Informationen zu Transaktionszuweisungen

Mit Transaktionszuweisungen können Sie Transaktionsbeträge automatisch auf mehrere Dimensionen – wie Abteilungen, Standorte, Projekte oder Klassen – verteilen. Die automatische Zuweisung von Beträgen auf der Grundlage einer voreingestellten Definition spart Zeit und erhöht die Genauigkeit bei Routinetransaktionen, wie z. B. bei der Aufteilung von Mieten auf verschiedene Standorte oder der Aufteilung von Versorgungsleistungen auf verschiedene Abteilungen.

Beispiel: Eine Organisation verteilt eine Ausgabe für Hausmeisterdienste auf drei Standorte. Die Transaktionszuweisung ist so eingerichtet, dass sie den Belegungsprozentsatz für jeden Standort widerspiegelt. Wenn Sie diese Zuweisung für einen Rechnungseinzelposten auswählen, teilt Intacct den Betrag entsprechend den in der Transaktionszuweisungsdefinition gespeicherten Prozentsätzen automatisch auf die Standorte auf.

Sie können drei Arten von Transaktionszuweisungen einrichten:

• Prozentsatz

• Genauer Betrag – Absolut

• Fester Betrag mit Über-/Unterlogik

Jede Zuweisungsmethode nimmt den Betrag der Transaktionseingabeposition und verteilt ihn auf die Dimensionen, die in der Transaktionszuweisungsdefinition angegeben sind. Die Zuweisung kann unverändert beibehalten oder während der Transaktionseingabe angepasst werden. Für Dimensionen, die nicht in der Transaktionszuweisungsdefinition angegeben sind, können Sie auch während der Transaktionseingabe noch einen Wert zuweisen.

Transaktionszuweisungen können auf die folgenden Arten von Transaktionen angewendet werden

• Kreditorenbuchhaltung: Rechnungen und wiederkehrende Rechnungen
• Debitorenbuchhaltung: Rechnungen und wiederkehrende Rechnungen
• Hauptbuch: Journaleinträge und wiederkehrende Journaleinträge
• Einkauf: Transaktionen mit den entsprechenden Transaktionsdefinitionen

Wenn die Option zur Auswahl einer Zuweisung für eine Positionsnummer nicht angezeigt wird, bitten Sie Ihre*n Intacct-Administrator*in darum, die Funktion zu aktivieren.

Der Transaktionszuweisungsdefinition kann eine beliebige unterstützende Begründung zugeordnet werden, um zu erklären, warum eine Zuweisung auf eine bestimmte Weise eingerichtet wurde.

Transaktionszuweisungen sind für die Verwendung während der Transaktionseingabe vorgesehen, wenn Sie die Parameter im Voraus kennen. Die vordefinierte Aufteilung basiert nicht auf dynamischen Berechnungen.

Verfügbare Dimensionen

Alle Standard- und benutzerdefinierten Dimensionen stehen für die Verwendung mit Transaktionszuweisungen zur Verfügung. Sie können eine Zuweisung zu jeder Dimension vornehmen, die auf den Seiten "Hauptbuch", "Kreditorenbuchhaltung", "Debitorenbuchhaltung" und "Einkaufskonfiguration" aktiviert ist.

Einschränkungen bei der Transaktionszuweisung

Obwohl jede von Ihnen erstellte Transaktionszuweisung überall dort verfügbar ist, wo Zuweisungen zur Verwendung verfügbar sind, verhindert Intacct, dass Sie Transaktionszuweisungen anwenden, die gegen bestimmte Transaktionsregeln verstoßen:

• Die Dimension, die von der Transaktionszuweisung verwendet wird, muss für die entsprechende Anwendung aktiviert sein.
  Beispielsweise muss die Dimension "Projekt" in der Konfiguration der Kreditorenbuchhaltung aktiviert sein, um eine Rechnung projektübergreifend zuweisen zu können.
• Die Transaktionszuweisung muss mit den Transaktionserfassungsregeln für den Anwendungsbereich kompatibel sein.
  Beispielsweise können Sie eine Rechnung nicht mehr als einem Kunden zuweisen.
• Bei der Zuweisung des Transaktionszuweisungswerts gibt es einen maximal zulässigen Wert von insgesamt acht Zeichen. Dazu gehören die Zeichen vor und nach dem Dezimalzeichen. Die Anzahl der Zeichen nach dem Dezimalzeichen ist relativ zur Anzahl der Zeichen davor. Wenn z. B. der Zuweisungswert vor dem Dezimalzeichen auf 15 festgelegt ist, können Sie Dezimalstellen angeben.
• Wenn Sie die Umsatzrealisierung verwenden, können Sie keine Einzelposten zuweisen, für die Sie Umsatzerlöse zurückstellen.

Zusätzliche Einschränkungen für den Einkauf:

• Sie können Einzelposten nur für Nicht-Bestandsartikel zuweisen.
• Die Menge für einen zugewiesenen Einzelposten muss 1 sein. Wenn eine Transaktion aus einer anderen Transaktion (der übergeordneten Transaktion) konvertiert wurde, kann die Position nur zugewiesen werden, wenn die Menge der Position in der übergeordneten Transaktion 1 ist.
• Nur Transaktionszuweisungsdefinitionen, die nach Prozentsatz zugewiesen werden, können auf einen Einzelposten angewendet werden.
• Wenn eine Transaktion mit zugewiesenen Positionen in eine Einkaufsrückgabe umgewandelt wird, muss die Transaktionsdefinition für die Rückgabe für Transaktionszuweisungen konfiguriert werden. Für die Rückgabe wird dieselbe Zuweisung verwendet.
• Einzelposten mit dem Umrechnungstyp "Preis" können nicht zugewiesen werden.

Zusätzliche Einschränkungen für Organisationen mit mehr als einem Geschäftsbereich:

• Sie können Transaktionszuweisungen nur dann geschäftsbereichsübergreifend verwenden, wenn sie dieselbe Basiswährung haben.
• Sie können Transaktionszuweisungen nur dann verwenden, um eine Rechnung zwischen Geschäftsbereichen zuzuweisen, wenn die Geschäftsbereiche, die eine zugewiesene Freigabe erhalten, Zugriff auf den zugehörigen Kunden oder Lieferanten haben.
  Beispielsweise können Sie den Standorten Chicago und New York keine Rechnung zuweisen, wenn der Lieferant nur auf den Standort New York beschränkt ist.

Transaktionszuweisungen für mehrere Entitäten

Transaktionszuweisungen sind besonders nützlich für Unternehmen mit mehreren Unternehmen innerhalb einer Inlands-Franchise.

Beispielsweise kann ein Unternehmen Rechnungen automatisch mehreren Geschäftsbereichen zuweisen, ohne den Anteil jedes Geschäftsbereichs manuell berechnen zu müssen. Oder eine Hausverwaltung kann die monatlichen Kosten für die Landschaftspflege automatisch anhand der Quadratmeterzahl der einzelnen Immobilien aufteilen. Jedes Mal, wenn die Landschaftspflegerechnung bezahlt wird, wird dann jedem Geschäftsbereich der entsprechende Teil zugewiesen.

Generell:

• Transaktionszuweisungen über mehrere Geschäftsbereiche hinweg sind nur verfügbar, wenn die Geschäftsbereiche dieselbe Basiswährung verwenden.
• Wenn Ihr Unternehmen Entitäten mit unterschiedlichen Basiswährungen hat, können Sie Transaktionszuweisungen nicht über mehrere Entitäten hinweg verwenden.

Unternehmen mit mehreren Entitäten und derselben Basiswährung

Bei Unternehmen mit mehreren Geschäftsbereichen, die dieselbe Basiswährung verwenden, können Sie eine Rechnung oder einen Journaleintrag mehreren Geschäftsbereichen zuweisen. Dazu müssen Sie die Transaktionszuweisungsdefinition auf der obersten Ebene des Unternehmens erstellen und verwenden.

Beachten Sie beim Zuweisen einer Rechnung zu Entitäten, dass Transaktionszuweisungen nur angewendet werden können, wenn alle Entitäten in der Zuweisung Zugriff auf den entsprechenden Lieferanten oder Kunden haben. Erfahren Sie mehr über Entitätseinschränkungen für Kunden und Lieferanten.

Unternehmen mit mehreren Entitäten und unterschiedlichen Basiswährungen

Sie können Transaktionszuweisungen nicht über mehrere Entitäten hinweg verwenden, wenn die Entitäten unterschiedliche Basiswährungen verwenden. Sie können jedoch Transaktionszuweisungsdefinitionen erstellen, die keine Standorte umfassen. Sie können z. B. eine Transaktionszuweisungsdefinition auf oberster Ebene erstellen, die Transaktionsbeträge nach Projekt oder Abteilung verteilt.

Transaktionszuweisungen in mehreren Währungen

Intacct ermöglicht zwar keine Zuweisungen über mehrere Basiswährungen hinweg, Sie können jedoch Transaktionszuweisungen in Transaktionen auswählen, die mehrere Währungen enthalten. Bei der Transaktionszuweisung einer Fremdwährungstransaktion wird eine geringfügige Anpassung vorgenommen. Zugewiesene Beträge haben zwei Dezimalstellen, Umrechnungskurse jedoch vier. Das kann dazu führen, dass die Summe etwas größer als 100 % ist. Folglich ignoriert Sage Intacct bei der Berechnung der Transaktionszuweisung die letzten zwei Dezimalstellen der Umrechnungskurse.