Ausgaben konfigurieren
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Auf der Seite "Ausgaben konfigurieren" können Sie grundlegende Informationen zur Funktionsweise der Anwendung auswählen, einschließlich der folgenden:
- Erforderliche Buchhaltungsinformationen, z. B. die Journale und Konten, die für Ausgaben, Verbindlichkeiten, Anpassungen und Erstattungen verwendet werden sollen.
-
Optionen zur Eingabe von Ausgaben-Reports:
- Erforderliche Felder: Müssen Benutzer beispielsweise einen Grund für die Ausgaben eingeben?
- Verfügbare Dimensionen, wie Kunde und Projekt.
- Gibt an, ob Ausgaben in anderen Währungen eingegeben werden können.
- Standard-Zahlungsmethode und Konto für die Rückerstattung von Ausgaben.
- Genehmigungsprozess für Ausgaben-Reports und Ausgaben-Erstattungen.
- Automatisieren Sie die Mitarbeiterausgaben (eingehende elektronische Belege).
| Abonnement |
Zeit und Ausgaben Administration |
|---|---|
| Regionale Verfügbarkeit |
Alle Regionen |
| Benutzertyp |
Geschäftlicher Benutzer mit Admin-Berechtigungen |
| Berechtigungen |
Administration
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Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
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Gehe zu Ausgaben >Einrichtung > Konfiguration.
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Gehe zu Unternehmen > Admin > Abonnements > Zeit und Ausgaben > Konfigurieren.
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Füllen Sie die Felder in den einzelnen Abschnitten aus.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
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Ausgaben |
Das Journal, das Intacct verwendet, um die Ausgaben von Mitarbeitern zu buchen. |
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Ausgabenanpassungen |
Das Journal, das Intacct verwendet, um Ausgabenkorrekturen zu buchen. |
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Rückerstattungen |
Das Journal, das Intacct verwendet, um Erstattungen für Mitarbeiterausgaben zu buchen. |
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
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Mitarbeiterverbindlichkeiten |
Das Hauptbuch-Konto, das Intacct verwendet, um die Verbindlichkeiten von Mitarbeitern zu buchen. Dabei sollte es sich um eine Konto für Verbindlichkeiten handeln, nicht um eine Bank Konto.
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Mehrwährungsgewinn oder -verlust |
Das Hauptbuch-Konto, das Intacct verwendet, um Gewinne und Verluste aufgrund von Währungsumrechnungen für Unternehmen mit mehreren Währungen zu buchen. Wählen Sie keine Hauptbuch Konto aus, die einer Bank Konto zugeordnet ist. Vielmehr sollten Sie ein Konto angeben, das Sie als Überweisungs-Konto verwenden können, um später geeignete Maßnahmen zu ergreifen.
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Mitarbeitervorschüsse |
Das Hauptbuch-Konto, das Intacct verwendet, um Vorschusszahlungen an Mitarbeitende zu buchen. Diese Verrechnungs Konto ist optional. Sie ist nur erforderlich, wenn Sie die Funktion "Vorschüsse" verwenden möchten. Wählen Sie keine Hauptbuch Konto aus, die einer Bank Konto zugeordnet ist. Vielmehr sollten Sie ein Konto angeben, das Sie als Überweisungs-Konto verwenden können, um später geeignete Maßnahmen zu ergreifen.
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Ausgabentypen |
Ermöglicht die Einrichtung von Ausgaben-Typen für die Verwendung bei der Codierung von Mitarbeiter-Ausgaben. Mit Ausgabentypen können Sie Folgendes tun:
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Neueinstufung zulassen |
Nur für Reports zu Ausgaben für Personal. Wenn Sie diese Option auswählen, können Benutzer mit der Berechtigung zum Bearbeiten von Ausgaben-Reports Ausgaben und Ausgabenkorrekturen, die ausgewählt, teilweise bezahlt, bezahlt oder zurückgebucht wurden, reklassifizieren. Beispielsweise können Benutzer das Datum eines bereits bezahlten Ausgaben-Reports ändern.
Um zu verhindern, dass Ausgaben-Reports geändert werden, lassen Sie dieses Kontrollkästchen deaktiviert. |
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Verhindert, dass Sie unbezahlte Ausgaben löschen. Stattdessen müssen Sie unbezahlte Ausgaben umkehren. Auswählen Zurückbuchung unbezahlter Ausgaben zulassen Ändert diese Seiten:
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HB-Erfassungsdatum |
Auswählen Nein Ermöglicht es Mitarbeitenden, das Hauptbuch-Buchung-Datum ihrer Ausgaben Report in "Meine Ausgaben Reports" zu ändern. |
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
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Überschreibung des 1099-Formulars und -Felds aktivieren |
Standardmäßig sind alle Transaktions-Einzelposten für einen Mitarbeiter einem bestimmten 1099-Formular und -Feld zugeordnet. Diese Standardwerte werden im Mitarbeiter-Datensatz definiert. Aktivieren Sie diese Option, um das Standardformular bzw. -feld für einen einzelnen Einzelposten innerhalb einer Transaktion zu überschreiben. |
Ausgaben-Reports, Ausgaben-Anpassungen und Erstattungen werden automatisch in automatischen Zusammenfassungen gruppiert. Das Datum der Zusammenfassung-Buchung ist das Datum, das das Hauptbuch verwendet, um Transaktionen innerhalb dieser Zusammenfassung zu buchen. Aus diesem Grund ist es üblich, "Täglich" als Häufigkeit der Zusammenfassung für jede Art von Transaktion auszuwählen.
Weitere Informationen finden Sie unter Ausgabenzusammenfassungen hinzufügen, bearbeiten oder entfernen.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
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Ausgaben-Reports |
Wie oft Intacct automatische Zusammenfassungen für Ausgaben-Reports erstellt. Folgende Optionen stehen zur Auswahl:
Auswählen Eine pro Ausgaben nur wenn Sie möchten, dass Intacct für jede eingegebene Mitarbeiter-Ausgaben eine Zusammenfassung erstellt. |
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Anpassungen |
Wie oft Intacct automatische Zusammenfassungen für Ausgabenkorrekturen erstellt. Folgende Optionen stehen zur Auswahl:
Auswählen Eine pro Ausgaben-Korrektur nur wenn Sie möchten, dass Intacct für jede eingegebene Ausgaben-Korrektur eine Zusammenfassung erstellt. |
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Rückerstattungen |
Wie oft Intacct automatische Zusammenfassungen für Ausgabenerstattungen erstellt. Folgende Optionen stehen zur Auswahl:
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| Feld | Beschreibung |
|---|---|
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Nachverfolgung und Reporting für jede ausgewählte Dimension aktivieren |
In diesem Abschnitt wird die Liste der Standarddimensionen angezeigt, die in Ihrem Hauptbuch aktiviert sind. Benutzerdefinierte Dimensionen (Dimensionen, die Sie für Ihre individuellen Geschäftsanforderungen erstellen) werden in dieser Liste nicht angezeigt, da sie zum Zeitpunkt der Erstellung automatisch in Ihre Anwendungen übertragen werden. Wählen Sie die Standarddimensionen aus, die Sie in dieser Anwendung für die Nachverfolgung und das Reporting verwenden möchten.
Sage Intacct verteilt Dimensionen über Ihre Anwendungsseiten, auf denen Sie Dimensionswerte auswählen können, die auf bestimmte Transaktionen angewendet werden sollen. Wenn Sie beispielsweise einen Kundenauftrag erstellen, verwenden Sie die Kundendimension, um die Transaktion zu kennzeichnen, damit Sie den Umsatz pro Kunde nachverfolgen und Reports dazu ausführen können. Oder: Wenn Sie einen Kaufauftrag erstellen, verwenden Sie die Lieferantendimension, um die Transaktion zu kennzeichnen, damit Sie die Kosten pro Lieferant nachverfolgen und Reports dazu ausführen können.
Wenden Sie sich an Ihre Sage Intacct-Konto , um Ihr Abonnement für Bestand oder Bauwesen zu aktivieren. |
Sie können IDs für bestimmte Transaktions- und Datensatztypen manuell bei der Erstellung eingeben. Sie können Intacct auch anweisen, die IDs für Sie basierend auf einem vordefinierten Plan hinzuzufügen.
Mit einem vordefinierten ID-Plan generiert Ihr Unternehmen automatisch neue IDs oder Nummern für die zugehörigen Transaktionen und Datensätze. Sie können beispielsweise einen Dokumentreihenfolgeplan für Mitarbeiter*innen erstellen. Vom Dokument wird automatisch eine neue Mitarbeiter-ID erstellt, z. B. "EMP-0100", und die Nummer erhöht sich jedes Mal, wenn ein neuer Mitarbeiter erstellt wird.
Im Abschnitt "Belegfolge" haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Einen voreingestellten ID-Plan für bestimmte Transaktionen und Datensätze auswählen.
- Eine Warnmeldung für doppelte IDs bei manueller Eingabe festlegen.
- IDs für bestimmte Arten von Transaktionen und Dokumenten vorschreiben (nur Verbindlichkeiten und Forderungen).
Wechseln Sie zu Unternehmen > Einrichtung > Einstellungen > Nummernkreise, um eine neue Nummerierungsfolge zu erstellen, und wählen Sie sie dann in diesem Abschnitt als Option aus.
Wenn Sie keine Nummernkreise für eine Transaktion oder einen Datensatz auswählen, müssen Benutzer*innen beim Erstellen neuer Transaktionen oder Datensätze manuell eine ID oder Nummer eingeben.
Neben der Zeitersparnis stellt die automatische Nummerierung sicher, dass Benutzer eine ID nicht zweimal verwenden oder eine Nummer ganz überspringen können.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
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Ausgaben-Report |
Automatische Nummerierungsreihenfolge, die beim Erstellen neuer Ausgaben-Reports verwendet wird. |
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Habenanpassung |
Automatische Nummerierungsreihenfolge, die verwendet wird, wenn Benutzer neue Gutschriftanpassungen erstellen. |
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Sollanpassung |
Automatische Nummerierungsreihenfolge, die verwendet wird, wenn Benutzer neue Sollkorrekturen erstellen. |
|
Mitarbeitender |
Automatische Nummerierungsreihenfolge, die verwendet wird, wenn Benutzer neue Mitarbeiterdatensätze hinzufügen. |
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Doppelte Nummern |
Wählen Sie eine der folgenden Optionen:
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Dieser Abschnitt wird nur für Unternehmen angezeigt, die die Verwaltung mehrerer Währungen aktiviert haben.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
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Ausgaben-Reports in Fremdwährung aktivieren |
Wählen Sie aus, ob Benutzer Ausgaben-Reports in anderen Währungen als der Basiswährung des Unternehmens eingeben können. |
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Wechselkurs |
Wählen Sie die Wechselkursart aus. Standardmäßig ruft Intacct den Tageskurs von einem Wechselkursanbieter ab und wendet den Kurs an, der zum Zeitpunkt der Erstellung des Ausgaben-Reports gültig ist. |
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Konvertierung ausschließen, wenn die Basiswährung und die Ausgabenwährung übereinstimmen |
Wählen Sie diese Option aus, um die Umrechnung übereinstimmender Basis- und Ausgabenwährungen auszuschließen. |
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
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Standardzahlungsmethode |
Wenn Benutzer Mitarbeiter erstatten, ist diese Zahlungsmethode standardmäßig ausgewählt. Benutzer können jedoch jederzeit von Fall zu Fall eine andere Zahlungsmethode auswählen. Wählen Sie eine der folgenden Optionen:
Die hier ausgewählte Zahlungsmethode gilt für alle Benutzer von Ausgaben. |
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Standardbankkonto |
Wählen Sie die Standardbank aus Konto die zum erstatten von Ausgaben verwendet wird. |
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Kontakt für Benachrichtigungen |
Wählen Sie eine der folgenden Optionen:
Entscheiden Sie, wessen Kontakt Informationen in Zahlung Benachrichtigungs-E-Mails enthalten sind, falls Mitarbeiter Fragen sind. Weitere Informationen finden Sie unter Mitarbeitende hinzufügen, bearbeiten oder deaktivieren. |
Wählen Sie in diesem Abschnitt Informationen aus, die Sie für alle Ausgaben-Reports anfordern möchten. Wenn Sie die Anwendung "Projekte" abonnieren, können Sie auch Felder auswählen, die automatisch für Benutzer ausgefüllt werden sollen. Die Felder, wie Standort und Abteilung, werden aus dem Datensatz des Mitarbeiters oder aus dem Projekt abgeleitet.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
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Zuordnung zum Verteilen der Spesenerfassung aktivieren |
Aktiviert Sage Intacct-Transaktionen, um Ausgaben oder Zeiteinträge von Mitarbeitern zu verteilen. Weitere Informationen finden Sie unter Zuordnung zum Verteilen der Ausgabenerfassung aktivieren – Konfiguration. |
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Report-Nummer |
Legen Sie fest, dass für jeden Ausgaben-Report eine Report-Nummer erforderlich ist. Wenn Sie eine automatische Nummerierungssequenz für Ausgaben-Reports auswählen, wird diese Nummer automatisch für Benutzer generiert. |
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Grund für die Ausgabe |
Wählen Sie diese Option, wenn Benutzer den Grund für die Ausgaben eingeben müssen. |
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Bezahlt an und bezahlt für |
Wählen Sie diese Option, wenn Benutzer Informationen für diese Felder eingeben müssen. |
|
Datum |
Wählen Sie diese Option, wenn Benutzer ein Datum eingeben müssen. |
|
Wenn Sie auch Projekte abonnieren, können Sie auswählen, wo Ihr Unternehmen die Werte für Abteilung, Standort und Klasse in Ausgaben-Reports abruft. Beispiel: Ein Mitarbeiter gibt eine Ausgaben für ein bestimmtes Projekt ein. Sie können die Ausgaben dem Standort und der Abteilung des Projekts zuordnen, auch wenn der Mitarbeiter für einen anderen Standort oder eine andere Abteilung arbeitet.
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Wenn Sie Ausgabengenehmigungen aktivieren, müssen eingereichte Ausgaben-Reports genehmigt werden, bevor mit dem Erstattungsprozess fortgefahren wird. Viele Unternehmen richten Ausgabengenehmigungen basierend auf der Vorgesetzten des Mitarbeiters ein. Der Manager muss die Ausgaben Report zuerst genehmigen, bevor sie auf der Seite "Zum erstatten auswählen" zur Zahlung freigegeben ist. Weitere Informationen finden Sie unter Genehmigungen für Ausgaben-Reports einrichten.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
|
Genehmigung des Ausgabenreports aktivieren |
Aktiviert Ausgabengenehmigungen. Wenn ein Ausgaben-Report eingereicht wird, unterliegt er der Genehmigung auf der Grundlage der Optionen, die Sie im Datensatz auswählen. Genehmigende Abschnitt. Der genaue Genehmigung Prozess ist konfigurierbar und kann eine oder mehrere Genehmigung Ebenen Abteilung Führungskraft, Mitarbeiter Führungskraft, Projektmanager oder sogar eines bestimmten Benutzer umfassen. Sie können Genehmigungen auch auf Basis von Werten implementieren. |
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E-Mail-Benachrichtigung |
Benachrichtigt die entsprechenden Genehmigenden per E-Mail, wenn Ausgaben-Reports eingereicht werden. Dadurch werden die Mitarbeitenden auch benachrichtigt, wenn Ausgaben-Reports genehmigt oder abgelehnt werden. |
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Genehmigung einschränken |
Wenn diese Option ausgewählt ist, können Genehmigende nur die Einzelposten anzeigen und genehmigen, für deren Genehmigung sie qualifiziert sind. Angenommen, Sie implementieren eine Genehmigungsebene basierend auf dem Projektmanager. Projektmanager können nur Einzelposten anzeigen und genehmigen, die einem von ihnen verwalteten Projekt zugeordnet sind.
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Ebene MindestBetrag |
Gilt nur, wenn Sie Wert-Genehmigung als eine Ihrer Genehmigungsebenen im Abschnitt "Genehmigende" (unten) festgelegt ist. Mithilfe der Tabelle "Wert Genehmigung" können Sie Genehmigung für Ausgaben Reports definieren, die bestimmte Beträge überschreiten. Beachten Sie beim Festlegen der Beträge für die einzelnen Genehmigungsebenen folgende Tipps:
Beispiel: Angenommen, Sie geben Folgendes für Ihre Genehmigungsebenen ein:
In diesem Fall haben Sie folgende Möglichkeiten:
Wenn ein Ausgaben-Report einen bestimmten Schwellenwert überschreitet, kann er von jedem Benutzer mit der Berechtigung für diese Genehmigung genehmigt werden. Sie können beispielsweise angeben, dass Ebene 1 einen Genehmigenden erfordert. Wenn Sie 5 Benutzern die Berechtigung erteilen, auf dieser Ebene zu genehmigen, kann jeder der fünf Benutzer einen bestimmten Ausgaben-Report genehmigen.
Um jemandem die Berechtigung zuzuweisen, Ausgaben-Reports basierend auf dem Wert zu genehmigen, bearbeiten Sie die Berechtigungen des Benutzers in "Ausgaben". Weisen Sie dem Benutzer Berechtigungen für die Genehmigung von Ausgaben zu und wählen Sie die Ebenen aus, die er genehmigen kann.
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Uneingeschränkt |
Dieser Benutzer kann den eingerichteten Genehmigungsprozess außer Kraft setzen und jeden eingereichten Ausgaben-Report genehmigen. Es ist empfehlenswert, einen uneingeschränkten Genehmigenden zuzuweisen, der noch nicht an einem etablierten Genehmigungsprozess beteiligt ist. Wenn Sie einen Genehmigenden zuweisen, der bereits an einem etablierten Genehmigungsprozess teilnimmt, haben die Entscheidungen dieses Genehmigenden immer Vorrang vor den Entscheidungen anderer Genehmigender in diesem Prozess.
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Zuerst |
Wählen Sie das Symbol Zuerst ein und wählen Sie dann einen Benutzer aus, der zunächst eine eingereichte Ausgabe genehmigen soll. Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle weiteren Genehmigungsebenen, die Sie hinzufügen möchten (bis zu 5). Sie können beispielsweise die erste Genehmigung als Vorgesetzte des Mitarbeiters und die zweite Genehmigung als Abteilungsleiter*in einrichten.
Sobald eine Ausgabe von einem Genehmigenden genehmigt wurde, benachrichtigt Intacct den nächsten Genehmigenden in der Reihe, dass die Ausgaben zur Überprüfung bereit sind. Wenn Sie für eine der Ebenen "Wert Genehmigung" auswählen, müssen Sie die Wertschwellenwerte und Minimum Nummer von Genehmigenden im Abschnitt "Einreichung Betrag Genehmigungen" definieren.
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Standardmäßig sind Genehmigungen für Erstattungen aktiviert. Sie werden jedoch erst durchgesetzt, wenn Sie die Genehmigungsebenen und -beträge im Abschnitt "Wert-Genehmigungsebenen" definiert haben.
Legen Sie mindestens eine Minimum Genehmigung Level für Ausgaben Report Erstattungen fest.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
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Rückerstattungsgenehmigung für Ausgabenreport aktivieren |
Aktiviert Genehmigungen für Erstattungen. Wenn Sie keine Genehmigungen für Erstattungen aktivieren, werden alle Ausgaben-Reports, die auf der Seite Zum Erstatten auswählen wird ohne Genehmigung bezahlt. |
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Ebene |
Legen Sie in der Tabelle Minimum Betrag Genehmigung die Genehmigung Ebenen und Beträge für Ausgaben Erstattungen fest. Genehmigende auf jeder Ebene können Rückerstattungen von Ausgaben, die unter bestimmte Beträge fallen, auf die gleiche Weise genehmigen wie Genehmigungen für Ausgaben-Reporte. Rückerstattungsgenehmigungen verhalten sich jetzt wie andere Genehmigungen, wie z. B. Genehmigungen von Ausgaben-Report. Der Betrag, den Sie für jede Genehmigungsebene angeben, ist der Minimum Betrag die der Genehmigende genehmigen kann, wobei der maximale Betrag 0,01 USD in der nächsten Genehmigungsstufe beträgt.
Beispiel: Angenommen, Sie geben Folgendes für Ihre Genehmigungsebenen ein:
In diesem Fall haben Sie folgende Möglichkeiten:
Wenn eine Erstattung einen bestimmten Schwellenwert überschreitet, kann sie von jedem Benutzer mit der Berechtigung für diese Genehmigung genehmigt werden. Sie können beispielsweise angeben, dass Ebene 1 einen Genehmigenden erfordert. Wenn Sie 5 Benutzern die Berechtigung erteilen, auf dieser Ebene zu genehmigen, kann jeder der fünf Benutzer einen bestimmten Ausgaben-Report genehmigen.
Um jemandem die Berechtigung zum Genehmigen von Rückerstattungen für Ausgaben zuzuweisen, bearbeiten Sie die Berechtigungen des Benutzers in "Ausgaben". Weisen Sie dem Benutzer Berechtigungen für die Genehmigung von Erstattungen zu und wählen Sie die Ebenen aus, die er genehmigen kann.
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| Feld | Beschreibung |
|---|---|
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Intelligent Time aktivieren |
Sage Intelligent Time (SIT) ist ein virtueller Zeitassistent, der auf künstlicher Intelligenz (KI) basiert und die Zeiterfassung automatisiert. Sie sammelt Aktivitäten auf intelligente Weise über verbundene Zeitquellen wie die E-Mails oder den Kalender von Mitarbeiter*innen. Anschließend werden die Aktivitäten für die Aufnahme in Stundenerfassungsbögen mit den zugehörigen Kunden-, Projekt- oder Aufgabeninformationen vorgeschlagen. Wenn Sie die intelligente Zeiterfassung aktivieren, können Mitarbeiter*innen ihre Zeit auch in einer mobilen App eingeben und genehmigen. Nach dem Aktivieren der intelligenten Zeiterfassung werden die folgenden Seiten unter "Zeit" aktualisiert, um die intelligente Zeiterfassung zu verwenden:
Zusätzlich sind die folgenden neuen Seiten verfügbar:
Wenn Sie Stundenerfassungsbögen haben, die vor der Aktivierung der intelligenten Zeiterfassung erstellt wurden, können Sie diese im Repository anzeigen. Die intelligente Zeiterfassung kann jederzeit ausgeschaltet werden. Weitere Informationen zur Aktivierung der intelligenten Zeit. |
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
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Standardbenutzereinschränkungen |
Standardmäßig können Benutzer*innen Zeiten und Ausgaben für jedes Projekt eingeben. Wählen Sie diese Option aus, um sicherzustellen, dass Benutzer Zeit und Ausgaben nur für Projekte und Aufgaben eingeben können, die ihnen zugewiesen wurden. Wenn Sie die Anwendung "Projekte" abonnieren, ist diese Option schreibgeschützt. Um die Auswahl zu ändern, konfigurieren Sie die Anwendung "Projekte". Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren von Projekten.
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| Feld | Beschreibung |
|---|---|
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Eingehende elektronische Belege aktivieren |
Ermöglicht Ihnen das Erfassen und Importieren elektronischer Belege in Ausgaben-Reports. |
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E-Mail-Dienste aktivieren |
Ermöglicht es Mitarbeitern, Belege an eine bestimmte E-Mail-Adresse weiterzuleiten. Die E-Mail-Adresse kann nicht mit anderen Kontakten verknüpft werden.
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Nummernfolge elektronischer Belege |
Wählen Sie eine Nummernfolge aus, die in elektronische Belege aufgenommen werden soll. Dadurch wird sichergestellt, dass alle elektronischen Belege eine eindeutige Nummer für Nachverfolgungs-, Audit- und Compliance-Zwecke haben. |
