Einen Journaleintrag erstellen

1. Gehen Sie zu Hauptbuch > Alle > Journaleinträge.

2. Suchen Sie das Journal und wählen Sie Transaktionen.

3. Wählen Sie Erstellen aus.

1. Gehen Sie zu Hauptbuch > Alle > Journaleinträge.

2. Suchen Sie das Journal und wählen Sie Transaktionen anzeigen.

3. Wählen Sie Hinzufügen aus.

Geben Sie im oberen Teil des Tabs Transaktion das Transaktionsdatum, die Beschreibung und andere grundlegende Informationen ein. Die Transaktionsnummer und die Buchungsfolgenummer werden zu Ihrer Information angezeigt.

1. Wählen Sie das Journal für die Buchung, wenn Sie nicht über die Transaktions-Liste eines Journals auf die Seite zugegriffen haben.
2. Im Feld Buchungsdatum können Sie das aktuelle Datum übernehmen oder ein anderes Datum eingeben.

3. Geben Sie nur dann ein Automatisches Umkehrungsdatum ein, wenn Sie diese Transaktion an einem bestimmten Datum umkehren möchten.

   Weitere Informationen zu Zurückbuchungsdaten

   • Die Zurückbuchungstransaktion ist identisch, außer dass sie umgekehrt ist und daher die Transaktion ausnullt. Sie können das aktuelle Datum oder ein späteres Datum eingeben.

   • Die Option zum Eingeben eines Zurückbuchungsdatums gilt nicht für Journaleintragsentwürfe. Sie können jedoch ein Umkehrungsdatum eingeben, wenn Sie den Eintrag buchen.

4. Geben Sie eine Beschreibung der Transaktion ein.

   Der Text, den Sie in die Beschreibung aufnehmen, wird automatisch zu den Notizfeldern für Einzelpositionen hinzugefügt, kann jedoch überschrieben werden.

5. (Optional) Geben Sie einen Kommentar ein, um diesen in der Transaktionshistorie zu erfassen.

   Kommentare werden nur auf dem Tab "Historie" angezeigt.

   Informationen zum Tab "Historie"

   • Der Transaktion wird ein Tab mit der Bezeichnung Historie hinzugefügt, nachdem sie gespeichert wurde.
   • Jedes Mal, wenn Sie die Transaktion bearbeiten, können Sie einen weiteren Kommentar hinzufügen. Der ursprüngliche Kommentar wird nicht mehr im Feld "Kommentar" angezeigt, aber er wird auf dem Tab Historie mit dem Datum angezeigt, an dem er eingegeben wurde.
   • Wenn eine Transaktion, für die Genehmigungen erforderlich sind, übermittelt wurde, können Sie auf dem Tab Historie sehen, an wen sie übermittelt wurde.
6. Geben Sie optional eine Referenznummer ein, mit der Sie auf diese Transaktion verweisen können.

7. Wenn es sich um eine unternehmensinterne Transaktion handelt, geben Sie das Attribut Quell-Entität (die zahlende Entität) ein.

   Sie können die Zielentität (die empfangende Entität) im Abschnitt Einträge im Feld Standort auswählen.

8. Wählen Sie das Feld Anhang aus, um eine digitale Version eines Begleitdokuments als Anhang Ein Anhang ist ein Bundle aus einem oder mehreren Begleitdokumenten. Dabei kann es sich um Tabellenkalkulationen, gescannte Bilder oder Textverarbeitungsdokumente handeln. zu speichern.

   Einen Anhang hinzufügen

   1. Wählen Sie Hinzufügen in der Dropdown-Liste aus.

   2. Sie können dann ein gescanntes Bild, eine Tabellenkalkulation oder ein Textverarbeitungsdokument als Anhang hochladen. Weitere Informationen darüber, wer Anhänge hinzufügen kann.

      Sie können Ihre Dateien auch per Drag & Drop verschieben, um einen Anhang hinzuzufügen. Informationen zum Anhängen eines Dokuments an mehrere Journaleinträge finden Sie unter Bulkverarbeitung.

9. Fügen Sie die Informationen für alle benutzerdefinierten Felder hinzu, die für Journaleinträge erstellt wurden.

Optional. Wählen Sie Standardwerte aus, damit die entsprechenden Einzelposten automatisch ausgefüllt werden. Das System zeigt diese Standardwerte für jeden vorhandenen und neuen Einzelposten an. Sie können die Standardwerte für Einzelposten bei Bedarf manuell überschreiben.

Damit die Transaktion erfasst werden kann, müssen Sie mindestens das Konto und für jeden Einzelposten einen Soll- oder Habenwert angeben. Je nach Unternehmen müssen Sie möglicherweise weitere Informationen eingeben, z. B. die Abteilung oder den Standort.

1. Wählen Sie das Konto aus, auf das der Eintrag angewendet werden soll.

2. Geben Sie den Betrag ein, der als Soll oder Haben verrechnet werden soll.

   • Geben Sie den Transaktionsbetrag unter Soll oder Haben ein. Eine einzelne Zeile kann nur in einem dieser Felder einen Wert haben.

   • Wenn Sie Soll- und Habenbeträge eingeben, gibt der Journaleintrag automatisch Nettobeträge für diese ein und führt jeweils eine laufende Summe im Feld Summe aus. Die laufende Summe hilft Ihnen, eine große Anzahl von Journaleintragspositionen effizient einzugeben und einen ausgeglichenen Eintrag zu gewährleisten.

     Sage Intacct verwendet für Transaktionsbeträge zwei Dezimalstellen. Für Einzelpostenbeträge werden maximal zwei Dezimalstellen unterstützt.

3. Optional können Sie auswählen, wie die Einzelposition zugewiesen werden soll.

   • Wenn Sie zuvor unter Standardwerte anzeigen eine Transaktionszuweisung ausgewählt haben, wird der Name dieser Zuweisung im Feld Zuweisung angezeigt.
   • Sie können die Transaktionszuweisung für diese Einzelposition überschreiben, indem Sie eine andere im Feld Zuweisung auswählen.

4. Um den Artikel einer Abteilung oder einem Standort zuzuweisen, wählen Sie ihn im Feld Abteilung oder Standort aus.

   Mögliche Einschränkungen

   • Wenn Journaleintragsausgleich validieren unter "Hauptbuch konfigurieren" für die Dimension "Abteilung" oder "Standort" ausgewählt ist, führen Sie sowohl für die Soll- als auch für die Haben-Zeile einen der folgenden Schritte aus.

     • Geben Sie denselben Standort und dieselbe Abteilung ein.

     • Geben Sie keinen Standort oder keine Abteilung ein.

     Weitere Informationen finden Sie unter Hauptbuch konfigurieren.

   • Wenn Sie bei unternehmensinternen Transaktionen eine Quelle (zahlende Entität) ausgewählt haben, müssen Sie auch das Ziel (empfangende Entität) auswählen.

     Verwenden Sie Standort, um die Zielentität für diese Einzelposition auszuwählen. Das Ziel kann die Entität sein, die Sie direkt angeben, oder die übergeordnete Entität des Standorts. Sage Intacct schreibt automatisch das Journal des Zielgeschäftsbereichs gut und erstellt außerdem automatisch Ausgleichsbuchungen in den jeweiligen Journalen des Quell- und Zielgeschäftsbereichs.

5. Wählen Sie bei Bedarf andere Dimensionen aus, z. B. "Kunde", "Mitarbeiter" oder "Artikel".

   Um Platz zu sparen, werden einige Dimensionen möglicherweise nicht als Felder auf der Hauptseite angezeigt. Wählen Sie eine Zeile aus und wählen Sie dann Details anzeigen, um zusätzliche Felder anzuzeigen.

   Sie können das Layout von Transaktionsseiten bearbeiten, um den Bedürfnissen Ihres Unternehmens gerecht zu werden. Auf diese Weise können Sie anpassen, welche Felder auf der Seite angezeigt werden und in welcher Reihenfolge.

6. Verwenden Sie das Feld Notiz, um eine Anmerkung zum Zweck des Eintrags hinzuzufügen.

   Standardmäßig fügt Intacct den Feldtext Beschreibung automatisch in das Feld Notiz ein, aber das können Sie überschreiben.

   • Eine Notiz kann bis zu 1.000 Zeichen lang sein.

   • Wenn Sie eine neue Journaleintragszeile hinzufügen, kopiert der Eintrag die Notizbeschreibung aus der früheren Zeile. Sie können diese Notizbeschreibung überschreiben.

7. Wenn diese Einzelposition für ein Projekt fakturierbar ist:

   • Wählen Sie das Projekt aus und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Fakturierbar.

   • Wählen Sie einen Artikel und einen Kunden aus.

     Diese Option wird nur angezeigt, wenn Sie bei der Projektkonfigurierung die fakturierbare Option für Hauptbuchtransaktionen und für das Journal die Kennzeichnung als fakturierbares Projekt aktiviert haben.

8. Um eine weitere Einzelposition hinzuzufügen, wählen Sie Hinzufügen (Kreis) rechts neben der Einzelposition.

9. Wenn Sie mit der Eingabe oder Bearbeitung der Transaktionsinformationen fertig sind, speichern Sie die Transaktion als Entwurf oder buchen Sie sie.

   • Klicken Sie auf Entwurf oder Entwurf und neu, um Ihren Fortschritt bei dem Eintrag zu speichern, ohne ihn zu buchen. Später können Sie oder ein anderer Benutzer den Eintrag überprüfen und buchen. Journale, die Entwurfseinträge enthalten, können nicht deaktiviert werden.
   • Wählen Sie Buchen oder Buchen und neu, um den Journaleintrag zu buchen.
   So suchen und rufen Sie Elemente mit dem Status "Entwurf" und "Gebucht" auf

   • Filtern Sie spontan nach Entwürfen oder gebuchten Transaktionen: Wählen Sie in der entsprechenden Transaktionslistenansicht in der Spalte Status entweder Entwurf oder Gebucht aus.
   • Erstellen Sie eine permanente benutzerdefinierte Ansicht zum Filtern nach Entwürfen oder gebuchten Transaktionen: Erstellen Sie eine Ansicht und setzen Sie den Filter auf Status = Entwurf oder Status = Gebucht. Die benutzerdefinierte Ansicht steht immer dann zur Verfügung, wenn Sie die Liste aufrufen.