Rechnung prüfen – Verträge

Auf der Seite "Rechnung prüfen" können Sie:

Überprüfen oder schließen Sie fakturierbare Transaktionen aus einer Rechnung aus, bevor Sie die Rechnung generieren
Zeigen Sie alle Fehler an, die dazu geführt haben könnten, dass die Erstellung der Rechnung fehlgeschlagen ist

Sie können nur über die Seite "Rechnungen generieren" oder über einen Rechnungslauf-Datensatz auf diese Seite zugreifen.

Abonnement	Verträge
Regionale Verfügbarkeit	Australien Kanada Südafrika Vereinigtes Königreich USA
Benutzertyp	Geschäftlicher Benutzer Projektmanager
Berechtigungen	Rechnungen generieren: Generieren, Vorschau
Einschränkungen	Der Benutzertyp "Projektmanager" kann die Rechnungsprüfung nur ausführen, in der Vorschau anzeigen und anzeigen, bevor die Rechnung ausgeführt wird. Sie können fakturierbare Transaktionen nicht auf der Seite "Rechnung prüfen" ändern oder ausschließen.

Anzeigen, Ändern oder Ausschließen fakturierbarer Transaktionen vor dem Ausführen der Rechnung

Auf der Seite "Rechnung überprüfen" werden alle fakturierbaren Transaktionen angezeigt, die in die ausgewählte Rechnung aufgenommen werden, wenn Sie sie generieren. Sie können einige Transaktionen ändern oder Transaktionen ausschließen.

Alle ausgeschlossenen fakturierbaren Transaktionen können weiterhin zu einem anderen Zeitpunkt in Rechnung gestellt werden.

So überprüfen Sie eine Rechnung vor dem Generieren:

Gehe zu Verträge > Alle > Fakturierung > Rechnungen generieren.
Legen Sie die entsprechenden Filter fest und führen Sie sie aus Vorschau. Erfahren Sie, wie Sie Vorschau verwenden.
Wählen Sie im Abschnitt Zu erstellende Rechnungen auswählen Tabelle, wählen Sie Transaktions-Betrag neben der gewünschten Rechnung.

Die Rechnung prüfen Seite wird angezeigt.
Wenn Sie eine fakturierbare Transaktion ausschließen möchten, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen in der Spalte ganz links daneben.
Wenn diese Rechnung eine andere Nachricht haben soll als die anderen Rechnungen im Rechnungslauf, geben Sie den Nachrichtentext in den Rechnungsnachricht -Feld.
Wenn Sie eine Beschreibung einer oder mehrerer fakturierbarer Transaktionen im Zusammenhang mit einem Projekt einfügen möchten, wählen Sie im Datensatz Beschreibung neben der entsprechenden Transaktion und geben Sie den gewünschten Text ein.
Wenn Sie die Nummer Stunden des Stundenerfassungsbogens ändern möchten, wählen Sie im Menge Feld neben dem entsprechenden Stundenerfassungsbogen-Eingabe und geben Sie die gewünschte Nummer Stunden ein.

Wenn Sie die Nummer der Stunden in eine Nummer ändern, die kleiner ist als die tatsächlichen Stunden, zeigt Intacct die nicht fakturierten Stunden an, wenn Sie das nächste Mal eine Rechnung für das Projekt generieren. Um die Stunden abzuschreiben oder aufzuschreiben, ändern Sie die Preis für die Stunden, wenn Sie das nächste Mal eine Rechnung für das Projekt generieren.
Wenn Sie den Preis für eine oder mehrere fakturierbare Transaktionen im Zusammenhang mit einem Projekt ändern möchten, wählen Sie im Datensatz Preis neben der entsprechenden Transaktion und geben Sie den gewünschten Preis ein.

Wie das System die Fakturierungssätze von Projekten während der Erstellung von Rechnungen auswertet

Ein Projekt kann Projekt in der Projekt definierten Fakturierungssätze und/oder Fakturierungssätze verwenden, die in einer Auftragserfassung Preisliste definiert sind. Fakturierungssätze für eine bestimmte Kombination aus Mitarbeiter/Artikel, die im Projekt auf dem Tab "Ressourcen und Abrechnung" definiert sind, überschreiben alle Fakturierungssätze, die in einer Preisliste für dieselbe Kombination aus Mitarbeiter/Artikel definiert sind, selbst wenn der Eintrag in der Preisliste Festpreis = Y lautet.

Wenn für das Projekt keine Fakturierungssätze definiert sind und die Engine "Rechnungen generieren" keine Preislisten in der Transaktionsdefinition oder für den entsprechenden Kunden oder Kontakt findet, wertet das System die Basis-Preisliste zuletzt aus. Wenn ein anwendbarer Fakturierungssatz in der Basis-Preisliste gefunden wird, wird dieser beim Generieren einer Rechnung für das Projekt verwendet.

Alternativ können Benutzer während des Rechnung-Generierungsprozesses eine Preis-Liste für Projekt Abrechnung auswählen, die alle anderen Preisliste überschreibt, die einer Transaktionsdefinition oder Kunde oder Kontakt zugewiesen sind. In diesem Szenario führt das System keine Preisliste Auswertung durch und verwendet einfach den Fakturierungssatz aus dem Preisliste, der auf der Seite "Rechnungen generieren" angegeben ist. Erfahren Sie mehr zum Thema Preisliste Auswertung.
Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
- Wenn Sie Änderungen vorgenommen haben, wählen Sie Speichern.
- Wenn Sie keine Änderungen vorgenommen haben, wählen Sie Abbrechen.

Überprüfen Sie eine Rechnung nach dem Rechnungslauf

Wenn eine Rechnung erfolgreich generiert wurde, können Sie die Rechnung in der Auftragserfassung wie jede andere Rechnung anzeigen, drucken und/oder per E-Mail versenden. Wenn eine Rechnung nicht generiert werden konnte, können Sie auf der Seite "Rechnung überprüfen" alle Fehlermeldungen anzeigen.

So überprüfen Sie eine Rechnung nach dem Rechnungslauf:

Gehe zu Verträge > Alle > Fakturierung > Rechnungsläufe.

Die Rechnungsläufe wird die Liste angezeigt.
Auswählen Anzeigen neben dem gewünschten Rechnungslauf.
Wählen Sie im Abschnitt Rechnungen den Link in der Tabelle Transaktions-Betrag -Spalte neben der gewünschten Rechnung.

Die Rechnung prüfen Seite wird angezeigt.
Überprüfen Sie alle Fehlermeldungen in der Rechnung Kopfzeile und in den entsprechenden abrechenbaren Transaktion Positionen. Siehe Fehlerbehebung bei der Erstellung von Rechnungen – Verträge finden Sie Informationen zum Korrigieren häufiger Fehlerbedingungen.

Feldbeschreibungen:

Kopfzeilenfelder

Felder für Einträge für die Terminierung der Vertragsabrechnung

Felder für Einträge zur Vertragsverwendung

Felder "Stundenerfassungsbögen", "Mitarbeiterausgaben", "Ausgaben für Verbindlichkeiten" und "Einkaufstransaktionen"

Kopfzeilenfelder

Feldbeschreibungen für Kopfzeilen
Feld	Beschreibung
Kunde	Der mit der Rechnung verknüpfte Kunde.
Vertrag	Der Vertrag, der der Rechnung zugeordnet ist. Wählen Sie den Link in diesem Feld, um den Vertrag anzuzeigen.
Rechnungsempfänger	Der Kontakt der Rechnung, der den Vertragspositionen zugeordnet ist, die der entsprechenden Rechnung zugeordnet sind. Wählen Sie den Link in diesem Feld, um den Kontakt der Rechnung in einem separaten Browserfenster anzuzeigen. Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn die ausgewählten Optionen für "Fakturieren nach" "Fakturieren an" enthalten.
Versandempfänger	Die Kontakt des Warenempfängers, die den Vertragspositionen zugeordnet sind, die dem entsprechenden Rechnung zugeordnet sind. Wählen Sie den Link in diesem Feld, um die Kontakt des Versandempfängers in einem separaten Browserfenster anzuzeigen.
Begriff	Die Nettobedingung, die für die entsprechende Rechnung verwendet wird. Wählen Sie den Link in diesem Feld, um die Bedingung in einem separaten Browserfenster anzuzeigen. Wenn die Rechnung mehrere Verträge mit mehr als einer Laufzeit enthält, wird auf der Rechnung die im Kunden-Datensatz angegebene Nettolaufzeit verwendet.
Projekt	Das Projekt, das der entsprechenden Rechnung zugeordnet ist. Wählen Sie den Link in diesem Feld, um das Projekt in einem separaten Browserfenster anzuzeigen. Diese Option wird nur angezeigt, wenn die ausgewählten Optionen für "Fakturieren nach" Projekt enthalten.
Gesamtbetrag	Der gesamte Betrag der Rechnung, ausgedrückt in der Transaktionswährung, die vom zugehörigen Vertrag verwendet wird.
Basisgesamtbetrag	Der Gesamtbetrag der Rechnung, ausgedrückt in der Basiswährung.
Währung	Die Transaktionswährung, die der Rechnung zugeordnet ist.
Wechselkursart	Die im Vertrag definierte Wechselkursart
Wechselkursdatum	Das Datum, das als Rechnungsdatum im Abschnitt "Rechnungslaufoptionen" der Seite "Rechnungen generieren" angegeben ist.
Wechselkurs	Der Wechselkurs, der dem Wechselkursdatum zugeordnet ist. Erfahren Sie mehr zum Thema Wechselkurse der Vertragsrechnung.
Rechnungsnachricht	Die Nachricht, die im Abschnitt "Rechnungslaufoptionen" auf der Seite "Rechnungen generieren" eingegeben wurde. Wenn Sie über die Seite "Rechnungen generieren" auf diese Seite zugegriffen haben, können Sie die Nachricht für diese bestimmte Rechnung ändern. Geben Sie einen beliebigen Text ein, der auf Dokumenten angezeigt werden soll, die aus der Rechnung gedruckt werden.
Status	Wird nur angezeigt, wenn Sie über einen Rechnungslauf-Datensatz auf diese Seite zugreifen. Zeigt eine der folgenden Optionen an: Terminiert: Die Rechnung wartet darauf, dass der Systemplaner den Generierungsprozess startet. Erfolg: Das System konnte die Rechnung erstellen. Fehler: Das System konnte die Rechnung nicht erstellen. Im Fehlermeldungstext finden Sie eine Beschreibung dessen, was schiefgelaufen ist. Gelöscht: Das System hat die Rechnung erfolgreich generiert, dann hat ein Benutzer die Rechnung gelöscht.
Fehlermeldung	Wird nur angezeigt, wenn Sie über einen Rechnungslauf-Datensatz auf diese Seite zugreifen. Wenn der entsprechende Rechnungsstatus "Fehlgeschlagen" lautet, zeigt das System die Fehlermeldung an, die erklärt, warum die Erstellung der Rechnung fehlgeschlagen ist. Siehe Fehlerbehebung bei der Generierung von Rechnungen.
<link to invoice>	Wird nur angezeigt, wenn Sie über einen Rechnungslauf-Datensatz auf diese Seite zugreifen und der Status = Erfolgreich ist. Wählen Sie den Link aus, um die Transaktion der Rechnung anzuzeigen.

Tabellenfelder für Einträge zur Vertragsfakturierung für die Terminierung

Feldbeschreibungen der Tabelle für Einträge zur Vertragsfakturierung für die Terminierung
Feld	Beschreibung
Element	Der Artikel-ID-Name, der der entsprechenden Fakturierungsposition zugeordnet ist.
Artikelbeschreibung	Die Artikel-Beschreibung aus der Vertragsposition, für die die Fakturierungsposition geplant ist.
Vertragspositionsnr.	Die Vertragspositions-Nummer, für die die Fakturierungsposition geplant ist.
Menge Satz Multiplikator Rabatt	In diesen Feldern werden andere Werte als 1 angezeigt, wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind: Fakturierungsmethode für die zugehörige Vertragsposition = Festpreis Die Häufigkeit des Pauschalbetrags/festen Betrags für die zugehörige Vertragsposition ist nicht gleich Fakturierungsvorlage verwenden Der Benutzer hat in der Vertragsposition Werte in diese Felder eingegeben
Verwendete Menge	Die verwendete Menge stellt die in die Rechnung umgerechnete Menge dar. Bei der nutzungsbasierten Abrechnung ist dies die tatsächliche Nutzung Menge. Bei der Zuteilung von Fakturierungsvorlagen wird die Menge proportional zum fakturierten Betrag zugewiesen. Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn Details zur Menge auf der Rechnung anzeigen ist in der Vertrags-Konfiguration aktiviert.
Mittelwertpreis	Der Durchschnittspreis stellt den effektiven Stückpreis dar, der zur Berechnung des fakturierten Betrags verwendet wird, berechnet als Transaktionsbetrag geteilt durch die verwendete Menge. Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn Details zur Menge auf der Rechnung anzeigen ist in der Vertrags-Konfiguration aktiviert.
Transaktionsbetrag	Der entsprechende Teil des pauschalen/festen Betrags der Vertragsposition, der der entsprechenden Fakturierungsposition zugeordnet ist, ausgedrückt in der Transaktionswährung.
Basisbetrag	Der entsprechende Teil des pauschalen/festen Betrags der Vertragsposition, der der entsprechenden Fakturierungsposition zugeordnet ist, ausgedrückt in der Basiswährung.
Buchungsdatum	Das geplante Datum der Buchung für die Fakturierungsposition. Wenn Sie auf der Seite "Rechnungen generieren" im Feld "Rechnungs- und Hauptbuch-Buchungsdatum" im Abschnitt "Rechnungslaufoptionen" ein anderes Datum ausgewählt haben, wird dieses Datum als Buchungsdatum verwendet, wenn Sie die Rechnungen generieren.
Berechnungsnotiz	In diesem Feld wird nur Text angezeigt, wenn die entsprechende Vertragsposition Häufigkeit Pauschalbetrag/fester Betrag = "Fakturierungsvorlage verwenden" aufweist. Sie zeigt den gesamten pauschalen/festen Betrag der Vertragsposition und den Prozentsatz an, der gemäß der zugehörigen Fakturierungsvorlage in Rechnung gestellt werden soll. Wenn der pauschale/feste Gesamtbetrag anhand einer Kombination aus den Feldern "Menge", "Satz", "Multiplikator" und "Rabatt" ermittelt wurde, enthält der Text diese Werte.
Startdatum des Servicezeitraums	Gibt den Beginn des Zeitraums an, in dem die Dienstleistungen Ihres Unternehmens für diesen Abrechnungseintrag erbracht oder genutzt werden. Erfahren Sie mehr über Servicezeiträume.
Enddatum des Servicezeitraums	Gibt das Ende des Zeitraums an, in dem die Dienstleistungen Ihres Unternehmens für diesen Abrechnungseintrag erbracht oder genutzt werden. Erfahren Sie mehr über Servicezeiträume.
Versandempfänger	Zeigt den für die Fakturierungsposition definierten Versandkontakt-Kontakt an. Dieser Kontakt wird von Avalara Tax verwendet, um Steuern für die Fakturierungsposition zu berechnen und/oder als Information auf der Rechnung anzuzeigen. Wenn Sie den Versandkontakt-Kontakt für eine Vertragsposition ändern möchten, bevor Sie die Rechnung generieren, öffnen Sie den Vertrag und bearbeiten Sie die Vertragsposition. Wenn Sie den Versandkontakt-Kontakt für eine Vertragsposition nach dem Generieren der Rechnung ändern möchten, beachten Sie, dass Vertragsrechnungen denselben Bearbeitungsregeln unterliegen wie Rechnungen der Auftragserfassung. Wenn die Transaktionsdefinition der Rechnung die Bearbeitung der Versandkontakte zulässt, können Sie die Versandkontakte in den Einzelpositionen der Vertragsrechnung in der Auftragserfassung ändern. Wenn Sie "Zwischensummen berechnen" oder "Buchen" auswählen, werden die Steuern automatisch pro Einzelposition basierend auf den Steuersätzen für jeden Bestimmungsort des Versands neu berechnet. Steuern auf Vertragsrechnungen verwenden die in der Transaktionsdefinition definierte Buchungs-Konfiguration, sodass dadurch keine Salden der Vertrags-Journale geändert werden. Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn "Versandempfänger Kontakt auf Positionsebene aktivieren" auf der Seite "Auftragserfassung konfigurieren" auf "wahr" gesetzt ist.
Status	Wird nur angezeigt, wenn Sie über einen Rechnungslauf-Datensatz auf diese Seite zugegriffen haben. Zeigt F an, was einen Fehler anzeigt, wenn der fakturierbaren Transaktion ein Fehler zugeordnet war. Andernfalls ist dieses Feld leer.
Fehlermeldung	Wird nur angezeigt, wenn Sie über einen Rechnungslauf-Datensatz auf diese Seite zugegriffen haben. Wenn das entsprechende Statusfeld = F ist, wird in diesem Feld der Fehlertext angezeigt, der dieser Position für fakturierbare Transaktionen zugeordnet ist.

Felder für Einträge zur Vertragsverwendung

Feldbeschreibungen für Einträge zur Vertragsverwendung
Feld	Beschreibung
Element	Der Artikel-ID-Name, der der entsprechenden Verwendungsposition zugeordnet ist.
Artikelbeschreibung	Die Artikel-Beschreibung aus der Vertragsposition, für die die Verwendung erfasst wird.
Zeilen-Nr.	Die Vertragspositions-Nummer, für die die Verwendung erfasst wurde.
Menge	Wenn Ebenen in Rechnung aufteilen ist in der Verträge konfigurieren zeigt die der Verwendungsposition zugeordnete Verwendungs Menge für Artikel mit einem Preis von Stufenpreis = Schritt oder Volumen an. Wenn diese Option deaktiviert ist oder wenn Stufenpreis = Absolut, wird in diesem Feld 1,00 angezeigt.
Verwendete Menge	Die verwendete Menge stellt die in die Rechnung umgerechnete Menge dar. Bei der nutzungsbasierten Abrechnung ist dies die tatsächliche Nutzung Menge. Bei der Zuteilung von Fakturierungsvorlagen wird die Menge proportional zum fakturierten Betrag zugewiesen. Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn Details zur Menge auf der Rechnung anzeigen ist in der Vertrags-Konfiguration aktiviert.
Mittelwertpreis	Der Durchschnittspreis stellt den effektiven Stückpreis dar, der zur Berechnung des fakturierten Betrags verwendet wird, berechnet als Transaktionsbetrag geteilt durch die verwendete Menge. Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn Details zur Menge auf der Rechnung anzeigen ist in der Vertrags-Konfiguration aktiviert.
Transaktionsbetrag	Der Verwendungs-Betrag, ausgedrückt in der Transaktionswährung.
Basisbetrag	Der Verwendungs-Betrag, ausgedrückt in der Basiswährung.
Preisstufe	Gilt nur, wenn Ebenen in Rechnung aufteilen ist im Datensatz Verträge konfigurieren und die Verwendungsposition verwendet einen Eintrag in der Preisliste mit Preistyp = Gestaffelt. Zeigt den Stufensatz an, der der Nutzungs-Rechnung Position zugeordnet ist.
Berechnungsnotiz	Die in diesem Feld angezeigten Daten unterscheiden sich in Abhängigkeit davon, ob der Ebenen in Rechnung aufteilen ist im Datensatz aktiviert. Verträge konfigurieren Seite. Wenn die Option deaktiviert ist oder wenn Stufenpreis = Volumen: Zeigt an, wie die Transaktions-Betrag berechnet wurde. Zeigt in der Regel ((Gesamtverwendungs-Menge, die zum Datum im Ab Datum Filterfeld abzüglich aller enthaltenen Einheiten) x (Preis gilt für die verwendete Menge)). Angenommen, ein Artikel hat gestaffelte Fakturierungspreise von 100 USD für Mengen von 1 bis 10 und 90 USD für Mengen von 11 bis 20 und die Verwendung wird nach jedem Menge Rechnung zurückgesetzt. Im März wurde für den Artikel eine Verwendung von 14 erfasst. Das Berechnungsmemo für März wird angezeigt (14 * 90). Im April wurde für den Artikel 9 Verwendung erfasst. Das Berechnungsmemo für April zeigt an (9 * 100). Wenn die Option aktiviert ist und die Verwendungsposition einen Preisliste Eintrag mit "Stufenpreis = Schritt" verwendet, wird der Stufenschritt Nummer für den Stufensatz aus der gesamten Nummer der Stufenschritte angezeigt. Wenn es beispielsweise drei Stufenschritte gibt und die entsprechende Position den Kurs aus Stufenschritt 2 verwendet, wird in diesem Feld Stufe 2 von 3 angezeigt. Wenn die Option aktiviert ist und die Verwendungsposition einen Eintrag in der Preisliste mit Stufenpreis = Absolut, wird die für die Verwendungsposition erfasste Menge angezeigt.
Startdatum des Servicezeitraums	Gibt den Beginn des Zeitraums an, in dem die Dienstleistungen Ihres Unternehmens für diesen Verwendungseintrag erbracht oder genutzt werden. Erfahren Sie mehr über Servicezeiträume.
Enddatum des Servicezeitraums	Gibt das Ende des Zeitraums an, in dem die Dienstleistungen Ihres Unternehmens für diesen Verwendungseintrag bereitgestellt oder genutzt werden. Erfahren Sie mehr über Servicezeiträume.

Felder "Stundenerfassungsbögen", "Mitarbeiterausgaben", "Ausgaben für Verbindlichkeiten", Felder für Einkaufstransaktionen

In der folgenden Tabelle werden die Felder in den transaktionsspezifischen Tabellen beschrieben.

Diese Transaktionen sind spezifisch für Verträge mit Projekten.

Feldbeschreibungen für Stundenerfassungsbögen, Mitarbeiterausgaben, Ausgaben für Verbindlichkeiten, Feldbeschreibungen für Einkaufstransaktionen
Feld	Beschreibung
Datum	Das Transaktionsdatum.
Belegnr.	Die Transaktions-Kennung.
Zeilen-Nr.	Die ZeilenNummer des entsprechenden Eintrags in der Datenbank. Dieses Feld dient nur als Referenz.
Projekt-ID	Die Projekt-Kennung, der die Transaktion zugeordnet ist.
Element	Der Artikel, der der Vertragsposition zugeordnet ist.
Menge	Gibt eine der folgenden Optionen an: die Menge, die dem Artikel zugeordnet ist, oder Die Nummer der Stunden, die mit einem Eintrag im Stundenerfassungsbogen verknüpft sind Wenn Sie über den Rechnungen generieren können Sie die Menge für Einträge in Stundenerfassungsbögen. Wenn Sie die Nummer der Stunden in eine Nummer ändern, die kleiner ist als die tatsächlichen Stunden, zeigt das System die nicht fakturierten Stunden an, wenn Sie das nächste Mal eine Rechnung für das Projekt generieren. Um die Stunden abzuschreiben oder aufzuschreiben, ändern Sie die Preis für die Stunden, wenn Sie das nächste Mal eine Rechnung für das Projekt generieren. Wenn Sie nicht möchten, dass die Stunden auf einer Rechnung erscheinen, die Sie an einen Kunden senden, generieren Sie eine Rechnung nur für die 0,00 Stunden.
Gebühren in Prozent	Die Kosten plus Gebühren-Prozent, die der fakturierbaren Transaktion zugeordnet sind, falls zutreffend.
Preis	Der Preis, der dem Artikel oder der Zeit zugeordnet ist. Sie können bei Bedarf einen anderen Preis eingeben.
Transaktionsbetrag	Der erweiterte Preis, ausgedrückt in der Transaktionswährung.
Beschreibung	Wenn Sie über den Rechnungen generieren können Sie dieses Feld verwenden, um Text einzugeben, der die fakturierbare Transaktion beschreibt. Dieser Text kann auf der Rechnung erscheinen, wenn er im zugehörigen Dokument-Vorlage.
Mitarbeitender Abteilung Standort Klasse Warenlager Benutzerdefinierte Dimensionen	Die Dimensionwerte, die der fakturierbaren Quell-Transaktion zugeordnet sind. Die Warenlager Dimension gilt nur für Einkauf Transaktionen.