Anträge auf Erstattung der Mitarbeiterausgaben genehmigen oder ablehnen

Wenn Sie ein autorisierter Genehmigender im Prozess der Zahlung-Genehmigung sind, können Sie in dieser Liste Erstattungsanträge auswählen, die Sie genehmigen oder ablehnen möchten. Diese Liste enthält sowohl regelmäßige Zahlungen als auch Vorschüsse.

Welche Erstattungsanträge werden in meiner Liste angezeigt?

Die Liste der Erstattungsanträge, die Sie genehmigen können, hängt davon ab, wie die Genehmigungsebenen für Ausgaben konfiguriert sind und für welche dieser Ebenen Sie als Benutzer über Berechtigungen verfügen.

Angenommen, Ebene 1 beträgt 500 USD, Ebene 2 5000 USD und Ebene 3 25.000 USD. In diesem Szenario erfordert ein Zahlung unter 500 USD keine Genehmigung und wird automatisch genehmigt.

Eine Zahlung von 501 USD würde die Genehmigung eines Benutzers erfordern, der über die Berechtigung für Ebene 1 verfügt. Wenn Sie über die Berechtigung zur Genehmigung von Beträgen der Ebene 1 verfügen, wird dieser Erstattungsantrag in Ihrer Liste angezeigt, es sei denn, die erforderliche Nummer anderer Genehmigender der Ebene 1 hat ihn bereits genehmigt. Alternativ können Sie ein Genehmigender der Ebene 2 ohne Berechtigung für Ebene 1 sein (das heißt, Sie möchten die kleineren Erstattungsanträge nicht in Ihrer Liste sehen). In diesem Fall würden Sie nur Anforderungen der Ebene 2 sehen.

Abonnement	Zeit und Ausgaben
Regionale Verfügbarkeit	Alle Regionen
Benutzertyp	Geschäftlicher Benutzer
Berechtigungen	Ausgaben Erstattungen genehmigen: Auflisten, Ebene 1, Ebene 2, Ebene 3, Ebene 4, Ebene 4, Ebene 5, Ebene 6

Gehe zu Ausgaben > Alle > Rückerstattungen > Genehmigen.
Suchen Sie die Erstattung und aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen.

Um alle Erstattungen zu genehmigen oder abzulehnen, wählen Sie Alle anzeigen.
Wählen Sie Genehmigen oder Ablehnen aus.

Wenn Sie zu viele E-Mail-Benachrichtigungen über Erstattungen erhalten, die auf Ihre Genehmigung warten, können Sie Ihre Einstellungen ändern. (Wählen Sie oben auf einer beliebigen Seite Ihren Anmeldenamen aus und wählen Sie Meine Präferenzen.) Erstens, wenn Sie sich üblicherweise regelmäßig anmelden und die Listen der zu genehmigenden Erstattungsanträge überprüfen, kann die E-Mail-Benachrichtigungsfunktion vollständig deaktiviert werden. Alternativ können Sie E-Mail-Benachrichtigungen auf diejenigen beschränken, deren Beträge einem bestimmten Niveau entsprechen.

Was passiert nach der Genehmigung eines Erstattungsantrags?

Wenn Sie Genehmigeneine von mehreren Aktionen aus, abhängig von der Art der Zahlung (die durch die Zahlungsmethode bestimmt wird, die Sie auf der Registerkarte Auswählen, um zu bezahlen Seite) und wie viele Genehmigende für diese Zahlungsebene erforderlich sind.

Wenn nach der Genehmigung eine zusätzliche Genehmigung erforderlich ist, hat die Erstattungsanforderung den Status "Teilweise genehmigt" und das System ergreift keine weiteren Maßnahmen, bis die Anforderung vollständig genehmigt wurde.

Wenn nur eine Genehmigung erforderlich ist oder wenn Ihre Genehmigung alle Genehmigungsanforderungen erfüllt, führt das System je nach Art der Zahlung die folgende Aktion aus.

Wenn Sie möchten Prüfenkönnen Sie nun zu Ausgaben> Alle > Weitere > Schecks drucken. Bei Unternehmen mit Abgrenzung werden die Ausgaben im Hauptbuch gebucht, wenn der Erstattungsantrag genehmigt wird. Bei Unternehmen mit Kassenbasis wird die Zahlung erst im Hauptbuch gebucht, nachdem der Scheck gedruckt wurde und Sie bestätigt haben, dass er korrekt gedruckt wurde.

Sie können dieselbe Anforderung nicht mehr als einmal genehmigen. Mit anderen Worten: Wenn zwei Genehmigungen erforderlich sind, können Sie die Genehmigung nicht zweimal durchführen. Sobald Sie die Anforderung genehmigt haben, sehen Sie sie nicht mehr in Ihrer Liste und können sie später nicht mehr ablehnen.

Was passiert, nachdem ein Antrag auf Erstattung abgelehnt wurde?

Wenn Sie Ablehnenerstellen, wird die Zahlung in den Status "Eingereicht" zurückversetzt. Er kann bearbeitet und erneut eingereicht werden. Wenn eine Anforderung erneut in die eingereichte Status eintritt, weil sie nicht genehmigt wurde, wird der Genehmigung Prozess zurückgesetzt, sodass alle vorherigen Überprüfungen (Genehmigungen und/oder Ablehnungen) ungültig gemacht werden. Beispielsweise sind drei Genehmigungen erforderlich, zwei Genehmigende haben die Anforderung bereits genehmigt, aber der dritte Genehmigende hebt die Genehmigung auf. Die Anforderung wird in den Status "Eingereicht" zurückversetzt, wo sie bearbeitet werden kann. Nun sind wieder drei Genehmigungen erforderlich. Dadurch wird sichergestellt, dass alle erforderlichen Genehmigenden die Änderungen sehen, die an der nicht genehmigten Anforderung vorgenommen wurden. In diesem Fall kann ein Benutzer, der sie ursprünglich genehmigt hat, sie erneut genehmigen.