Buy-to-Order-Workflow einrichten

"Kaufen und bestellen" ist ein Workflow, mit dem Sie automatisch Lagerbestand bestellen können, um eine Kunde Kundenauftrag zu erfüllen, wodurch Sie möglicherweise Lagerkosten sparen.

In den folgenden Abschnitten werden die Schritte zum Einrichten des Buy-to-Order-Workflows beschrieben.

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  • Auftragserfassung
  • Einkauf
Regionale Verfügbarkeit

Alle Regionen
Benutzertyp Geschäftlicher Benutzer mit Admin-Berechtigungen

1. Erstellen oder Identifizieren von Transaktionsdefinitionen

Sie benötigen mindestens eine Auftragserfassung und eine Transaktionsdefinition für den Einkauf, um Kaufen und bestellen einzurichten. In einem weiteren Schritt definieren Sie Beziehungen zwischen den Transaktionsdefinitionen, damit das System weiß, welche Einkaufs-Transaktion aus welcher Verkaufs-Transaktion erstellt werden soll. Beachten Sie die folgenden Anforderungen, wenn Sie Ihre Auftragserfassung identifizieren und Transaktion Definitionen für "Kaufen und bestellen" Einkauf:

  • Sie können derselben Einkaufs-Transaktion mehrere Verkaufstransaktionen zuordnen.
  • Sie können eine Verkaufs-Transaktion nur einer Einkaufs-Transaktion zuordnen.
  • Wählen Sie eine Verkaufs-Transaktion pro Workflow als Buy-to-Order-Initiator aus. Verkaufsworkflow A sieht beispielsweise wie folgt aus: Kundenauftrag A --> Verkauf Rechnung A. Ordnen Sie in diesem Szenario nicht sowohl Kundenauftrag A als auch VerkaufsRechnung A einer EinkaufsTransaktion zu, da Sie am Ende zwei Einkaufstransaktionen erhalten könnten. Ordnen Sie nur eine Verkaufs-Transaktion in einem bestimmten Workflow einer Einkaufs-Transaktion zu. Lernen So zeigen Sie Workflows für Transaktionsdefinitionen an.
  • Für gemeinsam genutzte Unternehmen mit mehreren Entitäten: Wenn Sie die Zuordnungsbeziehungen für die Transaktionsdefinition auf dem Top-Level einrichten, können Sie nur Transaktionsdefinitionen zuordnen, die auf dem Top-Level erstellt wurden. Wenn Sie Zuordnungsbeziehungen auf der Entitätsebene einrichten, können Sie nur Transaktionsdefinitionen zuordnen, die auf der Entitätsebene erstellt wurden.
Transaktionsdefinition Anforderungen
Auftragserfassung
  • Um negative Bestände zu vermeiden, empfiehlt es sich, die Transaktionsdefinition für die Auftragserfassung so einzustellen, dass sie sich nicht auf die Menge oder den Wert des Bestands auswirkt (die Tabelle mit den Gesamtbeständen im Bestandskontrolle Abschnitt der Transaktionsdefinition sollte leer sein).

Lernen So erstellen Sie eine Transaktionsdefinition für die Auftragserfassung.
Einkauf
  • Muss über eine gültige Nummerierungsreihenfolge definiert in der Transaktionsnummerierung Abschnitt.
  • Muss sein Richtlinie erstellen Festlegen auf Neues Dokument oder Konvertieren.
  • Es muss eine Einkaufs-Preisliste geben, die als Ursprüngliche Preisliste. Siehe Schritt 5. Aktualisieren der Preisliste für den Einkauf.
  • Optional. Hätte nicht Richtlinie bearbeiten Festlegen auf Keine Bearbeitung. Wenn es auf Keine Bearbeitungerstellen, kann der Benutzer die Einkaufs-Transaktion nicht mehr ändern, nachdem sie vom System erstellt wurde.
  • Optional. Legen Sie einen Standardbedingung für Verbindlichkeiten Zu verwenden, wenn für einen ausgewählten Lieferanten keine Laufzeit für Verbindlichkeiten definiert ist.

Lernen So erstellen Sie eine Transaktionsdefinition für den Einkauf.

2. Auftragserfassung konfigurieren

Im Datensatz gehen Sie wie folgt vor: Auftragserfassung konfigurieren Seite:

  • Kaufauftrag aktivieren
  • Definieren der Beziehungen der Transaktionsdefinition für die Auftragserfassung zu den Einkaufstransaktionen
  • Aktivieren der Lieferanten-Dimension

In einer Umgebung mit mehreren Entitäten, die gemeinsam genutzt werden, aktivieren Sie "Kaufen und bestellen" auf der Top-Level. Sie können dann Transaktionsdefinitionen auf dem Top-Level, auf der Entitätsebene oder auf beiden zuordnen.

  1. Gehe zu Auftragserfassung > Einrichtung > Konfiguration.

  2. Wählen Sie im Abschnitt Kaufen und bestellen Unterabschnitt des Funktionalität aktivieren auszuwählen, wählen Sie "Kaufen und bestellen" aktivieren.

    Eine Zuordnungstabelle wird angezeigt.

  3. Wählen Sie im Abschnitt Vertriebs Transaktionsdefinition Verwenden Sie Spalte das Dropdown-Liste, um eine Vertriebs Transaktionsdefinition auszuwählen, die Sie in 1. Erstellen oder Identifizieren von Transaktionsdefinitionen.
  4. Wählen Sie im Abschnitt Transaktionsdefinition für den Einkauf -Spalte wählen Sie in der Dropdown-Liste die Einkaufs-Transaktion aus, die aus der entsprechenden Verkaufs-Transaktion erstellt wird.
  5. Lassen Sie die Aktiv Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die Zuordnung zu aktivieren, oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die Zuordnung zu deaktivieren. Sie können beispielsweise eine Zuordnung inaktiv lassen, während Sie die Konfiguration abschließen.
    Wenn Sie mindestens eine Buy-to-Order-Transaktion aus einer zugeordneten Transaktionsdefinition erstellen, können Sie die zugeordnete Beziehung nicht ändern oder entfernen. Sie können sie jedoch deaktivieren. Siehe Deaktivieren von "Kaufen und bestellen" für weitere Informationen.
  6. Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 5 für jede gewünschte Transaktionsdefinition-Beziehung.
  7. Wählen Sie im Abschnitt Dimensionen einrichten Wählen Sie den Abschnitt Lieferant und wählen Sie dann Speichern.
    Wenn die Lieferanten-Dimension in diesem Abschnitt nicht angezeigt wird, aktivieren Sie die Lieferanten-Dimension im Hauptbuch und versuchen Sie dann, die Lieferanten-Dimension in der Auftragserfassung zu aktivieren.

    1. Gehen Sie zu Hauptbuch > Einrichtung > Konfiguration.

    2. Wählen Sie im Abschnitt Dimensionseinstellungen auszuwählen, wählen Sie Aktivieren neben Lieferant und wählen Sie dann Speichern.

3. Artikel aktualisieren

Jeder Artikel, den Sie kaufen möchten, um ihn zu bestellen, muss aktualisiert werden, um die Verfügbar für kaufen und bestellen Option auf "wahr" festgelegt. Nachdem die Auftragserfassung für "Kaufen und bestellen" konfiguriert wurde, wird die Verfügbar für kaufen und bestellen Kontrollkästchen erscheint im Abschnitt Artikelinformationen Seite für Artikel, bei denen der Artikeltyp "Bestand" oder "Nicht-Bestand" lautet.

Beim folgenden Verfahren wird davon ausgegangen, dass die Artikel in Ihrem System vorhanden sind. Wenn die Artikel nicht vorhanden sind, Erstellen Sie die Artikel bevor Sie fortfahren.

  1. Gehe zu Auftragserfassung > Alle > Artikel.

  2. Wählen Sie im Abschnitt Artikel -Liste, suchen Sie den Artikel und wählen Sie Bearbeiten daneben.
  3. Wählen Sie im Abschnitt Vertrieb Abschnitt des Abschnitts Artikelinformationen Seite, wählen Sie Verfügbar für kaufen und bestellen und wählen Sie Speichern.
    Die Verfügbar für kaufen und bestellen Kontrollkästchen wird nur angezeigt für Bestand oder Nicht-Bestand Artikel-Typen.
  4. Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 3 für jeden zutreffenden Artikel.

4. Aktualisieren der Zahlungsbedingungen für Lieferanten

Das System verwendet die Funktion AP-Bedingung um die Zahlung auszufüllen Datum der Fälligkeit in der Einkaufs-Transaktion die anwendbare Nummer von Tagen ab dem Verkauf vorwärts zählen Transaktionsdatum. Jeder Lieferant, für die Sie Einkauf Transaktionen aus einem Verkaufs Transaktion erstellen möchten, sollte eine Standardbedingung für Verbindlichkeiten zugeordnet sein.

Wenn das System für eine ausgewählte Lieferant keine Zahlungsbedingung findet, verwendet es die Standardlaufzeit für Verbindlichkeiten aus der entsprechenden Transaktionsdefinition. Wenn der Einkaufs Transaktionsdefinition keine Standardbedingung für Verbindlichkeiten zugeordnet ist, gibt das System einen Fehler aus und die Benutzer kann die Verkaufs Transaktion, die die Einkaufs Transaktion initiiert, nicht speichern.

  1. Gehe zu Einkauf > Alle > Lieferanten.

  2. Wählen Sie im Abschnitt Lieferanten -Liste, suchen Sie den Lieferanten und wählen Sie Bearbeiten daneben.
  3. Wählen Sie im Abschnitt Lieferanteninformationen auszuwählen, wählen Sie das Symbol Zahlungsinformationen Tab wählen Sie im Dropdown-Menü das Symbol Laufzeitauswählen und Speichern. Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 3 für jeden zutreffenden Lieferanten.

5. Preislisten für den Einkauf aktualisieren

Für einen Buy-to-Order Artikel muss ein Preis in einer Einkaufs-Preisliste definiert sein, damit das System die Bestellung aus dem Kundenauftrag mit Einkaufspreisen erstellen kann, die kein Null-Betrag sind. Die Preisliste für den Einkauf muss entweder mit der Buy-to-Order Transaktionsdefinition für den Einkauf oder mit dem ausgewählten Lieferanten verknüpft sein. Es empfiehlt sich, eine Standard-Preisliste für den Einkauf mit der Buy-to-Order-Transaktionsdefinition für den Einkauf zu verknüpfen. Wenn das System eine Preisliste für den ausgewählten Lieferanten findet, hat die Lieferanten-Preisliste Vorrang vor der Standard-Preisliste.

  1. Gehe zu Einkauf > Einrichtung > Preis > Listen.

  2. Auf der Seite Preislisten für den Einkauf Seitenauswahl Einzelheiten neben der entsprechenden Preisliste.

  3. Wählen Sie Hinzufügen aus.

  4. Verwenden Sie die Dropdown-Liste, um den gewünschten Artikelund füllen Sie dann die restlichen Felder nach Bedarf aus. Siehe Preislisteneinträge in der Liste um Informationen zu diesen Feldern zu erhalten.
  5. Wählen Sie Speichern.
  6. Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 5 für jeden zutreffenden Artikel.

Optionale Anpassungen

Die folgenden optionalen Anpassungen können dazu beitragen, Ihren Buy-to-Order-Workflow zu vereinfachen:

  • Aktivieren Sie die Dimension "Kunde" im Einkauf
  • Layout des Verkaufstransaktionsformulars für Transaktionen anpassen
  • Erstellen einer Dokument Vorlage für Buy-to-Order Transaktion Definitionen für den Einkauf
  • Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Buy-to-Order Historie Report

Um ein vollständigeres Reporting zu ermöglichen, empfiehlt Intacct, die Kunde Dimension im Einkauf Anwendung zu aktivieren. Wenn das System die Einkaufs-Transaktion aus der Verkaufs-Transaktion erstellt, füllt es die Kunden-Dimension in der Einkaufs-Transaktion mit dem Namen des Kunden aus der Verkaufs-Transaktion aus.

So aktivieren Sie die Dimension "Kunde" im Einkauf:

Wenn die Kunden-Dimension in diesem Abschnitt nicht angezeigt wird, aktivieren Sie die Kunden-Dimension im Hauptbuch und versuchen Sie dann, die Kunden-Dimension im Einkauf zu aktivieren.

  1. Gehen Sie zu Hauptbuch > Einrichtung > Konfiguration.

  2. Wählen Sie im Abschnitt Dimensionseinstellungen auszuwählen, wählen Sie Aktivieren neben Kunde und wählen Sie dann Speichern.

Damit sich Ihre Benutzer daran erinnern, eine Lieferanten-Dimension und einen Buy-to-Order Lieferung an Für eine Einzelposition, die sie kaufen und bestellen möchten, möchten Sie möglicherweise den Einträge Abschnitts-Spaltenlayout in den entsprechenden Verkaufstransaktionen, sodass der Lieferant Dimension und Buy-to-Order Lieferung an -Feld befindet sich neben dem Kaufen und bestellen -Spalte wie im folgenden Beispiel:

""

Lernen So verschieben Sie Eingabefelder.

Sie können einen Dokument-Vorlage der Folgendes umfasst Lieferkontakt-Kontakt -Felder neben den Informationen "Zahlung an" oder "Rückgabe an". Wenn Ihre Einkaufs möglicherweise unterschiedliche Lieferkontakte auf Positionsebene enthalten, sollten Sie Folgendes hinzufügen Lieferkontakt-Kontakt Felder in der Spalte "Beschreibung" oder in einer neuen Spalte in der Vorlage. Ordnen Sie dann die Dokument Vorlage den entsprechenden Buy-to-Order-Transaktion Definitionen für den Einkauf zu.

Lernen So erstellen Sie Dokumentvorlagen.

Wenn Ihr Unternehmen Anpassungsservice oder Plattformdienste abonniert hat, können Sie das Objekt für den Benutzerdefinierter Report "Buy-to-Order History" verwenden, um Reports über Ihre Buy-to-Order-Transaktionen zu erstellen. Sie können Reports erstellen, die Ihnen helfen, Buy-to-Order-Transaktionen zu identifizieren, Verkaufspreis mit Einkaufspreis zu vergleichen usw.

Wählen Sie im Benutzerdefinierter Report-Writer das Buy-to-Order History-Objekt als primäre Datenquelle in Schritt 1 aus. Wählen Sie dann die gewünschten Spalten aus, wählen Sie die Spaltenreihenfolge aus usw.

Lernen So erstellen Sie benutzerdefinierte Reports.

"Kaufen und bestellen" deaktivieren

Wenn Sie "Kaufen zur Bestellung" aktivieren und für mindestens eine Transaktion verwenden, können Sie sie nicht deaktivieren. Sie können jedoch die Zuordnungsbeziehungen der Transaktionsdefinition deaktivieren. Dadurch wird der Kaufen und bestellen -Felds aus den Verkaufstransaktionen aus, sodass Benutzer keine Einkaufstransaktionen aus Verkaufstransaktionen erstellen können.

Sie können eine zugeordnete Beziehung auch nicht ändern oder entfernen, wenn Sie mindestens eine Buy-to-Order-Transaktion aus der zugeordneten Transaktionsdefinition erstellt haben. Um eine zugeordnete Beziehung zu ändern, deaktivieren Sie die aktuelle Beziehung und fügen Sie dann der Tabelle eine neue Transaktionsdefinition mit der entsprechenden Transaktionsdefinition hinzu.

Zuordnungsbeziehungen der Transaktionsdefinition deaktivieren

  1. Gehe zu Auftragserfassung > Einrichtung > Konfiguration.

  2. Wählen Sie im Abschnitt Kaufen und bestellen Unterabschnitt des Funktionalität aktivieren deaktivieren Sie den Abschnitt Aktiv Kontrollkästchen in jeder zutreffenden Zeile der Zuordnungstabelle für die Buy-to-Order-Transaktionsdefinition.
  3. Wählen Sie Speichern.