Übersicht über Journaleintragsgenehmigungen

Journaleintragsgenehmigungen sind spezifisch für Hauptbuchtransaktionen, die direkt in einem bestimmten Journal erfasst werden. Transaktionen, die nicht direkt übermittelt werden, z. B. Transaktionen, die an ein Nebenbuch übermittelt werden, werden auf diese Weise nicht genehmigt.

Die Genehmigung von Journaleinträgen ist optional – Sie müssen keine Genehmigungen für Journaleinträge anfordern. Wenn Sie das Hauptbuchjournal für Genehmigungen konfigurieren, muss jede Einreichung zur Erfassung eines Journaleintrags genehmigt werden.

Wenn Benutzer*innen Einträge direkt im Bestandsbuch einreichen, müssen diese genehmigt werden. Genehmigungen wirken sich aber auch auf Journaleinträge aus folgenden Quellen aus:

• Wiederkehrende Transaktionen
• Gemerkte Transaktionen
• Transaktionsvorlagen
• CSV-Importe
• Webdienste

E-Mail-Benachrichtigungen

Sage Intacct kann so eingerichtet werden, dass es Ihnen E-Mail-Benachrichtigungen über Transaktionen sendet, die auf Ihre Genehmigung warten. Je nachdem, wie Ihr System eingerichtet ist, wird eine Benachrichtigungs-E-Mail wie folgt gesendet:

• Jedes Mal, wenn eine Transaktionsgenehmigung angefordert wird.
• Einmal am Tag. Listet alle Anforderungen auf, die an diesem Tag eingegangen sind.
• Einmal pro Woche. Listet alle Anforderungen auf, die in dieser Woche eingegangen sind.
• Einmal im Monat. Listet alle Anforderungen auf, die in diesem Monat eingegangen sind.

Wenn die E-Mail-Benachrichtigung deaktiviert ist, überprüfen Sie regelmäßig die Seite Journaleinträge genehmigen, um Transaktionen anzuzeigen, die auf Ihre Genehmigung warten.

Workflow für Journaleintragsgenehmigungen

Journaleintragsgenehmigungen unterscheiden sich geringfügig von den meisten Anwendungsgenehmigungen. Der Prozess ist unkomplizierter. Die Genehmigungen basieren nicht auf Werten und Schwellenwerten, sondern auf Genehmigenden, die Sie konfigurieren.

Der Genehmigungsprozess für Journaleinträge umfasst drei grundlegende Schritte: Einrichtung, Übermittlung und Genehmigung.

Journaleintragsgenehmigungen einrichten

Das Einrichten des Hauptbuchs für Journaleintragsgenehmigungen ist ein mehrstufiger Prozess, der unter Genehmigungen für Journaleinträge einrichten umfassend beschrieben ist.

Kurz gefasst stellen sich die erforderlichen Schritte wie folgt dar:

1. Aktivieren Sie die Journaleintragsgenehmigung in der Hauptbuchkonfiguration. Hier weisen Sie auch einen Admin-Genehmigenden zu, der bei Bedarf eingreifen und Einträge genehmigen kann.
2. Erteilen Sie Benutzer*innen Berechtigungen für die Genehmigung von Journaleinträgen. Nur Benutzer*innen, die bereits über die Berechtigung "Genehmigender für Journaleinträge" verfügen, können als Genehmigende oder stellvertretende Genehmigende ausgewählt werden.
   Bewährte Methode: Erstellen Sie eine Rolle mit der Berechtigung "Journaleinträge genehmigen" und fügen Sie dann bei Bedarf die entsprechenden Benutzer*innen hinzu.
3. Definieren Sie Journaleintragsgenehmigungen für jedes Hauptbuchjournal, das genehmigt werden muss. Jedes Journal kann einen oder eine Kette von Genehmigenden haben. Journale, für die keine Genehmigung erforderlich ist, sollten nicht in die Liste aufgenommen werden.

Sonderfallerkennung für das Hauptbuch

Wenn dies in Ihrem Unternehmen entsprechend aktiviert ist, können Hauptbucheinträge, die zur Genehmigung eingereicht werden, automatisch auf historische Sonderfälle ausgewertet werden. Die Erkennung von Sonderfällen ist ein weiteres Tool, mit dem Sie bestimmen können, wie eine Einreichung verwaltet wird.

Darüber hinaus können Sie den Sonderfallassistenten aktivieren, der den Workflow so ändert, dass gekennzeichnete Sonderfälle zur erneuten Auswertung an den Einreichenden zurückgesendet werden.

Weitere Informationen finden Sie unter Übersicht über die Erkennung von Sonderfällen im Hauptbuch.

Genehmigungseinreichungen verwalten

Wenn ein Eintrag eingereicht wird, wird er zur Genehmigung gesendet. Eintragsentwürfe werden nicht zur Genehmigung gesendet.

Der Genehmigende eines Eintrags kann Folgendes tun:

• Den Eintrag genehmigen. Der Eintrag wird in das Hauptbuch übernommen.
• Den Eintrag ablehnen und ihn an den Einreichenden zurücksenden, damit dieser Änderungen vornimmt und ihn erneut einreicht.
• Den Eintrag ablehnen, ihn bearbeiten und dann genehmigen. In diesem Fall müssen alle anderen Personen in der Genehmigungskette den Eintrag erneut genehmigen.

Teilweise genehmigte Journaleinträge

Wenn Einträge von mehreren Genehmigenden genehmigt werden müssen, bedeutet "Teilweise genehmigt", dass der Eintrag von mindestens einem Genehmigenden, aber nicht von allen Genehmigenden genehmigt wurde.

Weitere Informationen finden Sie unter Journaleinträge genehmigen.

Transaktionsgenehmigender

• Wenn ein Genehmigender eine Transaktion bearbeitet, wird der Genehmigende als Einreichender betrachtet. Wenn der Genehmigende (jetzt der Einreichende) eine Selbstgenehmigung vornehmen kann, wird die Transaktion genehmigt. Wenn der Genehmigende oder der Einreichende die Selbstgenehmigung nicht durchführen kann, wird der stellvertretende Genehmigende benachrichtigt.
• Wenn der Genehmigende die Transaktion genehmigt, wird der Journaleintrag zur Genehmigung an die nächste Ebene gesendet, wenn Intacct für mehrere Genehmigungen konfiguriert ist.
• Wenn der oder die Vorgesetzte des Mitarbeitenden als Genehmigender der zweiten oder dritten Ebene festgelegt ist und auf den vorherigen Ebenen keine Änderungen vorgenommen wurden, ist er oder sie Vorgesetzte*r der ursprünglichen einreichenden Person.
• Wenn sich der oder die Vorgesetzte des Mitarbeitenden als Genehmigender auf der zweiten, dritten oder höheren Ebene befindet und ein vorheriger Genehmigender eine Änderung vorgenommen hat, wird der Genehmigende, der die Änderung vornimmt, als einreichende Person behandelt. Die Genehmigungsanforderung wird an den Vorgesetzten oder die Vorgesetzte des Mitarbeitenden und nicht an die Person gesendet, die den Eintrag erstellt hat.
• Wenn "Genehmigender des Vorgesetzten" dupliziert wird, wird er übersprungen und es wird die nächste Genehmigungsebene ausgewählt, falls vorhanden. Andernfalls wird der Vorgang erfasst.

Einschränken von Benutzern

Wenn einem Benutzer Einschränkungen hinzugefügt werden, nachdem ihm Berechtigungen erteilt wurden, sieht dieser Benutzer bei Genehmigungen die Teile des Eintrags, die von den Einschränkungen betroffen sind, nicht. Diese Person auch keine Transaktionen genehmigen, die sie nicht im Gesamten sehen kann.

Beispiel:

• Es gibt einen uneingeschränkten Benutzer, der als Genehmigender fungiert. Später wird diese Person Einschränkungen hinsichtlich bestimmter Entitäten unterworfen.

• Diese Person kann dann keine Einträge mehr genehmigen, die sich auf andere Entitäten beziehen. Sie sieht nicht einmal die zugehörigen Details dieser Entitäten.