E-Mail-Vorlage definieren

Verwenden Sie E-Mail-Vorlagen, um Ihre E-Mail-Inhalte nach Belieben zu organisieren und Stil hinzuzufügen, damit Ihre E-Mails bei Ihren Kunden und Lieferanten auffallen. Erstellen Sie eine Vielzahl von E-Mail-Vorlagen für verschiedene Arten von Transaktionen, verschiedene Lieferanten oder verschiedene Kunden. Sie können Seriendruckfelder hinzufügen, um Ihre E-Mails mit dynamischen Daten aus Sage Intacct zu füllen, z. B. dem Namen des Lieferanten, den Kontaktinformationen usw.

E-Mail-E-Mail-Vorlage anzeigen

1. Gehe zu Unternehmen > Einrichtung > Einstellungen > E-Mail-Vorlagen.

2. Suchen Sie die E-Mail-Vorlage, die Sie anzeigen möchten.

3. Wählen Sie am Ende der Zeile Weitere Aktionen > Anzeigen.

1. Gehe zu Unternehmen > Einrichtung > Einstellungen > E-Mail-Vorlagen.

2. Suchen Sie die E-Mail-Vorlage, die Sie anzeigen möchten, und wählen Sie Ansehen.

Erstellen einer E-Mail-Vorlage

Sie können E-Mail-Vorlagen mithilfe von Text-, HTML-Markup- und Zusammenführungsfeldern erstellen und anpassen, die automatisch ausgefüllt werden, wenn eine E-Mail basierend auf der E-Mail-Vorlage generiert wird. E-Mail-Vorlagen unterstützen keine benutzerdefinierten Felder.

1. Gehen Sie zu Unternehmen > Einrichtung > Einstellungen und wählen Sie Hinzufügen (Kreis) neben E-Mail-Vorlagen aus.

2. Geben Sie die folgenden grundlegenden Informationen zur neuen Vorlage ein:

   • Geben Sie eine eindeutige Bezeichnung. Verwenden Sie einen Namen, mit dem Sie die Vorlage anhand eines Auswahlvorgangs Liste identifizieren können. Wenn Sie beispielsweise eine wiederkehrende Vorlage erstellen, um eine monatliche Verkaufsrechnung zu senden, geben Sie ihr einen Namen Verkaufsrechnung - monatlich.
   • Geben Sie optional eine Beschreibung ein.
   • Verwenden Sie Vorlagentyp Dropdown-Liste, um die Art der Transaktion für die E-Mail-Vorlage auszuwählen. Um beispielsweise die E-Mail-Vorlage für Auftragserfassungstransaktionen (einschließlich Rechnungen, die aus Verträgen oder Projekten generiert wurden) zu verwenden, wählen Sie Auftragserfassung-Transaktion.
   • Wählen Sie optional eine oder beide aus Anhänge Optionen zum Einfügen von Projektanhängen beim Versenden von Projektrechnungen per E-Mail.
   • Wählen Sie optional das Symbol Datumsangaben in den Benutzereinstellungen anzeigen Kontrollkästchen, um das Datumsformat für alle Seriendruckfelder in der E-Mail zu steuern. Wenn diese Option ausgewählt ist, wird das Datumsformat verwendet, das in den persönlichen Einstellungen für den Benutzer, der die E-Mail sendet, festgelegt ist. Andernfalls wird das Datumsformat MM/TT/JJJJ verwendet.
   • Die Standardvorlage Status ist Aktiv.
     Wenn Sie die Vorlage aus irgendeinem Grund deaktivieren möchten, wählen Sie

3. Geben Sie die E-Mail-Adressen ein, die in die Vorlage aufgenommen werden sollen. Sie können je nach Bedarf eine oder beide der folgenden Methoden verwenden.

   • Adressen manuell eingeben: Wenn beispielsweise die Antwort-E-Mail-Adresse immer dieselbe ist, geben Sie einfach diese E-Mail-Adresse ein.

   • Wählen, kopieren und fügen Sie Seriendruckfelder für Kontakte ein, die bei der E-Mail-Generierung automatisch durch Adressen ersetzt werden, die den einzelnen Kunden und Transaktionen zugeordnet sind. Wenn Sie diese Vorlage beispielsweise für mehrere E-Mails an verschiedene Empfänger*innen verwenden möchten, können Sie in das Feld An ein Seriendruckfeld für Kontakt eingeben. Dieses Feld wird bei der Erstellung der E-Mail durch die Kundeninformationen ersetzt. Eine Liste der Seriendruckfelder für E-Mail-Vorlagen finden Sie unter Felder für E-Mail-Vorlagen zusammenführen.

     Kommas verwenden, um mehrere Adressen in ein einzelnes Feld einzugeben.

4. Wählen Sie optional Logo einschließen , um das Logo Ihres Unternehmens hinzuzufügen.

   Wählen Sie das Symbol Vertikale Logoposition und die Horizontale Logoposition nach Bedarf.

   So zeigen Sie die Bilddatei Ihres Unternehmenslogos an oder fügen sie hinzu: Gehen Sie zu Unternehmen > Einrichtung > Konfiguration > Unternehmen. Dann, auf der Seite Allgemeine Informationen Tab, scrollen Sie zum Gedruckte Logos und Texte und sehen Sie sich den Abschnitt In E-Mail-Vorlagen -Feld.

5. Geben Sie die Betreff und Nachrichteninhalt. Geben Sie den Betreff und die Nachricht ein, die in jeder E-Mail basierend auf dieser Vorlage angezeigt werden soll. Geben Sie bei Bedarf Seriendruckfelder ein, um spezifische Informationen für Ihre Kunden hinzuzufügen, wenn Sie die E-Mail generieren. Darüber hinaus können Sie HTML-Markups verwenden, um die Nachricht anzupassen und zu formatieren. Weitere Informationen finden Sie in unserem Beispiele für E-Mail-Vorlagen , um zu sehen, wie Sie nur Text, HTML-Markups und Seriendruckfelder in einer E-Mail-Vorlage verwenden können.

   Wenn die Eingabetaste keine separaten Zeilen in Ihrer Nachricht erstellt, gehen Sie zu Unternehmen > Alle > Meine Präferenzenund unter dem Abschnitt Interaktives Verhalten personalisieren, deaktivieren Tab bei Eingabetaste aktivieren.

   Wenn Sie diese Option ausgewählt lassen möchten, erstellen Sie separate Zeilen in Ihrer E-Mail-Vorlage, indem Sie das HTML-Markup manuell hinzufügen <br> am Ende jeder Zeile.

6. Wählen Sie Speichern.

Nachdem Sie Ihre E-Mail-Vorlage erstellt und gespeichert haben, haben Sie folgende Möglichkeiten Weisen Sie die Vorlage einer Kunden- oder Transaktionsdefinition zu.

Die E-Mail-E-Mail-Vorlage bei Zustellung anpassen

E-Mail-Vorlagen werden in erster Linie verwendet, um Standardnachrichten mit wichtigen Informationen und Dokumentenanhängen effizient an viele Kunden gleichzeitig zu versenden.

Sie verwenden vielleicht jeden Monat eine Standard-E-Mail-Vorlage, aber diesen Monat möchten Sie einen bestimmten Kunden auf etwas über seine Abrechnung hinweisen. Um eine personalisierte Nachricht an einen bestimmten Kunden zu senden, wählen Sie zwischen zwei Optionen.

Option	Anmerkungen
Erstellen Sie eine neue E-Mail-Vorlage für diesen bestimmten Kunden. Zugewiesene E-Mail-Vorlage überschreiben wenn Sie die E-Mail an Ihren Kunden senden.	Diese Lösung ist effektiv, um benutzerdefinierte Nachrichten an einen oder zwei Kunden zu senden. Nachdem Sie die Verwendung der benutzerdefinierten Vorlage abgeschlossen haben, können Sie ihren Status auf Inaktiv damit andere Benutzer es nicht verwenden.
Geben Sie Ihre benutzerdefinierte Nachricht an Ihren Kunden in der Nachricht (Verkaufsbelege) oder das Feld Beschreibung (Vertragsverlängerungen) der gewünschten Transaktion anzeigt. Fügen Sie die entsprechenden Seriendruckfeld in Ihrem E-Mail-Vorlage ( {!SODOCUMENT.MESSAGE!} für Verkaufsbelege oder {!CONTRACT.DESCRIPTION!} für Vertragsverlängerungen). Zugewiesene E-Mail-Vorlage überschreiben wenn Sie die E-Mail an Ihren Kunden senden.	Diese Lösung ist effektiv, um benutzerdefinierte Nachrichten an viele Kunden zu senden. Indem Sie Ihrer E-Mail-Vorlage das entsprechende Seriendruckfeld hinzufügen, verweisen Sie auf die Nachricht in Ihren Verkaufsbelegen oder im Feld Beschreibung spezifische Felder in Ihren Verträgen, die für die einzelne Rechnung oder den einzelnen Vertrag spezifisch sind. Wenn Sie die E-Mail mit dieser E-Mail-Vorlage senden, werden Ihre besonderen Notizen zu der jeweiligen Transaktion im Nachricht oder Beschreibung wird eingeschlossen.

Eine E-Mail-Vorlage bearbeiten

1. Gehe zu Unternehmen > Einrichtung > Einstellungen > E-Mail-Vorlagen.

2. Suchen Sie die E-Mail-Vorlage, die Sie bearbeiten möchten.

3. Wählen Sie Bearbeiten am Ende der Zeile aus.

4. Nehmen Sie die notwendigen Änderungen vor.

5. Wählen Sie Speichern.

1. Gehe zu Unternehmen > Einrichtung > Einstellungen > E-Mail-Vorlagen.

2. Suchen Sie in der Liste "E-Mail-Vorlagen" die Vorlage, die Sie bearbeiten möchten, und wählen Sie Bearbeiten.
3. Fügen Sie Informationen nach Bedarf hinzu, ändern oder löschen Sie sie. Weitere Informationen finden Sie im Feldbeschreibungen.

E-Mail-E-Mail-Vorlage anzeigen

1. Gehe zu Unternehmen > Einrichtung > Einstellungen > E-Mail-Vorlagen.

2. Suchen Sie die E-Mail-Vorlage, die Sie anzeigen möchten.

3. Wählen Sie am Ende der Zeile Weitere Aktionen > Anzeigen.

1. Gehe zu Unternehmen > Einrichtung > Einstellungen > E-Mail-Vorlagen.

2. Für Details zu einer bestimmten E-Mail-Vorlage wählen Sie Ansehen daneben stehen.

Eine E-Mail-Vorlage löschen

Sie können eine E-Mail-Vorlage über die Liste "E-Mail-Vorlagen" Entfernen. Sie können eine gelöschte Vorlage nicht abrufen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie die Datensatz Entfernen möchten, setzen Sie das Status der E-Mail-Vorlage an Inaktiv.

1. Gehe zu Unternehmen > Einrichtung > Einstellungen > E-Mail-Vorlagen.

2. Suchen Sie die E-Mail-Vorlage, die Sie Entfernen möchten.

3. Wählen Sie am Ende der Zeile Weitere Aktionen > Entfernen aus.

4. Wählen Sie zur Bestätigung Entfernen aus.

1. Gehe zu Unternehmen > Einrichtung > Einstellungen > E-Mail-Vorlagen.

2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der E-Mail-E-Mail-Vorlage, die Sie Entfernen möchten.
3. Wählen Sie Entfernen aus.

Feldbeschreibungen:

Felder im Abschnitt "Allgemeine Informationen"

Feld	Beschreibungen
Name	Verwenden Sie einen Namen, mit dem Sie die Vorlage anhand eines Auswahlvorgangs Liste identifizieren können. Zum Beispiel Verkaufsrechnung - monatlich.
Beschreibung	Geben Sie alle Informationen ein, die Sie in diesem Datensatz beibehalten möchten.
Vorlagentyp	Verwenden Sie das Dropdown-Menü, um die Art der Transaktion auszuwählen, die die E-Mail-Vorlage verwenden soll. Folgende Optionen stehen zur Verfügung: Ausgangsrechnung: Die E-Mail-Vorlage wird für Rechnungen verwendet, die von Debitorenbuchhaltung per E-Mail gesendet werden. Forderungs-Auszug: Die E-Mail-Vorlage wird für Auszüge verwendet, die von der Debitorenbuchhaltung per E-Mail gesendet werden. Vertrag: Die E-Mail-Vorlage wird für Verlängerungen innerhalb der Anwendung "Verträge" verwendet. Auftragserfassungs-Transaktion: Die E-Mail-Vorlage wird für Rechnungen verwendet, die aus der Auftragserfassung per E-Mail gesendet werden (einschließlich Rechnungen, die aus Verträgen oder Projekten generiert wurden). Einkaufs-Transaktion: Die E-Mail-Vorlage wird für Einkaufstransaktionen verwendet (einschließlich Kaufaufträge, Bestellanforderungen usw.). Änderungsantrag: Die E-Mail-Vorlage wird verwendet, um Änderungsanträge für Projekte mit Lieferanten oder Projektverantwortlichen zu kommunizieren.
Anhänge	Wenn Sie eine Anhangsoption auswählen, wirkt sich dies auf die E-Mail-Größe aus, da die E-Mail dann nicht nur die E-Mail selbst, sondern auch alle Anhänge und die PDF-Datei der Projektrechnung umfasst. Wenn die E-Mail-Größenbeschränkungen überschritten werden, kann dies die Zustellung von E-Mails mit diesen Optionen verhindern. Alle Dokumentenanhänge in die E-Mail einschließen Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um Dokumente, die an die Transaktion angehängt sind, wie z. B. Belege, in die E-Mail aufzunehmen, die Sie im Rahmen einer Transaktion versenden. Anhänge werden in dem Format per E-Mail gesendet, in dem sie an die Transaktion angehängt wurden. Wenn Sie beispielsweise eine TXT-Datei angehängt haben, wird die Datei als TXT-Datei gesendet. Wenn Sie diese Option auswählen, werden alle Dokumente aus einer Transaktion jedes Mal berücksichtigt, wenn Sie eine E-Mail mit dieser Vorlagenoption senden. Alle Anhänge aus Quelldokumenten in die E-Mail einschließen Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um alle Quelldokumentanhänge einzubeziehen, die mit einer Projektrechnung verknüpft sind, wenn Sie die Rechnung per E-Mail versenden. Anhänge werden in dem Format per E-Mail gesendet, in dem sie an die Transaktion angehängt wurden. Wenn Sie beispielsweise eine TXT-Datei angehängt haben, wird die Datei als TXT-Datei gesendet.
Datumsangaben in den Benutzereinstellungen anzeigen	Standardmäßig ist das Datumsformat für Seriendruckfelder, die in der E-Mail verwendet werden, MM/TT/JJJJ. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um das Datumsformat zu verwenden, das in den persönlichen Einstellungen für den Benutzer festgelegt ist, der die E-Mail sendet. Beispiel Eine europäische Organisation sendet Rechnungen sowohl an europäische als auch an US-Kunden. Die europäischen Kunden bevorzugen das Datumsformat TT/MM/JJJJ. US-Kunden bevorzugen das Datumsformat MM/TT/JJJJ. Wer die Rechnungen per E-Mail sendet, hat seine Datumsformateinstellung möglicherweise auf TT/MM/JJJJ eingestellt, aber er kann eine E-Mail-Vorlage verwenden, um E-Mails mit der vom Kunden bevorzugten Datumsformatoption zu senden: Das Kontrollkästchen wird nur angezeigt, wenn der Vorlagentyp wie folgt lautet: Auftragserfassungstransaktion Einkaufstransaktion Dokumente für die Debitorenbuchhaltung (Rechnungen, Auszüge und Mahnwesen)
Status	Der Standardstatus ist Aktiv. Wenn Sie die E-Mail-Vorlage nicht mehr verwenden und sie aus den Dropdown-Listen entfernen möchten, wählen Sie Inaktiv. Sie können inaktive E-Mail-Vorlagen weiterhin anzeigen, indem Sie das Inaktive einschließen im Kontrollkästchen E-Mail-Vorlagen Liste.

Anschriften

Felder im Abschnitt "Adressen"

Feld	Beschreibungen
Antwort-E-Mail-Adresse	Geben Sie eine E-Mail-Adresse ein, an die der Empfänger antworten soll. Dies entspricht dem Ab E-Mail-Adresse, die der Benutzer im Datensatz Drucken oder per E-Mail senden -Dialogfeld, wenn eine E-Mail aus einer Transaktion gesendet wird.
Feldsuche für Kontakte	Wählen, kopieren und fügen Sie Seriendruckfelder ein, die beim Senden einer E-Mail automatisch durch die zugehörigen Kundenadressen ersetzt werden.
Aktion CC BCC	Die Empfänger der E-Mail. Sie können in jedes Feld ein oder mehrere Zusammenführungsfelder eingeben. Intacct ersetzt automatisch die Zusammenführungsfelder im Datensatz An, CCund BCC Felder mit den E-Mail-Adressen, die Ihren Kunden und Ihrem Unternehmen zum Zeitpunkt der E-Mail-Generierung zugeordnet sind. Trennen Sie mehrere E-Mail-Adressen durch Kommas.

Nachrichteninhalt

Felder im Abschnitt "Nachrichteninhalt"

Feld	Beschreibungen
Feldsuche für Dokumentelemente Feldsuche für Unternehmenselemente	Auswählen, kopieren und einfügen Zusammenführen von Feldern, die werden automatisch durch Transaktionsinformationen und -werte in der Betreffzeile oder im Nachrichteninhalt ersetzt, wenn Sie eine E-Mail generieren.
Betreff	Geben Sie wie gewünscht eine Kombination aus Text- und Seriendruckfeldern ein, um eine informative Betreffzeile zu erstellen. Das Feld ist erforderlich.
Ton anpassen	Wählen Sie eine Option aus, damit Copilot Ihre Nachricht formeller oder informeller gestaltet. Nachdem Sie eine Option ausgewählt haben, wählen Sie Generieren. Copilot erstellt einen neuen Entwurf mit dem aktualisierten Text. Wenn Sie mehrere Entwürfe haben, können Sie mithilfe der Pfeile in der oberen rechten Ecke dieses Abschnitts von einem zum anderen navigieren. Wenn Sie den Nachrichtentext direkt bearbeitet haben, werden diese Änderungen nicht in von Copilot generierten Entwürfen übernommen. Nehmen Sie also alle Änderungen an der Nachricht vor, nachdem Sie den Ton angepasst haben. Dieses Feld ist nur verfügbar für Abschluss-Arbeitsbereich und Varianzanalyse Vorlagen.
Länge anpassen	Wählen Sie eine Option aus, damit Copilot Ihre Nachricht länger oder kürzer gestaltet. Nachdem Sie eine Option ausgewählt haben, wählen Sie Generieren. Copilot erstellt einen neuen Entwurf mit dem aktualisierten Text. Wenn Sie mehrere Entwürfe haben, können Sie mithilfe der Pfeile in der oberen rechten Ecke dieses Abschnitts von einem zum anderen navigieren. Wenn Sie den Nachrichtentext direkt bearbeitet haben, werden diese Änderungen nicht in von Copilot generierten Entwürfen übernommen. Nehmen Sie also Änderungen an der Nachricht vor, nachdem Sie die Länge angepasst haben. Dieses Feld ist nur verfügbar für Abschluss-Arbeitsbereich und Varianzanalyse Vorlagen.
Nachricht	Geben Sie nach Bedarf eine Kombination aus Text, Seriendruckfeldern und HTML-Markups ein, um Ihre Nachricht zu erstellen und anzupassen. Das Feld ist erforderlich. Wenn Sie an einer Vorlage für Abschluss-Arbeitsbereich oder Varianzanalysewird in diesem Feld eine Standardmeldung angezeigt, die Sie jedoch ändern können.
Logo einfügen	Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um den Logo-Bilddatei auf der Seite "Unternehmen-Informationen" in der E-Mail-Vorlage.
Vertikale Logoposition	Wählen Sie aus, ob das Logo oben oder unten in der E-Mail angezeigt wird. Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn Sie Logo einschließen.
Horizontale Logoposition	Wählen Sie aus, ob das Logo auf der linken oder rechten Seite der E-Mail angezeigt wird. Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn Sie Logo einschließen.