Übersicht über die Erkennung von Sonderfällen im Hauptbuch

Die Erkennung von Sonderfällen im Hauptbuch von Sage Intacct ist ein Dienst für maschinelles Lernen (ML), der Ihre historischen Transaktionsmuster verwendet, aktuelle Transaktionen im Genehmigungszyklus auswertet und nicht übereinstimmende Transaktionen kennzeichnet.

Unter Nutzung von Journaleintragsgenehmigungen im Hauptbuch zeigt die Erkennung von Sonderfällen im Hauptbuch an, wenn etwas ungewöhnlich aussieht. Dies bietet eine zusätzliche Kontrollmaßnahme, mit der Sie die Genauigkeit von Transaktionsgenehmigungen sicherstellen können.

Transaktionsmuster sind für jedes Unternehmen unterschiedlich, und die Erkennung von Sonderfällen im Hauptbuch lernt aus Ihren spezifischen Daten. Wenn mehr Daten anfallen und Sie auf Ausnahmebenachrichtigungen reagieren, entwickelt sich die Sonderfallerkennung für das Hauptbuch weiter und passt die Auswertung an, wenn Sonderfälle in Ihren Transaktionen erkannt werden.

Was ist die Erkennung von Sonderfällen im Hauptbuch?

Wenn eine Transaktion zur Genehmigung gesendet wird, verwendet die Erkennung von Sonderfällen im Hauptbuch maschinelles Lernen, um Genehmigende bei der Identifizierung von Transaktionen zu unterstützen, die außerhalb des historischen Musters des Unternehmens liegen. Genehmigende von Journaleinträgen sehen beim Genehmigen die Spalte "Sonderfall":

Sonderfälle sind mit einem Ausrufezeichen gekennzeichnet (Sonderfall).
Transaktionen, die keine Sonderfälle sind, sind mit einem Bindestrich gekennzeichnet (Kein Sonderfall).
Bei noch nicht ausgewerteten Transaktionen ist die Spalte leer.

Beispielsweise sind Transaktionen für die Buchhaltungsabteilung immer an den Standort des Hauptsitzes gebunden. Eine Transaktion wird jedoch zur Genehmigung an die Buchhaltungsabteilung und den Standort in Alaska gesendet. (Sowohl "Abteilung" als auch "Standort" sind Dimensionen.) Die Sonderfallerkennung bemerkt die Diskrepanz und markiert die Transaktion als Sonderfall, sodass Sie als Genehmigender einen weiteren Datenpunkt zur Bewertung der Genehmigung erhalten.

Verwenden Sie die Sonderfallerkennung als unterstützende Technologie, um eine proaktive Rolle im Genehmigungsprozess zu übernehmen. Mit der Sonderfallerkennung ist es einfacher, Transaktionen zu identifizieren, die außerhalb des normalen Transaktionsmusters liegen. Die Sonderfallerkennung nimmt Ihnen einen Großteil der Arbeit ab. Erkennen Sie schnell, ob eine Einreichung vor der Genehmigung genauer geprüft werden muss. Um Details darüber zu erhalten, warum es sich um einen Sonderfall handelt, bewegen Sie den Mauszeiger über das Symbol Sonderfall. Sie sehen den Grund, warum die Transaktion markiert wird, z. B. weil Abteilung A in der Regel nicht mit Standort B gepaart wird.

Wie immer liegt es am Genehmigenden, über die richtige Aktion zu entscheiden:

Die Transaktion unverändert genehmigen
Direkt eine Korrektur vornehmen
Die Transaktion ablehnen, um den Eintrag zur Korrektur an den Einreichenden zurückzusenden

Wenn Sonderfallassistent aktiviert ist, wird ein Eintrag zur Überprüfung an den Einreichenden zurückgegeben, bevor er an den Genehmigenden weitergeleitet wird.

Häufig verwendete Terminologie

Es gibt einige Begriffe, die im Zusammenhang mit KI/ML und der Hauptbuch-Sonderfallerkennung von Sage Intacct verwendet werden, mit denen Sie möglicherweise nicht vertraut sind. Es ist hilfreich, diese Begriffe zu verstehen, wenn Sie mit der Verwendung der Sonderfallerkennung beginnen.

Begriff	Beschreibung
Modell	Das Erstellen eines Modells (Modellieren) ist der Prozess, bei dem historische Daten aus Ihrem Unternehmen verwendet werden, um ML-Algorithmen zu erstellen. Die Algorithmen können Ihnen dann die Möglichkeit geben, eine Transaktion auf der Grundlage bekannter historischer Datentrends zu genehmigen oder nicht zu genehmigen.
Auswertung	Um Sonderfälle zu erkennen, wird jede Transaktion ausgewertet. Die Sonderfallerkennung scannt die Daten und notiert alle Elemente, die außerhalb der historischen Norm liegen.
Erkennung	Wenn eine Transaktion ausgewertet wird und außerhalb der historischen Norm liegt, kann die Erkennung von Sonderfällen im Hauptbuch feststellen, dass es sich bei der Transaktion um einen Sonderfall handelt. Sie werden dann benachrichtigt, dass diese Transaktion von einem menschlichen Genehmigenden überprüft werden muss.
Sonderfall	Ein Sonderfall ist in diesem Fall eine zur Genehmigung eingereichte Transaktion, die nicht dem allgemeinen Muster der Vergangenheit entspricht. Im Grunde handelt es sich um eine Ausnahme oder Kombination, die außerhalb der Norm verwendet wird. Sonderfälle erfordern in der Regel einen genaueren Blick, um die Richtigkeit zu gewährleisten.
Vorausschauend	Die Erkennung von Sonderfällen im Hauptbuch wertet Daten aus und prüft, ob ein menschlicher Genehmigender eine Transaktion als Sonderfall eingestuft hat. Anhand dieser Informationen wird prognostiziert, ob es sich bei anderen Transaktionen um Sonderfälle handelt.

Workflow für die Erkennung von Sonderfällen

Im Folgenden wird gezeigt, wie die Erkennung von Sonderfällen im Hauptbuch von Anfang bis Ende funktioniert.

Vorbereitung

Genehmigungen aktiviert und konfiguriert
Historische Daten vorhanden
Dienste für künstliche Intelligenz/maschinelles Lernen und die Erkennung von Sonderfällen im Hauptbuch aktiviert

Datenmodell erstellt

Sonderfallerkennung konfiguriert
Daten ausgewertet und Modell erstellt

Sonderfälle markiert

Transaktionen zur Genehmigung eingereicht
Sonderfallerkennung wertet Transaktionen aus
Sonderfallerkennung kennzeichnet historische Nichtübereinstimmungen

Genehmigender verwaltet Sonderfälle

Der Genehmigende bestimmt die Aktion oder, wenn der Sonderfallassistent aktiviert ist, überprüft der Einreichende den Eintrag und sendet ihn erneut
Antworten von Genehmigenden auf Sonderfalldatensätze
Antworten, die an die Erkennung von Sonderfällen im Hauptbuch gesendet wurden, und aktualisiertes Modell

Hauptmerkmale

Sonderfallassistent

Nachdem die Erkennung von Sonderfällen im Hauptbuch konfiguriert wurde und ausgeführt wird, durchlaufen Journaleinträge, die dem Genehmigungsprozess zugewiesen werden, zur Auswertung die Erkennung von Sonderfällen im Hauptbuch.

Der Sonderfallassistent ermöglicht eine Änderung des Workflows, indem gekennzeichnete Einträge zur erneuten Bewertung an den Einreichenden zurückgesendet werden, anstatt den Genehmigenden über die Kennzeichnung zu benachrichtigen. Dies verringert die Arbeitsbelastung für Genehmigende erheblich und stellt sicher, dass der Einreichende über das potenzielle Problem informiert ist.

Weitere Informationen zum Thema "Erkennung von Sonderfällen im Hauptbuch"

Kann ich mich bei Genehmigungen nur auf die Erkennung von Sonderfällen im Hauptbuch verlassen?

Nicht ganz. Die Erkennung von Sonderfällen im Hauptbuch ist ein hilfreiches Tool bei der Genehmigung von Journaleinträgen, aber kein Tool – nicht einmal KI – ist narrensicher. Gehen Sie mit der gleichen Wachsamkeit vor, die Sie immer an den Tag legen, wenn Sie eine Einreichung überprüfen und entscheiden, wie Sie damit umgehen sollen.

Auch wenn eine Einreichung nicht als Sonderfall gekennzeichnet wurde, sollten Sie diese Transaktion überprüfen, bevor Sie sie genehmigen oder ablehnen. Die letztendliche Entscheidung darüber, welche Maßnahmen zu ergreifen sind, liegt bei Ihnen. Die Erkennung von Sonderfällen im Hauptbuch ist nur ein weiteres Werkzeug in Ihrem Werkzeugkasten.

Wie werden Einträge bei der Erkennung von Sonderfällen im Hauptbuch gekennzeichnet?

Die Erkennung von Sonderfällen im Hauptbuch verwendet Ihre historischen Daten, um Muster in Ihren Hauptbuch-Journaleinträgen zu erkennen. Eingehende Einträge, die diesen Mustern nicht entsprechen, werden gekennzeichnet. Muster werden in der Regel pro Journal festgelegt und basieren weitgehend auf Standardfeldern eines Eintrags, z. B. Konto, Schlüsseldimensionen und Betrag.

Die Erkennung von Sonderfällen im Hauptbuch ist dynamisch, d. h. sie lernt kontinuierlich, wenn neue Daten verfügbar werden und neue Muster entstehen. Beispielsweise wird eine Transaktion zuerst markiert, dann aber ein neues Muster erkannt. Einträge, die dem neu identifizierten Muster entsprechen, werden nicht mehr als Sonderfälle gekennzeichnet.

Was bedeutet es, wenn ein Eintrag markiert wird?

Wenn ein Hauptbuch-Journaleintrag als Sonderfall gekennzeichnet wird, hat der Algorithmus anhand der verfügbaren Daten und der aktuell identifizierten Muster festgestellt, dass der Eintrag ungewöhnlich ist. Der Grund für die Markierung des Eintrags kann angezeigt werden, indem Sie den Mauszeiger über die Sonderfallflagge innerhalb des Eintrags bewegen. Der Grund für die Kennzeichnung könnte sein:

Es wird ein Wert für eine Dimension verwendet, der normalerweise nicht in diesem Journal verwendet wird.
Es wird ein neuer Eintragstyp verwendet, der noch nie zuvor in den Daten zu sehen war.
Es entspricht nicht anderen Mustern, die vom Algorithmus identifiziert wurden.

Algorithmen zur Erkennung von Sonderfällen im Hauptbuch basieren auf gängigen Transaktionspraktiken und berücksichtigen Beziehungsmuster in historischen Daten. In einigen Fällen können sich Ihre Geschäftspraktiken aus einem legitimen Grund, den die Erkennung von Sonderfällen im Hauptbuch nicht als Muster erkannt hat, weiterentwickeln oder abweichen. Folglich markiert die Erkennung von Sonderfällen im Hauptbuch einige Einträge, die Sie als normal betrachten. Die Markierung ist ein zusätzliches Instrument, das Sie zu Transaktionen führt, die eine besondere Prüfung erfordern.

Was bedeutet es, wenn ein Eintrag nicht markiert ist?

Es kann viele Gründe geben, warum ein Eintrag nicht gekennzeichnet wird oder besondere Aufmerksamkeit erfordert. Dies kann z. B. auf eine Richtlinienänderung in Ihrem Unternehmen oder auf eine andere Art von Problem zurückzuführen sein, das der Algorithmus noch nicht erkannt hat.

Die Erkennung von Sonderfällen im Hauptbuch ist ein weiterer Datenpunkt in Ihrem Überprüfungsprozess, der hilfreich sein kann, wenn Sie Journaleinträge mit und ohne Markierung zur Genehmigung überprüfen.