Datei für den CSV-Import vorbereiten

Das Importieren von Daten in Sage Intacct mithilfe der Checkliste für die Einrichtung des Unternehmens ist schnell und effizient – vorausgesetzt, Ihre CSV-Dateien sind korrekt vorbereitet. Befolgen Sie diese Schritte und Best Practices, um einen reibungslosen Importvorgang zu gewährleisten.

Checkliste für den CSV-Importprozess

Die folgende Abbildung zeigt die Schritte zum Herunterladen, Vorbereiten und Importieren einer CSV-Datei.

Vor dem Import:

1. Laden Sie die neueste Vorlage aus der Checkliste für die Unternehmenseinrichtung herunter.

   • Ändern Sie die Namen der Kopfzeilen in der Vorlage nicht.

     Lesen Sie die Beschreibungen der Kopfzeilen für Pflichtfelder und Formatierungen.

2. Fügen Sie Ihre Daten unterhalb der Kopfzeile hinzu.

   • Entfernen Sie alle Kommas aus Zahlen und Textfeldern.

     Überprüfen Sie auf Sonderzeichen und die korrekte Codierung.

     Überprüfen Sie auf leere Felder: Diese können vorhandene Daten überschreiben.

3. Als UTF-8 (kommagetrennt) CSV-Datei speichern und importieren.

Einfache vs. komplexe Importe

Wenn Sie komplexe Daten in Intacct importieren, sollten Sie den Import so klein wie möglich machen.

Wenn Sie beispielsweise 30 Datenspalten importieren, begrenzen Sie die Nummer der Zeilen in der CSV-Datei auf maximal 5000. Dadurch wird sichergestellt, dass der Import korrekt hochgeladen wird. Wenn Sie hingegen nur vier Datenspalten importieren, können problemlos 10.000 Zeilen oder mehr importiert werden.

Die Komplexität Ihrer Daten wirkt sich auf die Fähigkeit von Sage Intacct aus, Ihre Daten zu importieren.

Reihenfolge der CSV-Importe

In einigen Fällen müssen CSV-Importe aufgrund von Abhängigkeiten innerhalb der Daten in einer bestimmten Reihenfolge durchgeführt werden. Wenn Sie z. B. Transaktionen haben, für die Standorte erforderlich sind, Sie die Standorte aber nicht eingegeben oder importiert haben, schlägt der Import der Transaktion fehl.

Es ist immer am besten, die Reihenfolge der Schritte einzuhalten, wie sie in der Checkliste für die Einrichtung des Unternehmens dargestellt sind, wenn Sie einen Import durchführen. Nicht alle Schritte sind erforderlich. Beispielsweise verwenden Sie Gebiete möglicherweise nirgendwo in Ihren Buchhaltungsdaten, daher ist es optional, sie zu erstellen.

Informationen zu CSV-Vorlagen

Es gibt einige Dinge, die Sie über die CSV-Vorlagen und deren Verhalten wissen sollten, bevor Sie Ihre Daten hinzufügen.

Entfernen Sie alle Kommas aus Ihrer CSV-Datei

Intacct empfiehlt, alle Kommas aus Ihrer CSV-Datei zu entfernen.

Eine CSV-Datei ist eine Comma Separiert VWerte Datei (manchmal auch als Komma getrennt Datei). Wenn die Daten Ihrer Datei Kommas enthalten (z. B. wenn Ihre Zahlen wie folgt formatiert sind: 10,000oder wenn Sie Kommas zwischen Wörtern in einem Feld verwenden), werden Ihre Daten um 1 Spalte verschoben, da die Datei so funktionieren soll. Dies führt entweder zu Fehlern in den Informationen oder dazu, dass der gesamte Import fehlschlägt.

Spaltenreihenfolge

Sie können die Reihenfolge der Spalten nach Belieben ändern, solange sich die Informationen in der Kopfzeile nicht ändern.

Bei einigen Vorlagen ist es jedoch erforderlich, dass Informationen in einer bestimmten Reihenfolge importiert werden, z. B. Transaktionsdaten. Die bewährte Methode besteht darin, grundlegende Informationen wie Konten, Abteilungen oder Standorte zu importieren, bevor Sie Transaktionsdaten erfolgreich importieren können. Wenn die unterstützenden Informationen nicht vorhanden sind, schlägt der Import der Transaktion fehl.

Zusätzliche Spalten hinzufügen

Wenn Sie andere verwandte Informationen in Ihrer Vorlage Dokument behalten müssen, können Sie Ihre eigenen Spalten für diese Informationen hinzufügen.

Wenn Sie eigene Spalten hinzufügen, verwenden Sie ein #-Symbol (Rautezeichen oder Hashtag) vor dem Namen jeder Spalte, die Sie hinzufügen. Zum Beispiel #BudgetNotes oder #ClientInfo. Wenn Sie zufällig einen Namen verwenden, der bereits von Intacct verwendet wird, stellt das # (Rautezeichen oder Hashtag) sicher, dass die Informationen in Ihren Spalten nicht versehentlich importiert werden.

Sie können auch das # (Rautezeichen oder Hashtag) verwenden, um Notizen für sich selbst in Ihre Vorlage zu schreiben. Wenn Sie das # (Rautezeichen oder Hashtag) am Anfang einer Zeile platzieren, wird die gesamte Informationszeile beim Import ignoriert. Sie können Notizzeilen erstellen, indem Sie die Zeile mit # in der ersten Spalte.

Ausblenden von Spalten für einfache Dateneingabe

Sie können nicht verwendete Spalten in Excel ausblenden, um sich auf die benötigten Felder zu konzentrieren.

Die Daten müssen der Geschäftslogik von Intacct entsprechen

Wenn das Feld "Budget-ID" nur 20 Zeichen zulässt, schlägt jeder längere Wert in der CSV-Datei fehl.

Informationen zur Formatierung von Daten finden Sie im Abschnitt Kopfzeilen-Beschreibung unter der Kopfzeile.

In dieser Hilfe finden Sie auch eine feldweise Beschreibung für Ihre spezifische Vorlage. Gehe zu CSV-Import: Nach Anwendung oder Betreffdie Vorlage suchen, über die Sie mehr erfahren möchten, und wählen Sie den entsprechenden Link.

Leere Felder überschreiben vorhandene Daten

Ein leerer Wert in einer Zelle wird als der gewünschte Wert (eine Leerstelle) für das Feld betrachtet, auf das die Spaltenüberschrift für den zu importierenden Datensatz verweist.

In fast allen Fällen überschreibt ein leeres Feld in einer CSV-Datei vorhandene Daten in Intacct, sodass sie leer sind.

Angenommen, Sie hatten den vorhandenen Wert 111 Elm St. als Adresse für einen Kunden und Sie importieren eine Leerstelle für dieses Feld. Wenn Sie den Datensatz für diesen Kunden anzeigen und den Inhalt dieses Felds untersuchen, werden Sie feststellen, dass der Original-Wert 111 Elm St. ist jetzt leer.

Dies gilt jedoch nicht für 2 Vorlagen:

• 1099-Transaktionen für Lieferanten aktualisieren
• 1099-Anfangssalden für Lieferanten aktualisieren

Wenn der Wert in bestimmten Feldern leer ist, wird der vorhandene Wert durch den Import nicht überschrieben. Um den vorhandenen Wert in diesen wenigen Fällen zu entfernen, geben Sie den Wert ein NULL. Diese Fälle sind in den Beschreibungen der Kopfzeilen deutlich gekennzeichnet.

Berechnete Feldwerte

Wenn Sie eine Formel verwendet haben, behalten Sie das Ergebnis bei, solange es mit dem erforderlichen Dezimalformat für das Intacct-Feld übereinstimmt.

Hilfe zur Seite "Buchhaltungs-Anwendung"

In den meisten Fällen müssen die Daten, die Sie importieren, mit den Feldern und Regeln übereinstimmen, die in der Intacct-Anwendung verwendet werden. Das bedeutet, dass Ihre importierten Daten denselben Regeln und Abhängigkeiten folgen müssen wie die Anwendung, sowohl innerhalb Ihrer Datei als auch mit vorhandenen Intacct-Daten. Wenn Ihre Daten nicht diesen Anforderungen entsprechen, kann der Import fehlschlagen oder Fehler verursachen.

Soll- und Habenbeträge müssen ausgeglichen sein

Wenn Sie eine Datei importieren, die Soll- und Habenbeträge enthält, müssen Ihre Soll- und Habenbeträge ausgeglichen sein. Intacct hält sich an die anerkannten Rechnungslegungsregeln, die einen Ausgleich von Soll- und Habenbeträgen erfordern.

Wenn Sie festlegen, dass Konten nach Standort ausgeglichen werden sollen, müssen beim Importieren von Standortsalden mithilfe einer CSV-Vorlage auch die Soll- und Habenbeträge des Standorts ausgeglichen werden.

Datensätze duplizieren

Wenn bereits ein identischer Datensatz in Intacct vorhanden ist, schlägt der Import für diesen Datensatz in der Regel fehl, da Intacct erkennt, dass der Datensatz vorhanden ist, und keine Duplikate zulässt.

Duplikate sind in Konten, Abteilungen, Standorten, Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten nicht zulässig. Sie können zwar duplizieren Transaktionen haben, aber der Transaktion Zusammenfassung Name muss pro Anwendung eindeutig sein.

Zeilennummern

Siehe die CSV-Import: Beispiele für Zeilen-Nummern finden Sie weitere Informationen zur Verwendung von Zeilennummern in CSV-Importen.

Sonderzeichen

UTF8 wird in importierten Dateien unterstützt, sodass Zeichenakzente und andere Sonderzeichen korrekt importiert werden.

Intacct empfiehlt, Kommas aus allen Zahlen zu entfernen und keine Kommas in Textfeldern zu verwenden. Siehe Entfernen Sie alle Kommas aus Ihrer CSV-Datei für weitere Informationen.

CSV-Daten, die aus Nicht-Excel-Software exportiert wurden

Beim Exportieren von Daten aus anderen Anwendungen verwendet die andere Software möglicherweise einen nicht standardmäßigen Ansatz für die Angebotserstellung, was beim Importieren in Intacct zu Problemen führen kann.

Wie oben erwähnt, empfiehlt Intacct, alle Kommas aus Textfeldern in einer CSV-Datei zu entfernen. Es kann jedoch vorkommen, dass das Entfernen der Kommas nicht die ideale Lösung ist. In diesem Fall erlauben CSV-Dateien Anführungszeichen um einen Wert, der ein Komma enthält, und Intacct akzeptiert dies in einem Import. Beispiel:

Es kann auch Fälle geben, in denen Sie ein Anführungszeichen mit einem Komma in einen Auszug einfügen müssen. Verwenden Sie in diesem Fall einen zweiten Satz von Anführungszeichen wie folgt:

Schritt 1. Vorlage herunterladen

Laden Sie eine neue leere Vorlage aus der Checkliste für die Unternehmenseinrichtung herunter, wenn Sie Informationen in Sage Intacct importieren. Die Verwendung einer heruntergeladenen Vorlage ist aus folgenden Gründen wichtig:

• Vorlagen in der Checkliste für die Unternehmenseinrichtung werden automatisch basierend auf Ihrer Unternehmenskonfiguration angepasst, einschließlich aller von Ihnen erstellten Dimensionen und benutzerdefinierten Felder.
• Intacct kann Vorlagen jederzeit aktualisieren, insbesondere wenn eine neue Version von Intacct veröffentlicht wird. Wenn Intacct eine Vorlage aktualisiert, funktioniert eine ältere Vorlage während des Imports möglicherweise nicht mehr.

So laden Sie eine Vorlage aus der Checkliste für die Unternehmenseinrichtung herunter:

1. Gehen Sie zu Unternehmen > Einrichtung > Konfiguration > Daten importieren.

   Die Checkliste für die Unternehmenseinrichtung wird geöffnet. Sie finden eine Liste der Bereiche, in die Sie Informationen in Intacct importieren können.

2. Entscheiden Sie sich für einen Informationstyp, der hochgeladen werden soll, und wählen Sie den Link Vorlage aus, der diesen Informationen zugeordnet ist.

Schritt 2. Hinzufügen Ihrer Daten

Nachdem Sie die entsprechende Vorlage heruntergeladen haben, ist es an der Zeit, Ihre Daten hinzuzufügen.

Die folgende Tabelle stellt einen Teil einer Standard-CSV-Datei zum Importieren von Budgets dar. Die oberste Zeile ist die Kopfzeile, und die zweite Zeile enthält Beschreibungen der Datentypen, die in die Spalte eingegeben werden sollen.

Kopfzeile	DONOTIMPORT	BUDGET_ID	ACCT_NO	DEPT_ID	LOCATION_ID
Kopfzeilen-Beschreibung: Zeile	# Zeilen, die mit einem Nummernzeichen (#) beginnen, werden beim Import ignoriert	Name des Felds: BUDGET_ID UI-Feldname: Budget-ID Typ: Zeichen Länge: 20 Standardwert: Keiner Gültige Werte: Alphanumerisch und Unterstrich Abhängigkeiten: Muss vor dem Import im Unternehmen vorhanden sein. Pflichtangabe: Ja Bearbeitbar: Nein	Name des Felds: ACCT_NO UI-Feldname: Konto Typ: Zeichen Länge: 4–6 Standardwert: Keiner Gültige Werte: Irgendeiner; Muss der Primär-/Sub-Konto-Spezifikation in Unternehmen > entsprechen Einrichtung: Unternehmens Info Abhängigkeiten: Muss vor dem Import im Unternehmen vorhanden sein. Pflichtangabe: Ja Bearbeitbar: Nein	Name des Felds: DEPT_ID UI-Feldname: Abteilung Typ: Zeichen Länge: 20 Standardwert: Keiner Gültige Werte: Alphanumerisch und Unterstrich Abhängigkeiten: Muss vor dem Import im Unternehmen vorhanden sein. Pflichtangabe: Nein Bearbeitbar: Nein	Name des Felds: LOCATION_ID UI-Feldname: Standort Typ: Zeichen Länge: 20 Standardwert: Keiner Gültige Werte: Alphanumerisch und Unterstrich Abhängigkeiten: Muss vor dem Import im Unternehmen vorhanden sein. Pflichtangabe: Nein Bearbeitbar: Nein

Jede Vorlage enthält eine Reihe vordefinierter Kopfzeilen, wie z. B BUDGET_ID oder ACCT_NO. Sie geben Ihre Daten in die leeren Zellen unter den Zeilen "Kopfzeile" und "Kopfzeile-Beschreibung" ein.

Ändern Sie nicht die Informationen in der Kopfzeile.

Die folgende Tabelle ist ein Beispiel für einen Teil der Vorlage, nachdem die Daten hinzugefügt wurden. Die Zeile "Beschreibung" wurde für dieses Beispiel ausgeblendet.

BUDGET_ID	ACCT_NO	DEPT_ID	LOCATION_ID	Monatsende April 2021	Monatsende Mai 2021	Monatsende Juni 2021
Budget 1	5000	Admin	Sydney	3000	3000	3000
	6040	Admin	Sydney	15	15	15
	6120	Admin	Sydney	50	50	50
Budget 2	1200	Land	San Jose	6000	6000	6000
	1700	Land	San Jose	500	500	500
	2200	Land	San Jose	500	500	500

So fügen Sie Ihre Daten hinzu:

1. Öffnen Sie die Vorlage, die Sie aus der Checkliste für die Unternehmenseinrichtung heruntergeladen haben.
2. Geben Sie Ihre Informationen ein. Verwenden Sie die Beschreibungen der Kopfzeilen als Leitfaden für die korrekte Eingabe von Informationen.
   • Ändern Sie die Kopfzeilen nicht.
     Die Kopfzeilen in der Kopfzeile korrelieren mit Feldern in der Benutzeroberfläche. Falsche Kopfzeilentitel führen zu einem Importfehler. Wenn Sie eine Vorlage aus der Checkliste für die Unternehmenseinrichtung herunterladen, sind die richtigen Kopfzeilen bereits in der Vorlage enthalten.
   • Lesen Sie die Beschreibungen der Kopfzeilen.
     Die Kopfzeilen-Beschreibung ist die Zelle unter der Kopfzeile, in der erläutert wird, welche Informationen für die einzelnen Spalten akzeptiert werden. Wenn Sie Informationen im falschen Format oder mit einem Wert eingeben, der von der Spalte nicht akzeptiert wird, führt dies zu einem Fehler beim Import.
   • Geben Sie die erforderlichen Informationen ein.
     Einige Daten sind Pflichtangaben, andere nicht. Lesen Sie das Beschreibungsfeld, um zu ermitteln, bei welchen Informationen es sich um Pflichtangaben handelt. Wenn Sie die erforderlichen Informationen nicht eingeben, schlägt der Import fehl.
   • Nur Anfangsbuchstaben verwenden
     Schreiben Sie in Feldern mit vordefinierten gültigen Einträgen (z. B. Wahr/Falsch) den Anfangsbuchstaben groß. Zum Beispiel Wahr, nicht WAHR oder wahr. IDs erfordern genaue Übereinstimmungen bezüglich Groß-/Kleinschreibung, während vordefinierte Einträge eine Großschreibung des Anfangsbuchstabens erfordern.

3. Speichern Sie die Datei als CSV-Datei (Comma-Separated Values). Wählen Sie beim Speichern in Excel das Symbol UTF-8 (durch Komma getrennt) Dateityp.

   Wenn Ihre Datei Sonderzeichen enthält, z. B. Wörter mit diakritischen Zeichen, wird nur das Codierungsformat UTF-8 (kommagetrennt) unterstützt. Wenn Sie die CSV-Datei in anderen Dateicodierungsformaten speichern, werden möglicherweise Zeichen falsch importiert und Datensätze werden dupliziert.

Die Datei hat die Dateierweiterung .csv nachdem Sie sie gespeichert haben.

Schritt 3. CSV-Datei importieren

Nachdem Sie Ihre Daten eingegeben und nach häufigen Problemen bei Importen gesucht haben, können Sie Ihre Datei in Intacct importieren.

So importieren Sie Ihre CSV-Datei:

1. Gehen Sie zu Unternehmen > Einrichtung > Konfiguration > Daten importieren.

2. Suchen Sie den Informationstyp, den Sie importieren möchten, und wählen Sie den entsprechenden Importieren-Link.

3. Legen Sie im DialogfeldUnternehmensinformationen importieren Folgendes fest und wählen Sie Importieren:

   Unternehmensinformationen importieren: Optionen

   Beschreibungen der Importdatei-Optionen

   Option	Beschreibung
   Durchsuchen	Verwenden Sie die Schaltfläche Durchsuchen, um die CSV-Datei, die Sie importieren möchten, zu suchen und auszuwählen.
   Datumsformat	Wenn Sie hier ein Datumsformat auswählen, versucht Sage Intacct, Ihre Datei mit dem ausgewählten Datumsformat zu importieren. Wenn Intacct Ihre Datei nicht mit dem ausgewählten Datumsformat importieren kann, versucht das Programm, das in Ihrer Datei verwendete Datumsformat zu ermitteln und die Daten mit diesem Datumsformat zu importieren.
   Dateicodierung	Lassen Sie diese Option auf "Automatische Erkennung" eingestellt, es sei denn, Sie können Ihre Datei nicht importieren. Je nach Betriebssystem müssen Sie möglicherweise eine andere Art der Dateicodierung auswählen.
   Offline verarbeiten	Einige Importe können abhängig von ihrer Größe und dem Verarbeitungsaufwand der hochgeladenen Daten im System viel Zeit in Anspruch nehmen. Wenn Sie nicht sicher sind, wie lange das Hochladen dauern wird, wählen Sie Offline verarbeiten aus. Wenn das System den Vorgang abgeschlossen hat, wird eine E-Mail an die Adresse gesendet, die Sie im Feld Ergebnisse per E-Mail an diese Adresse senden angegeben haben. Das System sendet Ihnen auch alle Fehler, die bei dem Vorgang aufgetreten sind. Wenn Sie lieber warten möchten, bis der Upload-Vorgang abgeschlossen ist, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Offline verarbeiten nicht. Für Transaktionen und andere Datensätze, die offline verarbeitet werden, wird im Prüfprotokoll als Quelle "System" anstatt "CSV-Import" angezeigt.
   Ergebnisse per E-Mail an diese Adresse senden	Die E-Mail-Adresse, an die Importergebnisse und Fehler gesendet werden sollen. Sie können mehrere E-Mail-Adressen eingeben, die durch ein Semikolon (;) oder ein Komma (,) getrennt sind. Sage Intacct empfiehlt dringend, eine E-Mail-Adresse einzugeben.

Nach einem Import werden Sie von Sage Intacct darüber informiert, ob der Import erfolgreich war und wie viele Datensätze importiert wurden.

Bei einem erfolgreichen Import können Sie auf der Bestätigungsseite überprüfen, ob alle Datensätze in der Originaldatei erfolgreich importiert wurden, ohne sie manuell überprüfen zu müssen.

Offline-CSV-Importe

Einige Importe können abhängig von ihrer Größe und dem Verarbeitungsaufwand der Daten in Intacct viel Zeit in Anspruch nehmen. Wählen Sie im Zweifelsfall Offline verarbeiten auf der Seite "Importdienstprogramm" aus.

Wenn der Offline-Vorgang abgeschlossen ist, sendet Intacct eine E-Mail an die Adresse, die Sie im Feld Unternehmensinformationen importieren eingegeben haben (in das Sie Ihre Datei importiert haben).

Importe automatisieren

Möglicherweise können Sie Ihre Importe mit einer Drittanbieter-Anwendung wie Workato automatisieren und Terminierung. Wenden Sie sich an Ihren Konto Vertreter, um mehr über diese Option zu erfahren.