Prozess für Ausgaben-Report – Übersicht

Mitarbeitende erstellen und reichen Ausgaben-Reports ein, die den Führungskräften der Mitarbeitenden zur Genehmigung vorgelegt werden. Nach der Genehmigung werden die Ausgaben Reports zu Erstattung Anforderungskandidaten, die von der Buchhaltungs Abteilung in ausstehende Rückerstattungen umgewandelt werden sollen, aus denen Schecks gedruckt werden.

Die folgenden beiden Ausnahmen sind, wenn:

• Eine Vorschuss-Zahlung wird ausgestellt, bevor der Mitarbeiter einen Ausgaben-Report erstellt. In diesem Fall erstellt die Abteilung der Buchhaltung zuerst eine Vorschuss-Zahlung und druckt einen Scheck. Später erstellt der Mitarbeiter einen Ausgaben-Report. Die Buchhaltungs Abteilung wendet dann die Vorschuss Zahlung auf die Zahlungsanforderung für diese Ausgaben Report an.

• Ihr Personal sendet seine Reise- oder andere Belege per E-Mail und unterstützt mit künstlicher Intelligenz (KI) die Codierung. Maschinelles Lernen (ML) merkt sich die Änderungen für zukünftige Belege. Mitarbeiter können diese elektronischen Belege verwenden, um Ausgaben-Reports zu erstellen.

Ausgaben-Reports genehmigen oder ablehnen

Dieser Abschnitt ist für den Manager des Mitarbeiters bestimmt.

• Manager müssen Benutzer einrichten, um Ausgaben zu genehmigen oder abzulehnen.

• Wenn die E-Mail-Benachrichtigung aktiviert ist, erhalten Sie eine E-Mail, in der Sie darüber benachrichtigt werden, dass ein Ausgaben-Report zur Überprüfung bereitsteht.

• Wenn die E-Mail-Benachrichtigung deaktiviert ist, müssen Sie die Ausgaben-Reports überprüfen, die für Ihre Genehmigung bereit sind.

• Mitarbeiter können ihre eigenen nicht genehmigten Ausgaben-Reports bearbeiten.

• Genehmigte Ausgaben-Reports werden zu Kandidaten für Erstattungsanträge.

Weitere Informationen finden Sie unter Genehmigungen für Ausgaben-Reports einrichten oder Ausgaben-Reports genehmigen oder ablehnen.

Ausgaben rückerstatten

Die Rückerstattung von Ausgaben erfolgt in zwei Schritten:

1. Erstellen Sie Erstattungsanträge aus genehmigten Ausgaben-Reports.

2. Schließen Sie die Erstattung ab (es sei denn, es wurde bereits eine Vorschuss-Bar-Zahlung geleistet).

Wenn Sie den optionalen Genehmigungsprozess verwenden, müssen Erstattungen genehmigt werden, wenn sie innerhalb des erforderlichen Betragsbereichs liegen.

Wählen Sie als Nächstes die zu zahlenden Ausgaben-Reports aus und wählen Sie eine Erstattungsmethode aus:

• Barmittel: Erfasst manuelle Zahlungen.

• Online: Druckt und versendet einen Scheck über das Online-Druckzentrum.

• Scheck: Dies ist die gängigste Methode und kann lokal als Teil eines Schecklaufs gedruckt werden.

Weitere Informationen finden Sie unter Zu erstattende Ausgaben-Reports auswählen oder Schecks für die Ausgaben-Erstattung drucken.

Wartung

Das Buchhaltungspersonal muss eine Nummer regelmäßiger Aufgaben ausführen.

• Erstellen von Ausgaben-Reports für andere

  • Möglicherweise müssen Sie einen Ausgaben-Report für eine andere Person eingeben. Weitere Informationen finden Sie unter Ausgaben-Reports erstellen.

  • Beispiel: Eine Person hat das Unternehmen verlassen und hat keinen Zugriff mehr auf Intacct.

• Eingereichte Ausgaben-Reports teilweise bearbeiten oder reklassifizieren

  • Möglicherweise müssen Sie Fehler in Ausgaben-Reports ändern, nachdem sie eingereicht wurden. Weitere Informationen finden Sie unter Ausgaben-Report reklassifizieren.

• Überprüfung ausstehend

  • Genehmigte Ausgaben-Reports überprüfen, die zur Erstattung bereit sind. Weitere Informationen finden Sie unter Ausstehende Rückerstattungen von Ausgaben anzeigen.

• Reports ausführen

  • Möglicherweise möchten Sie Reports ausführen, z. B. ein Ausgaben-Bestandsbuch. Weitere Informationen finden Sie unter Ausgaben-Bestandsbuch-Report.

  • Sie können auch erfasste Erstattungen anzeigen und ungültig machen. Weitere Informationen finden Sie unter Gebuchte Erstattungen von Mitarbeiter-Ausgaben annullieren.

Sage Expense Management

Sage Expense Management (SEM) ist eine Lösung von Sage Intacct, die die Ausgabenverfolgung und das Reporting vereinfacht und die Verwaltung von Geschäftsausgaben erleichtert.

• Ausgaben-Reports: Ausgaben-Reports gruppieren mehrere Ausgaben zur Einreichung und Genehmigung. Sie bieten eine zusammengefasste Ansicht Ihrer Ausgaben über einen bestimmten Zeitraum.

• Genehmigungen: Nachdem Sie einen Ausgaben-Report eingereicht haben, durchläuft er einen Genehmigungs-Workflow. Dies betrifft in der Regel Ihre Führungskraft und möglicherweise andere Genehmigende.

• Erstattungen: Nachdem Ihre Ausgaben-Reports genehmigt wurden, erhalten Sie Erstattungen für alle Auslagen.

Weitere Informationen finden Sie unter Sage Ausgabenmanagement.