    • Für Lieferanten: Gehe zu Einkauf > Alle > Lieferanten.
  2. Suchen Sie den Kunden oder Lieferanten, dem Sie eine E-Mail-Vorlage zuweisen möchten

  3. Wählen Sie Bearbeiten am Ende der Zeile aus.

  4. Gehen Sie zu Zusätzliche Informationen Tab und suchen Sie den Optionen für E-Mail-Vorlagen Abschnitt.
  5. Wählen Sie im Feld E-Mail-Vorlage -Spalte und wählen Sie die gewünschte E-Mail-Vorlage aus der Dropdown-Liste aus.

  6. Wählen Sie Speichern.

  7. Optional (nur für Verkauf und Einkauf) wählen Sie im Transaktionsdefinition Spalten und wählen Sie eine Transaktionsdefinition aus dem Dropdown-Menü aus, um die E-Mail-Vorlage einer bestimmten Transaktionsdefinition zuzuweisen.

    Lassen Sie dieses Feld leer, damit die E-Mail-Vorlage als Standardvorgabe für alle nicht angegebenen Transaktionsdefinitionen für diesen Kunden oder Lieferanten verwendet wird.

  8. Wählen Sie optional Hinzufügen rechts neben der letzten Zeile, um dem Datensatz eine weitere E-Mail-Vorlage hinzuzufügen. Auswählen Löschen (Papierkorb) um eine E-Mail-Vorlage zu entfernen.

    Sie können nur einen Vorlagentyp von Rechnung und einen Vorlagentyp für einen Auszug aus Forderungen an jeden Kunden.

  9. Wählen Sie Speichern.

  1. Nach Ihnen Eine E-Mail-Vorlage erstellenFühren Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Für Kunden: Gehe zu Verkauf oder Debitorenbuchhaltung > Alle > Kunden.
    • Für Lieferanten: Gehe zu Einkauf > Alle > Lieferanten.

  2. Suchen und bearbeiten Sie in der Liste den Kunden oder Lieferanten.

  3. Am Zusätzliche Informationen Tab, scrollen zu Optionen für E-Mail-Vorlagen.

  4. In der E-Mail-Vorlage Spalte: Wählen Sie die Vorlage aus, die Sie verwenden möchten.

  5. (Nur für Verkauf und Einkauf optional)

    Wählen Sie einen Transaktionsdefinition Um die Vorlage auf einen bestimmten Transaktion-Typ zu beschränken.

    Lassen Sie dieses Feld leer, um die Vorlage als Standard für diesen Kunden oder Lieferanten zu verwenden.

    Sie können nur einen Vorlagentyp von Rechnung und einen Vorlagentyp für einen Auszug aus Forderungen an jeden Kunden.

  6. Wählen Sie Speichern.

Weisen Sie einen E-Mail-Vorlage für Bankdatei Zahlung Überweisungsbenachrichtigungen zu

Wählen Sie eine Überweisungsvorlage für Bankdatei-Zahlungen aus. Diese Einstellung gilt nur für Zahlungen, die über Bankdateien verarbeitet werden, und wirkt sich nicht auf E-Mail-Vorlagen aus, die für Zahlungs-Benachrichtigungs-E-Mails verwendet werden.

So verwenden Sie einen Entität-spezifisches Logo Führen Sie in Bankdatei-Überweisungsinformationen diese Aktionen auf Entitätsebene aus.

Berechtigungen und andere Anforderungen
Abonnement

Kreditorenbuchhaltung

Regionale Verfügbarkeit

Alle Regionen

Benutzertyp

Geschäftlicher Benutzer mit Admin-Berechtigungen

Berechtigungen

Anwendungsabonnements: Auflisten, Anzeigen, Konfigurieren

  1. Gehen Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Einrichtung > Konfiguration.

  2. Suchen Sie den Abschnitt "Überweisung".

  3. Legen Sie die folgenden Informationen zu Zahlungsbenachrichtigungen fest:

    1. Wählen Sie aus, ob eine PDF-Datei der Zahlungskopie in die Zahlungsbenachrichtigungs-E-Mail aufgenommen werden soll.

      Das Kontrollkästchen ist standardmäßig deaktiviert.

    2. Wählen Sie aus, ob Zahlungsdetails in Zahlungsbenachrichtigungs-E-Mails aufgenommen werden sollen.

      Das Kontrollkästchen ist standardmäßig aktiviert. Zu den Zahlungsdetails gehören Informationen wie Zahlungsnummer, -datum und -betrag.

    3. Wählen Sie aus, ob sekundäre E-Mail-Kontakte in automatische Zahlungsbenachrichtigungen aufgenommen werden sollen.

      Das Kontrollkästchen ist standardmäßig deaktiviert.

  4. Zur Auswahl einer E-Mail-Vorlage für Kreditorenüberweisungen gehen Sie nach einer der folgenden Methoden vor:

    • Wählen Sie eine Vorlage aus, die Sie auf der Seite "E-Mail-Vorlage" erstellt haben.

    • Wählen Sie Standard-E-Mail-Vorlagen herunterladen, um systemdefinierte E-Mail-Vorlagen für Kreditorenüberweisungen zu erstellen und herunterzuladen. Sie können diese Vorlagen auf der Seite "E-Mail-Vorlage" bearbeiten und sie aus der Dropdown-Liste E-Mail-Vorlage für Kreditorenüberweisungen auswählen.

  5. Wählen Sie aus, ob ein Logo in die Überweisung per Bankdatei aufgenommen werden soll.

  6. Wählen Sie Speichern.

Einer E-Mail-Vorlage einer Transaktionsdefinition zuordnen

Verwenden Sie diese Option, wenn eine bestimmte Transaktion immer dieselbe E-Mail-Vorlage verwendet.

Dieses Verfahren gilt für Transaktionen in der Verkauf und zur Einkauf.

Sie können E-Mail-Vorlagen nur aktiven Transaktionsdefinitionen zuweisen.

So weisen Sie einer Transaktionsdefinition eine E-Mail-Vorlage zu:

  1. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
    • Gehe zu Verkauf > Einrichtung > Konfiguration. Wählen Sie dann den Dokument-Konfiguration Tab.
    • Gehen Sie zu Einkauf > Einrichtung > Konfiguration. Wählen Sie dann den Dokument-Konfiguration Tab.

  2. Suchen Sie die Transaktionsdefinition, die Sie aktualisieren möchten.

  3. Wählen Sie im Feld "E-Mail-Vorlage" die E-Mail-Vorlage aus, die Sie verwenden möchten.

  4. Wählen Sie Speichern.

  1. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
    • Gehe zu Verkauf > Einrichtung > Konfiguration. Wählen Sie dann den Dokument-Konfiguration Tab.
    • Gehen Sie zu Einkauf > Einrichtung > Konfiguration. Wählen Sie dann den Dokument-Konfiguration Tab.

  2. In der E-Mail-Vorlage wählen Sie die E-Mail-Vorlage aus, die Sie verwenden möchten.

  3. Wählen Sie Speichern.

Wann und warum sollte eine E-Mail-Vorlage überschrieben werden

Mit Überschreibungen können Sie beim Senden von E-Mails vorübergehend eine andere E-Mail-Vorlage verwenden, ohne gespeicherte Zuweisungen zu ändern. Sie können z. B. eine Standardvorlage für Rechnungen für einen begrenzten Zeitraum mit einer feiertagsspezifischen Nachricht überschreiben.

Überschreibungen gelten nur für die zu diesem Zeitpunkt gesendeten E-Mails und wirken sich nicht auf Standardzuweisungen aus.

E-Mail-Vorlage für eine einzelne E-Mail überschreiben

Verwenden Sie diese Option, wenn Sie eine einzelne Transaktion senden.

  1. Gehe zu Debitorenbuchhaltung, Verkaufoder Einkauf > Alle und wählen Sie die Art der Transaktion aus, die Sie bearbeiten möchten.
  2. Suchen Sie die Transaktion, für die Sie eine einzelne E-Mail überschreiben möchten.

  3. Wählen Sie am Ende der Zeile Mehr Aktionen > Drucken oder per E-Mail senden aus.

  4. In Zustellungsmethodewählen Sie das E-Mail Kontrollkästchen. Die E-Mail-Felder werden angezeigt.
  5. Wählen Sie den E-Mail-Vorlage den Sie verwenden möchten.
  6. Wählen Sie OK aus.

  1. Gehen Sie zum entsprechenden Debitorenbuchhaltung, Verkaufoder Einkauf Transaktion-Liste.

  2. Auswählen Drucken oder per E-Mail senden neben der Transaktion.

  3. Auswählen E-Mail als der Zustellungsmethode.
  4. In der E-Mail-Vorlage wählen Sie die E-Mail-Vorlage aus, die Sie verwenden möchten.
  5. Füllen Sie die verbleibenden E-Mail-Felder aus und wählen Sie OK.

E-Mail-Vorlage für mehrere E-Mails überschreiben

Verwenden Sie diese Option, wenn Sie mehrere Transaktionen gleichzeitig per E-Mail versenden.

Debitorenbuchhaltung

  1. Gehe zu Debitorenbuchhaltung > Alle > Rechnungen > Drucken oder per E-Mail senden > Rechnungen oder Auszüge.

  2. In der E-Mail-Vorlage Feld im Feld Format wählen Sie die E-Mail-Vorlage aus, die Sie anstelle der zugewiesenen E-Mail-Vorlage verwenden möchten.

  3. Wählen Sie Anzeigen aus.

    Die Liste aller zutreffenden Transaktionen wird angezeigt.

  4. Wählen Sie den E-Mail Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für jede Rechnung oder jeden Auszug, für die Sie eine E-Mail senden möchten.
  5. Füllen Sie das Symbol aus An, CC, und BCC Felder nach Bedarf.
  6. Wählen Sie Drucken oder per E-Mail versenden aus.

  1. Gehe zu Debitorenbuchhaltung > Alle > Rechnungen > Drucken oder per E-Mail senden > Rechnungen oder Auszüge.

  2. In der Format wählen Sie im Abschnitt eine E-Mail-Vorlage aus E-Mail-Vorlage Feld.

    Legen Sie bei Bedarf weitere Optionen und Filter fest.

  3. Wählen Sie Anzeigen aus.

  4. Wählen Sie den E-Mail Kontrollkästchen für die Transaktionen, die Sie senden möchten.

  5. Füllen Sie die Felder "Empfänger" aus und wählen Sie Drucken oder per E-Mail senden.

Intacct sendet die E-Mail mit Dokument-Anhängen (PDFs) mit der von Ihnen ausgewählten E-Mail-Vorlage.

Verkauf oder Einkauf

  1. Gehe zu Verkauf oder Einkauf > Alle > Mehr > Dokumente drucken oder per E-Mail versenden.

  2. Suchen Sie Transaktionstyp Feld und Auswählen Auswählen
  3. In der E-Mail-Vorlage überschreiben Wählen Sie im Feld unten die E-Mail-Vorlage aus, die Sie anstelle der zugewiesenen E-Mail-Vorlage verwenden möchten.
  4. Wählen Sie Anzeigen aus.
    Die Liste aller zutreffenden Transaktionen wird angezeigt.
  5. Wählen Sie den E-Mail Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für jeden Kunden oder Lieferanten, den Sie mit der übergeordneten E-Mail-Vorlage senden möchten.
  6. Füllen Sie das Symbol aus An, CC, und BCC Felder nach Bedarf.
  7. Wählen Sie Drucken oder per E-Mail versenden aus.

  1. Gehe zu Verkauf oder Einkauf > Alle > Mehr > Dokumente drucken oder per E-Mail versenden.

  2. In TransaktionstypFügen Sie die Transaktion hinzu, die Sie senden möchten.
  3. In der E-Mail-Vorlage überschreiben Feld auswählen, wählen Sie die E-Mail-Vorlage aus, die Sie verwenden möchten
    Legen Sie bei Bedarf weitere Optionen und Filter fest.
  4. Auswählen Ansicht.
    Die Liste aller zutreffenden Transaktionen wird angezeigt.

  5. Wählen Sie den E-Mail Kontrollkästchen für die Transaktionen, die Sie senden möchten.

  6. Füllen Sie die Felder "Empfänger" aus und wählen Sie Drucken oder per E-Mail senden.

Intacct sendet die E-Mail mit Dokument-Anhängen (PDFs) mit der von Ihnen ausgewählten E-Mail-Vorlage.