Ausgaben konfigurieren
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Auf der Seite "Ausgaben konfigurieren" können Sie grundlegende Informationen zur Funktionsweise der Anwendung auswählen, einschließlich der folgenden:
- Erforderliche Buchhaltungsinformationen, z. B. die Journale und Konten, die für Ausgaben, Verbindlichkeiten, Anpassungen und Erstattungen verwendet werden sollen.
-
Optionen zum Erfassen von Ausgaben-Reports:
- Erforderliche Felder: Müssen Benutzer beispielsweise einen Grund für die Ausgaben eingeben?
- Verfügbare Dimensionen, wie Kunde und Projekt.
- Gibt an, ob Ausgaben in anderen Währungen eingegeben werden können.
- Standard Zahlungsmethode und Bank Konto für die Erstattung von Ausgaben.
- Genehmigungsprozess für Ausgaben-Reports und Ausgaben-Erstattungen.
- Automatisieren Sie die Mitarbeiterausgaben (eingehende elektronische Belege).
| Abonnement |
Zeit und Ausgaben Administration |
|---|---|
| Regionale Verfügbarkeit |
Alle Regionen |
| Benutzertyp |
Geschäftlicher Benutzer mit Admin-Berechtigungen |
| Berechtigungen |
Administration
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Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
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Gehe zu Ausgaben >Einrichtung > Konfiguration.
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Gehe zu Unternehmen > Admin > Abonnements > Zeit und Ausgaben > Konfigurieren.
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Füllen Sie die Felder in den einzelnen Abschnitten aus.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
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Ausgaben |
Das Journal, das Intacct zum buchen der Mitarbeiterausgaben verwendet. |
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Ausgabenanpassungen |
Das Journal, das Intacct zum buchen von Ausgabenkorrekturen verwendet. |
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Rückerstattungen |
Das Journal, das Intacct verwendet, um Erstattungen für Mitarbeiterausgaben zu buchen. |
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
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Mitarbeiterverbindlichkeiten |
Das Hauptbuch-Konto, das Intacct verwendet, um die Verbindlichkeiten von Mitarbeitern zu buchen. Dabei sollte es sich um eine Konto für Verbindlichkeiten handeln, nicht um eine Bank Konto.
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Mehrwährungsgewinn oder -verlust |
Das Hauptbuch-Konto, das Intacct verwendet, um Gewinne und Verluste aufgrund von Währungsumrechnungen für Unternehmen mit mehreren Währungen zu buchen. Wählen Sie keine Hauptbuch Konto aus, die einer Bank Konto zugeordnet ist. Vielmehr sollten Sie ein Konto angeben, das Sie als Überweisungs-Konto verwenden können, um später geeignete Maßnahmen zu ergreifen.
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Mitarbeitervorschüsse |
Das Hauptbuch-Konto, das Intacct verwendet, um Vorschusszahlungen an Mitarbeitende zu buchen. Diese Verrechnungs Konto ist optional. Dies ist nur erforderlich, wenn Sie die Funktion "Vorschüsse" verwenden möchten. Wählen Sie keine Hauptbuch Konto aus, die einer Bank Konto zugeordnet ist. Vielmehr sollten Sie ein Konto angeben, das Sie als Überweisungs-Konto verwenden können, um später geeignete Maßnahmen zu ergreifen.
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Ausgabentypen |
Ermöglicht die Einrichtung von Ausgabentypen für die Codierung von Mitarbeiterausgaben. Mit Ausgabentypen können Sie Folgendes tun:
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Neueinstufung zulassen |
Nur für Reports zu Ausgaben für Personal. Wenn Sie diese Option auswählen, können Benutzer mit der Berechtigung zum Bearbeiten von Ausgaben-Reports Ausgaben und Ausgabenkorrekturen, die ausgewählt, teilweise bezahlt, bezahlt oder rückgängig gemacht wurden, reklassifizieren. Beispielsweise können Benutzer das Datum eines bereits bezahlten Ausgaben-Report ändern.
Um zu verhindern, dass jemand Ausgaben-Reports ändert, lassen Sie dieses Kontrollkästchen deaktiviert. |
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Verhindert, dass Sie unbezahlte Ausgaben löschen. Stattdessen müssen Sie unbezahlte Ausgaben umkehren. Auswählen Zurückbuchung unbezahlter Ausgaben zulassen Ändert diese Seiten:
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HB-Erfassungsdatum |
Auswählen Nein Ermöglicht es Mitarbeitenden, das HB-Buchungsdatum ihres Ausgaben-Reportes in "Meine Ausgaben-Reports" zu ändern. |
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
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Überschreibung des 1099-Formulars und -Felds aktivieren |
Standardmäßig sind alle Transaktion-Einzelposten für einen Mitarbeiter einem bestimmten 1099-Formular und -Feld zugeordnet. Diese Standardwerte werden im Mitarbeiter-Datensatz definiert. Aktivieren Sie diese Option, um das Standardformular bzw. -feld für einen einzelnen Einzelposten innerhalb einer Transaktion zu überschreiben. |
Ausgaben-Reports, Ausgabenkorrekturen und Erstattungen werden automatisch in automatischen Zusammenfassungen gruppiert. Das Zusammenfassung Buchung Datum ist das Datum, das Hauptbuch verwendet, um Transaktionen innerhalb dieser Zusammenfassung zu buchen. Aus diesem Grund ist es üblich, "Täglich" als Häufigkeit der Zusammenfassung für jede Art von Transaktion auszuwählen.
Weitere Informationen finden Sie unter Ausgabenzusammenfassungen hinzufügen, bearbeiten oder entfernen.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
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Ausgaben-Reports |
Wie oft Intacct automatische Zusammenfassungen für Ausgaben-Reports erstellt. Folgende Optionen stehen zur Auswahl:
Auswählen Einmal pro Ausgaben nur wenn Sie möchten, dass Intacct für jede eingegebene Mitarbeiter-Ausgaben eine Zusammenfassung erstellt. |
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Anpassungen |
Wie oft Intacct automatische Zusammenfassungen für Ausgabenkorrekturen erstellt. Folgende Optionen stehen zur Auswahl:
Auswählen Eine pro Ausgaben-Korrektur nur wenn Sie möchten, dass Intacct für jeden eingegebenen Ausgaben Korrektur Zusammenfassung erstellt. |
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Rückerstattungen |
Wie oft Intacct automatische Zusammenfassungen für Ausgabenerstattungen erstellt. Folgende Optionen stehen zur Auswahl:
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| Feld | Beschreibung |
|---|---|
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Nachverfolgung und Reporting für jede ausgewählte Dimension aktivieren |
In diesem Abschnitt wird die Liste der Standarddimensionen angezeigt, die in Ihrem Hauptbuch aktiviert sind. Benutzerdefinierte Dimensionen (Dimensionen, die Sie für Ihre individuellen Geschäftsanforderungen erstellen) werden in dieser Liste nicht angezeigt, da sie zum Zeitpunkt der Erstellung automatisch in Ihre Anwendungen übertragen werden. Wählen Sie die Standarddimensionen aus, die Sie in dieser Anwendung für die Nachverfolgung und das Reporting verwenden möchten.
Sage Intacct verteilt Dimensionen über Ihre Anwendungsseiten, auf denen Sie Dimensionswerte auswählen können, die auf bestimmte Transaktionen angewendet werden sollen. Wenn Sie beispielsweise einen Kundenauftrag erstellen, verwenden Sie die Kundendimension, um die Transaktion zu kennzeichnen, damit Sie den Umsatz pro Kunde nachverfolgen und Reports dazu ausführen können. Oder: Wenn Sie einen Kaufauftrag erstellen, verwenden Sie die Lieferantendimension, um die Transaktion zu kennzeichnen, damit Sie die Kosten pro Lieferant nachverfolgen und Reports dazu ausführen können.
Wenden Sie sich an Ihr Sage Intacct-Konto , um Ihre Bestands- oder Bauwesen-Abonnement zu aktivieren. |
Sie können IDs für bestimmte Transaktions- und Datensatztypen manuell bei der Erstellung eingeben. Sie können Intacct auch anweisen, die IDs für Sie basierend auf einem vordefinierten Plan hinzuzufügen.
Mit einem vordefinierten ID-Plan generiert Ihr Unternehmen automatisch neue IDs oder Nummern für die zugehörigen Transaktionen und Datensätze. Sie können beispielsweise einen Dokumentreihenfolgeplan für Mitarbeiter erstellen. Die Dokument-Sequenz erstellt automatisch eine neue Mitarbeiter-ID, z. B. "EMP-0100", und erhöht die Nummer jedes Mal, wenn eine neue Mitarbeiter erstellt wird.
Im Abschnitt "Belegfolge" haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Einen voreingestellten ID-Plan für bestimmte Transaktionen und Datensätze auswählen.
- Eine Warnmeldung für doppelte IDs bei manueller Eingabe festlegen.
- IDs für bestimmte Arten von Transaktionen und Dokumenten vorschreiben (nur Verbindlichkeiten und Forderungen).
Wechseln Sie zu Unternehmen > Einrichtung > Einstellungen > Nummernkreise, um eine neue Nummerierungsfolge zu erstellen, und wählen Sie sie dann in diesem Abschnitt als Option aus.
Wenn Sie keine Nummernkreise für eine Transaktion oder einen Datensatz auswählen, müssen Benutzer*innen beim Erstellen neuer Transaktionen oder Datensätze manuell eine ID oder Nummer eingeben.
Neben der Zeitersparnis stellt die automatische Nummerierung sicher, dass Benutzer eine ID nicht zweimal verwenden oder eine Nummer ganz überspringen können.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
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Ausgaben-Report |
Automatische Nummerierungsreihenfolge, die beim Erstellen neuer Ausgaben-Reports verwendet wird. |
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Habenanpassung |
Automatische Nummerierungsreihenfolge, die beim Erstellen neuer Gutschriftanpassungen durch Benutzer verwendet wird. |
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Sollanpassung |
Automatische Nummerierungsreihenfolge, die beim Erstellen neuer Sollkorrekturen durch Benutzer verwendet wird. |
|
Mitarbeitender |
Automatische Nummerierungssequenz, die verwendet wird, wenn Benutzer neue Mitarbeiterdatensätze hinzufügen. |
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Doppelte Nummern |
Wählen Sie eine der folgenden Optionen:
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Dieser Abschnitt wird nur für Unternehmen angezeigt, die die Verwaltung mehrerer Währungen aktiviert haben.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
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Ausgaben-Reports in Fremdwährung aktivieren |
Wählen Sie aus, ob Benutzer Ausgaben-Reports in anderen Währungen als der Basiswährung des Unternehmens eingeben können. |
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Wechselkurs |
Wählen Sie die Wechselkursart aus. Standardmäßig ruft Intacct den Tageskurs von einem Wechselkursanbieter ab und wendet den Kurs an, der zum Zeitpunkt der Erstellung des Ausgaben-Report gültig ist. |
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Konvertierung ausschließen, wenn die Basiswährung und die Ausgabenwährung übereinstimmen |
Wählen Sie diese Option aus, um die Umrechnung übereinstimmender Basis- und Ausgabenwährungen auszuschließen. |
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
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Standardzahlungsmethode |
Wenn Benutzer Mitarbeiter erstatten, ist diese Zahlungsmethode standardmäßig ausgewählt. Benutzer können jedoch jederzeit von Fall zu Fall eine andere Zahlungsmethode auswählen. Wählen Sie eine der folgenden Optionen:
Die hier ausgewählte Zahlungsmethode gilt für alle Benutzer von Ausgaben. |
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Standardbankkonto |
Wählen Sie die Standardbank Konto die zum erstatten von Ausgaben verwendet wird. |
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Kontakt für Benachrichtigungen |
Wählen Sie eine der folgenden Optionen:
Legen Sie fest, wessen Kontakt in den Benachrichtigungs-E-Mails zur Zahlung enthalten sind, falls Mitarbeiter Fragen haben. Weitere Informationen finden Sie unter E-Mail zur Zahlungsbenachrichtigung einrichten. |
Wählen Sie in diesem Abschnitt Informationen aus, die Sie für alle Ausgaben-Reports erforderlich machen möchten. Wenn Sie die Projekte Anwendung abonnieren, können Sie auch Felder auswählen, die automatisch für Benutzer ausgefüllt werden sollen. Die Felder, wie Standort und Abteilung, werden aus dem Datensatz des Mitarbeiters oder aus dem Projekt abgeleitet.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
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Zuordnung zum Verteilen der Spesenerfassung aktivieren |
Aktiviert Sage Intacct-Transaktionen zum Verteilen von Ausgaben oder Zeiteinträgen von Mitarbeitern. Weitere Informationen finden Sie unter Zuordnung zum Verteilen der Ausgabenerfassung aktivieren Konfiguration. |
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Report-Nummer |
Legen Sie fest, dass für jeden Ausgaben-Report eine Report-Nummer erforderlich ist. Wenn Sie eine automatische Nummerierungssequenz für Ausgaben-Reports auswählen, wird diese Nummer automatisch für Benutzer generiert. |
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Grund für die Ausgabe |
Wählen Sie diese Option, damit Benutzer den Grund für die Ausgaben eingeben müssen. |
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Bezahlt an und bezahlt für |
Wählen Sie diese Option aus, wenn Benutzer Informationen für diese Felder eingeben müssen. |
|
Datum |
Wählen Sie diese Option, wenn Benutzer ein Datum eingeben müssen. |
|
Wenn Sie auch Projekte abonnieren, können Sie auswählen, wo Ihr Unternehmen die Werte für Abteilung, Standort und Klasse in Ausgaben-Reports abruft. Beispiel: Ein Mitarbeiter gibt eine Ausgaben für ein bestimmtes Projekt ein. Sie können die Ausgaben dem Standort und der Abteilung des Projekts zuordnen, auch wenn der Mitarbeiter für einen anderen Standort oder eine andere Abteilung arbeitet.
|
Wenn Sie Ausgabengenehmigungen aktivieren, müssen eingereichte Ausgaben-Reports genehmigt werden, bevor mit dem Erstattungsprozess fortgefahren wird. Viele Unternehmen richten Genehmigungen für Ausgaben basierend auf dem Vorgesetzten des Mitarbeiters ein. Der Manager muss die Ausgaben Report zuerst genehmigen, bevor sie auf der Seite "Zum erstatten auswählen" zur Zahlung verfügbar ist. Weitere Informationen finden Sie unter Genehmigungen für Ausgaben-Reports einrichten.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
|
Genehmigung des Ausgabenreports aktivieren |
Aktiviert Ausgabengenehmigungen. Wenn ein Ausgaben-Report eingereicht wird, unterliegt er der Genehmigung auf der Grundlage der Optionen, die Sie im Datensatz auswählen: Genehmigende Abschnitt. Der genaue Genehmigungsprozess ist konfigurierbar und kann eine oder mehrere Genehmigungsebenen nach Abteilungsleitung, Mitarbeiter, Manager, Projektmanager oder sogar einem bestimmten Benutzer umfassen. Sie können Genehmigungen auch basierend auf dem Wert implementieren. |
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E-Mail-Benachrichtigung |
Benachrichtigt die entsprechenden Genehmigenden per E-Mail, wenn Ausgaben-Reports eingereicht werden. Dadurch werden Mitarbeiter auch benachrichtigt, wenn Ausgaben-Reports genehmigt oder abgelehnt werden. |
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Genehmigung einschränken |
Wenn diese Option ausgewählt ist, können Genehmigende nur die Einzelposten anzeigen und genehmigen, zu deren Genehmigung sie berechtigt sind. Angenommen, Sie implementieren eine Genehmigungsebene basierend auf dem Projektmanager. Projektmanager können nur Einzelposten anzeigen und genehmigen, die einem von ihnen verwalteten Projekt zugeordnet sind.
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Ebene Mindestbetrag |
Gilt nur, wenn Sie Wert-Genehmigung als eine Ihrer Genehmigungsebenen im Abschnitt "Genehmigende" (unten) festlegen. Verwenden Sie den Wert Genehmigung Tabelle, um Genehmigung für Ausgaben Reports zu definieren, die bestimmte Beträge überschreiten. Beachten Sie bei der Angabe der Beträge für die einzelnen Genehmigungsebenen folgende Tipps:
Beispiel: Angenommen, Sie geben Folgendes für Ihre Genehmigungsebenen ein:
In diesem Fall haben Sie folgende Möglichkeiten:
Wenn ein Ausgaben-Report einen bestimmten Schwellenwert überschreitet, kann er von jedem Benutzer mit der Berechtigung für diese Genehmigung genehmigt werden. Sie können beispielsweise angeben, dass für Ebene 1 ein Genehmigender erforderlich ist. Wenn Sie 5 Benutzern die Berechtigung erteilen, auf dieser Ebene zu genehmigen, kann jeder der 5 Benutzer einen bestimmten Ausgaben-Report genehmigen.
Um einer Person die Berechtigung zuzuweisen, Ausgaben-Reports basierend auf dem Wert zu genehmigen, bearbeiten Sie die Berechtigungen des Benutzers in "Ausgaben". Weisen Sie dem Benutzer Berechtigungen für die Genehmigung von Ausgaben zu und wählen Sie die Ebenen aus, die er genehmigen kann.
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Uneingeschränkt |
Dieser Benutzer kann den eingerichteten Genehmigungsprozess außer Kraft setzen und jeden eingereichten Ausgaben-Report genehmigen. Es ist empfehlenswert, einen uneingeschränkten Genehmigenden zuzuweisen, der noch nicht an einem etablierten Genehmigungsprozess teilnimmt. Wenn Sie einen Genehmigenden zuweisen, der bereits an einem etablierten Genehmigungsprozess teilnimmt, haben die Entscheidungen dieses Genehmigenden immer Vorrang vor den Entscheidungen anderer Genehmigender in diesem Prozess.
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Erster |
Wählen Sie das Symbol Erster Dropdown-Pfeil und wählen Sie dann einen Benutzer aus, der zunächst eine eingereichte Ausgabe genehmigen soll. Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle zusätzlichen Genehmigungsebenen, die Sie hinzufügen möchten (bis zu 5). Sie können beispielsweise die erste Genehmigung als Vorgesetzte des Mitarbeiters und die zweite Genehmigung als Abteilungsleiter einrichten.
Sobald eine Ausgabe von einem Genehmigenden genehmigt wurde, benachrichtigt Intacct den nächsten Genehmigenden in der Reihe, dass die Ausgaben zur Überprüfung bereit sind. Wenn Sie "Wert Genehmigung" für eine der Ebenen auswählen, müssen Sie die Wertschwellenwerte und Minimum Nummer der Genehmigenden im Abschnitt "Einreichung Betrag Genehmigungen" definieren.
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Standardmäßig sind Genehmigungen für Erstattungen aktiviert. Sie werden jedoch erst erzwungen, wenn Sie die Genehmigungsebenen und -beträge im Abschnitt "Wert-Genehmigungsebenen" definiert haben.
Legen Sie mindestens eine Minimum Genehmigung Level für Ausgaben Report Erstattungen fest.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
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Rückerstattungsgenehmigung für Ausgabenreport aktivieren |
Aktiviert Genehmigungen für Erstattungen. Wenn Sie keine Genehmigungen für die Erstattung aktivieren, werden alle Ausgaben-Reports, die auf der Seite Zum Erstatten auswählen wird ohne Genehmigung bezahlt. |
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Ebene |
Verwenden Sie die Tabelle Minimum Betrag Genehmigung, um die Genehmigung Ebenen und Beträge für Ausgaben Erstattungen festzulegen. Genehmigende auf jeder Ebene können Ausgabenerstattungen, die unter bestimmte Beträge fallen, auf die gleiche Weise genehmigen, wie Genehmigungen für Ausgaben-Report festgelegt werden. Rückerstattungsgenehmigungen verhalten sich jetzt wie andere Genehmigungen, wie z. B. Genehmigungen für Ausgaben-Report. Der Betrag, den Sie für jede Genehmigungsebene angeben, ist also der Minimum Betrag die der Genehmigende genehmigen kann, wobei der maximale Betrag 0,01 USD in der nächsten Genehmigungsstufe beträgt.
Beispiel: Angenommen, Sie geben Folgendes für Ihre Genehmigungsebenen ein:
In diesem Fall haben Sie folgende Möglichkeiten:
Wenn eine Erstattung einen bestimmten Schwellenwert überschreitet, kann sie von jedem Benutzer mit der Berechtigung für diese Genehmigung genehmigt werden. Sie können beispielsweise angeben, dass für Ebene 1 ein Genehmigender erforderlich ist. Wenn Sie 5 Benutzern die Berechtigung erteilen, auf dieser Ebene zu genehmigen, kann jeder der 5 Benutzer einen bestimmten Ausgaben-Report genehmigen.
Um einer Person die Berechtigung zur Genehmigung von Rückerstattungen von Ausgaben zuzuweisen, bearbeiten Sie die Berechtigungen des Benutzers in "Ausgaben". Weisen Sie dem Benutzer Berechtigungen für die Genehmigung von Erstattungen zu und wählen Sie die Ebenen aus, die er genehmigen kann.
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| Feld | Beschreibung |
|---|---|
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Intelligent Time aktivieren |
Sage Intelligent Time (SIT) ist ein virtueller Zeitassistent, der auf künstlicher Intelligenz (KI) basiert und die Zeiterfassung automatisiert. Sie sammelt Aktivitäten auf intelligente Weise über verbundene Zeitquellen wie die E-Mails oder den Kalender von Mitarbeitenden. Anschließend werden die Aktivitäten für die Aufnahme in Stundenerfassungsbögen mit den zugehörigen Kunden-, Projekt- oder Aufgabeninformationen vorgeschlagen. Wenn Sie SIT aktivieren, können Mitarbeitende ihre Zeit auch in einer Mobiltelefon-App eingeben und genehmigen. Nach dem Aktivieren von Sage Intelligent Time werden die folgenden Seiten unter "Zeit" aktualisiert, sodass SIT verwendet werden kann:
Zusätzlich sind die folgenden neuen Seiten verfügbar:
Wenn Sie Stundenerfassungsbögen haben, die vor der Aktivierung von Sage Intelligent Time erstellt wurden, können Sie diese im Repository anzeigen. SIT kann jederzeit deaktiviert werden. Weitere Informationen zum Aktivieren der intelligenten Zeit. |
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
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Standardbenutzereinschränkungen |
Standardmäßig können Benutzer Zeiten und Ausgaben für jedes Projekt eingeben. Wählen Sie diese Option aus, um sicherzustellen, dass Benutzer Zeit und Ausgaben nur für Projekte und Aufgaben eingeben können, die ihnen zugewiesen sind. Wenn Sie die Projekte Anwendung abonnieren, ist diese Option schreibgeschützt. Um die Auswahl zu ändern, konfigurieren Sie die Anwendung "Projekte". Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren von Projekten.
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| Feld | Beschreibung |
|---|---|
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Eingehende elektronische Belege aktivieren |
Ermöglicht das Erfassen und Importieren elektronischer Belege in Ausgaben-Reports. |
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E-Mail-Dienste aktivieren |
Ermöglicht es Mitarbeitern, Belege an eine bestimmte E-Mail-Adresse weiterzuleiten. Die E-Mail-Adresse kann nicht mit anderen Kontakten verknüpft werden.
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Nummernfolge elektronischer Belege |
Wählen Sie eine Nummernfolge aus, die in elektronische Belege aufgenommen werden soll. Dadurch wird sichergestellt, dass alle elektronischen Belege für Nachverfolgungs-, Audit- und Compliance-Zwecke eine eindeutige Nummer haben. |
