Zuschussverfolgung und -abrechnung

Abhängig von den Anforderungen Ihrer Organisation können Sie Zuschüsse auf zwei Arten nachverfolgen:

  • Verfolgen Sie die Funktion nur anhand der Projekt-Dimension.

  • Verwenden der in der Anwendung "Projekte" enthaltenen Funktionen für die Projektfakturierung in der Projekte-Anwendung.

    Mithilfe von Projekten können Sie die Nachverfolgung auf die Generierung und den Status von Erstattungen ausweiten.

Wenn Sie mit der Zuschussnachverfolgung nur mit der Dimension "Projekte" beginnen, können Sie zur erweiterten Funktionalität in Projekte wechseln, indem Sie die Anwendung abonnieren, wenn Ihre Anforderungen an die Nachverfolgung von Zuschüssen wachsen.

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, die für Sie richtige Methode zu finden, Kontakt Sie Ihren Konto Manager, um die Anforderungen und Optionen Ihres Unternehmens zu besprechen.

Möglicherweise hat Ihre Organisation den Namen der Projekt-Dimension oder -Anwendung geändert, damit Sage Intacct besser auf Ihre Praktiken zugeschnitten ist. Es ist üblich, dass Projekte umbenannt werden Projekte und Zuschüsse, Kampagnenoder eine Kombination davon. Diese Terminologie kann sich auf die Dimension selbst, den Namen der Anwendung und den Abonnementnamen beziehen, der auf der Seite "Abonnements". Überprüfen Sie Ihre Unternehmens-Terminologie oder wenden Sie sich an Ihren Administrator, um sicherzugehen.

Bewilligungen nur mit der Dimension nachverfolgen

Sie können Zuschüsse nur anhand der Projekt-Dimension nachverfolgen. Diese Methode erfüllt zwar die grundlegenden Anforderungen an die Nachverfolgung von Zuschüssen und ist einfach zu bedienen, aber der Prozess der Zusammenstellung Ihrer Zuschüsse und der Entscheidung, welche fakturierbar sind, ist manueller und hängt von extern erzwungenen Geschäftsprozesskontrollen ab. Darüber hinaus bietet es einen weniger detaillierten Weg für historische Zwecke.

Wenn Sie diese Nachverfolgungsmethode verwenden, fügen Sie die Projekt-Dimension auf Positionsebene für Transaktionen hinzu, die sich auf Ihren Zuschuss beziehen. Wenn Sie eine Erstattung wünschen, führen Sie den Hauptbuch-Report aus und filtern Sie den Report nach folgenden Optionen:

  • Die Zuschuss für die Sie Support-Details wünschen

  • Die Zeitraum für die Sie die Beträge sammeln möchten

Dieser Report generiert eine Liste der Transaktionen, die für den angegebenen Zeitraum erstattungsfähig sind. Diese enthält sowohl die Sicherungsdetails als auch die für einen Erstattungsantrag erforderlichen Beträge.

Aktivieren Sie die Projekt-Dimension auf der Seite "Hauptbuch-Konfiguration" im Dimensionseinstellungen Abschnitt.

Erfahren Sie mehr zum Thema Abmessungen und wie sie in Ihrem Reporting zu Nachverfolgungszwecken verwendet werden können.

Zuschüsse mit dem Projekte Anwendung verfolgen

Im Gegensatz zu den oben genannten können Sie die Nachverfolgung von Zuschüssen und die Generierung von Erstattung Anforderungen mit einem Abonnement an die Projekte Anwendung automatisieren, wodurch die mit dem Projekt Dimension verbundene Funktionalität für mehr Nachkommastellen und Systemsteuerung erweitert wird. Am wichtigsten ist, dass Sie mit dieser Methode geltend machen können, welche Ausgaben für eine Erstattung in Frage kommen (fakturierbar) und Ihre Erstattung maximieren können, indem Sie alle Beträge, die zuvor nicht fakturiert wurden, dynamisch sammeln.

Konfigurieren Sie mit dieser Methode den Projekte-Anwendung um alle Transaktionen, die Beträge für Erstattung enthalten könnten, in den Fakturierbar Abschnitt. Mögliche Transaktionen sind:

  • Rechnungen
  • Kaufaufträge
  • Journaleinträge im Hauptbuch
  • Mitarbeiterausgaben
  • Stundennachweiseinträge

Anschließend können Sie für jeden Zuschuss einen Dimensionswert erstellen und bestätigen, dass er zur Erstattung oder Abrechnung im Fakturierung auf dem Tab "Weitere Informationen" des Projekt- und Zuschuss-Datensatz. Wenn Sie danach Transaktionen erstellen, können Sie den Projekt- und Zuschuss-ID und wählen Sie das Symbol Fakturierbar Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für jede zutreffende Einzelposition, um diesen Artikel für die Fakturierung zu kennzeichnen und anzugeben, dass die Ausgaben zur Erstattung berechtigt sind.

Wenn Sie die förderfähigen Ausgaben für Ihren Erstattungsantrag oder Ihre Rechnung erfassen müssen, werden außerdem alle Transaktionen dynamisch erfasst, die Sie als fakturierbar gekennzeichnet, aber noch nicht fakturiert haben.

Darüber hinaus können Sie mit einem Abonnement zum Projekte Anwendung Folgendes verfolgen Aufgaben im Zusammenhang mit der Bereitstellung des Projekts oder der Finanzhilfe und Schritte für die Zuschusseinnahmen realisieren. Die Anwendung "Projekte" bietet darüber hinaus viele weitere Funktionen, mit denen Sie Ihre Zuschüsse nachverfolgen und detailliert beschreiben können.

Personalaufwand

Sie können auch in Abstimmung mit der Time-Anwendung fakturierbare Stunden durch Stundenerfassungsbögen Wenn Sie dem Geldgeber eine Rechnung stellen, indem Sie die in der Zuschuss-zu-Vertrags-Vergabe angegebenen Sätze anstelle der tatsächlichen Gehaltsbeträge verwenden. Wenn Sie tatsächliche Abrechnungsbeträge für fakturierbare Stunden verwenden, kennzeichnen Sie diese Stunden in der Regel in dem Hauptbuch-Journal, in dem die Lohn- und Gehaltsabrechnung erfasst wird, als fakturierbar.

Gründe für die Verwendung der Anwendung "Projekte"

Im Allgemeinen erwägen Organisationen, den vollen Projekte Anwendung zu verwenden, wenn sie entweder eine erhebliche Nummer an Zuschüssen zu verwalten haben oder wenn Zuschüsse zu einem wesentlichen Teil ihrer Einnahmequellen geworden sind. Jede gemeinnützige Organisation kann jedoch einzigartige Anforderungen haben. Wenn Sie sich also nicht sicher sind, Kontakt Sie Ihren Konto Manager, um Ihre Anforderungen und Optionen genauer zu besprechen.

Aktivieren Sie die Projekt-Dimension auf der Seite "Hauptbuch-Konfiguration" im Dimensionen-Einstellungen und abonnieren Sie außerdem Konfigurieren die Anwendung "Projekte", bevor Sie die Anwendung verwenden können.

Erfahren Sie mehr zum Thema mithilfe der Anwendung "Projekte".