Projektrechnungen drucken und per E-Mail versenden

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Rechnungen drucken oder per E-Mail versenden: Ausführen

Einzelne Projektrechnung drucken

  1. Gehe zu Projekte > Alle > Projekte > Rechnungen > Ansicht.
  2. Suchen Sie die Rechnung in der Liste "Projekte-Rechnungen" und wählen Sie Drucken oder per E-Mail senden.
    Eine druckbare PDF-Version der Rechnung wird angezeigt.
  3. Wählen Sie für die Zustellungsmethode die Option Drucken und wählen Sie dann OK.
  4. Senden Sie die Datei von Ihrem lokalen Computer an den entsprechenden Drucker.

Einen einzelnen Projektrechnung per E-Mail versenden

  1. Suchen Sie die Rechnung auf der Projekte Transaction Liste (siehe Transaktionslisten für die Auftragserfassung) und wählen Sie Drucken. Eine druckbare PDF-Version der Rechnung wird angezeigt.
  2. Auswählen Speichern oben links.
  3. Geben Sie einen Namen für die PDF-Datei ein und speichern Sie sie auf Ihrem lokalen Computer.
  4. Hängen Sie die Datei an eine E-Mail an den gewünschten Empfänger an.

E-Mail-Anhänge mit Projektrechnungen

Sie entscheiden, welche Anhänge Sie mit einer Projektrechnung per E-Mail versenden möchten. Es gibt zwei Möglichkeiten: Dokumente im Anhang zur Projektrechnung versenden oder alle Anhänge senden, die aus Quelldokumenten für die Projektrechnung stammen. Erfahren Sie, wie Sie Verknüpfen Sie Quell-Dokumentanhänge mit Projektrechnungen.

Mehrere Projektrechnungen drucken oder per E-Mail versenden

Im folgenden Verfahren werden Gruppen von Auftragserfassungsrechnungen basierend auf einer Reihe von Daten, Kunden, Artikeln oder Gebieten gedruckt oder per E-Mail versendet. Dieser Zusammenfassungsprozess wird auch als "Projekttransaktionen drucken oder per E-Mail versenden" bezeichnet. Der Prozess umfasst zwei Hauptschritte: Erstens filtern Sie Rechnungen und wählen Sie zweitens die Rechnungen für den Druck oder den E-Mail-Versand aus.

  1. Gehe zu Projekte > Alle Rechnungen > drucken oder per E-Mail >.
    Die Seite "Rechnungen drucken oder per E-Mail versenden" wird angezeigt. Hier können Sie Zustellungsoptionen und Filter für den Rechnungsbereich festlegen, den Sie drucken oder per E-Mail versenden möchten. Sie können feststellen, dass diese Seite einer Seite zur Einrichtung von Reports ähnelt. Sie verwenden einfach Standard-Reportingfilter, um den Bereich der Rechnungen einzuschränken, die Sie drucken oder per E-Mail versenden können.
    Machen Sie sich keine Sorgen, dass Sie auf der Optionsseite zu genau sein könnten. Auf der nächsten Seite können Sie gezielt Rechnungen auswählen, die gedruckt oder per E-Mail gesendet werden sollen, oder sie aus der Druck- oder E-Mail-Warteschlange entfernen.
  2. Unter Lieferoptionen, die Absender-E-Mail, Absendernameund Telefonnummer des Absenders Felder werden automatisch basierend auf Ihrer Anmelde-ID festgelegt. Sie können diese Optionen ändern.
    Sie können z. B. die Telefonnummer des Absenders sodass Rückrufe an den Kundendienst des Kunden weitergeleitet werden.
  3. Um Rechnungen an die Haupt- und alternativen E-Mail-Adressen eines Unternehmens-Kontakts zu senden, wählen Sie An alle verfügbaren E-Mail-Adressen senden.
    Andernfalls wird die E-Mail nur an die Haupt-E-Mail-Adresse des Kontakts gesendet.
  4. So legen Sie einen Zeitraumverwenden, haben Sie zwei Möglichkeiten:
    1. Um die Reportingzeitraummethode zu verwenden, wählen Sie Reportingzeitraumauswählen und dann einen Zeitraum wie Aktueller Monat auswählen. Wenn Sie einen allgemeinen Zeitraum wie "Vorheriger Monat" verwenden, können Sie den Reportingzeitraum verschieben, indem Sie ein Datum in das Feld Ab Datum.
    2. Um einen bestimmten Datumsbereich zu verwenden, geben Sie Datumsangaben in das Feld Start-Datum und End-Datum.
  5. Um Grenzwerte für die Auswahl von Rechnungen für den Druck festzulegen, legen Sie im Abschnitt "Filter" einen oder mehrere der folgenden Parameter fest:
    1. Um zuvor gedruckte oder per E-Mail gesendete Rechnungen einzuschließen, wählen Sie "Zuvor gesendet" aus.
    2. Um die Rechnungen nach Kunden einzuschränken, wählen Sie Vom Kundenund wählen Sie dann eine Anfangs Kunde aus. Dieselbe Kundennummer aus dem Feld "Vom Kunden" wird automatisch ausgefüllt. An Kunden -Feld. Um den Kundenbereich über 1 hinaus zu erweitern, wählen Sie An Kundenauswählen und dann den letzten Kunden des Bereichs auswählen. Kunden werden nach Kundennummer organisiert.
    3. Um Rechnungen nach Artikel einzuschränken, wählen Sie Von Artikelund wählen Sie dann eine Anfangs Artikel aus. Dieselbe Artikel-ID aus dem Feld "Von Artikel" wird automatisch ausgefüllt. Bis Artikel. Um den Artikelbereich über 1 hinaus zu erweitern, wählen Sie Bis Artikelund wählen Sie dann den letzten Artikel des Bereichs aus. Artikel werden nach Artikel-ID sortiert.
    4. Um die Rechnungen nach Gebiet einzuschränken, wählen Sie Aus dem Gebietund wählen Sie dann eine Anfangs Gebiet aus. Dieselbe Gebiets-ID wird automatisch ausgefüllt Bis Gebiet. Um den Gebietsbereich über 1 hinaus zu erweitern, wählen Sie Bis Gebietund wählen Sie dann den letzten Gebiet des Bereichs aus. Die Gebiete sind nach Gebiets-ID geordnet.
    5. Auswählen Transaktionstypauswählen und dann die Art der Transaktionen auswählen, die Sie drucken oder per E-Mail versenden möchten.
  6. Wählen Sie Anzeigen aus.
    Es wird eine neue Seite mit dem ausgewählten Rechnungsbereich angezeigt, der in einer Tabelle angeordnet ist.

Basierend auf der im Kunden-Datensatz festgelegten Einstellung wird die Rechnung automatisch an Drucken oder E-Mail-Adresse.

Wenn der Kunden-Datensatz eine E-Mail-Adresse enthält, wird diese automatisch in den Datensatz E-Mail-Adresse Textfeld.

Um Kunden- oder Transaktionsdetails anzuzeigen, wählen Sie den Kunden- oder Transaktionslink für den Artikel aus. Wenn Sie die Ansicht des Datensatzes schließen möchten, wählen Sie Fertig , um zur vorherigen Seite zurückzukehren.
  1. Um die Druck- oder E-Mail-Option für eine Rechnung zu ändern, aktivieren oder deaktivieren Sie Drucken oder E-Mail.

    Um Drucken oder E-Mail für alle Rechnungen auszuwählen oder zu deaktivieren, wählen Sie das diagonale Pfeilsymbol oben in der Spalte aus.

  2. Um eine Rechnung an weitere Adressen zu senden, geben Sie diese in das Feld E-Mail-Adresse oder BCC Textfelder. Mehrere Adressen in einem Feld müssen durch ein Komma (,) oder Semikolon (;). Adressen in der BCC (Blind Carbon Copy) wird nicht im Adressen der E-Mail des Empfängers angezeigt. Sie können Bcc verwenden, um eine Kopie der Rechnung an eine Person in Ihrem Unternehmen zu senden, z. B. an eine*n Vertriebsleiter*in.
  3. Nachdem Sie die Druck- und E-Mail-Optionen wie gewünscht festgelegt haben, wählen Sie Drucken oder per E-Mail senden. Rechnungen werden auf einer Acrobat Viewer-Seite zum Drucken angezeigt und als PDF-Anhänge per E-Mail gesendet. Intacct erstellt dann einen Report über die Nummer der Rechnungen, die an Acrobat Viewer gesendet oder per E-Mail gesendet wurden.
  4. Um Acrobat Viewer-Dokumente zu drucken, wählen Sie auf der Seite "Acrobat Viewer" das Drucken Symbol oben links und verwenden Sie die Druckseite auf Ihrem lokalen Computer, um die Datei an den entsprechenden Drucker zu senden. Sie können auch das Symbol Speichern aus, um die Rechnungen auf Ihrem lokalen Computer zu speichern und später auszudrucken.