E-Mail-Vorlagen erstellen und verwalten

Verwenden Sie E-Mail-Vorlagen, um den Betreff, den Nachrichteninhalt, die Empfänger und die Anhänge für E-Mails, die aus Transaktionen gesendet werden, zu standardisieren. Sie können Vorlagen für Kunden und Transaktionen wiederverwenden und Seriendruckfelder einfügen, um Transaktionsdetails automatisch einzufügen.

Wann E-Mail-Vorlagen verwendet werden sollten:

• Verwenden Sie E-Mail-Vorlagen, wenn Sie routinemäßig denselben Nachrichtentyp senden, z. B. monatliche Rechnungen oder Kontoauszüge.

• Passen Sie die Nachricht bei der Zustellung an, wenn Sie Notizen für einen bestimmten Kunden oder eine bestimmte Transaktion hinzufügen müssen.

• Erstellen Sie mehrere Vorlagen nur, wenn die Struktur, der Ton oder die Empfänger unterschiedlich sind.

Schritt 1. Erstellen einer E-Mail-Vorlage

Sie können E-Mail-Vorlagen mithilfe von Text-, HTML-Markup- und Zusammenführungsfeldern erstellen und anpassen, die automatisch ausgefüllt werden, wenn eine E-Mail basierend auf der E-Mail-Vorlage generiert wird.

1. Gehe zu Unternehmen > Einrichtung > Einstellungen -Abschnitt.

2. Auswählen Hinzufügen (Kreis) neben E-Mail-Vorlagen.

Schritt 2: Grundlegende Vorlageneinstellungen definieren

Geben Sie grundlegende Informationen zur Vorlage ein.

• Bezeichnung (erforderlich)
  Geben Sie einen eindeutigen Namen ein, mit dem Sie die Vorlage in Auswahllisten leichter identifizieren können.
  Beispiel: Verkaufsrechnung – monatlich
• Beschreibung (optional)
  Geben Sie zusätzliche Details zur Verwendung und zum Zeitpunkt der Vorlage ein.
• Vorlagentyp (erforderlich)
  Wählen Sie die Art der Transaktion aus, die diese E-Mail-Vorlage verwendet.
  Der Vorlagentyp bestimmt, welche Transaktionen und Seriendruckfelder verfügbar sind.

Schritt 3. Konfigurieren Sie die Vorlagenoptionen nach Bedarf

Konfigurieren Sie optionale Einstellungen, die das Verhalten von E-Mails steuern, die aus dieser Vorlage generiert wurden.

• Anhänge

  Wählen Sie eine oder beide Optionen aus, um beim Senden von E-Mails Anhänge einzuschließen:

  • Fügen Sie alle Dokumentanhänge in die E-Mail ein.

  • Fügen Sie alle Anhänge aus Quelldokumenten in die E-Mail ein.

• Datumsangaben in den Benutzereinstellungen anzeigen

  Wählen Sie diese Option aus, um Seriendruckfelder für das Datum anhand der persönlichen Datumseinstellungen des Absenders zu formatieren.

  Wenn diese Option nicht ausgewählt ist, werden Datumsangaben als MM/TT/JJJJ formatiert.

• Status

  Standardmäßig lautet der Vorlagen-Status Aktiv.

  Auswählen Inaktiv um zu verhindern, dass die Vorlage in Auswahllisten angezeigt wird, während sie als Referenz dient.

Schritt 4. Empfänger definieren

Geben Sie an, wer E-Mails erhält, die aus dieser Vorlage generiert wurden.

• Geben Sie E-Mail-Adressen für Empfänger, die immer gleich sind (z. B. eine feste Antwort-Adresse), direkt ein.

• Oder fügen Sie Seriendruckfelder für Kontakte ein, um die Empfänger dynamisch basierend auf dem Kunden oder der Transaktion auszufüllen.

Sie können Seriendruckfelder in den Feldern "An", "CC" und "BCC" verwenden. Eine Liste der Seriendruckfelder für E-Mail-Vorlagen finden Sie unter Seriendruckfelder für E-Mail-Vorlagen.

Wenn die E-Mail generiert wird, ersetzt Intacctres die Zusammenführungsfelder durch die entsprechenden E-Mail-Adressen.

Schritt 5: Definieren Sie den E-Mail-Inhalt und speichern Sie ihn

Geben Sie den Inhalt ein, den die Empfänger sehen werden. Sie können Text-, HTML-Markup- und Zusammenführungsfelder verwenden

• Betreff (erforderlich)

  Geben Sie Text- und Seriendruckfelder ein, um eine aussagekräftige Betreffzeile zu erstellen.

• Nachricht (erforderlich)

  Geben Sie Ihre Nachricht mithilfe von Text-, HTML-Markup- und Zusammenführungsfeldern ein.

  Beheben Sie, dass die Eingabetaste keine separaten Zeilen in Ihrer Nachricht erstellt.

  Wenn die Eingabetaste keine separaten Zeilen in Ihrer Nachricht erstellt:

  1. Gehe zu Unternehmen > Alle > Meine Präferenzen.

  2. Wählen Sie im Abschnitt Interaktives Verhalten personalisieren Abschnitt, ausschalten Tab bei Eingabetaste aktivieren.

  Wenn Sie diese Einstellung beibehalten möchten, können Sie separate Zeilen in Ihrer E-Mail-Vorlage erstellen, indem Sie das HTML-Markup manuell hinzufügen <br> am Ende jeder Zeile.

• Logo einschließen (optional)

  Wählen Sie "Logo einschließen", um der E-Mail Ihr Unternehmens-Logo hinzuzufügen.

  Wählen Sie dann die vertikale und horizontale Logoposition nach Bedarf aus.

  So zeigen Sie die Bilddatei Ihres Unternehmenslogos an oder fügen sie hinzu

  1. Gehen Sie zu Unternehmen > Einrichtung > Konfiguration > Unternehmen.

  2. Klicken Sie auf der Seite Allgemeine Informationen Tab einen Bildlauf zum Gedruckte Logos und Texte und sehen Sie sich den Abschnitt In E-Mail-Vorlagen -Feld.

Wenn Sie mit Ihrer E-Mail zufrieden sind, wählen Sie Speichern.

Nach dem Speichern können Sie Weisen Sie die Vorlage einer Kunden- oder Transaktionsdefinition zu.

Verwenden von Suchtools, um Token für Zusammenführungsfelder zu generieren

Mit den Suchwerkzeugen im Formular "Neue E-Mail-Vorlage" können Sie Token für Zusammenführungsfelder generieren, die Intacct beim Senden der E-Mail durch echte Werte ersetzt. Diese Tools fügen keine Live-Daten in die Vorlage ein, während Sie sie bearbeiten. Stattdessen fungieren sie als Copy-and-Paste-Hilfen, die die richtige Tokensyntax für Sie generieren.

Das Formular enthält drei Suchtools, die jeweils für einen bestimmten Zweck entwickelt wurden.

Wissenswertes

• Suchtools generieren nur Copy-and-Paste-Token. Sie fügen Werte nicht automatisch in Felder ein.

• Fügen Sie immer das generierte Token ein. Das Tokenformat ist wichtig, also geben Sie Token nicht manuell ein.

• Verwenden Sie die richtige Suche für jedes Feld:

  • Feldsuche für Kontakte: Führen Sie Token für die Felder "An", "Cc" und "Bcc" zusammen.

  • Feldsuche für Dokument-Elemente und Feldsuche für Unternehmens-Elemente Führen Sie Token für die Felder "Betreff" und "Nachricht" zusammen.

• Wählen Sie zuerst den Vorlagentyp aus. Die Suchoptionen werden basierend auf dem ausgewählten Typ aktualisiert.

• Durch Ändern des Vorlagentyps werden vorhandene Token nicht aktualisiert. Zuvor eingefügte Token können ungültig werden.

• Die Validierung Ihrer E-Mail-Vorlage erfolgt beim Speichern. Ungültige Token oder Nicht-E-Mail-Token in Empfängerfeldern können das Speichern verhindern.

E-Mail-Vorlagen verwalten

Verwenden Sie Liste der E-Mail-Vorlagen um Details anzuzeigen, Aktualisierungen vorzunehmen oder E-Mail-Vorlagen zu entfernen, die nicht mehr benötigt werden.

Eine E-Mail-Vorlage anzeigen

1. Gehe zu Unternehmen > Einrichtung > Einstellungen > E-Mail-Vorlagen.

2. Suchen Sie die E-Mail-Vorlage, die Sie anzeigen möchten.

3. Wählen Sie am Ende der Zeile Weitere Aktionen > Anzeigen.

1. Gehe zu Unternehmen > Einrichtung > Einstellungen > E-Mail-Vorlagen.

2. Suchen Sie die E-Mail-Vorlage, die Sie anzeigen möchten, und wählen Sie Ansehen.

Eine E-Mail-Vorlage bearbeiten

1. Gehe zu Unternehmen > Einrichtung > Einstellungen > E-Mail-Vorlagen.

2. Suchen Sie die E-Mail-Vorlage, die Sie bearbeiten möchten.

3. Wählen Sie Bearbeiten am Ende der Zeile aus.

4. Nehmen Sie die notwendigen Änderungen vor.

5. Wählen Sie Speichern.

1. Gehe zu Unternehmen > Einrichtung > Einstellungen > E-Mail-Vorlagen.

2. Suchen Sie in der Liste "E-Mail-Vorlagen" die Vorlage, die Sie bearbeiten möchten, und wählen Sie Bearbeiten.
3. Fügen Sie Informationen nach Bedarf hinzu, ändern oder löschen Sie sie. Weitere Informationen finden Sie im Feldbeschreibungen.

E-Mail-E-Mail-Vorlage löschen

Sie können eine E-Mail-Vorlage aus der Liste der E-Mail-Vorlagen entfernen, aber Sie können eine Vorlage nicht abrufen, nachdem sie gelöscht wurde. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie die Vorlage erneut benötigen, setzen Sie stattdessen ihren Status auf "Inaktiv".

Bevor Sie eine E-Mail-Vorlage entfernen

Sie können eine E-Mail-Vorlage nicht entfernen oder deaktivieren, wenn sie derzeit einer Transaktionsdefinition zugewiesen ist oder in der Konfiguration der Kreditorenbuchhaltung verwendet wird. Intacct lässt das Löschen nicht zu, um zu verhindern, dass das E-Mail-Verhalten bei Transaktionen, die auf der Vorlage basieren, unterbrochen wird.

Um die Vorlage zu entfernen, aktualisieren Sie zunächst alle Transaktionsdefinitionen oder die Konfiguration der Kreditorenbuchhaltung, um eine andere E-Mail-Vorlage zu verwenden. Nachdem die Vorlage nirgendwo mehr zugewiesen ist, können Sie sie entfernen.

So entfernen Sie eine E-Mail-E-Mail-Vorlage:

1. Gehe zu Unternehmen > Einrichtung > Einstellungen > E-Mail-Vorlagen.

2. Suchen Sie die E-Mail-Vorlage, die Sie entfernen möchten.

3. Wählen Sie am Ende der Zeile Weitere Aktionen > Entfernen aus.

4. Wählen Sie zur Bestätigung Entfernen aus.

1. Gehe zu Unternehmen > Einrichtung > Einstellungen > E-Mail-Vorlagen.

2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der E-Mail-Vorlage, die Sie entfernen möchten.
3. Wählen Sie Entfernen aus.

Feldbeschreibungen:

Felder im Abschnitt "Allgemeine Informationen"

Feld	Beschreibungen
Name	Verwenden Sie einen Namen, der Ihnen hilft, die Vorlage anhand einer Auswahl-Liste zu identifizieren. Zum Beispiel Verkaufsrechnung – monatlich.
Beschreibung	Geben Sie alle Informationen ein, die Sie in diesem Datensatz beibehalten möchten.
Vorlagentyp	Verwenden Sie das Dropdown-Menü, um die Art der Transaktion auszuwählen, die die E-Mail-Vorlage verwenden soll. Folgende Optionen stehen zur Verfügung: Rechnung für Debitorenbuchhaltung: Die E-Mail-Vorlage wird für Rechnungen verwendet, die von der Debitorenbuchhaltung per E-Mail gesendet werden. Auszug aus der Debitorenbuchhaltung: Die E-Mail-Vorlage wird für Auszüge verwendet, die von der Debitorenbuchhaltung per E-Mail gesendet werden. Vertrag: Die E-Mail-Vorlage wird für Verlängerungen innerhalb der Anwendung "Verträge" verwendet. Auftragserfassung Eingabe-Transaktion: Die E-Mail-Vorlage wird für Rechnungen verwendet, die aus der Auftragserfassung per E-Mail gesendet werden (einschließlich Rechnungen, die aus Verträgen oder Projekten generiert wurden). Einkauf Transaktion: Die E-Mail-Vorlage wird für Einkauf Transaktionen verwendet (einschließlich Einkauf Bestellungen, Einkauf Anforderungen usw.). Änderungsantrag: Die E-Mail-Vorlage wird verwendet, um Änderungsanträge für Projekte mit Lieferanten oder Projektverantwortlichen zu kommunizieren. Kreditorenbuchhaltung Überweisung: Die E-Mail-Vorlage wird verwendet, um Überweisungsinformationen für die Bankdatei zu erstellen.
Anhänge	Beide Anhangsoptionen erhöhen die E-Mail-Größe, da die E-Mail, die Anhänge und die PDF-Datei der Rechnung zusammen gesendet werden. Große E-Mails können die Größenbeschränkungen überschreiten und die Zustellung verhindern. Alle Dokumentenanhänge in die E-Mail einschließen Enthält Dateien, die bereits direkt an die Transaktion oder das per E-Mail gesendete Dokument angehängt sind. Wenn dem Datensatz keine Dokumente beigefügt sind, hat diese Option keine Auswirkungen. Verfügbar für die meisten Arten von E-Mail-Vorlagen. Wenn diese Option ausgewählt ist, werden bei jeder Verwendung dieser Vorlage immer alle aktuellen und zukünftigen Anhänge in der Transaktion einbezogen. Alle Anhänge aus Quelldokumenten in die E-Mail einschließen Enthält Anhänge aus Quelldatensätzen, die mit einer Projektrechnung verknüpft sind (z. B. Stundenerfassungsbögen oder Ausgabendatensätze). Anhänge werden im Original-Dateiformat gesendet. Diese Option gilt nur für Vorlagentypen für die Auftragserfassung.
Datumsangaben in den Benutzereinstellungen anzeigen	Standardmäßig ist das Datumsformat für das Seriendruckfeld für das Datum, das in der E-Mail verwendet wird, MM/TT/JJJJ. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um das Datumsformat zu verwenden, das in den persönlichen Einstellungen für den Benutzer festgelegt ist, der die E-Mail sendet. Beispiel Eine europäische Organisation versendet Rechnungen sowohl an europäische als auch an US-Kunden. Die europäischen Kunden bevorzugen das Datumsformat TT/MM/JJJJ. US-Kunden bevorzugen das Datumsformat MM/TT/JJJJ. Die Datumsformateinstellung für jeder, der die Rechnungen per E-Mail versendet, ist möglicherweise auf TT/MM/JJJJ eingestellt, aber er kann eine E-Mail-Vorlage verwenden, um E-Mails mit der vom Kunden bevorzugten Datumsformatoption zu senden: Das Kontrollkästchen wird nur angezeigt, wenn der Vorlagentyp wie folgt lautet: Auftragserfassungstransaktion Einkaufstransaktion Dokumente der Debitorenbuchhaltung (Rechnungen, Auszüge und Mahnungen)
Status	Der Standardstatus ist Aktiv. Wenn Sie die E-Mail-Vorlage nicht mehr verwenden und sie aus den Dropdown-Listen entfernen möchten, wählen Sie Inaktiv. Sie können inaktive E-Mail-Vorlagen weiterhin anzeigen, indem Sie das Inaktive einschließen im Kontrollkästchen E-Mail-Vorlagen Liste.

Abschnitt "Adressen"

Felder im Abschnitt "Adressen"

Feld	Beschreibungen
Antwort-E-Mail-Adresse	Geben Sie eine E-Mail-Adresse ein, an die der Empfänger antworten soll. Dies entspricht dem Ab E-Mail-Adresse, die der Benutzer im Datensatz Drucken oder per E-Mail senden wenn sie eine E-Mail aus einer Transaktion senden.
Die E-Mail-Adresse meines Kontos verwenden	Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die E-Mail-Adresse Ihres Kontos als Antwort an E-Mail-Adresse.
Antwortname	Geben Sie beim Senden der E-Mail den Namen ein, der der Antwort-E-Mail-Adresse entspricht. Beispiel: Der Name des Absenders lautet John Schmidt und die Antwort-E-Mail-Adresse jsmith@company.com, Empfänger sehen John Smith jsmith@company.com in der Absenderzeile.
Feldsuche für Kontakte	Mit diesem Tool können Sie Kontakt-Felder nachschlagen. Sie können dann das Token für das Zusammenführungsfeld kopieren und in die Felder An, CC oder BCC einfügen. Wenn die E-Mail gesendet wird, werden diese Zusammenführungstoken automatisch durch die Adressen der zugehörigen Kunden ersetzt.
Aktion CC BCC	Die Empfänger der E-Mail. Sie können in jedes Feld ein oder mehrere Seriendruckfelder eingeben. Intacct ersetzt automatisch die Zusammenführungsfelder im Datensatz An, CCund BCC Felder mit den E-Mail-Adressen, die Ihren Kunden und Ihrem Unternehmen zugeordnet sind, wenn die E-Mail generiert und gesendet wird. Trennen Sie mehrere E-Mail-Adressen durch Kommas.

Abschnitt "Nachrichteninhalt"

Felder im Abschnitt "Nachrichteninhalt"

Feld	Beschreibungen
Feldsuche für Dokumentelemente Feldsuche für Unternehmenselemente	Mit diesen Tools können Sie Elemente zu Dokumenten und Unternehmensinformationen nachschlagen. Sie können dann die Seriendruckfeld Token. Token für die Zusammenführung von Feldern werden beim Senden der E-Mail im Betreff oder in der Nachricht der E-Mail durch Transaktionswerte ersetzt.
Betreff	Geben Sie eine Kombination aus Text- und Seriendruckfeldern ein, um eine informative Betreffzeile zu erstellen. Das Feld ist erforderlich. Siehe Beispiele für E-Mail-Vorlagen.
Ton anpassen	Dieses Feld ist nur verfügbar für Abschluss-Arbeitsbereich und Varianzanalyse Vorlagen. Wählen Sie eine Option aus, damit Copilot Ihre Nachricht formeller oder informeller gestaltet. Nachdem Sie eine Option ausgewählt haben, wählen Sie Generieren. Copilot erstellt einen neuen Entwurf mit dem aktualisierten Text. Wenn Sie mehrere Entwürfe haben, können Sie mithilfe der Pfeile in der oberen rechten Ecke dieses Abschnitts von einem zum anderen navigieren. Wenn Sie den Nachrichtentext direkt bearbeitet haben, werden diese Änderungen nicht in von Copilot generierten Entwürfen übernommen. Nehmen Sie also Änderungen an der Nachricht vor, nachdem Sie den Ton angepasst haben.
Länge anpassen	Dieses Feld ist nur verfügbar für Abschluss-Arbeitsbereich und Varianzanalyse Vorlagen. Wählen Sie eine Option aus, damit Copilot Ihre Nachricht länger oder kürzer gestaltet. Nachdem Sie eine Option ausgewählt haben, wählen Sie Generieren. Copilot erstellt einen neuen Entwurf mit dem aktualisierten Text. Wenn Sie mehrere Entwürfe haben, können Sie mithilfe der Pfeile in der oberen rechten Ecke dieses Abschnitts von einem zum anderen navigieren. Wenn Sie den Nachrichtentext direkt bearbeitet haben, werden diese Änderungen nicht in von Copilot generierten Entwürfen übernommen. Nehmen Sie also Änderungen an der Nachricht vor, nachdem Sie die Länge angepasst haben.
Nachricht	Geben Sie nach Bedarf eine Kombination aus Text, Seriendruckfeldern und HTML-Markup ein, um Ihre Nachricht zu erstellen und anzupassen. Das Feld ist erforderlich. Siehe Beispiele für E-Mail-Vorlagen. Wenn Sie an einer Vorlage für Abschluss-Arbeitsbereich oder Varianzanalysewird in diesem Feld eine Standardmeldung angezeigt, die Sie jedoch ändern können.
Logo einfügen	Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um den Logo-Bilddatei auf der Seite "Unternehmen-Informationen" im E-Mail-Vorlage angegeben.
Vertikale Logoposition	Wählen Sie aus, ob das Logo oben oder unten in der E-Mail angezeigt wird. Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn Sie Logo einschließen.
Horizontale Logoposition	Wählen Sie aus, ob das Logo auf der linken oder rechten Seite der E-Mail angezeigt wird. Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn Sie Logo einschließen.