Dokumentnummerierungssequenz erstellen

Nach der Aktivierung kann diese Funktion nicht wieder deaktiviert werden. Stellen Sie sicher, dass die Verwendung von Buchungssequenzen gesetzlich vorgeschrieben ist, bevor Sie sie aktivieren.

Abonnement	Unternehmen Hauptbuch
Regionale Verfügbarkeit	Alle Regionen
Benutzertyp	Geschäftlicher Benutzer mit Admin-Berechtigungen
Berechtigungen	Hauptbuch auflisten, anzeigen, hinzufügen, bearbeiten Berechtigungen für die Nummernkreise in Unternehmen auflisten, anzeigen, hinzufügen, bearbeiten und entfernen Berechtigungen zum Auflisten und Anzeigen für Journale, Korrekturjournale und ggf. weitere Journale im Hauptbuch
Vorheriger Schritt	Zusammenfassungen konfigurieren

Erstellen Sie die tatsächliche Nummerierungssequenz mithilfe der Dokumentennummerierung. Stellen Sie sicher, dass Sie so viele erstellen, wie Sie benötigen, um Ihre Geschäftsanforderungen zu erfüllen. Erstellen Sie in jeder Entität eine Sequenz für jedes Journal.

Wenn Sie in einem Unternehmen mit mehreren Entitäten arbeiten, stellen Sie sicher, dass Sie sich entweder in der richtigen Entität oder auf dem Top-Level befinden.

Einen Nummernkreis, der auf Entitätsebene erstellt wurde, können Sie nicht einer Buchungsfolge zuordnen, die auf dem Top-Level erstellt wurde.
Einen Nummernkreis, der in einer Entität erstellt wurde, können Sie nicht einer Buchungsfolge zuordnen, die in einer anderen Entität erstellt wurde.

Es gibt keine Validierung, um zu verhindern, dass jemand die Dokumentsequenz entfernt, nachdem Transaktionen erfasst wurden, die diese Sequenz verwenden. Stellen Sie sicher, dass Sie die Berechtigungen für die Dokumentennummerierung bei Bedarf überprüfen.

Die Nummernkreise, die Sie für Buchungsfolgen eingerichtet haben, sollten nur für die Journale verwendet werden, die die Buchungsfolge verwenden.

Die Verwendung dieser Dokumentsequenzen für andere Journale kann dazu führen, dass die Buchungsfolgennummerierung nicht fortlaufend ist, was gegen die Regeln für die Buchungsfolgennummerierung verstößt.

Gehen Sie auf dem Top-Level zu Unternehmen > Einrichtung > Einstellungen und wählen Sie Hinzufügen (Kreis) neben Nummernkreise.
Füllen Sie die Pflichtfelder aus und geben Sie alle weiteren Informationen ein, die Sie in Ihre Reihenfolge aufnehmen möchten.

Die Pflichtfelder sind:
- Sequenz-ID
  
  Kann nach dem Speichern nicht mehr geändert werden
- Sequenzname
- Sequenzstatus
- Sequenztyp
  
  Kann nach dem Speichern nicht mehr geändert werden
- Primäre Sequenz
  
  Kann nach dem Speichern nicht mehr geändert werden
- Nächste primäre Sequenz
  
  Automatisch generiert, kann aber bearbeitet werden
Wählen Sie Speichern.

Weitere Informationen zu den Eingaben in den einzelnen Feldern finden Sie in den Feldbeschreibungen.

Eine konsistente Nummerierung der Nummernkreise ist entscheidend. Richten Sie Ihre Reihenfolgen ein und ändern Sie sie nicht, um die Einhaltung behördlicher und gesetzlicher Vorschriften und die fortlaufende Reihenfolge zu gewährleisten.

Nachdem Sie Transaktionen in einem Journal mit aktivierten Buchungsfolgen gebucht haben, wird nicht empfohlen, die Dokumentsequenznummerierung in irgendeiner Weise zu bearbeiten.

Übertragung des Geschäftsjahres aktivieren

Wenn die behördlichen oder gesetzlichen Konformitätsregeln Ihrer Region Buchungsfolgen erfordern, die das Transaktionsdatum enthalten, können Sie die Übertragung des Geschäftsjahres einrichten. Diese Funktion ist jetzt für Hauptbuch-Journale verfügbar.

Die Übertragung des Geschäftsjahres für Nummernkreise unterstützt Sie bei der Verwaltung Ihrer alphanumerischen Sequenzen mit einfachen Übergängen zum Jahresende, verbesserter Organisation und verbessertem Transaktionsabgleich.

Die Übertragung des Geschäftsjahrs ist derzeit nur für die Verwendung mit Verträgen, der Verwaltung von Anlagevermögen und dem Hauptbuch verfügbar. Ähnlich wie bei einer Alpha-Reihenfolge muss Ihre Intacct-Anwendung so konfiguriert sein, dass sie Nummernkreise für die Übertragung des Geschäftsjahres verwenden.

Beispiel

Im folgenden Beispiel wird beschrieben, wie die Übertragung des Geschäftsjahrs mit Hauptbuch-Buchungsfolgen funktioniert.

Sie haben eine Dokumentnummerierungssequenz im folgenden Format: 2024-HJ-0001-FR.
- 2024 stellt das Geschäftsjahr dar.
- HJ steht für das Hauptjournal.
- FR steht für die Entität, in der die Sequenz verwendet wird.
Die Dokumentnummerierungssequenz wird als Buchungsfolge für Ihr Hauptjournal zugeordnet.
Die Buchungsfolgenummer für Ihren letzten Hauptjournaleintrag im Jahr 2024 lautet 2024-HJ-0597-FR.
Den nächsten Hauptjournaleintrag geben Sie im Januar 2025 ein. Intacct verlegt das Geschäftsjahr automatisch vor und setzt die Nummerierung zurück.
Die Buchungsfolgenummer für diesen Eintrag lautet 2025-HJ-0001-FR.

Abonnement	Unternehmen Hauptbuch
Regionale Verfügbarkeit	Alle Regionen
Benutzertyp	Geschäftlicher Benutzer mit Admin-Berechtigungen
Berechtigungen	Hauptbuch auflisten, anzeigen, hinzufügen, bearbeiten Berechtigungen für die Nummernkreise in Unternehmen auflisten, anzeigen, hinzufügen, bearbeiten und entfernen Berechtigungen zum Auflisten und Anzeigen für Journale, Korrekturjournale und ggf. weitere Journale im Hauptbuch
Vorheriger Schritt	Zusammenfassungen konfigurieren

Gehen Sie zu Unternehmen > Einrichtung > Einstellungen und wählen Sie Hinzufügen (Kreis) neben Nummernkreise.

Erstellen Sie eine neue Sequenz und verwenden Sie zu Beginn des nächsten Geschäftsjahrs. Vermeiden Sie es, eine Sequenz in der Mitte des Jahres zu ändern.
Geben Sie eine Sequenz-ID ein.

Verwenden Sie einen Namen, der den Zweck der Sequenz und das Journal beschreibt, in dem sie verwendet wird.

Geben Sie z. B. HJ-general-seq für eine Sequenz ein, die für das Hauptbuch-Hauptjournal erstellt wurde.
Füllen Sie die restlichen Pflichtfelder aus und geben Sie alle weiteren Informationen ein, die Sie in Ihre Dokumentsequenz aufnehmen möchten.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Übertragung des Geschäftsjahrs auf Sequenz aktivieren.

Sie können die Übertragung des Geschäftsjahrs sowohl mit numerischen als auch mit Alpha-Sequenzen verwenden.

Wenn diese Option ausgewählt ist, wird das Ende des Geschäftsjahrs für Ihr Unternehmen angezeigt, zusätzlich zu dem Tag, an dem die Übertragung für diese Sequenz aktiviert wurde.
Wählen Sie aus, wie Sie das Geschäftsjahr an Ihre Dokumentsequenz anhängen möchten:
- Keine: Wenn diese Option ausgewählt ist, wird das Geschäftsjahr nicht in Ihrem Nummernkreis angezeigt.
- Präfix: Wenn diese Option ausgewählt ist, wird das Geschäftsjahr als Übertragungspräfix an den Nummernkreis angehängt, gefolgt von einem bearbeitbaren Trennzeichenfeld.
- Suffix: Wenn diese Option ausgewählt ist, wird das Geschäftsjahr als Übertragungssuffix an die Dokumentsequenz angehängt, dem ein bearbeitbares Trennzeichenfeld vorangestellt ist.
Geben Sie das Format für die Sequenz ein.

Zusätzlich zum Übertragungpräfix oder -suffix können Sie ein weiteres Präfix und Suffix hinzufügen.
Um das Einrichten der Buchungsfolge und das Identifizieren von Transaktionen zu vereinfachen, verwenden Sie die folgenden Konventionen:
- Ein Präfix mit dem Namen oder der ID des Journals, für das das Nummerierungssystem verwendet wird
- Ein Suffix, um die Entität anzugeben, in der die Transaktion erstellt wurde. Dies ist nützlich, wenn Transaktionen auf dem Top-Level angezeigt werden.
Wählen Sie Speichern.

Gehen Sie zu Unternehmen > Einrichtung > Einstellungen und wählen Sie Hinzufügen (Kreis) neben Nummernkreise.

Erstellen Sie eine neue Sequenz und verwenden Sie zu Beginn des nächsten Geschäftsjahrs. Vermeiden Sie es, eine Sequenz in der Mitte des Jahres zu ändern.
Geben Sie eine Sequenz-ID ein.

Verwenden Sie einen Namen, der den Zweck der Sequenz und das Journal beschreibt, in dem sie verwendet wird.

Geben Sie z. B. HJ-general-seq für eine Sequenz ein, die für das Hauptbuch-Hauptjournal erstellt wurde.
Füllen Sie die restlichen Pflichtfelder aus und geben Sie alle weiteren Informationen ein, die Sie in Ihre Dokumentsequenz aufnehmen möchten.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Übertragung des Geschäftsjahrs auf Sequenz aktivieren.

Sie können die Übertragung des Geschäftsjahrs sowohl mit numerischen als auch mit Alpha-Sequenzen verwenden.

Wenn diese Option ausgewählt ist, wird das Ende des Geschäftsjahrs für Ihr Unternehmen angezeigt, zusätzlich zu dem Tag, an dem die Übertragung für diese Sequenz aktiviert wurde.
Wählen Sie aus, wie Sie das Geschäftsjahr an Ihre Dokumentsequenz anhängen möchten:
- Keine: Wenn diese Option ausgewählt ist, wird das Geschäftsjahr nicht in Ihrem Nummernkreis angezeigt.
- Präfix: Wenn diese Option ausgewählt ist, wird das Geschäftsjahr als Übertragungspräfix an den Nummernkreis angehängt, gefolgt von einem bearbeitbaren Trennzeichenfeld.
- Suffix: Wenn diese Option ausgewählt ist, wird das Geschäftsjahr als Übertragungssuffix an die Dokumentsequenz angehängt, dem ein bearbeitbares Trennzeichenfeld vorangestellt ist.
Geben Sie das Format für die Sequenz ein.

Zusätzlich zum Übertragungpräfix oder -suffix können Sie ein weiteres Präfix und Suffix hinzufügen.
Um das Einrichten der Buchungsfolge und das Identifizieren von Transaktionen zu vereinfachen, verwenden Sie die folgenden Konventionen:
- Ein Präfix mit dem Namen oder der ID des Journals, für das das Nummerierungssystem verwendet wird
- Ein Suffix, um die Entität anzugeben, in der die Transaktion erstellt wurde. Dies ist nützlich, wenn Transaktionen auf dem Top-Level angezeigt werden.
Wählen Sie Speichern.

Wenn die Übertragung des Geschäftsjahrs aktiviert ist, werden die nächsten zehn Jahre der Dokumentsequenzen mit den entsprechenden Geschäftsjahren angezeigt. Das Feld "Jahr" kann nicht bearbeitet werden.

Nächster Schritt: Journalen Sequenzen zuweisen