Ausgabenzusammenfassungen hinzufügen, bearbeiten oder entfernen

Zusammenfassungen sind Sammlungen desselben Transaktionstyps, die zur Verarbeitung gruppiert werden. Bis Sie oder das System eine neue Zusammenfassung erstellen, werden auf dieser Seite keine Einzelposten angezeigt. Zusammenfassungen können geöffnet sein. In diesem Fall können Ausgaben-Reports eingereicht, genehmigt und bezahlt oder geschlossen werden.

Bei der Gestaltung eines Ausgaben Report Prozesses kann das System Administrator Zugriff auf die Seiten gewähren, die für die Verwaltung Ausgaben Reports erforderlich sind, jedoch keinen Zugriff zum Öffnen oder Schließen von Zusammenfassungen.

Informationen zum Erstellen von Ausgabenzusammenfassungen

Zusammenfassungen für Ausgaben werden auf zwei Arten erstellt.

• Automatisch, durch Konfiguration von Ausgaben.
• Manuell durch spezifische Zusammenfassungen, die Sie für bestimmte Situationen erstellen und benennen.

Automatisch erstellte Zusammenfassungen: Normalerweise können Mitarbeiter (und andere) im Rahmen des Tagesgeschäfts Ausgaben direkt über Meine Ausgaben-Reports (oder über das OpenAir.com System) muss immer ein Zusammenfassung verfügbar sein, der Mitarbeiter eingegebenen Ausgaben Reports enthält. Folglich erstellt die Funktion zur automatischen Erstellung von Zusammenfassungen automatisch Ausgabenzusammenfassungen, sodass für Ausgaben-Reports, die im Laufe des Tages eingegeben werden, immer eine Zusammenfassung vorhanden ist. Automatische Zusammenfassungen werden entsprechend den vom Ausgaben-Administrator gewählten Zeitintervallen erstellt. Ausgaben-Reports, die während dieser Zeit eingehen, werden in der für dieses Zeitintervall erstellten Zusammenfassung gruppiert. Die Häufigkeit der Erstellung automatischer Zusammenfassungen wird auf der Seite "Ausgaben konfigurieren" festgelegt (Unternehmen > Admin > Abonnements > Ausgaben > konfigurieren). 

Manuell erstellte Zusammenfassungen: Eine manuelle Zusammenfassung ist nützlich, wenn der Mitarbeiter-Ausgaben-Administrator eine spezielle Zusammenfassung für bestimmte Ausgaben benötigt. Angenommen, Sie haben einen Mitarbeiter, John, der umgezogen wird und für den eine große Nummer von Umzugskosten entstanden ist. Der Administrator möchte möglicherweise, dass alle Umzugskosten von John in einer Zusammenfassung mit dem Namen "Johns Umzugskosten" zusammengefasst werden, unabhängig von den Tagen, an denen John die Ausgaben eingibt.

Eine Ausgaben-Zusammenfassung hinzufügen

1. Gehe zu Ausgaben > Alle > Ausgaben-Nebenbuch > Zusammenfassungen.

2. Wählen Sie Erstellen aus.

3. Geben Sie einen Name der Zusammenfassung.

4. Wählen Sie eine oder geben Sie eine HB-Buchung.

5. Wählen Sie Speichern.

1. Gehe zu Ausgaben > Alle > Ausgaben-Nebenbuch > Zusammenfassungen.

2. Wählen Sie Hinzufügen aus.

3. Geben Sie einen Name der Zusammenfassung.

4. Wählen Sie eine oder geben Sie eine HB-Buchung.

5. Wählen Sie Speichern.

Ausgaben-Zusammenfassung bearbeiten

1. Gehe zu Ausgaben > Alle > Ausgaben-Nebenbuch > Zusammenfassungen.

2. Suchen Sie die Ausgaben-Zusammenfassung, die Sie bearbeiten möchten.

3. Wählen Sie Bearbeiten am Ende der Zeile aus.

4. Nehmen Sie die notwendigen Änderungen vor.

   Wenn Sie die Basiswährung einer Zusammenfassung ändern müssen, Entfernen Sie zuerst alle Transaktionen in dieser Zusammenfassung.

    

5. Wählen Sie Speichern.

1. Gehe zu Ausgaben > Alle > Ausgaben-Nebenbuch > Zusammenfassungen.

2. Suchen Sie die Ausgaben-Zusammenfassung und wählen Sie Bearbeiten.

3. Nehmen Sie die notwendigen Änderungen vor.

   Wenn Sie die Basiswährung einer Zusammenfassung ändern müssen, Entfernen Sie zuerst alle Transaktionen in dieser Zusammenfassung.

    

4. Wählen Sie Speichern.

Ausgaben-Zusammenfassung löschen

1. Gehe zu Ausgaben > Alle > Ausgaben-Nebenbuch > Zusammenfassungen.

2. Suchen Sie die Ausgaben-Zusammenfassung, die Sie Entfernen möchten.

3. Wählen Sie am Ende der Zeile Mehr Aktionen > Entfernen.

4. Wählen Sie zur Bestätigung Entfernen aus.

1. Gehe zu Ausgaben > Alle > Ausgaben-Nebenbuch > Zusammenfassungen.

2. Suchen Sie die Ausgaben-Zusammenfassung und wählen Sie Löschen.

Feldbeschreibungen

Feldbeschreibungen der Liste "Ausgabenzusammenfassungen"

Feld	Beschreibung
Titel der Zusammenfassung	Geben Sie einen Titel für die Zusammenfassung ein. Sie können den Titel sowohl für manuell als auch für automatisch erstellte Zusammenfassungen später ändern.
Zusammenfassung Basiswährung	Wenn Sie eine Zusammenfassung manuell auf dem Top-Level erstellen, müssen Sie auf den Abwärtspfeil klicken und eine Basiswährung auswählen, die das System für jede Transaktion in dieser Zusammenfassung verwendet.
HB-Erfassungsdatum	Das heutige Datum wird automatisch in das Datumsfeld eingetragen. Sie können jedoch ein Datum für die Zusammenfassung eingeben oder über die Schaltfläche "Kalender" eines auswählen.
Status	Der Standardstatus ist Aktiv. Wenn Sie jedoch nicht möchten, dass diese Zusammenfassung in der Liste angezeigt wird, können Sie sie wie folgt festlegen Inaktiv. Sie können inaktive Zusammenfassungen anzeigen, indem Sie das Symbol Inaktive einschließen Kontrollkästchen. Sie können Ausgabenzusammenfassungen erst deaktivieren, nachdem eine abhängige Transaktion abgeschlossen ist.