Standard-E-Mail-Vorlagen zuweisen

Sie können E-Mail-Vorlagen zuweisen, um zu steuern, welche Vorlage Sage Intacct standardmäßig verwendet, wenn Benutzer Transaktionen per E-Mail versenden. Zuweisungen können auf verschiedenen Ebenen angewendet werden, z. B. für die gesamte Debitorenbuchhaltung oder für Kunden- oder Lieferantendatensätze oder Transaktionsdefinitionen. Die Stufe, die Sie wählen, hängt davon ab, wie spezifisch das Verhalten sein soll.

Nach der Zuweisung wendet Intacct automatisch die entsprechende E-Mail-Vorlage an, wenn Benutzer E-Mails senden. Benutzer können die zugewiesene Vorlage zum Zeitpunkt des Sendens überschreiben, ohne gespeicherte Zuweisungen zu ändern.

So funktionieren Zuweisungen für E-Mail-Vorlagen

Sie können E-Mail-Vorlagen auf mehreren Ebenen zuweisen. Wenn mehr als eine Zuweisung zutrifft, überschreiben spezifischere Zuweisungen allgemeinere.

Die Anwendung von E-Mail-Vorlagen erfolgt in der folgenden Reihenfolge:

  1. Ausfälle in der Debitorenbuchhaltung

  2. Kunden- oder Lieferantenzuweisungen

  3. Transaktionsdefinitionszuweisungen

  4. Einmalige Überschreibungen beim Senden von E-Mails

Mit dieser Zuweisungshierarchie können Sie konsistente Standardwerte definieren und gleichzeitig Ausnahmen für bestimmte Kunden, Transaktionen oder Situationen unterstützen.

Bevor Sie beginnen

Beachten Sie beim Zuweisen von E-Mail-Vorlagen die folgenden Regeln:

  • Sie können pro Kunde nur eine Rechnungsvorlage für die Debitorenbuchhaltung und eine Vorlage für Auszüge zuweisen.

  • Sie können E-Mail-Vorlagen nur aktiven Transaktionsdefinitionen zuweisen.

  • Zuweisungen auf Kunden- oder Transaktionsebene überschreiben die Standardwerte für die Debitorenbuchhaltung.

  • In der Anwendung "Unternehmen" sind entsprechende Berechtigungen erforderlich.

Standard-E-Mail-Vorlagen für die Debitorenbuchhaltung zuweisen

Verwenden Sie diese Option, um Unternehmen unternehmensweite Standard-E-Mail-Vorlagen für Rechnungen und Auszüge festzulegen.

Geschäftliche Benutzer mit Admin-Berechtigungen können Standard-E-Mail-Vorlagen in der Debitorenbuchhaltung zuweisen. Diese Vorlagen werden verwendet, es sei denn, auf Kunden- oder Transaktionsebene wird eine spezifischere Vorlage zugewiesen.

So weisen Sie Standard-E-Mail-Vorlagen für die Debitorenbuchhaltung zu:

  1. Gehen Sie zu Debitorenbuchhaltung > Einrichtung > Konfiguration.

    Oder gehen Sie zu Unternehmen > Admin > Abonnements und wählen Sie Debitorenbuchhaltung und dann Konfigurieren.

  2. Gehen Sie zum E-Mail-Vorlagen und suchen Sie den Abschnitt Formatierung -Abschnitt.

  3. Wählen Sie das Symbol Rechnung aus, um eine E-Mail-Vorlage auszuwählen.

    Nur E-Mail-Vorlagen mit dem Vorlagentyp "Außenstände" erscheinen in dieser Liste.

  4. Verwenden Sie Auszug Dropdown-Liste zum Auswählen einer E-Mail-Vorlage.

    Nur E-Mail-Vorlagen mit dem Vorlagentyp für Forderungs-Auszug erscheinen in dieser Liste.

  5. Wählen Sie Speichern.

  1. Gehen Sie zu Debitorenbuchhaltung > Einrichtung > Konfiguration.

    Oder gehen Sie zu Unternehmen > Admin > Abonnements und wählen Sie Debitorenbuchhaltung und dann Konfigurieren.

  2. Gehen Sie zum Formatierung > E-Mail-Vorlagen Abschnitt

  3. Wählen Sie im Abschnitt Rechnung eine E-Mail-Vorlage aus.

    Nur E-Mail-Vorlagen mit dem Vorlagentyp "Außenstände" erscheinen in dieser Liste.

  4. Wählen Sie im Abschnitt Auszug eine E-Mail-Vorlage aus.

    Nur E-Mail-Vorlagen mit dem Vorlagentyp für Forderungs-Auszug erscheinen in dieser Liste.

  5. Wählen Sie Speichern.

E-Mail-Vorlage einem Kunden oder Lieferanten zuweisen

Verwenden Sie diese Option, wenn bestimmte Kunden oder Lieferanten andere E-Mail-Nachrichten als die Standardeinstellungen Ihres Unternehmens benötigen.

E-Mail-Vorlagen, die auf Kunden- oder Lieferantenebene zugewiesen sind, überschreiben die Standardwerte für die Debitorenbuchhaltung.

So weisen Sie einem Kunden oder Lieferanten eine E-Mail-Vorlage zu:

  1. Nachdem Sie Erstellen einer E-Mail-Vorlageführen Sie einen der folgenden Schritte aus:

    • Für Kunden: Gehe zu Auftragserfassung oder Debitorenbuchhaltung > Alle > Kunden.
    • Für Lieferanten: Gehe zu Einkauf > Alle > Lieferanten.
  2. Suchen Sie den Kunden oder Lieferanten, dem Sie eine E-Mail-Vorlage zuweisen möchten

  3. Wählen Sie Bearbeiten am Ende der Zeile aus.

  4. Gehen Sie zum Zusätzliche Informationen Tab und suchen Sie den Optionen für E-Mail-Vorlagen -Abschnitt.
  5. Wählen Sie im Feld E-Mail-Vorlage -Spalte und wählen Sie die gewünschte E-Mail-Vorlage aus der Dropdown-Liste aus.

  6. Wählen Sie Speichern.

  7. (nur für die Auftragserfassung und den Einkauf) wählen Sie optional im Datensatz Transaktionsdefinition Spalte und wählen Sie eine Transaktionsdefinition aus der Dropdown-Liste aus, um die E-Mail-Vorlage einem bestimmten Transaktionsdefinition zuzuweisen.

    Lassen Sie dieses Feld leer, damit die E-Mail-Vorlage als Standardvorgabe für alle nicht angegebenen Transaktionsdefinitionen für diesen Kunden oder Lieferanten verwendet wird.

  8. Wählen Sie optional Hinzufügen rechts neben der letzten Zeile, um dem Datensatz eine weitere E-Mail-Vorlage hinzuzufügen. Auswählen Löschen (Papierkorb) So entfernen Sie eine E-Mail-Vorlage.

    Sie können jedem Kunden nur einen Vorlagentyp für die Ausgangsrechnung und einen Vorlagentyp für den Forderungsauszug zuweisen.

  9. Wählen Sie Speichern.

  1. Nachdem Sie Erstellen einer E-Mail-Vorlageführen Sie einen der folgenden Schritte aus:

    • Für Kunden: Gehe zu Auftragserfassung oder Debitorenbuchhaltung > Alle > Kunden.
    • Für Lieferanten: Gehe zu Einkauf > Alle > Lieferanten.

  2. Suchen und bearbeiten Sie in der Liste den Kunden oder Lieferanten.

  3. Klicken Sie auf der Seite Zusätzliche Informationen Tab, scrollen Sie zu Optionen für E-Mail-Vorlagen.

  4. Wählen Sie im Abschnitt E-Mail-Vorlage Spalte die Vorlage aus, die Sie verwenden möchten.

  5. (Nur für Auftragserfassung und Einkauf optional)

    Wählen Sie eine Transaktionsdefinition , um die Vorlage auf einen bestimmten Transaktionstyp zu beschränken.

    Lassen Sie dieses Feld leer, um die Vorlage als Standard für diesen Kunden oder Lieferanten zu verwenden.

    Sie können jedem Kunden nur einen Vorlagentyp für die Ausgangsrechnung und einen Vorlagentyp für den Forderungsauszug zuweisen.

  6. Wählen Sie Speichern.

Eine E-Mail-Vorlage einer Transaktionsdefinition zuordnen

Verwenden Sie diese Option, wenn ein bestimmter Transaktionstyp immer dieselbe E-Mail-Vorlage verwendet.

Dieses Verfahren gilt für Transaktionen in der Auftragserfassung und im Einkauf.

Sie können E-Mail-Vorlagen nur aktiven Transaktionsdefinitionen zuweisen.

So ordnen Sie einer Transaktionsdefinition eine E-Mail-Vorlage zu:

  1. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
    • Gehe zu Auftragserfassung > Einrichtung > Konfiguration. Wählen Sie dann das Symbol Konfiguration der Dokumente Tab.
    • Gehen Sie zu Einkauf > Einrichtung > Konfiguration. Wählen Sie dann das Symbol Konfiguration der Dokumente Tab.

  2. Suchen Sie die Transaktionsdefinition, die Sie aktualisieren möchten.

  3. Wählen Sie im Feld "E-Mail-Vorlage" die E-Mail-Vorlage aus, die Sie verwenden möchten.

  4. Wählen Sie Speichern.

  1. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
    • Gehe zu Auftragserfassung > Einrichtung > Konfiguration. Wählen Sie dann das Symbol Konfiguration der Dokumente Tab.
    • Gehen Sie zu Einkauf > Einrichtung > Konfiguration. Wählen Sie dann das Symbol Konfiguration der Dokumente Tab.

  2. Wählen Sie im Abschnitt E-Mail-Vorlage wählen Sie die E-Mail-Vorlage aus, die Sie verwenden möchten.

  3. Wählen Sie Speichern.

Wann und warum eine E-Mail-Vorlage überschrieben werden sollte

Mit Überschreibungen können Sie beim Senden von E-Mails vorübergehend eine andere E-Mail-Vorlage verwenden, ohne gespeicherte Zuweisungen zu ändern. Sie können beispielsweise eine Standardrechnungsvorlage für eine begrenzte Zeit mit einer feiertagsspezifischen Rechnung überschreiben.

Überschreibungen gelten nur für die E-Mails, die zu diesem Zeitpunkt gesendet werden, und wirken sich nicht auf Standardzuweisungen aus.

Überschreiben einer E-Mail-Vorlage für eine einzelne E-Mail

Verwenden Sie diese Option, wenn Sie eine einzelne Transaktion senden.

  1. Gehe zu Debitorenbuchhaltung, Auftragserfassungoder Einkauf > Alle und wählen Sie die Art der Transaktion aus, die Sie bearbeiten möchten.
  2. Suchen Sie die Transaktion, für die Sie eine einzelne E-Mail überschreiben möchten.
  3. Auswählen Mehr Aktionen > Drucken oder per E-Mail senden am Ende der Zeile.
  4. In Zustellungsmethodewählen Sie das Symbol E-Mail Kontrollkästchen. Die E-Mail-Felder werden angezeigt.
  5. Wählen Sie das Symbol E-Mail-Vorlage die Sie verwenden möchten.
  6. Wählen Sie OK aus.

  1. Gehen Sie zu den entsprechenden Debitorenbuchhaltung, Auftragserfassungoder Einkauf Transaktions-Liste.

  2. Auswählen Drucken oder per E-Mail senden neben der Transaktion.

  3. Auswählen E-Mail wie die Zustellungsmethode.
  4. Wählen Sie im Abschnitt E-Mail-Vorlage wählen Sie die E-Mail-Vorlage aus, die Sie verwenden möchten.
  5. Füllen Sie die verbleibenden E-Mail-Felder aus und wählen Sie OK.

E-Mail-Vorlage für mehrere E-Mails überschreiben

Verwenden Sie diese Option, wenn Sie mehrere Transaktionen gleichzeitig per E-Mail versenden.

Debitorenbuchhaltung

  1. Gehe zu Debitorenbuchhaltung > Alle > Rechnungen > Drucken oder per E-Mail senden > Rechnungen oder Auszüge.

  2. Wählen Sie im Abschnitt E-Mail-Vorlage im Feld Format Wählen Sie die E-Mail-Vorlage aus, die Sie anstelle der zugewiesenen E-Mail-Vorlage verwenden möchten.
  3. Wählen Sie Anzeigen aus.
    Die Liste aller zutreffenden Transaktionen wird angezeigt.
  4. Wählen Sie das Symbol E-Mail Kontrollkästchen für jede Rechnung oder jeden Auszug, für die Sie eine E-Mail senden möchten.
  5. Füllen Sie das Feld An, CCund Bcc Felder nach Bedarf.
  6. Wählen Sie Drucken oder per E-Mail versenden aus.

  1. Gehe zu Debitorenbuchhaltung > Alle > Rechnungen > Drucken oder per E-Mail senden > Rechnungen oder Auszüge.

  2. Wählen Sie im Abschnitt Format eine E-Mail-Vorlage im Abschnitt E-Mail-Vorlage -Feld.

    Legen Sie bei Bedarf weitere Optionen und Filter fest.

  3. Wählen Sie Anzeigen aus.

  4. Wählen Sie das Symbol E-Mail Kontrollkästchen für die Transaktionen, die Sie senden möchten.

  5. Füllen Sie die Empfängerfelder aus und wählen Sie Drucken oder per E-Mail senden.

Intacct sendet die E-Mail mit Dokumentanhängen (PDFs) unter Verwendung der von Ihnen ausgewählten E-Mail-Vorlage.

Auftragserfassung oder Einkauf

  1. Gehe zu Auftragserfassung oder Einkauf > Alle > Mehr > Dokumente drucken oder per E-Mail versenden.

  2. Suchen Sie Transaktionstyp und wählen Sie Auswählen
  3. Wählen Sie im Abschnitt E-Mail-Vorlage überschreiben Feld unten den E-Mail-Vorlage aus, den Sie anstelle des zugewiesenen E-Mail-Vorlage verwenden möchten.
  4. Wählen Sie Anzeigen aus.
    Die Liste aller zutreffenden Transaktionen wird angezeigt.
  5. Wählen Sie das Symbol E-Mail Kontrollkästchen für jeden Kunden oder Lieferanten, an den Sie eine E-Mail mit der übergeordneten E-Mail-Vorlage senden möchten.
  6. Füllen Sie das Feld An, CCund Bcc Felder nach Bedarf.
  7. Wählen Sie Drucken oder per E-Mail versenden aus.

  1. Gehe zu Auftragserfassung oder Einkauf > Alle > Mehr > Dokumente drucken oder per E-Mail versenden.

  2. In Transaktionstypdie Transaktion hinzu, die Sie senden möchten.
  3. Wählen Sie im Abschnitt E-Mail-Vorlage überschreiben wählen Sie die E-Mail-Vorlage aus, die Sie verwenden möchten
    Legen Sie bei Bedarf weitere Optionen und Filter fest.
  4. Auswählen Ansehen.
    Die Liste aller zutreffenden Transaktionen wird angezeigt.

  5. Wählen Sie das Symbol E-Mail Kontrollkästchen für die Transaktionen, die Sie senden möchten.

  6. Füllen Sie die Empfängerfelder aus und wählen Sie Drucken oder per E-Mail senden.

Intacct sendet die E-Mail mit Dokumentanhängen (PDFs) unter Verwendung der von Ihnen ausgewählten E-Mail-Vorlage.