Dokumentreihenfolgen für IDs für die automatische Nummerierung

Sie können die Dokumentreihenfolge verwenden, um neue IDs für häufige Transaktionen und Datensätze automatisch zu generieren, z. B. für neue Kunden, Lieferanten, Rechnungen und mehr. Sie können z. B. eine Dokumentreihenfolge für Rechnungen erstellen. Diese Sequenz erstellt automatisch eine neue ID, z. B. "INV-0100", und erhöht die Nummer jedes Mal, wenn eine neue Rechnung eingegeben wird.

Um die Liste der Dokumentsequenzen anzuzeigen, gehen Sie zu Unternehmen > Einrichtung > Einstellungen > Dokumentsequenz. In der Liste "Dokumentsequenz" können Sie eine neue Sequenz hinzufügen oder eine vorhandene Sequenz bearbeiten oder anzeigen.

Wo kann ich numerische Sequenzen verwenden?

Sie können numerische Sequenzen für viele verschiedene Arten von Datensätzen oder Transaktionen erstellen, z. B. für Kunden, Lieferanten, Einkauf Anforderungen und Anpassungen.

In der Regel aktualisieren Sie die Anwendung Konfiguration Seite oder Transaktionsdefinition, um die spezifische Sequenz zu identifizieren, die für eine Datensatz oder Transaktion verwendet werden soll. Wenn Sie beispielsweise eine Sequenz für Rechnungen erstellen, aktualisieren Sie die Seite "Debitorenbuchhaltung konfigurieren", um die Dokumentreihenfolge zu identifizieren. Administratoren in der Regel Anwendungen konfigurieren.

Best Practice für numerische Sequenzen

Intacct rät davon ab, führende Nullen als Teil einer ID-Sequenz hinzuzufügen. IDs mit vorangestellten Nullen können Fehler verursachen, wenn Sie Informationen aus Excel in Ihr Unternehmen importieren, da Excel die vorangestellte Null entfernt. Verwenden Sie ein Zeichen als Präfix für Ihre ID, z. B. C0001 für eine Kunden-ID.

Problemumgehung für Importe: Wenn Sie führende Nullen in IDs verwenden müssen, konvertieren Sie die Spalte für ID-Nummern in Excel in das Textformat, bevor Sie den Dateiinhalt importieren. In diesem Fall entfernt Excel die führenden Nullen nicht, wenn Sie die Datei speichern. Denken Sie daran, die Spalte mit ID-Nummern jedes Mal in das Textformat zu konvertieren, wenn Sie eine Vorlage zum Importieren von Informationen verwenden, für die IDs erforderlich sind.

Weitere Informationen finden Sie unter Erstellung von Namen und IDs – bewährte Methode.

Wo kann ich Alpha-Sequenzen verwenden?

Sie können derzeit Alpha-Sequenzen für den Abstimmungsabgleich von Bank- und Kreditkarten im Zahlungsverkehr sowie für die Abstimmung von Lieferanten und Kunden in der Kreditorenbuchhaltung, der Debitorenbuchhaltung und französischen Unternehmen erstellen.

Um Alpha-Sequenzen zu verwenden, aktualisieren Sie die Anwendung Konfiguration Seite oder Transaktionsdefinition, um die Alpha-Sequenz zu identifizieren, die für eine Datensatz oder Transaktion verwendet werden soll. Wenn Sie z. B. eine Sequenz für die Abstimmung von Bank- oder Kreditkarten erstellen, aktualisieren Sie den Zahlungsverkehr so, dass die Alpha-Sequenz verwendet wird. Administratoren in der Regel Anwendungen konfigurieren.

Hinzufügen einer Dokumentreihenfolge

1. Gehen Sie auf dem Top-Level zu Unternehmen > Einrichtung > Einstellungen und wählen Sie Hinzufügen (Kreis) neben Nummernkreise.

2. Füllen Sie die Pflichtfelder aus und geben Sie alle weiteren Informationen ein, die Sie in Ihre Reihenfolge aufnehmen möchten.

   Die Pflichtfelder sind:

   • Sequenz-ID

     Kann nach dem Speichern nicht mehr geändert werden

   • Sequenzname

   • Sequenzstatus

   • Sequenztyp

     Kann nach dem Speichern nicht mehr geändert werden

   • Primäre Sequenz

     Kann nach dem Speichern nicht mehr geändert werden

   • Nächste primäre Sequenz

     Automatisch generiert, kann aber bearbeitet werden

3. Wählen Sie Speichern.

Weitere Informationen zu den Eingaben in den einzelnen Feldern finden Sie in den Feldbeschreibungen.

Übertragung des Geschäftsjahrs

Die Übertragung des Geschäftsjahres für Nummernkreise unterstützt Sie bei der Verwaltung Ihrer alphanumerischen Sequenzen mit einfachen Übergängen zum Jahresende, verbesserter Organisation und verbessertem Transaktionsabgleich.

So verwenden Sie die Übertragung des Geschäftsjahres:

1. Erstellen Sie eine neue Dokumentreihenfolge.
2. Geben Sie Informationen für die erforderlichen Felder ein.
   
3. Wählen Sie das Symbol Übertragung des Geschäftsjahrs auf Sequenz aktivieren Kontrollkästchen.
   Wenn diese Option ausgewählt ist, werden das Ende des Geschäftsjahrs für Ihr Unternehmen und der Tag angezeigt, an dem die Übertragung für diese Sequenz aktiviert wurde.
4. Wählen Sie aus, wie Sie das Geschäftsjahr an Ihren Nummernkreis anhängen möchten:

   • Keine: Wenn diese Option ausgewählt ist, wird das Geschäftsjahr nicht in Ihrem Nummernkreis angezeigt.

   • Präfix: Wenn diese Option ausgewählt ist, wird das Geschäftsjahr als Übertragungspräfix an den Nummernkreis angehängt, gefolgt von einem bearbeitbaren Trennzeichenfeld.

   • Suffix: Wenn diese Option ausgewählt ist, wird das Geschäftsjahr als Übertragungssuffix an den Nummernkreis angehängt, dem ein bearbeitbares Trennzeichenfeld vorangestellt ist.

5. Speichern Sie Ihre Änderungen.

Wenn die Übertragung des Geschäftsjahrs aktiviert ist, werden die nächsten zehn Jahre der Dokumentsequenzen mit den entsprechenden Geschäftsjahren angezeigt. Das Feld "Jahr" kann nicht bearbeitet werden.

Bearbeiten einer Dokumentreihenfolge

1. Gehe zu Unternehmen > Einrichtung > Einstellungen > Sequenzen dokumentieren.

2. Suchen Sie die Dokument, die Sie bearbeiten möchten.

3. Wählen Sie Bearbeiten am Ende der Zeile aus.

4. Aktualisieren Sie die Informationen, die Sie in Ihre Sequenz aufnehmen möchten.

   Die folgenden Felder können nicht bearbeitet werden:

   • Sequenz-ID

   • Sequenztyp

   • Primäre Sequenz

5. Wählen Sie Speichern.

1. Gehe zu Unternehmen > Einrichtung > Einstellungen > Sequenzen dokumentieren.

2. Auswählen Bearbeiten neben dem Dokument, das Sie ändern möchten.

3. Aktualisieren Sie die Informationen, die Sie in Ihre Sequenz aufnehmen möchten.

   Die folgenden Felder können nicht bearbeitet werden:

   • Sequenz-ID

   • Sequenztyp

   • Primäre Sequenz

4. Wählen Sie Speichern.

Weitere Informationen zu den Eingaben in den einzelnen Feldern finden Sie in den Feldbeschreibungen.

Eine Dokumentreihenfolge entfernen

Sie Entfernen ein Dokument aus der Liste "Dokumentsequenz".

Gehen Sie beim Entfernen von Sequenzen vorsichtig vor. Wenn Sie eine verwendete Sequenz Entfernen, können Benutzer keine Dokumente mit dieser Sequenz erstellen und erhalten eine Fehlermeldung.

Intacct empfiehlt, die Berechtigungen der Benutzer für diese Funktion streng zu kontrollieren, indem Sie Folgendes verwenden Unternehmen > Admin > Benutzer > Abonnements > Berechtigungen.

1. Gehe zu Unternehmen > Einrichtung > Einstellungen > Sequenzen dokumentieren.

2. Suchen Sie den Datensatz, den Sie entfernen möchten.

3. Wählen Sie am Ende der Zeile Weitere Aktionen > Entfernen.

   Abhängig von Ihren Benutzereinstellungen werden Sie möglicherweise vom System aufgefordert, das Entfernen zu bestätigen.

1. Gehe zu Unternehmen > Einrichtung > Einstellungen > Sequenzen dokumentieren.

2. Suchen Sie den Datensatz, den Sie entfernen möchten, und wählen Sie Entfernen.

   Abhängig von Ihren Benutzereinstellungen werden Sie möglicherweise vom System aufgefordert, das Entfernen zu bestätigen.

Automatische Sequenzierung deaktivieren

Automatische Sequenzen für neue IDs werden auf der Seite Anwendung Konfiguration für jede Intacct-Anwendung zugewiesen. Administratoren können die Sequenzen bearbeiten.

Wenn Sie die automatische Sequenzierung deaktivieren, bleiben vorhandene IDs erhalten.

Die folgenden Schritte sind ein Beispiel dafür, wie Sie die Dokumentreihenfolge in der Debitorenbuchhaltung deaktivieren. Diese Schritte können in anderen Intacct-Anwendungen verwendet werden, um Nummernkreise auch dort zu deaktivieren.

1. Gehen Sie zu Debitorenbuchhaltung > Einrichtung > Konfiguration.

   Einige Anwendungen, z. B. Anpassungsservice, Plattformdienste und Webdienste, verfügen nicht über Konfiguration Optionen.

2. Scrollen Sie nach unten zu Dokumentreihenfolge.
3. Löschen Sie die zugeordnete Dokumentreihenfolge unter Rechnungen und lassen Sie das Dropdown-Feld leer, um die automatische Nummerierung zu deaktivieren.
4. Speichern Sie Ihre Änderungen.

Feldbeschreibungen:

In den folgenden Tabellen werden die einzelnen Felder in der Liste "Dokumentsequenz" und auf der Seite "Informationen zur Dokumentenfolge" beschrieben:

• Liste der Dokumentreihenfolge
• Seite mit Informationen zum Nummernkreis

Felder der Liste der Dokumentreihenfolge

Feld	Beschreibung
Sequenz-ID	Der Name der Sequenz. Sie geben diesen Namen im entsprechenden Feld der Seite "Informationen zur Dokumentenfolge" an.
Sequenzname	Der Sequenzname, der auf PDF-Dateien von Rechnungen gedruckt wird.
Nächste nicht verwendete Sequenz	Zeigt die nächste verfügbare Nummer in einer bestimmten Dokumentsequenz an, was für die Fehlerbehebung nützlich ist. Andernfalls könnte es für den Administrator beispielsweise zeitaufwändig sein, den letzten Rechnung zu finden, um die Nummer zu überprüfen. Sie können diese Nummer auf der Seite "Informationen zur Dokumentenfolge" zurücksetzen.
Zuletzt aktualisiert	Dieses Feld zeigt an, wann eine Sequenz zuletzt geändert wurde. Es ist nützlich für die Fehlerbehebung.

Seite mit Informationen zum Nummernkreis

Sequenzinformationen

Sequenzinformationen

Feld	Beschreibung
Sequenz-ID	Der Name der Sequenz. Es ist wichtig, dass Sie die Sequenz mit Wörtern benennen, die die Dokumente beschreiben, für die Sie die Sequenz verwenden werden. Wenn Sie wiederkehrende Rechnungen verwenden, können Sie eine andere Sequenz-ID als bei regulären Rechnungen festlegen.
Sequenzname	Der Titel, der auf PDFs von Dokumenten vom Typ Rechnung in den Anwendungen Bestandskontrolle (IC), Einkauf (PO) und Auftragserfassung (OE) gedruckt wird. Der Text, den Sie hier eingeben, wird als Titel der Dokumente vom Typ "Rechnung" verwendet. Das Drucken eines Titels auf PDFs ist in den Anwendungen IC/PO/OE nützlich. Möglicherweise verfügen Sie über mehrere Dokumentvorlagen vom Typ "Rechnung", die aber nicht fakturiert werden (z. B. Anpassungen). Wenn Sie diesen Sequenznamen verwenden, können Sie ein Dokument mit einem anderen und passenderen Titel drucken. Dieses Feld wirkt sich nur auf die Anwendungen IC/PO/OE aus.
Sequenzstatus	Der Standardstatus ist Aktiv. Wenn Sie nicht möchten, dass diese Sequenz in Listen angezeigt wird, aber für die zukünftige Verwendung beibehalten werden soll, wählen Sie Inaktiv. Angenommen, Sie erstellen Sequenzen, die nur für Kalenderquartale relevant sind, für Ausgaben-Reports wie EXPRPT-1847-2004Q1. Möglicherweise möchten Sie diese Sequenz zu Beginn von Q2 deaktivieren, wenn die Sequenz EXPRPT-1847-2001Frage 2 beginnt. Sie können weiterhin inaktive Sequenzen anzeigen, indem Sie die Schaltfläche Inaktive einschließen Kontrollkästchen in der Liste "Dokumentsequenz".
Sequenztyp	Die Standardeinstellung ist numerisch. Numerisch Alpha Alpha-Sequenzen sind derzeit nur für den Zahlungsverkehr oder französische Unternehmen verfügbar. Wenn Sie "Numerisch" auswählen, steht das Feld "Länge der numerischen Sequenz" zur Verfügung, und alle Sequenzen werden in Zahlen angezeigt. Wenn Sie Alpha auswählen, steht das Feld für die numerische Sequenzlänge nicht zur Verfügung, und die Sequenzen werden in Kleinbuchstaben angezeigt.
Länge der numerischen Sequenz	Nur verfügbar, wenn der Sequenztyp "Numerisch" ist. Die Gesamtlänge der primären numerischen Sequenz, die die führenden Nullen enthält. Die hier maximale zulässige Länge beträgt 16 Zeichen. Wenn Sie z. B. 5 in diesem Feld und legen Sie Ihre primäre Sequenz auf 123verwenden, ist das Ergebnis 00123 bei Eingabe der ersten Rechnung. Die Länge der primären Sequenz beträgt insgesamt 5 Zahlen mit zwei Nullen vor der ersten Instanz der primären Sequenz. Die Gesamtlänge der primären numerischen Sequenz hilft beim Sortieren in Listen. Die Nummer 00123 wird vor 10123 in einer Liste. Wenn Sie die führenden Nullen nicht angeben, wird 10123 vor 123 in der Liste angezeigt. Durch diese Gruppierung werden Listen so angezeigt, als wären sie falsch angeordnet.
Maximum der primären Sequenz	Zeigt das Maximum der Sequenz für die ausgewählte Sequenz an. Das standardmäßige Maximum für numerische und Alpha-Sequenzen ist 16 Zeichen (Zahlen oder Buchstaben). Sie können festlegen, dass Ihre Sequenz Maximum weniger als 16 Zeichen enthält. Wenn das Ende der Sequenz erreicht ist, erhalten Sie eine Fehlermeldung, und die Dokument Sequenz muss Administrator eine neue Sequenz starten.

Übertragung des Geschäftsjahrs

Feld	Beschreibung
Übertragung des Geschäftsjahrs auf Sequenz aktivieren	Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, können Sie Sequenzen verwalten, die sich zu Beginn eines jeden Geschäftsjahrs ändern. Sie können es sowohl für numerische als auch für Alpha-Sequenzen verwenden. Wenn diese Option aktiviert ist, werden die folgenden ausgefüllten Felder angezeigt: Die Geschäftsjahresende für Ihr Unternehmen tun können. Die Startdatum der Übertragung ist der Tag, an dem diese Übertragungssequenz aktiviert wurde.
Geschäftsjahr an Sequenz anhängen	Nur verfügbar, wenn Sie die Übertragung des Geschäftsjahrs auf Sequenz aktivieren. Verwenden Sie das Dropdown-Menü, um auszuwählen, wo das Geschäftsjahr an die Dokument Sequenz angehängt werden soll. Keine: Wenn diese Option ausgewählt ist, wird das Geschäftsjahr nicht in Ihrem Nummernkreis angezeigt. Präfix: Wenn diese Option ausgewählt ist, wird das Geschäftsjahr als Übertragungspräfix an den Nummernkreis angehängt, gefolgt von einem bearbeitbaren Trennzeichenfeld. Suffix: Wenn diese Option ausgewählt ist, wird das Geschäftsjahr als Übertragungssuffix an den Nummernkreis angehängt, dem ein bearbeitbares Trennzeichenfeld vorangestellt ist.

Felder für die Nummernkreise

Feld	Beschreibung
Übertragungspräfix	Wenn das Geschäftsjahr als Präfix zur Dokumentsequenz hinzugefügt wird, wird hier automatisch das Jahr angezeigt. Dieses Feld kann nicht bearbeitet werden und basiert auf dem aktuellen Geschäftsjahr Ihres Unternehmens.
Festes Präfix, Trennzeichen, festes Suffix	Zeichen, die vor, in und nach der primären Sequenz angezeigt werden. Die Maximum Länge des Festes Präfix und Festes Suffix 30 Zeichen lang ist. Sie können weniger Zeichen als das Maximum eingeben. Die Maximum Länge für den Trennzeichen -Felder ist ein (1) Zeichen. Dies gilt für alle Trennzeichenfelder. Zum Beispiel INV-E1-0000000012345678-2020Q3 Dabei kann es sich um eine Dokument-ID handeln, die die Maximum Nummer der verfügbaren Zeichen verwendet. INV-E1 ist das 6-stellige Präfix. 0000000012345678 ist die 16-stellige Sequenz-Nummer. 2025Q3 ist das 6-stellige Suffix. Der Bindestrich (-) nach INV-E1 und davor 2020Q3 sind Trennzeichen. Wenn Sie die Übertragung des Geschäftsjahrs auf Sequenz aktivieren, kann das Geschäftsjahr mit zusätzlichen Trennzeichenfeldern zu Ihrer Dokument Sequenz hinzugefügt werden. Zum Beispiel 2024-INVE1-0012345678-Q3 Dabei kann es sich um eine Dokument-ID handeln, die ein Geschäftsjahr als Suffix verwendet. 2024 ist das automatisch hinzugefügte Geschäftsjahr, basierend auf dem aktuellen Geschäftsjahr Ihres Unternehmens. INVE1 ist das 5-stellige Präfix. 0012345678 ist die 10-stellige Sequenz-Nummer. Frage 3 ist das 2-stellige Suffix. Der Bindestrich (-) nach 2024und INVE1 und davor Frage 3 sind Trennzeichen.
Primäre Sequenz	Der Beginn dieser Sequenz. Nachdem Sie Speichernkönnen Sie diese Reihenfolge nicht mehr ändern. Intacct rät davon ab, führende Nullen als Teil einer ID-Sequenz hinzuzufügen. IDs mit vorangestellten Nullen können Fehler verursachen, wenn Sie Informationen aus Excel in Ihr Unternehmen importieren, da Excel die vorangestellte Null entfernt. Verwenden Sie ein Zeichen als Präfix für Ihre ID, z. B. C0001 für eine Kunden-ID.
Übertragungssuffix	Wenn das Geschäftsjahr als Suffix an die Dokumentsequenz angehängt wird, wird hier automatisch das Jahr angezeigt. Dieses Feld kann nicht bearbeitet werden und basiert auf dem aktuellen Geschäftsjahr Ihres Unternehmens.

Sequenzen mit oder ohne Übertragung des Geschäftsjahrs

Feld	Beschreibung
Geschäftsjahr	Wenn die Übertragung des Geschäftsjahrs nicht aktiviert ist, gelten die Sequenzen für alle Jahre. Wenn die Übertragung des Geschäftsjahrs aktiviert ist, werden die nächsten zehn Jahre der Dokumentsequenzen mit den entsprechenden Geschäftsjahren angezeigt. Dieses Feld kann nicht bearbeitet werden.
Nächste primäre Sequenz	Wenn die Übertragung des Geschäftsjahres nicht aktiviert ist, wird in diesem Feld die dem nächsten Dokument zugewiesene Sequenz angezeigt. Wenn die Übertragung des Geschäftsjahrs aktiviert ist, werden die nächsten zehn Jahre der dem Dokument zugewiesenen Sequenzen angezeigt. Der Administrator der Dokumentreihenfolge kann das nächste nicht verwendete Wertefeld zur Fehlerbehebung verwenden. Andernfalls könnte es für den Administrator beispielsweise zeitaufwändig sein, die letzte Rechnung zu finden, um die Reihenfolge zu überprüfen. Sie können diese Sequenz bearbeiten. Seien Sie jedoch vorsichtig, wenn Sie diese Sequenz bearbeiten, nachdem Sie Dokumente erstellt haben, die diese Sequenz bereits verwenden. Das Verringern der Sequenz unter eine vorhandene Sequenz löst einen Fehler aus, wenn Warnen wird für duplizierte Nummern auf den Konfigurationsseiten für Forderungen oder Verbindlichkeiten ausgewählt. Um diese Einstellung zu verwenden, gehen Sie zu Unternehmen > Admin > Abonnementsund wählen Sie dann Debitorenbuchhaltung oder Kreditorenbuchhaltungund wählen Sie dann Konfigurieren.
Nächster nicht verwendeter Wert	In dieser nicht bearbeitbaren Vorschau können Sie mit verschiedenen Einstellungen für Präfix, Suffix und Trennzeichen experimentieren. Wenn Sie eine Vorschau des Formats Ihrer Sequenz anzeigen, können Sie sehen, wie die endgültige Sequenz angezeigt wird, wenn sie in einem Dokument angezeigt wird.
Maximum der Sequenz	In dieser nicht bearbeitbaren Vorschau können Sie mit verschiedenen Einstellungen für Präfix, Suffix und Trennzeichen experimentieren. Wenn Sie eine Vorschau des Formats des Endwerts in einer Sequenz anzeigen, können Sie den Sequenzbereich nach Bedarf anpassen.