Journaleintrag als Entwurf speichern

Mit der Möglichkeit, Journaleinträge im Entwurfsstatus zu speichern, können Sie Ihren Fortschritt bei einem Eintrag speichern, ohne ihn erfassen zu müssen. Später können Sie oder ein anderer Benutzer zurückkehren und die Transaktion erfassen.

Die Möglichkeit, einen Journaleintrag als Entwurf zu speichern, gilt auch für statistische Journaleinträge und gemerkte Transaktionen, jedoch nicht für wiederkehrende Transaktionen oder Transaktionsvorlagen.
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Journaleinträge: Auflisten, Hinzufügen

Da es sich bei Journaleintragsentwürfen um Vorgänge in Bearbeitung handelt, umfasst die Berechtigung für Hinzufügen die Möglichkeit, Journaleintragsentwürfe hinzuzufügen, zu bearbeiten und zu entfernen. Für das Ändern von Nicht-Entwurfseinträgen ist jedoch eine ausdrückliche Berechtigung für Bearbeiten und Entfernen erforderlich.

Journaleintrag als Entwurf speichern

Wenn Sie einen Journaleintrag hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit, ihn als Entwurf zu speichern, anstatt ihn zu erfassen.

  1. Gehen Sie zu Hauptbuch > Alle und wählen Sie Hinzufügen (Kreis) neben Journaleinträge aus.

  2. Geben Sie den Journaleintrag ganz oder teilweise ein.
    • Das Datum und eine Beschreibung sind erforderlich. Andere Felder sind optional, und die Eingabe muss nicht vollständig oder ausgeglichen sein.

    • Sie können das Feld Kommentar verwenden, um eine Notiz zum Journaleintrag hinzuzufügen.

      Jedes Mal, wenn Sie einen Kommentar hinzufügen und den Eintrag als Entwurf speichern, wird Ihr Kommentar dem Verlauf des Journaleintrags hinzugefügt.

  3. Speichern Sie den Journaleintrag als Entwurf, indem Sie entweder Entwurf oder Entwurf und neu auswählen.

    Dadurch wird Ihr Fortschritt beim Journaleintrag gespeichert, aber nicht im Hauptbuch gebucht. Keiner der Einzelposten im Journaleintrag wirkt sich auf das Hauptbuch aus, bis Sie zurückkehren und den Eintrag erfassen.

    Sie müssen einen Journaleintragsentwurf korrigieren? Da sich Eintragsentwürfe nicht auf das Hauptbuch auswirken, können Benutzer mit der Berechtigung zum Hinzufügen eines Journaleintrags auch Journaleintragsentwürfe hinzufügen, bearbeiten und entfernen.
    • Filtern Sie spontan nach Entwürfen oder gebuchten Transaktionen: Wählen Sie in der entsprechenden Transaktionslistenansicht in der Spalte Status entweder Entwurf oder Gebucht aus.
    • Erstellen Sie eine permanente benutzerdefinierte Ansicht zum Filtern nach Entwürfen oder gebuchten Transaktionen: Erstellen Sie eine Ansicht und setzen Sie den Filter auf Status = Entwurf oder Status = Gebucht. Die benutzerdefinierte Ansicht steht immer dann zur Verfügung, wenn Sie die Liste aufrufen.

Den Journaleintrag überprüfen und erfassen

Sie oder ein anderer Benutzer können später zu einem Journaleintragsentwurf zurückkehren, um ihn zu überprüfen oder zu buchen. Sie sollten bedenken, dass die von Ihnen erfassten Einträge auf Vollständigkeit geprüft werden und die Soll- und Habenbeträge ausgeglichen sein müssen.

  1. Gehen Sie zu Hauptbuch > Alle > Journaleinträge.
  2. Suchen Sie das Journal und wählen Sie Transaktionen.
  3. Suchen Sie den Entwurf des Journaleintrags in der Liste.

  4. Wählen Sie Bearbeiten am Ende der Zeile aus.

  5. Überprüfen Sie den Eintrag oder nehmen Sie Änderungen vor.
  6. Wählen Sie Buchen oder Buchen und neu aus.
  1. Gehen Sie zu Hauptbuch > Alle > Journaleinträge.
  2. Suchen Sie das Journal und wählen Sie Transaktionen anzeigen.
  3. Suchen Sie den Entwurf des Journaleintrags in der Liste.
  4. Wählen Sie links neben dem Journaleintrag Bearbeiten.
  5. Überprüfen Sie den Eintrag oder nehmen Sie Änderungen vor.
  6. Wählen Sie Buchen oder Buchen und neu aus.

Häufig gestellte Fragen

Nein, Journaleinträge, die als Entwürfe gespeichert werden, müssen nicht vollständig sein, und die Soll- und Habenbeträge müssen nicht ausgeglichen werden.

Beispiel: Sie sind sich nicht sicher, welche Abteilung oder welcher Standort für einen bestimmten Einzelposten verwendet werden soll. Bei einem Journaleintragsentwurf müssen Sie diese Informationen nicht angeben, selbst wenn sie für die Erfassung des Eintrags erforderlich sind.

Nein, Benutzer*innen mit der Berechtigung zum Hinzufügen von Journaleinträgen können einen Eintrag als Entwurf speichern oder buchen. Ihr*e Sage Intacct-Administrator*in kann jedoch Genehmigungen für Journaleinträge einrichten.

Ja, wenn Sie Journaleinträge aus einer CSV-Vorlage importieren, können Sie die Funktion Status verwenden, um die Transaktion entweder als Entwurf oder Gebucht zu speichern. Wenn Sie keinen Status angeben oder wenn die Spalte Status nicht in Ihrer CSV-Datei enthalten ist, wird der Journaleintrag automatisch gebucht. Gehen Sie zu CSV-Import: Hauptbuch-Journaleinträge, um mehr zu erfahren.

Standardreports, wie z. B. der Hauptbuchreport, enthalten nur erfasste Journaleinträge. Sie können jedoch einen benutzerdefinierten Report erstellen, der Entwürfe von Journaleinträgen enthält.

Hier sind einige Tipps zum Erstellen des benutzerdefinierten Reports:

  • In Schritt 2: Wählen Sie zur Auswahl des Datentyps für Ihren Report Hauptbuchdetails als Datentyp aus, zu dem ein Report erstellt werden soll.
  • In Schritt 3: Wählen Sie die Spalten aus, die in Ihren Report mit aufgenommen werden sollen. Vergewissern Sie sich, dass Sie den Hauptbucheintragsstatus mit auswählen. So können Sie erkennen, ob es sich bei dem Eintrag um einen Entwurf oder einen gebuchten Eintrag handelt.
  • In Schritt 6: Wählen Sie Filter aus. Sie können die Filter leer lassen, um alle Einträge anzuzeigen, oder Sie können optional nur nach Journaleinträgen filtern, bei denen der Hauptbucheintragsstatus gleich D (für "Draft", dt. "Entwurf") ist.