Rechnung prüfen – Verträge

Auf der Seite "Rechnung prüfen" können Sie:

• Überprüfen oder schließen Sie fakturierbare Transaktionen aus einer Rechnung aus, bevor Sie die Rechnung generieren.
• Anzeigen von Fehlern, die dazu geführt haben könnten, dass die Erstellung der Rechnung fehlgeschlagen ist

Sie können nur über die Seite "Rechnungen generieren" oder über einen Datensatz für Rechnungsläufe auf diese Seite zugreifen.

Fakturierbare Transaktionen vor dem Rechnungslauf anzeigen, ändern oder ausschließen

Auf der Seite "Rechnung überprüfen" werden alle fakturierbaren Transaktionen angezeigt, die in die ausgewählte Rechnung aufgenommen werden, wenn Sie sich dafür entscheiden, sie zu generieren. Sie können einige Transaktionen ändern oder Transaktionen ausschließen.

So überprüfen Sie eine Rechnung, bevor Sie sie erstellen:

1. Gehe zu Verträge > Alle > Fakturierung > Rechnungen generieren.

2. Legen Sie die entsprechenden Filter fest und führen Sie sie aus Vorschau. Erfahren Sie, wie Sie Vorschau verwenden.

3. Wählen Sie im Zu erstellende Rechnungen auswählen Tabelle, wählen Sie Transaktions-Betrag neben der gewünschten Rechnung.

   Die Rechnung prüfen wird angezeigt.

4. Wenn Sie eine fakturierbare Transaktion ausschließen möchten, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen in der Spalte ganz links daneben.
5. Wenn Sie möchten, dass diese Rechnung eine andere Nachricht hat als die anderen Rechnungen im Rechnungslauf, geben Sie den Nachrichtentext in das Feld Rechnungsnachricht -Feld.
6. Wenn Sie eine Beschreibung einer oder mehrerer fakturierbarer Transaktionen im Zusammenhang mit einem Projekt einfügen möchten, wählen Sie im Datensatz Beschreibung neben der entsprechenden Transaktion und geben Sie den gewünschten Text ein.

7. Wenn Sie die Nummer der Stunden im Stundenerfassungsbogen ändern möchten, wählen Sie im Datensatz Anzahl Feld neben dem entsprechenden Stundenerfassungsbogen-Eingabe und geben Sie die gewünschte Nummer Stunden ein.

   Wenn Sie die Nummer der Stunden in eine Nummer ändern, die kleiner ist als die tatsächlichen Stunden, zeigt Intacct die nicht fakturierten Stunden an, wenn Sie das nächste Mal eine Rechnung für das Projekt generieren. Um die Stunden abzuschreiben oder aufzuschreiben, ändern Sie das Preis für die Stunden, wenn Sie das nächste Mal eine Rechnung für das Projekt generieren.

8. Wenn Sie den Preis für eine oder mehrere fakturierbare Transaktionen im Zusammenhang mit einem Projekt ändern möchten, wählen Sie im Datensatz Preis neben der entsprechenden Transaktion und geben Sie den gewünschten Preis ein.

   Wie das System die Fakturierungssätze von Projekten bei der Erstellung von Rechnungen auswertet

   Ein Projekt kann die im Projekt definierten Projektfakturierungssätze und/oder die in einer Preisliste für die Auftragserfassung definierten Fakturierungssätze verwenden. Fakturierungssätze für eine bestimmte Mitarbeiter/Artikel-Kombination, die in der Projekt in den Tab "Ressourcen und Fakturierung" definiert ist, überschreiben alle Fakturierungssätze, die in einem Preisliste für dieselbe Mitarbeiter/Artikel-Kombination definiert sind, selbst wenn der Eintrag Preisliste Fest = Y lautet.

   Wenn für das Projekt keine Fakturierungssätze definiert sind und das Modul "Rechnungen generieren" keine Preislisten in der Transaktionsdefinition oder für den entsprechenden Kunden oder Kontakt findet, wertet das System die Basis-Preisliste zuletzt aus. Wenn ein anwendbarer Fakturierungssatz in der Basis-Preisliste gefunden wird, wird dieser beim Generieren einer Rechnung für das Projekt verwendet.

   Alternativ können Benutzer*innen während des Rechnung-Generierungsprozesses eine Preis Liste für Projekt Fakturierung auswählen, die alle anderen Preisliste überschreibt, die einem Transaktionsdefinition, einer Kunde oder Kontakt zugewiesen sind. In diesem Szenario führt das System keine Preislistenauswertung durch und verwendet einfach den Fakturierungssatz aus der Preisliste, die auf der Seite "Rechnungen generieren" angegeben ist. Erfahren Sie mehr zum Thema Preisliste Auswertung.

9. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

   • Wenn Sie Änderungen vorgenommen haben, wählen Sie Speichern.
   • Wenn Sie keine Änderungen vorgenommen haben, wählen Sie Abbrechen.

Überprüfen einer Rechnung nach dem Rechnungslauf

Wenn eine Rechnung erfolgreich generiert wurde, können Sie die Rechnung in der Auftragserfassung wie jede andere Rechnung anzeigen, drucken und/oder per E-Mail versenden. Wenn eine Rechnung nicht generiert werden konnte, können Sie auf der Seite "Rechnung überprüfen" Fehlermeldungen anzeigen.

So überprüfen Sie eine Rechnung nach dem Rechnungslauf:

1. Gehe zu Verträge > Alle > Fakturierung > Rechnungsläufe.

   Die Rechnungsläufe Die Liste wird angezeigt.

2. Auswählen Ansehen neben dem gewünschten Rechnungslauf.

3. Wählen Sie im Rechnungen auszuwählen, wählen Sie den Link in der Tabelle Transaktions-Betrag -Spalte neben der gewünschten Rechnung.

   Die Rechnung prüfen wird angezeigt.

4. Überprüfen Sie alle Fehlermeldungen in der Kopfzeile der Rechnung und in den entsprechenden Positionen für fakturierbare Transaktionen. Siehe Fehlerbehebung bei der Erstellung von Rechnungen – Verträge finden Sie Informationen zum Korrigieren häufiger Fehlerbedingungen.

Feldbeschreibungen:

Kopfzeilenfelder

Felder für Einträge in der Terminierung für die Vertragsabrechnung

Felder für Einträge zur Vertragsverwendung

Felder für Stundenerfassungsbögen, Mitarbeiterausgaben, Ausgaben für Verbindlichkeiten und Einkauf Transaktionen

Kopfzeilenfelder

Feldbeschreibungen für Kopfzeilen

Feld	Beschreibung
Kunde	Der mit der Rechnung verknüpfte Kunde.
Vertrag	Der Vertrag, der der Rechnung zugeordnet ist. Wählen Sie den Link in diesem Feld, um den Vertrag anzuzeigen.
Rechnungsempfänger	Der Kontakt der Rechnung, der den Vertragspositionen zugeordnet ist, die der entsprechenden Rechnung zugeordnet sind. Wählen Sie den Link in diesem Feld, um den Kontakt der Rechnung in einem separaten Browserfenster anzuzeigen. Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn die ausgewählten Optionen für "Fakturieren von" "Rechnung an" enthalten.
Versandempfänger	Die Versandadresse Kontakt den Vertragspositionen zugeordnet, die dem entsprechenden Rechnung zugeordnet sind. Wählen Sie den Link in diesem Feld, um die Kontakt der Lieferadresse in einem separaten Browserfenster anzuzeigen.
Begriff	Die Nettobedingung, die für die entsprechende Rechnung verwendet wird. Wählen Sie den Link in diesem Feld, um die Bedingung in einem separaten Browserfenster anzuzeigen. Wenn die Rechnung mehrere Verträge mit mehr als einer Laufzeit enthält, verwendet die Rechnung die Nettolaufzeit, die im Kunden-Datensatz angegeben ist.
Projekt	Das Projekt, das mit der entsprechenden Rechnung verknüpft ist. Wählen Sie den Link in diesem Feld, um das Projekt in einem separaten Browserfenster anzuzeigen. Diese Option wird nur angezeigt, wenn die ausgewählten Optionen für "Fakturieren nach" Projekt enthalten.
Gesamtbetrag	Die gesamte Betrag der Rechnung, ausgedrückt in der Transaktionswährung, die vom zugehörigen Vertrag verwendet wird.
Basisgesamtbetrag	Der Gesamtbetrag der Rechnung, ausgedrückt in der Basiswährung.
Währung	Die mit der Rechnung verknüpfte Transaktionswährung.
Wechselkursart	Die im Vertrag definierte Wechselkursart.
Wechselkursdatum	Das Datum, das als Rechnungsdatum im Abschnitt "Rechnungslaufoptionen" der Seite "Rechnungen generieren" angegeben ist.
Wechselkurs	Der Wechselkurs, der dem Wechselkursdatum zugeordnet ist. Erfahren Sie mehr zum Thema Wechselkurse der Vertragsrechnung.
Rechnungsnachricht	Die Nachricht, die im Abschnitt "Rechnungslaufoptionen" der Seite "Rechnungen generieren" eingegeben wurde. Wenn Sie über die Seite "Rechnungen generieren" auf diese Seite zugegriffen haben, können Sie die Nachricht für diese bestimmte Rechnung ändern. Geben Sie einen beliebigen Text ein, der auf Dokumenten angezeigt werden soll, die aus der Rechnung gedruckt werden.
Status	Wird nur angezeigt, wenn Sie über einen Rechnungslauf-Datensatz auf diese Seite zugreifen. Zeigt eine der folgenden Optionen an: Terminiert: Die Rechnung wartet darauf, dass der Systemplaner den Generierungsprozess startet. Erfolg: Das System konnte die Rechnung erstellen. Fehler: Das System konnte die Rechnung nicht erstellen. Im Fehlermeldungstext finden Sie eine Beschreibung dessen, was schiefgelaufen ist. Gelöscht: Das System hat die Rechnung erfolgreich generiert und dann hat ein Benutzer die Rechnung gelöscht.
Fehlermeldung	Wird nur angezeigt, wenn Sie über einen Rechnungslauf-Datensatz auf diese Seite zugreifen. Wenn die entsprechende Rechnung den Status = Fehlgeschlagen hat, zeigt das System die Fehlermeldung an, die erklärt, warum die Erstellung der Rechnung fehlgeschlagen ist. Siehe Fehlerbehebung bei der Generierung von Rechnungen.
<link to invoice>	Wird nur angezeigt, wenn Sie über einen Rechnungslauf-Datensatz auf diese Seite zugreifen und der Status = Erfolgreich ist. Wählen Sie den Link aus, um die Transaktion der Rechnung anzuzeigen.

Tabellenfelder für Einträge zur Vertragsfakturierungszeitplan für die Terminierung

Feldbeschreibungen der Tabelle für Einträge zur Vertragsfakturierungszeitplan-Terminierung

Feld	Beschreibung
Element	Der Artikel-ID-Name, der der entsprechenden Fakturierungsposition zugeordnet ist.
Artikelbeschreibung	Die Artikel-Beschreibung aus der Vertragsposition, für die die Fakturierungsposition geplant ist.
Vertragspositionsnr.	Die Vertragspositions-Nummer, für die die Fakturierungsposition geplant ist.
Menge Satz Multiplikator Rabatt	In diesen Feldern werden andere Werte als 1 angezeigt, wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind: Fakturierungsmethode für die zugehörige Vertragsposition = Festpreis Die Häufigkeit des Pauschalbetrags/festen Betrags für die zugehörige Vertragsposition ist nicht gleich Fakturierungsvorlage verwenden Der Benutzer hat in der Vertragsposition Werte in diese Felder eingegeben
Transaktionsbetrag	Der entsprechende Teil des pauschalen/festen Betrags der Vertragsposition, der der entsprechenden Fakturierungsposition zugeordnet ist, ausgedrückt in der Transaktionswährung.
Basisbetrag	Der entsprechende Teil des pauschalen/festen Betrags der Vertragsposition, der der entsprechenden Fakturierungsposition zugeordnet ist, ausgedrückt in der Basiswährung.
Buchungsdatum	Das geplante Datum der Buchung für die Fakturierungsposition. Wenn Sie im Feld Rechnung und Buchungsdatum im Abschnitt Rechnungslaufoptionen der Seite "Rechnungen generieren" ein anderes Datum ausgewählt haben, wird dieses Datum als Buchung Datum verwendet, wenn Sie die Rechnungen generieren.
Berechnungsnotiz	In diesem Feld wird nur Text angezeigt, wenn die entsprechende Vertragsposition Häufigkeit Pauschalbetrag/fester Betrag = "Fakturierungsvorlage verwenden" aufweist. Sie zeigt den gesamten pauschalen/festen Betrag der Vertragsposition und den gemäß der zugehörigen Fakturierungsvorlage in Rechnung zu stellenden Prozentsatz an. Wenn der pauschale/feste Gesamtbetrag anhand einer Kombination aus den Feldern "Menge", "Satz", "Multiplikator" und "Rabatt" ermittelt wurde, enthält der Text diese Werte.
Startdatum des Servicezeitraums	Gibt den Beginn des Zeitraums an, in dem die Dienstleistungen Ihres Unternehmens für diesen Rechnungseintrag erbracht oder genutzt werden. Erfahren Sie mehr über Servicezeiträume.
Enddatum des Servicezeitraums	Gibt das Ende des Zeitraums an, in dem die Dienstleistungen Ihres Unternehmens für diesen Rechnungseintrag erbracht oder genutzt werden. Erfahren Sie mehr über Servicezeiträume.
Versandempfänger	Zeigt den für die Fakturierungsposition definierten Versandkontakt-Kontakt an. Dieser Kontakt wird von Avalara Tax verwendet, um Steuern für die Fakturierungsposition zu berechnen und/oder als Information auf der Rechnung anzuzeigen. Wenn Sie den Versandkontakt-Kontakt für eine Vertragsposition ändern möchten, bevor Sie die Rechnung generieren, öffnen Sie den Vertrag und bearbeiten Sie die Vertragsposition. Wenn Sie den Versandkontakt-Kontakt für eine Vertragsposition nach dem Generieren der Rechnung ändern möchten, beachten Sie, dass Vertragsrechnungen denselben Bearbeitungsregeln unterliegen wie Rechnungen der Auftragserfassung. Wenn die Transaktionsdefinition der Rechnung die Bearbeitung der Versandkontakte zulässt, können Sie die Versandkontakte in den Einzelposten der Vertragsrechnung in der Auftragserfassung ändern. Wenn Sie "Zwischensummen berechnen" oder "Erfassen" auswählen, werden die Steuern automatisch pro Einzelposition basierend auf den Steuersätzen für jedes Versandziel neu berechnet. Steuern auf Vertragsrechnungen verwenden die in der Transaktionsdefinition definierte Buchungs-Konfiguration, sodass dadurch keine Salden in Vertrags-Journalen geändert werden. Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn "Versandkontakt Kontakt auf Positionsebene aktivieren" auf der Seite "Auftragserfassung konfigurieren" auf "wahr" gesetzt ist.
Status	Wird nur angezeigt, wenn Sie über einen Datensatz für Rechnungsläufe auf diese Seite zugegriffen haben. Zeigt F für einen Fehler an, wenn der fakturierbaren Transaktion ein Fehler zugeordnet war. Andernfalls ist dieses Feld leer.
Fehlermeldung	Wird nur angezeigt, wenn Sie über einen Datensatz für Rechnungsläufe auf diese Seite zugegriffen haben. Wenn das entsprechende Feld "Status" = F ist, wird in diesem Feld der Fehlertext angezeigt, der dieser Position für fakturierbare Transaktionen zugeordnet ist.

Felder für Einträge zur Vertragsverwendung

Feldbeschreibungen für Einträge zur Vertragsverwendung

Feld	Beschreibung
Element	Der Artikel-ID-Name, der der entsprechenden Verwendungsposition zugeordnet ist.
Artikelbeschreibung	Die Artikel-Beschreibung aus der Vertragsposition, für die die Nutzung erfasst wird.
Positions-Nr.	Die Vertragspositions-Nummer, für die die Nutzung erfasst wurde.
Menge	Wenn Ebenen in Rechnungspositionen aufteilen ist im Datensatz Verträge konfigurieren zeigt die Verwendungs Menge die der Verwendungsposition zugeordneten Verwendungsposition für Artikel mit einem Preis von "Stufenpreis = Schritt oder Volumen" an. Wenn diese Option deaktiviert ist oder wenn Stufenpreis = Absolut, wird in diesem Feld 1,00 angezeigt.
Transaktion einbinden	Der Verwendungs-Betrag in der Transaktionswährung.
Basisbetrag	Der Verwendungs-Betrag in der Basiswährung.
Preisstufe	Gilt nur, wenn Ebenen in Rechnungspositionen aufteilen ist im Datensatz Verträge konfigurieren und die Verwendungsposition verwendet einen Preislisteneintrag mit Preistyp = Gestaffelt. Zeigt den Stufensatz an, der der Verwendungs-Rechnung zugeordnet ist.
Berechnungsnotiz	Die in diesem Feld angezeigten Daten unterscheiden sich in Abhängigkeit davon, ob der Ebenen in Rechnungspositionen aufteilen ist im Datensatz Verträge konfigurieren Seite. Wenn die Option deaktiviert ist oder wenn Stufenpreise = Volumen: Zeigt an, wie der Transaktions-Betrag berechnet. Zeigt in der Regel ((Gesamtverbrauchs-Menge, die zum Datum im Ab Datum Filterfeld abzüglich aller enthaltenen Einheiten) x (Preis gilt für die verwendete Menge)). Angenommen, ein Artikel hat gestaffelte Fakturierungspreise von 100 USD für Mengen von 1 bis 10 und 90 USD für Mengen von 11 bis 20, und die Verwendungs Menge wird nach jedem Rechnung zurückgesetzt. Im März beträgt die für den Artikel erfasste Verwendung 14. Das Berechnungsmemo für März wird angezeigt (14 * 90). Im April beträgt die für den Artikel erfasste Verwendung 9. Das Berechnungsmemo für April zeigt (9 * 100) an. Wenn die Option aktiviert ist und die Verwendungsposition einen Preisliste Eintrag mit Stufenpreis = Schritt verwendet, wird der Stufenschritt Nummer für den Stufensatz aus der Gesamtzahl Nummer Stufenstufen angezeigt. Wenn es beispielsweise drei Stufenschritte gibt und die entsprechende Position den Kurs aus Stufenschritt 2 verwendet, wird in diesem Feld Stufe 2 von 3 angezeigt. Wenn die Option aktiviert ist und die Verwendungsposition einen Preisliste Eintrag mit Stufenpreis = Absolut, wird die für die Verwendungsposition erfasste Verwendungs Menge angezeigt.
Startdatum des Servicezeitraums	Gibt den Beginn des Zeitraums an, in dem die Dienstleistungen Ihres Unternehmens für diesen Verwendungseintrag bereitgestellt oder genutzt werden. Erfahren Sie mehr über Servicezeiträume.
Enddatum des Servicezeitraums	Gibt das Ende des Zeitraums an, in dem die Dienste Ihres Unternehmens für diesen Verwendungseintrag bereitgestellt oder genutzt werden. Erfahren Sie mehr über Servicezeiträume.

Felder für Stundenerfassungsbögen, Mitarbeiterausgaben, Ausgaben für Verbindlichkeiten, Felder für Einkaufstransaktionen

In der folgenden Tabelle werden die Felder in den transaktionsspezifischen Tabellen beschrieben.

Feldbeschreibungen für Stundenerfassungsbögen, Mitarbeiterausgaben, Ausgaben für Verbindlichkeiten, Feldbeschreibungen für Einkaufstransaktionen

Feld	Beschreibung
Datum	Das Transaktionsdatum.
Belegnr.	Die Transaktions-Kennung.
Positions-Nr.	Die ZeilenNummer des entsprechenden Eintrags in der Datenbank. Dieses Feld dient nur als Referenz.
Projekt-ID	Die Projekt-Kennung, mit der die Transaktion verknüpft ist.
Element	Der Artikel, der der Vertragsposition zugeordnet ist.
Menge	Gibt eine der folgenden Optionen an: die dem Artikel zugeordnete Menge oder Die Nummer der Stunden, die mit einem Eintrag im Stundenerfassungsbogen verknüpft sind Wenn Sie über den Rechnungen generieren können Sie die Seite Anzahl für Einträge in Stundenerfassungsbögen. Wenn Sie die Nummer der Stunden in eine Nummer ändern, die kleiner ist als die tatsächlichen Stunden, zeigt das System die nicht fakturierten Stunden an, wenn Sie das nächste Mal eine Rechnung für das Projekt generieren. Um die Stunden abzuschreiben oder aufzuschreiben, ändern Sie das Preis für die Stunden, wenn Sie das nächste Mal eine Rechnung für das Projekt generieren. Wenn Sie nicht möchten, dass die Stunden auf einer Rechnung erscheinen, die Sie an einen Kunden senden, generieren Sie eine Rechnung nur für die 0,00 Stunden.
Gebühren in Prozent	Die Kosten plus Gebühr Prozent ggf. der fakturierbaren Transaktion zugeordnet.
Preis	Der Preis, der dem Artikel oder der Zeit zugeordnet ist. Sie können bei Bedarf einen anderen Preis eingeben.
Transaktionsbetrag	Der erweiterte Preis, ausgedrückt in der Transaktionswährung.
Beschreibung	Wenn Sie über den Rechnungen generieren können Sie dieses Feld verwenden, um Text einzugeben, der die fakturierbare Transaktion beschreibt. Dieser Text kann auf der Rechnung erscheinen, wenn er in der zugehörigen Dokument-Vorlage.
Mitarbeitender Abteilung Standort Klasse Warenlager Benutzerdefinierte Dimensionen	Die Dimensionwerte, die der fakturierbaren Quell-Transaktion zugeordnet sind. Der Warenlager Dimension gilt nur für Einkauf Transaktionen.