Prozess für Ausgaben-Report – Übersicht

Mitarbeitende erstellen und reichen Ausgaben-Reports ein, die den Führungskräften der Mitarbeitenden zur Genehmigung vorgelegt werden. Nach der Genehmigung werden die Ausgaben-Reports zu Erstattungsantragskandidaten, die von der Buchhaltungs-Abteilung in ausstehende Erstattungen umgewandelt werden, aus denen Schecks gedruckt werden.

Prozess-Workflow für Ausgaben-Report.

Die folgenden beiden Ausnahmen sind, wenn:

  • Eine Vorschuss-Zahlung wird ausgestellt, bevor der Mitarbeiter einen Ausgaben-Report erstellt. In diesem Fall erstellt die Abteilung der Buchhaltung zuerst eine Vorschuss-Zahlung und druckt einen Scheck. Später erstellt der Mitarbeiter einen Ausgaben-Report. Die Buchhaltungs-Abteilung wendet dann die Vorschuss-Zahlung auf die Zahlungsanforderung für diesen Ausgaben-Report an.

  • Ihr Personal sendet seine Reise- oder andere Belege per E-Mail und unterstützt mit künstlicher Intelligenz (KI) die Codierung. Maschinelles Lernen (ML) merkt sich die Änderungen für zukünftige Belege. Mitarbeiter können diese elektronischen Belege verwenden, um Ausgaben-Reports zu erstellen.

Ausgaben-Reports genehmigen oder ablehnen

Dieser Abschnitt ist für den Vorgesetzten des Mitarbeiters bestimmt.

  • Manager müssen Benutzer einrichten, um Ausgaben zu genehmigen oder abzulehnen.

  • Wenn die E-Mail-Benachrichtigung aktiviert ist, erhalten Sie eine E-Mail, in der Sie darüber benachrichtigt werden, dass ein Ausgaben-Report zur Überprüfung bereit ist.

  • Wenn die E-Mail-Benachrichtigung deaktiviert ist, müssen Sie die Ausgaben-Reports überprüfen, die für Ihre Genehmigung bereit sind.

  • Mitarbeiter können ihre eigenen nicht genehmigten Ausgaben-Reports bearbeiten.

  • Genehmigte Ausgaben-Reports werden zu Kandidaten für Erstattungsanträge.

Weitere Informationen finden Sie unter Genehmigungen für Ausgaben-Reports einrichten oder Ausgaben-Reports genehmigen oder ablehnen.

Ausgaben rückerstatten

Die Rückerstattung von Ausgaben erfolgt in zwei Schritten:

  1. Erstellen Sie Erstattungsanträge aus genehmigten Ausgaben-Reports.

  2. Schließen Sie die Erstattung ab (es sei denn, es wurde bereits eine Vorschuss-Bar-Zahlung geleistet).

Wenn Sie den optionalen Genehmigungsprozess verwenden, müssen Erstattungen genehmigt werden, wenn sie innerhalb des erforderlichen Betrags liegen.

Wählen Sie als Nächstes die zu zahlenden Ausgaben-Reports aus und wählen Sie eine Erstattungsmethode aus:

  • Barmittel: Erfasst manuelle Zahlungen.

  • Online: Druckt und versendet einen Scheck über das Online-Druckzentrum.

  • Scheck: Die gängigste Methode kann lokal als Teil eines Schecklaufs gedruckt werden.

Weitere Informationen finden Sie unter Zu erstattende Ausgaben-Reports auswählen oder Schecks für die Ausgaben-Erstattung drucken.

Wartung

Buchhaltungspersonal muss eine Nummer regelmäßiger Aufgaben ausführen.

  • Erstellen von Ausgaben-Reports für andere

    • Möglicherweise müssen Sie einen Ausgaben-Report für eine andere Person eingeben. Weitere Informationen finden Sie unter Ausgaben-Reports erstellen.

    • Beispiel: Eine Person hat das Unternehmen verlassen und hat keinen Zugriff mehr auf Intacct.

  • Eingereichte Ausgaben-Reports teilweise bearbeiten oder reklassifizieren

  • Überprüfung ausstehend

  • Reports ausführen