Buy-to-Order Workflow einrichten

Kaufen und bestellen ist ein Workflow, mit dem Sie automatisch Lagerbestände bestellen können, um eine Kunde Kundenauftrag zu erfüllen, wodurch Sie möglicherweise Lagerkosten sparen.

In den folgenden Abschnitten werden die Schritte zum Einrichten des Buy-to-Order Workflows beschrieben.

Abonnement
  • Auftragserfassung
  • Einkauf
Regionale Verfügbarkeit

Alle Regionen
Benutzertyp Geschäftlicher Benutzer mit Admin-Berechtigungen

1. Erstellen oder Identifizieren von Transaktionsdefinitionen

Sie benötigen mindestens eine Auftragserfassung- und eine Transaktionsdefinition für den Einkauf, um Kaufen und bestellen einzurichten. In einem weiteren Schritt definieren Sie Beziehungen zwischen den Transaktionsdefinitionen, damit das System weiß, welche Einkaufs-Transaktion aus welcher Verkaufs-Transaktion erstellt werden soll. Beachten Sie die folgenden Anforderungen, wenn Sie Ihre Auftragserfassung identifizieren und Transaktion Definitionen für "Kaufen und bestellen" Einkauf:

  • Sie können mehrere Verkaufstransaktionen demselben Transaktion Einkauf zuordnen.
  • Sie können einen Transaktion nur einem Einkauf Transaktion zuordnen.
  • Wählen Sie pro Workflow einen Transaktion als Buy-to-Order Initiator aus. Verkaufs-Workflow A sieht beispielsweise wie folgt aus: Kundenauftrag A --> Vertrieb Rechnung A. Ordnen Sie in diesem Szenario nicht sowohl Kundenauftrag A als auch Verkauf Rechnung A einem Einkaufs Transaktion zu, da dies zu zwei Einkaufstransaktionen führen könnte. Ordnen Sie nur eine Vertriebs Transaktion in einem bestimmten Workflow einer Einkaufs Transaktion zu. Lernen So zeigen Sie Workflows für die Transaktionsdefinition an.
  • Für gemeinsam genutzte Unternehmen mit mehreren Entitäten: Wenn Sie die Transaktionsdefinition Zuordnungsbeziehungen auf der Top-Level einrichten, können Sie nur Transaktion Definitionen zuordnen, die auf der Top-Level erstellt wurden. Wenn Sie Zuordnungsbeziehungen auf der Entitätsebene einrichten, können Sie nur Transaktionsdefinitionen zuordnen, die auf der Entitätsebene erstellt wurden.
Transaktionsdefinition Anforderungen
Auftragserfassung
  • Um negative Bestände zu vermeiden, empfiehlt es sich, die Transaktionsdefinition für die Auftragserfassung so einzustellen, dass sie sich nicht auf die Menge oder den Wert des Bestands auswirkt (die Tabelle mit den Gesamtbeständen im Bestandskontrolle Abschnitt der Transaktionsdefinition sollte leer sein).

Lernen So erstellen Sie eine Transaktionsdefinition für die Auftragserfassung.
Einkauf
  • Muss über eine gültige Nummerierungsfolge definiert im Transaktionsnummerierung Abschnitt.
  • Muss sein Richtlinie erstellen Auf Neues Dokument oder Konvertieren.
  • Es muss eine Preisliste für den Einkauf vorhanden sein, die als Ursprüngliche Preisliste. Siehe Schritt 5. Aktualisieren der Preisliste für den Einkauf.
  • Optional. Hätte nicht Richtlinie bearbeiten Auf Keine Bearbeitung. Wenn es auf Keine Bearbeitungerstellen, ist es dem Benutzer nicht gestattet, die Einkaufs-Transaktion zu ändern, nachdem sie vom System erstellt wurde.
  • Optional. Legen Sie einen Standardbedingung für Verbindlichkeiten Zu verwenden, wenn für einen ausgewählten Lieferanten keine Laufzeit für Verbindlichkeiten definiert ist.

Lernen So erstellen Sie eine Transaktionsdefinition für den Einkauf.

2. Auftragserfassung konfigurieren

Im folgenden Fall gehen Sie wie folgt vor Auftragserfassung konfigurieren Seite:

  • Kaufauftrag aktivieren
  • Definieren Sie die Beziehungen der Transaktionsdefinition für die Auftragserfassung zu den Transaktionen für den Einkauf
  • Aktivieren der Lieferanten-Dimension

In einer gemeinsam genutzten Umgebung mit mehreren Entitäten aktivieren Sie Kaufen und bestellen auf Top-Level. Sie können dann Transaktionsdefinitionen auf dem Top-Level, auf der Entitätsebene oder auf beiden zuordnen.

  1. Gehe zu Auftragserfassung > Einrichtung > Konfiguration.

  2. Wählen Sie im Kaufen und bestellen Unterabschnitt des Funktionalität aktivieren und wählen Sie Kaufen und bestellen aktivieren.

    Eine Zuordnungstabelle wird angezeigt.

  3. Wählen Sie im Verkaufs-Transaktionsdefinition Spalte verwenden Sie das Dropdown-Liste, um eine Vertriebs-Transaktionsdefinition auszuwählen, die Sie in 1. Erstellen oder Identifizieren von Transaktionsdefinitionen.
  4. Wählen Sie im Transaktionsdefinition für den Einkauf Wählen Sie Spalte im Dropdown-Liste die Einkauf Transaktion aus, die aus den entsprechenden Vertriebs Transaktion erstellt werden soll.
  5. Lassen Sie die Aktiv Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die Zuordnung zu aktivieren, oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die Zuordnung zu deaktivieren. Sie können z. B. eine Zuordnung deaktiviert lassen, während Sie die Konfiguration abschließen.
    Wenn Sie mindestens eine Buy-to-Order Transaktion aus einer zugeordneten Transaktionsdefinition erstellen, können Sie die zugeordnete Beziehung nicht ändern oder Entfernen. Sie können es jedoch deaktivieren. Siehe Deaktivieren von Buy to Order für weitere Informationen.
  6. Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 5 für jede gewünschte Transaktionsdefinitionsbeziehung.
  7. Wählen Sie im Dimensionen einrichten auszuwählen, wählen Sie den Abschnitt Lieferant und wählen Sie dann Speichern.
    Wenn die Lieferanten-Dimension in diesem Abschnitt nicht angezeigt wird, aktivieren Sie die Lieferanten-Dimension im Hauptbuch und versuchen Sie dann, die Lieferanten-Dimension in der Auftragserfassung zu aktivieren.

    1. Gehen Sie zu Hauptbuch > Einrichtung > Konfiguration.

    2. Wählen Sie im Dimensionseinstellungen und wählen Sie Aktivieren neben Lieferant und wählen Sie dann Speichern.

3. Artikel aktualisieren

Jeder Artikel, den Sie kaufen möchten, um ihn zu bestellen, muss aktualisiert werden, um die Erhältlich zum Kaufen und bestellen Option auf "wahr". Nachdem die Auftragserfassung für Kaufen und bestellen konfiguriert wurde, wird die Erhältlich zum Kaufen und bestellen Kontrollkästchen erscheint im Abschnitt Artikelinformationen Seite für Artikel, bei denen der Artikeltyp "Bestand" oder "Nicht-Bestand" lautet.

Beim folgenden Verfahren wird davon ausgegangen, dass die Artikel in Ihrem System vorhanden sind. Wenn die Artikel nicht vorhanden sind, Erstellen Sie die Artikel bevor Sie fortfahren.

  1. Gehe zu Auftragserfassung > Alle > Artikel.

  2. Wählen Sie im Artikel Liste, suchen Sie den Artikel und wählen Sie Bearbeiten daneben stehen.
  3. Wählen Sie im Vertrieb Abschnitt des Artikelinformationen Seite, wählen Sie Erhältlich zum Kaufen und bestellen und wählen Sie Speichern.
    Die Erhältlich zum Kaufen und bestellen Kontrollkästchen wird nur angezeigt für Bestand oder Nicht-Bestand Artikel-Typen.
  4. Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 3 für jeden zutreffenden Artikel.

4. Aktualisieren der Zahlungsbedingungen für Lieferanten

Das System verwendet die Funktion Laufzeit für Verbindlichkeiten um die Zahlung auszufüllen Datum der Fälligkeit im Transaktion "Einkauf" die anwendbare Nummer von Tagen ab dem Verkauf vorwärts zählen Transaktionsdatum. Jeder Lieferant, für die Sie Einkauf Transaktionen aus einem Verkaufs Transaktion erstellen möchten, sollte eine Standardbedingung für Verbindlichkeiten zugeordnet sein.

Wenn das System für eine ausgewählte Lieferant keine Zahlungsbedingung findet, verwendet es die Standardlaufzeit für Verbindlichkeiten aus der entsprechenden Transaktionsdefinition. Wenn dem Einkaufs Transaktionsdefinition keine Standardbedingung für Verbindlichkeiten zugeordnet ist, gibt das System einen Fehler aus und der Benutzer kann die Vertriebs Transaktion, die den Transaktion Einkauf initiiert, nicht speichern.

  1. Gehe zu Einkauf > Alle > Lieferanten.

  2. Wählen Sie im Lieferanten Liste, suchen Sie den Lieferanten und wählen Sie Bearbeiten daneben stehen.
  3. Wählen Sie im Lieferanteninformationen auszuwählen, wählen Sie die Zahlungsinformationen Tab, wählen Sie im Dropdown-Menü den Laufzeitund wählen Sie Speichern. Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 3 für jeden zutreffenden Lieferanten.

5. Preislisten für den Einkauf aktualisieren

Für einen Buy-to-Order Artikel muss ein Preis in einem Einkauf Preisliste definiert sein, damit das System die Bestellung aus der Kundenauftrag mit Einkauf Preisen erstellen kann, die kein Null-Betrag sind. Die Preisliste für den Einkauf muss entweder mit der Buy-to-Order Transaktionsdefinition für den Einkauf oder mit dem ausgewählten Lieferanten verknüpft sein. Die bewährte Methode besteht darin, eine Standard-Preisliste für den Einkauf mit der Buy-to-Order Transaktionsdefinition für den Einkauf zu verknüpfen. Wenn das System eine Preisliste für den ausgewählten Lieferanten findet, hat die Lieferanten-Preisliste Vorrang vor der Standard-Preisliste.

  1. Gehe zu Einkauf > Einrichtung > Preis > Listen.

  2. Klicken Sie auf der Seite Preislisten für den Einkauf Seite auswählen Einzelheiten neben der entsprechenden Preisliste.

  3. Wählen Sie Hinzufügen aus.

  4. Verwenden Sie die Dropdown-Liste, um den gewünschten Artikelund füllen Sie dann die restlichen Felder nach Bedarf aus. Siehe Preis-Liste-Einträge um Informationen zu diesen Feldern zu erhalten.
  5. Wählen Sie Speichern.
  6. Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 5 für jeden zutreffenden Artikel.

Optionale Anpassungen

Die folgenden optionalen Anpassungen können dazu beitragen, Ihren Buy-to-Order Workflow zu vereinfachen:

  • Aktivieren Sie die Dimension "Kunde" im Einkauf
  • Anpassen des Formularlayouts für den Verkauf Transaktion
  • Dokument Vorlage für Buy-to-Order Transaktion Definitionen für den Einkauf erstellen
  • Erstellen eines benutzerdefinierten Buy-to-Order Historie-Reports

Um ein vollständigeres Reporting zu ermöglichen, empfiehlt Intacct, die Kunde Dimension im Einkauf Anwendung zu aktivieren. Wenn das System die Einkaufs-Transaktion aus der Verkaufs-Transaktion erstellt, füllt es die Kunde-Dimension in der Einkaufs-Transaktion mit dem Namen des Kunden aus der Verkaufs-Transaktion aus.

So aktivieren Sie die Dimension "Kunde" im Einkauf:

Wenn die Kunde Dimension in diesem Abschnitt nicht angezeigt wird, aktivieren Sie die Kunde Dimension in Hauptbuch und versuchen Sie dann, die Kunde Dimension in Einkauf zu aktivieren.

  1. Gehen Sie zu Hauptbuch > Einrichtung > Konfiguration.

  2. Wählen Sie im Dimensionseinstellungen und wählen Sie Aktivieren neben Kunde und wählen Sie dann Speichern.

Damit Ihre Benutzer daran denken, eine Lieferanten-Dimension und eine Buy-to-Order Lieferung an Für eine Einzelposition, die sie kaufen und bestellen möchten, möchten Sie möglicherweise den Einträge Abschnitt Spalte Layout in den entsprechenden Verkaufstransaktionen so aufbaut, dass der Lieferant Dimension und Buy-to-Order Lieferung an befindet sich neben dem Kaufen und bestellen Spalte wie im folgenden Beispiel:

""

Lernen So verschieben Sie Eingabefelder.

Sie können einen Dokument-Vorlage der Folgendes umfasst Lieferkontakt-Kontakt Felder neben den Informationen "Zahlung an" oder "Rückgabe an". Wenn Ihre Einkäufe möglicherweise unterschiedliche Lieferkontakte auf Positionsebene enthalten, sollten Sie Folgendes hinzufügen Lieferkontakt-Kontakt Felder in der Spalte "Beschreibung" oder in einer neuen Spalte in der Vorlage. Ordnen Sie dann die Dokument Vorlage den entsprechenden Buy-to-Order Transaktion-Definitionen für den Einkauf zu.

Lernen So erstellen Sie Dokumentvorlagen.

Wenn Ihr Unternehmen Anpassungsservice oder Plattformdienste abonniert hat, können Sie das Objekt "Buy-to-Order Historie" Benutzerdefinierter Report verwenden, um Reports über Ihre Buy-to-Order Transaktionen zu erstellen. Sie können Reports erstellen, die Ihnen helfen, Buy-to-Order Transaktionen zu identifizieren, Verkaufspreis mit Einkaufspreis zu vergleichen usw.

Wählen Sie im Benutzerdefinierter Report Writer das Buy-to-Order History-Objekt als primäre Datenquelle in Schritt 1 aus. Wählen Sie dann die gewünschten Spalten aus, wählen Sie die Spaltenreihenfolge aus usw.

Lernen So erstellen Sie benutzerdefinierte Reports.

Deaktivieren Sie "Kaufen und bestellen"

Wenn Sie "Kaufen zur Bestellung" aktivieren und für mindestens eine Transaktion verwenden, können Sie sie nicht deaktivieren. Sie können jedoch die Zuordnungsbeziehungen der Transaktionsdefinition deaktivieren. Dadurch wird der Datensatz Kaufen und bestellen aus den Verkaufstransaktionen entfernen, sodass Benutzer keine Einkaufstransaktionen aus Verkaufstransaktionen erstellen können.

Sie können eine zugeordnete Beziehung auch nicht ändern oder entfernen, wenn Sie mindestens eine Buy-to-Order Transaktion aus der zugeordneten Transaktionsdefinition erstellt haben. Um eine zugeordnete Beziehung zu ändern, deaktivieren Sie die aktuelle Beziehung und fügen Sie dann der Tabelle eine neue Transaktionsdefinition mit der entsprechenden Transaktionsdefinition hinzu.

Beziehungen zur Zuordnung der Transaktionsdefinition deaktivieren

  1. Gehe zu Auftragserfassung > Einrichtung > Konfiguration.

  2. Wählen Sie im Kaufen und bestellen Unterabschnitt des Funktionalität aktivieren deaktivieren Sie den Abschnitt Aktiv Kontrollkästchen in jeder zutreffenden Zeile der Zuordnungstabelle für die Buy-to-Order Transaktionsdefinition.
  3. Wählen Sie Speichern.