Standard-E-Mail-Vorlagen zuweisen

Sie können eine Vielzahl von E-Mail-Vorlagen erstellen, die Sie für verschiedene Arten von Transaktionen, verschiedene Kunden oder verschiedene Lieferanten verwenden können.

Standard-E-Mail-Vorlagen für die Debitorenbuchhaltung zuweisen

Geschäftliche Benutzer mit Admin-Berechtigungen können Standard-E-Mail-Vorlagen zuweisen, die für Auszüge und Rechnungen verwendet werden sollen. E-Mail-Vorlagen auf Kundenebene überschreiben diese Standardeinstellungen.

  1. Gehen Sie zu Debitorenbuchhaltung > Einrichtung > Konfiguration.

  2. Gehen Sie zum Abschnitt "E-Mail-Vorlagen" und suchen Sie den Abschnitt "Formatierung".

  3. Wählen Sie das Dropdown-Menü "Rechnung" aus, um eine E-Mail-Vorlage auszuwählen.

    In diesem Feld werden nur E-Mail-Vorlagen mit Vorlagentyp = Ausgangsrechnung angezeigt.

  4. Verwenden Sie die Dropdown-Liste "Auszug", um eine E-Mail-Vorlage auszuwählen.

    In diesem Feld werden nur E-Mail-Vorlagen mit Vorlagentyp = Forderungs-Auszug angezeigt.

  5. Wählen Sie Speichern.

  1. Gehen Sie zu Debitorenbuchhaltung > Einrichtung > Konfiguration.

  2. Scrollen Sie nach unten zum E-Mail-Vorlagen im Abschnitt Formatierung und verwenden Sie den Abschnitt Rechnung Dropdown-Liste zum Auswählen einer E-Mail-Vorlage. In diesem Feld werden nur E-Mail-Vorlagen mit Vorlagentyp = Ausgangsrechnung angezeigt.

  3. Verwenden Sie Erklärung Dropdown-Liste zum Auswählen einer E-Mail-Vorlage.

    In diesem Feld werden nur E-Mail-Vorlagen mit Vorlagentyp = Forderungs-Auszug angezeigt.

  4. Wählen Sie Speichern.

E-Mail-Vorlage einem Kunden oder Lieferanten zuweisen

Sie können E-Mail-Vorlagen einer oder mehreren Transaktionsdefinitionen im Kunden- oder Lieferanten-Datensatz zuweisen. Wenn Sie beispielsweise möchten, dass für alle Transaktionen in Invoice1 die monatliche E-Mail-Vorlage für Ihren Kunden New York Pizza verwendet wird, weisen Sie die monatliche E-Mail-Vorlage Invoice1 im Kunden-Datensatz von New York Pizza zu. Wenn ein Benutzer eine E-Mail aus einer Rechnung1-Transaktion für New York Pizza sendet, verwendet Intacct automatisch die E-Mail-Vorlage "Monatlich".

E-Mail-Vorlagen, die Transaktionsdefinitionen im Kunden- oder Lieferanten-Datensatz zugewiesen sind, überschreiben E-Mail-Vorlagen, die der Transaktionsdefinition zugewiesen sind.

  1. Nachdem Sie Eine E-Mail-Vorlage erstelleneine der folgenden Aktionen ausführen:

    • Für Kunden: Gehe zu Auftragserfassung oder Debitorenbuchhaltung > Alle > Kunden.
    • Für Lieferanten: Gehe zu Einkauf > Alle > Lieferanten.
  2. Suchen Sie den Kunden oder Lieferanten, dem Sie eine E-Mail-Vorlage zuweisen möchten

  3. Wählen Sie Bearbeiten am Ende der Zeile aus.

  4. Gehen Sie zu Zusätzliche Informationen Tab und suchen Sie den Optionen für E-Mail-Vorlagen Abschnitt.
  5. Wählen Sie im Feld E-Mail-Vorlage -Spalte und wählen Sie die gewünschte E-Mail-Vorlage aus der Dropdown-Liste aus.

  6. Wählen Sie Speichern.

  7. (Nur für die Auftragserfassung und den Einkauf) wählen Sie optional im Datensatz Transaktionsdefinition Spalte und wählen Sie eine Transaktionsdefinition aus der Dropdown-Liste aus, um die E-Mail-Vorlage einem bestimmten Transaktionsdefinition zuzuweisen.

    Lassen Sie dieses Feld leer, damit die E-Mail-Vorlage als Standardvorgabe für alle nicht angegebenen Transaktionsdefinitionen für diesen Kunden oder Lieferanten verwendet wird.

  8. Wählen Sie optional Hinzufügen rechts neben der letzten Zeile, um dem Datensatz eine weitere E-Mail-Vorlage hinzuzufügen. Auswählen Löschen (Papierkorb) So entfernen Sie eine E-Mail-Vorlage.

    Sie können jedem Kunden nur einen Vorlagentyp für die Ausgangsrechnung und einen Vorlagentyp für den Forderungsauszug zuweisen.

  9. Wählen Sie Speichern.

  1. Nachdem Sie Eine E-Mail-Vorlage erstelleneine der folgenden Aktionen ausführen:

    • Für Kunden: Gehe zu Auftragserfassung oder Debitorenbuchhaltung > Alle > Kunden.
    • Für Lieferanten: Gehe zu Einkauf > Alle > Lieferanten.
  2. Wählen Sie im Kunden- oder Lieferanten-Liste, suchen und Bearbeiten Der Kunde oder Lieferant, dem Sie die E-Mail-Vorlage zuweisen möchten.
  3. Klicken Sie auf der Seite Kunden- oder Lieferanteninformationen Seite zu gelangen, gehen Sie zu Zusätzliche Informationen Tab.
  4. Scrollen Sie nach unten zum Optionen für E-Mail-Vorlagen und wählen Sie dann im Abschnitt E-Mail-Vorlage -Spalte und wählen Sie die gewünschte E-Mail-Vorlage aus der Dropdown-Liste aus.
  5. (Nur für die Auftragserfassung und den Einkauf optional) Wenn Sie die E-Mail-Vorlage einer bestimmten Transaktionsdefinition zuweisen möchten, wählen Sie im Datensatz Transaktionsdefinition in der entsprechenden Spalte und wählen Sie die gewünschte Transaktionsdefinition aus der Dropdown-Liste aus. Lassen Sie dieses Feld leer, wenn die E-Mail-Vorlage als Standardvorgabe für alle nicht angegebenen Transaktionsdefinitionen für diesen Kunden oder Lieferanten dienen soll.

  6. Um dem Datensatz eine weitere E-Mail-Vorlage hinzuzufügen, wählen Sie optional Hinzufügen rechts neben der letzten Zeile. Um eine E-Mail-Vorlage aus dem Datensatz zu entfernen, wählen Sie Löschen (Papierkorb) in der entsprechenden Zeile.

    Sie können jedem Kunden nur einen Vorlagentyp für die Ausgangsrechnung und einen Vorlagentyp für den Forderungsauszug zuweisen.

  7. Wählen Sie Speichern.

Eine E-Mail-Vorlage einer Transaktionsdefinition zuordnen

Dieses Verfahren gilt für E-Mail-Vorlagen für Transaktionen in der Auftragserfassung oder im Einkauf.

Wenn Sie einer Transaktionsdefinition eine E-Mail-Vorlage zuweisen, verwendet Intacct automatisch die entsprechende E-Mail-Vorlage, wenn Sie eine E-Mail für diesen Transaktionstyp senden. Wenn Sie z. B. die E-Mail-Vorlage "Benutzerfreundliche Erinnerung" zu Rechnung1 zuweisen, verwendet Intacct jedes Mal, wenn Sie eine Transaktion mit "Rechnung1" per E-Mail versenden, die E-Mail-Vorlage "Benutzerfreundliche Erinnerung", um die E-Mail zu generieren.

Sie können E-Mail-Vorlagen nur aktiven Transaktionsdefinitionen zuweisen.

So weisen Sie einer Transaktionsdefinition eine E-Mail-Vorlage zu:

  1. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
    • Gehe zu Auftragserfassung > Einrichtung > Konfiguration. Wählen Sie dann die Schaltfläche Konfiguration der Dokumente Tab.
    • Gehen Sie zu Einkauf > Einrichtung > Konfiguration. Wählen Sie dann die Schaltfläche Konfiguration der Dokumente Tab.

  2. Suchen Sie die Transaktionsdefinition, die Sie aktualisieren möchten.

  3. Wählen Sie im Feld "E-Mail-Vorlage" die E-Mail-Vorlage aus, die Sie verwenden möchten.

  4. Wählen Sie Speichern.

  1. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
    • Gehe zu Auftragserfassung > Einrichtung > Konfiguration. Wählen Sie dann die Schaltfläche Konfiguration der Dokumente Tab.
    • Gehen Sie zu Einkauf > Einrichtung > Konfiguration. Wählen Sie dann die Schaltfläche Konfiguration der Dokumente Tab.

  2. Wählen Sie die E-Mail-Vorlage aus, die Sie im Datensatz E-Mail-Vorlage -Feld.

  3. Wählen Sie Speichern.

Zugewiesene E-Mail-Vorlage überschreiben

Sie können die zugewiesene E-Mail-Vorlage überschreiben, wenn Sie Dokumente drucken oder per E-Mail versenden. Wenn Sie beispielsweise eine spezielle Feiertags-E-Mail-Vorlage namens "Urlaubsrechnung" verwenden, die Sie im Dezember verwenden. Wenn Sie Ihren Kunden die monatliche Rechnung per E-Mail senden, können Sie die übliche monatliche Rechnungsvorlage mit Ihrer Weihnachtsrechnungsvorlage überschreiben, ohne die normale E-Mail-Vorlage ändern zu müssen, die Sie in Ihren Kundendatensätzen oder Transaktionsdefinitionen verwenden.

Sie können eine zugewiesene E-Mail-Vorlage überschreiben, wenn Sie eine einzelne E-Mail oder mehrere E-Mails senden.

Überschreibung für eine einzelne E-Mail

  1.  
  2. Gehe zu Debitorenbuchhaltung, Auftragserfassungoder Einkauf > Alle und wählen Sie die Art der Transaktion aus, die Sie bearbeiten möchten.
  3. Suchen Sie die Transaktion, für die Sie eine einzelne E-Mail überschreiben möchten.
  4. Auswählen Mehr Aktionen > Drucken oder per E-Mail senden am Ende der Zeile.
  5. In Bereitstellungsmethodeauszuwählen, wählen Sie das Symbol E-Mail-Adresse Kontrollkästchen. Die E-Mail-Felder werden angezeigt.
  6. Wählen Sie das Symbol E-Mail-Vorlage die Sie verwenden möchten.
  7. Wählen Sie OK aus.

  1. Gehen Sie zum gewünschten Debitorenbuchhaltung, Auftragserfassungoder Einkauf Transaktions-Liste und wählen Sie Drucken oder per E-Mail senden neben der gewünschten Transaktion.

    Die Seite "Drucken oder per E-Mail senden" wird angezeigt.

  2. In Bereitstellungsmethodeauszuwählen, wählen Sie das Symbol E-Mail-Adresse Kontrollkästchen. Die E-Mail-Felder werden angezeigt.
  3. In derE-Mail-Vorlage Wählen Sie Liste die E-Mail-Vorlage aus, die Sie anstelle der zugewiesenen E-Mail-Vorlage verwenden möchten.
  4. Füllen Sie die anderen E-Mail-Felder nach Bedarf aus und wählen Sie dann OK. Intacct sendet die E-Mail mit der E-Mail-Vorlage, die Sie dieses Mal ausgewählt haben.

Überschreiben mehrerer E-Mails in der Debitorenbuchhaltung

  1. Gehe zu Debitorenbuchhaltung > Alle > Rechnungen > Drucken oder per E-Mail senden > Rechnungen oder Auszüge.

  2. Wählen Sie im E-Mail-Vorlage im Feld Format Wählen Sie die E-Mail-Vorlage aus, die Sie anstelle der zugewiesenen E-Mail-Vorlage verwenden möchten.
  3. Wählen Sie Anzeigen aus.
    Die Liste aller zutreffenden Transaktionstypen wird angezeigt.
  4. Wählen Sie das Symbol E-Mail-Adresse Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für jede Rechnung oder jeden Auszug, für den Sie eine E-Mail senden möchten.
  5. Füllen Sie das Feld An, CCund BCC Felder nach Bedarf.
  6. Wählen Sie Drucken oder per E-Mail versenden aus.

  1. Gehe zu Debitorenbuchhaltung > Alle > Rechnungen > Drucken oder per E-Mail senden > Rechnungen oder Auszüge.

  2. Wählen Sie im E-Mail-Vorlage im Feld Format Wählen Sie die E-Mail-Vorlage aus, die Sie anstelle der zugewiesenen E-Mail-Vorlage verwenden möchten. Legen Sie bei Bedarf weitere Optionen und Filter fest.
  3. Wählen Sie Anzeigen aus. Die Liste aller zutreffenden Transaktionstypen wird angezeigt.
  4. Wählen Sie das Symbol E-Mail-Adresse Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für jede Rechnung oder jeden Auszug, für den Sie eine E-Mail senden möchten.
  5. Füllen Sie das Feld An, CCund BCC Felder nach Bedarf.
  6. Wählen Sie Drucken oder per E-Mail versenden aus.

Intacct sendet die E-Mail mit Dokumentanhängen (PDFs) unter Verwendung der E-Mail-Vorlage, die Sie dieses Mal ausgewählt haben.

Überschreiben für mehrere E-Mails in der Auftragserfassung oder im Einkauf

  1. Gehe zu Auftragserfassung oder Einkauf > Alle > Mehr > Dokumente drucken oder per E-Mail versenden.
  2. Suchen Sie Transaktionstyp und wählen Sie Auswählen
  3. Wählen Sie im E-Mail-Vorlage überschreiben Wählen Sie unten die E-Mail-Vorlage aus, die Sie anstelle der zugewiesenen E-Mail-Vorlage verwenden möchten.
  4. Wählen Sie Anzeigen aus.
    Die Liste aller zutreffenden Transaktionstypen wird angezeigt.
  5. Wählen Sie das Symbol E-Mail-Adresse Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für jeden Kunden oder Lieferanten, an den Sie eine E-Mail senden möchten, mithilfe der übergeordneten E-Mail-Vorlage.
  6. Füllen Sie das Feld An, CCund BCC Felder nach Bedarf.
  7. Wählen Sie Drucken oder per E-Mail versenden aus.
  1. Gehe zu Auftragserfassung oder Einkauf > Alle > Mehr > Dokumente drucken oder per E-Mail versenden.
  2. In Transaktionstypden Transaktion Typ hinzu, den Sie senden möchten.
  3. Wählen Sie im E-Mail-Vorlage überschreiben Wählen Sie unten die E-Mail-Vorlage aus, die Sie anstelle der zugewiesenen E-Mail-Vorlage verwenden möchten. Legen Sie bei Bedarf weitere Optionen und Filter fest.
  4. Wählen Sie Anzeigen aus. Die Liste aller zutreffenden Transaktionstypen wird angezeigt.
  5. Wählen Sie das Symbol E-Mail-Adresse Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für jeden Kunden oder Lieferanten, an den Sie eine E-Mail senden möchten, mithilfe der übergeordneten E-Mail-Vorlage.
  6. Füllen Sie das Feld An, CCund BCC Felder nach Bedarf.
  7. Wählen Sie Drucken oder per E-Mail versenden aus. Intacct sendet die E-Mail mit Dokumentanhängen (PDFs) unter Verwendung der E-Mail-Vorlage, die Sie diesmal ausgewählt haben.